Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 г. N 476-А "Об инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа"
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 г. N 41-А в настоящую инструкцию внесены изменения
Приложение
Инструкция
по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
от 19 октября 2006 г. N 476-А)
С изменениями и дополнениями от:
27 декабря 2006 г., 28 февраля, 21 ноября 2008 г., 29 января, 2 апреля, 8 июня, 2 июля, 11 ноября 2009 г., 28 января 2010 г.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Администрация автономного округа) в процессе осуществления возложенных на нее функций.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономного округа), Положением об Администрации автономного округа, регламентом Администрации автономного округа, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
1.3. Применение Инструкции должно способствовать формированию единого официально-делового стиля документов Администрации автономного округа, образуемых ею совещательных и коллегиальных органов, унификации оформления и структуры документов, повышению оперативности исполнения и качества исполнительской дисциплины.
1.4. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства Администрации автономного округа, образуемых ею совещательных и коллегиальных органов, а также исполнительных органов государственной власти автономного округа и осуществление контроля исполнительской дисциплины осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.
1.5. Порядок работы с документами Администрации автономного округа, установленный настоящей Инструкцией обязателен для всех сотрудников исполнительных органов государственной власти автономного округа.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.6. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными правовыми актами автономного округа для данного типа правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
1.7. При работе с документами Администрации автономного округа не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений.
С содержанием документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.
1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении или контроле документы Администрации автономного округа лицу, его замещающему. При увольнении передаче подлежат все документы. В случае отсутствия замещающего лица документы передаются непосредственному руководителю.
1.9. Ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в исполнительных органах государственной власти автономного округа возлагается на их руководителей.
Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.
1.10. В исполнительных органах государственной власти автономного округа разрабатываются индивидуальные инструкции по делопроизводству, не противоречащие основным положениям настоящей Инструкции и иным правовым актам автономного округа.
II. Общий порядок работы с документами
2.1. Прием и распределение поступающих документов
2.1.1. Поступающая корреспонденция, доставленная посредством фельдъегерской, специальной, иным видом почтовой связи или электросвязи, а также нарочным, на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа, а также в адрес Администрации автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется в централизованном порядке с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за документационное обеспечение управления (далее - структура ДОУ).
Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД сотрудником секретариата заместителей Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводителя данного должностного лица (далее - делопроизводитель секретариата).
Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителем секретариата или специалистами, осуществляющими функции делопроизводителей данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - делопроизводитель органа).
Поручения Губернатора и вице-губернатора автономного округа подготавливаются и регистрируются сотрудниками соответствующего секретариата, которыми и осуществляется контроль за их исполнением. Поручения оформляются на специальных гербовых бланках.
Отправляемые письма за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа в централизованном порядке оформляются специалистами структуры ДОУ на соответствующих продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа (далее - гербовые бланки).
Отправляемые письма за подписью заместителя Губернатора автономного округа как руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа оформляются на гербовом бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа, регистрируются с использованием СЭДД и направляются адресату делопроизводителем органа.
Письма за подписью члена Администрации автономного округа как руководителя коллегиального органа автономного округа, учреждённого нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, оформляются на продольных гербовых бланках Администрации автономного округа. Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием должности руководителя коллегиального органа.
Служебные письма, направляемые членами Администрации автономного округа членам Администрации автономного округа и/или в исполнительные органы государственной власти автономного округа, являются внутренней перепиской, оформляются на угловых гербовых бланках, регистрируются с использованием СЭДД и направляются адресату делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа (далее - ответственные делопроизводители).
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
2.1.2. Прием телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа производится специалистами структуры ДОУ.
2.1.3. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя или отправляемых от имени Губернатора автономного округа, поступающих на адрес или отправляемых с адреса Администрации автономного округа, возлагается на специалистов структуры ДОУ.
Факсимильные сообщения заместителей Губернатора автономного округа обрабатываются ответственными делопроизводителями.
