Приложение N 1. Порядок формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства

Приложение N 1

Порядок
формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов
исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого
автономного округа - участника системы электронного
документооборота и делопроизводства
(утв. постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
от 31 января 2008 г. N 26-А)

С изменениями и дополнениями от:

10 декабря 2009 г., 1 августа 2012 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 1 августа 2012 г. N 614-П в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящий Порядок определяет общие принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в целях:

- создания единого документационного пространства исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - исполнительный орган, исполнительные органы) и постоянно действующих коллегиальных органов, создаваемых ими (далее - коллегиальный орган);

- унификации принципов формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительных органов и коллегиальных органов;

- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства исполнительных органов в системе электронного документооборота и делопроизводства, основанной на принципе "единой базы";

- снижения организационно-материальных затрат на внедрение и сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства.

1.2. Соблюдение настоящего Порядка является обязательным для исполнительных органов - участников системы электронного документооборота и делопроизводства.

1.3. Исполнительные органы, применяющие иные принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов, не могут стать участниками системы электронного документооборота и делопроизводства.

II. Порядок формирования номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел исполнительного органа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства формируется на основе многоуровневой Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура).

2.2. В номенклатуре дел под указанием наименования исполнительного органа на следующей строке в скобках должен быть указан код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Указание кода исполнительного органа является признаком участника системы электронного документооборота и делопроизводства.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 1 августа 2012 г. N 614-П в пункт 2.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа являются наименования его структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на него, с возможным выделением раздела "Руководство", определяемым как первый раздел номенклатуры дел. В случае отсутствия раздела "Руководство" первым аналогичным по содержанию является раздел структурного подразделения исполнительного органа, ответственного за документационное обеспечение исполнительного органа и организацию его делопроизводства.

Дела постоянно действующего коллегиального органа группируются и включаются в номенклатуру дел того исполнительного органа, на который возложены обязанности по обеспечению его деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких таких коллегиальных органов дела каждого из них группируются в отдельный раздел с указанием его наименования.

Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и/или не имеющих утвержденного состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.

2.4. В обязательном порядке в первом разделе учитываются документы:

- поступившие на имя руководителя или в адрес исполнительного органа;

- отправляемые от имени исполнительного органа, руководителя исполнительного органа или лица, исполняющего его обязанности;

- правовые акты и другие документы исполнительного органа, подписанные руководителем исполнительного органа или лицом, исполняющим его обязанности.

2.5. Допускается учитывать указанные в пункте 2.4 документы по вопросам кадрового и бухгалтерского учета в иных разделах (соответствующих структурных подразделениях исполнительного органа) под другими индексами по установленным правилам кадрового и бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре.

2.6. При размещении подлинников указанных в пункте 2.4 документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях исполнительного органа их реальное местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел исполнительного органа.

2.7. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел раздела "01" в других разделах номенклатуры дел исполнительного органа под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова "копии" или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях исполнительного органа они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова "копии". Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений исполнительного органа, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса исполнительного органа. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.

При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.

2.8. Последовательность и наименование с учетом наименования исполнительного органа, опорных (базовых - двусоставных) индексов Типовой номенклатуры является обязательной, например:

- в наименовании опорного индекса "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" слова "исполнительного органа государственной власти" заменяются на наименование конкретного исполнительного органа;

- в случае отсутствия утвержденного Регламента исполнительного органа слово "Регламент" может быть опущено.

2.9. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.

2.10. При необходимости учета специфики деятельности исполнительного органа в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трех- и более составные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.

Например, в опорном индексе "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06 может быть создан подчиненный индекс "Положения структурных подразделений исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06-01.

В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.

Например, для подчиненного индекса 01-12-03 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по основным вопросам деятельности" может быть создан индекс 01-12-03.1 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по вопросам здравоохранения".

2.11. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры "к".

Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" они формируются в дело с индексом 01-05-01к "Контрольные дела о выполнении постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".

2.12. При разделении мест формирования документов в дела и ведении их журнальной формы регистрации индекс журнала образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры "ж".

Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-05-01ж "Журнал регистрации постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".

2.13. При необходимости ведения раздельной регистрации проектов документов и самих документов проекты учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "п".

Например, при регистрации проектов постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности они учитываются в деле с индексом 01-05-01п "Проекты постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".

2.14. При необходимости ведения журналов рассылки или выдачи документов данные журналы учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "р".

Например, при ведении журнала рассылки по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-05-01р "Журнал рассылки постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 декабря 2009 г. N 687-А раздел II настоящего приложения дополнен пунктом 2.15

2.15. Возможно формирование и ведение дел исключительно в электронном виде. При формировании дел в электронном виде к индексу дел добавляется литера "э". В дела, ведущиеся в электронном виде, включаются документы, оригиналы которых были оформлены на бумажном носителе, представленные своими электронными копиями в графическом формате с обязательным наличием графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке), прохождения документов (печать, штамп и т.д.) и рукописных реквизитов (подпись, дата, визы и т.д.), а также документы, не имеющие оригинала на материальном носителе, в т.ч. и те, которые могут быть воспроизведены на нём средствами системы электронного документооборота и делопроизводства в неизмен