Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 1
Порядок
формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов
исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого
автономного округа - участника системы электронного
документооборота и делопроизводства
(утв. постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
от 31 января 2008 г. N 26-А)
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок определяет общие принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в целях:
- создания единого документационного пространства исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - исполнительный орган, исполнительные органы);
- унификации принципов формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительных органов;
- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства исполнительных органов в системе электронного документооборота и делопроизводства, основанной на принципе "единой базы";
- снижения организационно-материальных затрат на внедрение и сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.2. Соблюдение настоящего Порядка является обязательным для исполнительных органов - участников системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.3. Исполнительные органы, применяющие иные принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов, не могут стать участниками системы электронного документооборота и делопроизводства.
II. Порядок формирования номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел исполнительного органа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства формируется на основе многоуровневой Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура).
2.2. В номенклатуре дел под указанием наименования исполнительного органа на следующей строке в скобках должен быть указан код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Указание кода исполнительного органа является признаком участника системы электронного документооборота и делопроизводства.
2.3. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа являются наименования его структурных подразделений с возможным выделением раздела "Руководство", определяемым как первый раздел номенклатуры дел. В случае отсутствия раздела "Руководство" первым аналогичным по содержанию является раздел структурного подразделения исполнительного органа, ответственного за документационное обеспечение исполнительного органа и организацию его делопроизводства.
2.4. В обязательном порядке в первом разделе учитываются документы:
- поступившие на имя руководителя или в адрес исполнительного органа;
- отправляемые от имени исполнительного органа, руководителя исполнительного органа или лица, исполняющего его обязанности;
- правовые акты и другие документы исполнительного органа, подписанные руководителем исполнительного органа или лицом, исполняющим его обязанности.
2.5. Допускается учитывать указанные в пункте 2.4 документы по вопросам кадрового и бухгалтерского учета в иных разделах (соответствующих структурных подразделениях исполнительного органа) под другими индексами по установленным правилам кадрового и бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре.
2.6. При размещении подлинников указанных в пункте 2.4 документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях исполнительного органа их реальное местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел исполнительного органа.
2.7. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел раздела "01" в других разделах номенклатуры дел исполнительного органа под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова "копии" или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях исполнительного органа они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова "копии". Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений исполнительного органа, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса исполнительного органа. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.
При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.
2.8. Последовательность и наименование с учетом наименования исполнительного органа, опорных (базовых - двусоставных) индексов Типовой номенклатуры является обязательной, например:
- в наименовании опорного индекса "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" слова "исполнительного органа государственной власти" заменяются на наименование конкретного исполнительного органа;
- в случае отсутствия утвержденного Регламента исполнительного органа слово "Регламент" может быть опущено.
2.9. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.
2.10. При необходимости учета специфики деятельности исполнительного органа в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трех- и более составные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.
Например, в опорном индексе "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06 может быть создан подчиненный индекс "Положения структурных подразделений исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06-01.
В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.
Например, для подчиненного индекса 01-12-03 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по основным вопросам деятельности" может быть создан индекс 01-12-03.1 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по вопросам здравоохранения".
2.11. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры "к".
Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" они формируются в дело с индексом 01-05-01к "Контрольные дела о выполнении постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
2.12. При разделении мест формирования документов в дела и ведении их журнальной формы регистрации индекс журнала образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры "ж".
Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-05-01ж "Журнал регистрации постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
2.13. При необходимости ведения раздельной регистрации проектов документов и самих документов проекты учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "п".
Например, при регистрации проектов постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности они учитываются в деле с индексом 01-05-01п "Проекты постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
2.14. При необходимости ведения журналов рассылки или выдачи документов данные журналы учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "р".
Например, при ведении журнала рассылки по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-05-01р "Журнал рассылки постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
III. Порядок формирования регистрационного номера
3.1. При регистрации правовых актов, наименование вида которых полностью или за исключением слов "по основному виду деятельности" соответствует наименованию соответствующего индекса номенклатуры дел, в составе регистрационного номера может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. Идентификация правового акта в этом случае осуществляется по виду документа и его порядковому номеру в пределах учетного года.
3.2. Для правовых актов аналогичного вида, но принимаемых по
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.