Сообщения факсимильной связи переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке. В регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала, производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
2.1.4. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации автономного округа осуществляется сотрудниками структуры ДОУ; Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа - ответственными делопроизводителями.
Документы, поступившие в электронном виде, переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке с приложением при возможности и необходимости исходных электронных материалов. В регистрационно-контрольной карточке РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения.
2.1.5. Телефонограммы в адрес Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа принимаются ответственными делопроизводителями.
2.1.6. Прием и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, адресованных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан (далее - структура ОГ).
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа о работе с обращениями граждан.
В случае первичного получения ответственным делопроизводителем обращения гражданина оно направляется в структуру ОГ.
Личные обращения, заявления работников к представителю работодателя обращениями граждан не являются.
2.1.7. Прием согласованных проектов договоров, государственных контрактов и соглашений, заключаемых от имени Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, а также доверенностей от имени Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация с использованием СЭДД, рассылка копий и хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за договорные отношения (далее - структура ДО).
Прием согласованных проектов правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация с использованием СЭДД, рассылка копий и оперативное хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с правовыми актами (далее - структура ПА).
2.1.8. При приеме и первичной обработке поступающих документов в Администрацию автономного округа производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности его исполнения или доставки.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием грифа ограничения доступа передаются сотрудникам, уполномоченным или допущенным к осуществлению делопроизводства данных документов.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма за подписью руководителя структуры ДОУ о невозможности доставки адресату.
При повреждении документа либо отсутствии оговоренных в нем приложений составляется акт в 3 экземплярах, утверждаемый руководителем структуры ДОУ. Первый остается в структуре ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.
2.1.9. Документы на иностранных языках направляются для перевода в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, после чего проходит первичную обработку. В случае регистрации данного документа, в регистрационной карточке делается отметка о языке оригинала. Текст перевода прикрепляется к оригиналу.
2.1.10. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- пакеты с пометкой "Лично";
- документы без подписи;
- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").
2.1.11. Документ регистрируется в СЭДД. РКК включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
При регистрации документов, оформленных на гербовых бланках, в РКК вносится вид гербового бланка и его номер.
Регистрационный номер формируется в соответствии с утвержденным порядком.
в т.ч.:
1. Адресант (отправитель).
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование текста.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.
В СЭДД могут использоваться и дополнительные сведения о документах.
2.1.12. После регистрации на поступивших документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) с указанием места регистрации присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. Дополнительно к штампу на документ может быть нанесён штрих-код, содержащий указанные реквизиты.
На внутренних документах штамп может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица его принявшего.
2.1.13. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Губернатору автономного округа, вице-губернатору автономного округа и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с их полномочиями.
Документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов документа-запроса направляются автору или исполнителю последнего. Документы по исполнению резолюций Губернатора или Вице-Губернатора автономного округа за подписью указанных в резолюции ответственных исполнителей направляются главному исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.
2.1.14. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более трех рабочих дней. По истечении данного срока документ должен быть возвращен в структуру ДОУ вне зависимости от наличия резолюции должностного лица. В случае отсутствия резолюции документ направляется иному должностному лицу в соответствии с распределением обязанностей, подведомственности или подчиненности.
В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращён в срок, не превышающий 24 часа с момента получения с приведением соответствующей аргументации. По истечении указанного срока исполнитель осуществляет или организует исполнение или перенаправление документа собственными силами.
2.1.15. Документы после рассмотрения и наложения резолюции Губернатором автономного округа возвращаются в структуру ДОУ для внесения в РКК реквизитов резолюции Губернатора автономного округа.
Внесение в РКК реквизитов резолюции вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется ответственными делопроизводителями.
2.1.16. Документы, прошедшие регистрацию в структуре ДОУ, передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через ответственных делопроизводителей под роспись не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения - незамедлительно.
Доставка и получение документов Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа в секретариатах Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа осуществляется уполномоченными специалистами структуры ДОУ.
2.1.17. Подлинник документа остается в структуре ДОУ. Документы, направляемые для исполнения, передаются в копиях. Отдельные документы (нормативные правовые акты и документы, не содержащие информацию ограниченного доступа и распространения) и/или приложения к ним могут быть переданы в виде электронной копии содержания РКК СЭДД, в т.ч. и заверенные с использованием электронной цифровой подписи уполномоченного должностного лица.
На документах, подлежащих возврату, проставляется штамп "Подлежит возврату".
2.2. Оформление и отправка корреспонденции
2.2.1. Прием проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляются ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.30 и с 14.00 до 16.30 часов. В предпраздничные дни - до 15.30.
Документы, поступившие после 16.30, оформляются и поступают в обработку на следующий день.
2.2.2. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, на оформление и отправку не принимаются.
2.2.3. Подготовка проектов служебных писем Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется непосредственно ответственными делопроизводителями.
2.2.4. Оформление проектов служебных писем на гербовые бланки осуществляется специалистами структуры ДОУ.
Очерёдность оформления определяется иерархией Администрации автономного округа и хронологическим порядком поступления. Срочные документы оформляются в очерёдности, определяемой руководителем структуры ДОУ по согласованию с исполнителем.
Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц. К проектам ответов за подписью Губернатора автономного округа или вице-губернатора автономного округа дополнительно прилагается копия исходного запроса.
Проект письма после проведения лингвистической экспертизы и форматирования реквизитов и текста оформляется на соответствующем гербовом бланке и возвращается для подписания.
Поступившие на регистрацию подписанные экземпляры письма и при наличии приложения на бумажном носителе или в электронном виде регистрируются с использованием СЭДД специалистами структуры ДОУ и направляются адресату или передаются автору (исполнителю) для организации самостоятельной доставки. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и/или визами согласования и при наличии копии приложений остаётся в структуре ДОУ и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации автономного округа.
2.2.5. Набор текста с рукописных материалов и под диктовку не производится. Корректировка исходного текста при оформлении производится.
При наличии орфографических, грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю.
2.2.6. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса на конверте.
Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется почтовой, в т.ч. срочной, связью в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Фельдъегерская почта отправляется и принимается в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России.
Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 7 дней, обрабатываются незамедлительно.
2.3. Копирование и тиражирование документов
2.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации автономного округа осуществляется структурой ДОУ и ответственными делопроизводителями посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании.
2.3.2. Тиражирование служебных документов, непосредственно связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, осуществляется службой ДОУ.
Копирование документов, объемом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров, а также копирование для текущих, оперативных нужд членов Администрации осуществляется ответственными делопроизводителями.
2.3.3. В первоочередном порядке тиражированию подлежат правовые акты Российской Федерации и автономного округа, материалы к заседаниям Администрации автономного округа.
2.3.4. Для изготовления разового тиража оформляется заявка установленной формы на тиражирование документов (Приложение N 1), подписываемая руководителем структуры ДОУ. Срочность выполнения работ согласовывается с заказчиком тиража.
2.3.5. Оригиналы документов, направляемых для тиражирования, представляются четко напечатанными в несброшюрованном, раскрепленном виде, на оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом проставляются номера страниц.
Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи, а также документы, оформленные на листах бумаги формата более А3, для тиражирования не принимаются.
2.3.6. Тиражирование гербовых бланков любого вида, используемых в Администрации автономного округа, запрещается.
III. Требования к оформлению документов
3.1. Общие положения
3.1.1. Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги белого цвета с использованием электронно-вычислительной техники или на пишущих машинках либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав, расположение и оформление реквизитов.
Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.).
Допускается оформление документов на бумаге формата А3 (297 x 420 мм), А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бумаги зависит от вида и объёма документа.
3.1.2. На пишущих машинках изготавливаются документы, содержащие информацию ограниченного доступа.
В машинописных текстах шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал.
3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.4. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.
Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца ("красная строка") оформляется с отступом в 12,5 мм.
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д.
Текст документа может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Для табличных документов возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.
Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов (далее - пустая строка) с параметрами шрифта предыдущего реквизита.
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется, уменьшение количества пустых строк разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание ("жирный", "полужирный" шрифт), курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
3.1.5. При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и д.р.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.
Если таблица размещается более чем на одной странице, столбцы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих столбцов. В приложениях к правовым актам заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
3.1.6. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты) не содержащие текст могут опускаться.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Документы Администрации автономного округа должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
3.2.2. Бланки документов составляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
3.2.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А6 (105 x 148 мм).
3.2.4. Применяются следующие виды бланков (Приложение N 2):
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ и т.д.);
- бланк резолюции должностного лица.
3.2.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: продольный и угловой (Приложения NN 3, 4).
Эскизы общих бланков, бланков правовых актов и бланков для оформления отправляемых писем разрабатываются на основе продольного варианта. Для бланков писем, используемых для внутренней переписки, устанавливается угловой вариант.
Абзац третий исключен.
Информация об изменениях:
См. текст абзаца 3 пункта 3.2.5
3.2.6. Эскизы бланков с воспроизведением герба автономного округа разрабатываются аппаратом Губернатора автономного округа и утверждаются постановлением Администрации автономного округа.
Эскиз гербового бланка исполнительного органа государственной власти автономного округа разрабатывается службой делопроизводства данного органа и согласовывается с аппаратом Губернатора автономного округа после чего утверждается приказом исполнительного органа государственной власти автономного округа.
Эскизы бланков исполнительного органа государственной власти автономного округа без воспроизведения герба автономного округа разрабатываются внутренней службой делопроизводства и утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа.
3.2.7. Работа с гербовыми бланками осуществляется в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 2 сентября 2004 года N 294.
3.3. Электронные копии
3.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, визы и т.д.).
3.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.
Текст сохраняется в текстовых файлах формата RTF (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).
Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата совместимом c форматом электронных таблиц Microsoft Excel версии 5.
Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.
По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.
3.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (дискеты, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.
Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.
Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения, файлы подлежат уничтожению.
В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.
При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.
3.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной цифровой подписи.
3.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определятся отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Реквизиты.
Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. Реквизиты оформляют с учетом ГОСТ Р 6.30-2003.
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
- герб автономного округа;
- наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности лица, замещающего государственную должность автономного округа);
- справочные данные об организации (код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП));
- наименование вида документа (для бланка конкретного вида документа);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию.
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания, этапов подготовки и работы с ним.
3.4.2. Герб автономного округа
Работа с гербовыми бланками осуществляется в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 02 сентября 2004 года N 294.
3.4.3. Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности должностного лица)
Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденном положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного.
На бланках образованных Администрацией автономного округа координационных (комиссии) и совещательных (советы) органов их наименование указывается ниже наименования вышестоящего органа и, как правило, шрифтом более крупного размера.
На бланках должностного лица указывается полное наименование должности.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то документ оформляется на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагаются на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагаются друг над другом. Для данных документов, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки.
3.4.4. Справочные данные об организации
Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта) и другие сведения (телекс, адрес электронной почты и т.д.).
В бланках документов код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) включают в состав справочных данных.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, а именно: вид структуры населённого пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование, номер дома и корпуса (при наличии), наименование населённого пункта, регион и почтовый индекс.
Не допускается указание адреса почтового ящика электронной почты, размещенного в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению.
При указании контактных номеров телефонов или телефаксов их количество не должно быть больше трёх с предшествованием первому из них кода междугородней связи.
3.4.5. Наименование вида документа
Наименование вида документа должно быть определено учредительными документами исполнительного органа государственной власти автономного округа (положение) и соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В служебном письме наименование вида документа не указывается.
3.4.6. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. В противном случае датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя-тремя пустыми строками.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом. День месяца - двумя арабскими цифрами, месяц - словами, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 8 сентября 2005 г. следует оформлять 08 сентября 2005 г.
В тексте документа допускается цифровой способ оформления даты, например: 08.09.2005 (без добавления "г.").
3.4.7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер формируется строго в соответствии с утвержденным Порядком формирования регистрационного номера.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел, к которому будет отнесен документ. Регистрационный номер отправляемых служебных писем может дополняться инициалами имени и фамилии должностного лица подписавшего письмо.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
3.4.8. Ссылка на регистрационный номер организации автора документа и дату документа
Ссылка на регистрационный номер организации автора документа и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступивший запрос.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю.
3.4.9. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
На бланке письма место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации". В документе, автором которого является структурное подразделение, имеющее географическое размещение, отличное от головной организации, указывается его место нахождения.
3.4.10. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу установленного образца проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.
Допускается гриф ограничения доступа к документу проставлять в виде штампа.
3.4.11. Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 80 мм.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Министерство регионального развития
Российской Федерации
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
департамент управления делами
ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
ЗАО "Крайний Север"
В.Н. Логунову
При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:
Ректору государственного
образовательного учреждения
высшего профессионального
образования "Новосибирский
государственный университет",
члену-корреспонденту
Российской академии наук
Н.С. Диканскому
или
Командиру войсковой части 7425
генерал-майору внутренних войск
Г.А. Новикову
В письме за подписью Губернатора автономного округа, направляемого на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации наиболее длинная строка выравнивается по правому полю, остальные строки центрируются относительно ее:
Губернатору
Магаданской области
И.И. Иванову
Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной пустой строкой. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Исполнительные органы государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа
или должностным лицам
Руководителям исполнительных органов государственной
власти Ямало-Ненецкого автономного округа
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Порядок написания почтового адреса следующий (в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221):
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем через пустую строку почтовый адрес, например:
Государственная Дума Федерального Собрания
Российской Федерации
ул. Охотный ряд, д. 1,
Москва, 103265
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем через пустую строку почтовый адрес, например:
Сидорову С.П.
ул. Полярная, д. 8, кв. 28, г. Салехард,
Ямало-Ненецкий автономный округ, 629007
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
3.4.12. Гриф утверждения документа
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), оформленного с полуторным межстрочным интервалом, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого
автономного округа
Личная подпись И.О. Фамилия
15 октября 2007 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документ (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Администрации Ямало-Ненецкого
автономного округа от 07 мая 2005 г. N 874-А
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 80 мм.
3.4.13. Резолюция
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в задании первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Резолюция оформляется на отдельном листе, на заранее изготовленном бланке резолюции должностного лица формата А6 (105х148 мм). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Последующие резолюции на документ прикрепляются поверх предыдущих.
В исключительных случаях допускается наложение резолюции непосредственно на сам документ в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием.
Не допускаются правки, изменения и добавления в тексте после подписания резолюции. В случае необходимости изменения содержания резолюции или состава исполнителей создаётся новая резолюция требуемого содержания с указанием даты изменения и пометкой "Взамен ранее направленного".
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
3.4.14. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании...") и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.
Например: "О подготовке проекта договора...".
При оформлении служебных писем целесообразность указания заголовка определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим. Допускается не указывать заголовок на документах, оформленных на бумаге формата А5 или А6, а также для писем, размещенных на одной - двух страницах.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одной (флаговый) или двумя (центрованный) пустыми строками, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
3.4.15. Отметка о контроле
Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле располагается в правом верхнем углу документа. Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.
3.4.16. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (Приложение N 5).
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка интервалом в две-три пустые строки.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В правовых актах, а также документах, адресованных руководству организаций, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного лица ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав совета входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение") - в совместных письмах;
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить") - в письмах, изготовленных на бланке должностного лица, а также органов, действующих на принципах единоначалия;
- от третьего лица единственного числа ("комиссия считает возможным", "директор департамента возражает") - в письмах организаций.
Возможно оформление текста в табличном виде. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Как правило, объём текста письма не должен превышать двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма она оформляется приложением к сопроводительному письму.
3.4.17. Отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения к служебному письму отделяется от основного текста двумя пустыми строками и оформляется следующим образом:
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количества экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N) при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения или его номеру, например:
Приложение: 1. Положение об аппарате Губернатора Ямало-Ненецкого
автономного округа на 23 л. в 1 экз.
2. Порядок предоставления ежегодных дополнительных
оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: проект постановления Губернатора автономного округа
"О..." и приложения к нему, всего на 15 л.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывают только количество экземпляров.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В случае приложения к документу материалов в электронном виде об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:
Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.
или
Приложение: файл "Проект распоряжения.doc"
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия.
или
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия 5 файлов на
магнитном носителе.
В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке организации, об этом делается отметка:
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес
otvet@gov.yamal.ru
В случае направления электронной копии исключительно средствами СЭДД (для внутренних документов) на сопроводительном письме указывается:
Приложение: РКК СЭДД.
В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.
3.4.18. Подпись.
Подпись включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Директор департамента образования
Ямало-Ненецкого автономного округа Личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке организации:
Директор департамента Личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке должностного лица:
Личная подпись И.О. Фамилия
Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Полное наименование должности печатается от левой границы текстового поля в две строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Допускается дополнять подпись словами "С уважением", набираемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности (при наличии) или расшифровки подписи. Рукописное написание указанных слов не рекомендуется.
При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой с пропуском одной - двух строк в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор департамента Личная подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор департамента образования Директор департамента строительства
Ямало-Ненецкого автономного округа Ямало-Ненецкого автономного округа
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
При оформлении совместного документа первый лист оформляется на чистом листе бумаги.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
При подписании документа лицом, исполняющим или временно исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, данный факт подлежит отображению, например:
И.о. Директора департамента Личная подпись И.О. Фамилия
Вр.и.о. Директора департамента Личная подпись И.О. Фамилия
3.4.19. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор департамента образования
Ямало-Ненецкого
автономного округа
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) набирают с полуторным межстрочным интервалом.
Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 80 мм.
Если согласование осуществляют другим документов, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо директора
департамента образования
Ямало-Ненецкого
автономного округа
от 05.05.2005 N 567
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. При значительном количестве согласующих грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.4.20. Визы согласования документа
Согласование проекта документа оформляют визой согласования, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дату визирования, а при необходимости - и наименование должности визирующего.
Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования по общей форме Приложения N 6 (с учетом специфики конкретного вида документа и типа согласования) печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут оформляться на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляться автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".
Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от замены листов.
3.4.21. Оттиск печати
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати с воспроизведением герба автономного округа ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без воспроизведения герба автономного округа) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати проставляется на документах в предназначенном для него месте.
При заверении подписи должностного лица оттиск печати должен захватывать часть наименования, не менее последних двух букв должности лица, подписавшего документ и часть его собственноручной подписи.
Подпись на служебных письмах, оформленных на гербовом бланке, оттиском печати не заверяется.
Печати с воспроизведением герба автономного округа изготовляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
Работа с печатями с воспроизведением герба автономного округа осуществляется в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 02 сентября 2004 года N 294.
3.4.22. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" через три строки проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
ВЕРНО
Начальник отдела кадров
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
либо проставляют в виде штампа.
Допускается копию документа заверять оттиском круглой печати аппарата Губернатора автономного округа или его уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа.
При заверении копии приложения к правовому акту автономного округа оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты правового акта, которым утверждено данное приложение.
3.4.23. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона без указания кода междугородной связи, если он указан в реквизитах бланка. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне бланка документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе печатается от границы левого поля размером шрифта N 10, например:
Петров Петр Петрович
3-69-81
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Дополнительные отметки "Исп.:", "Исполнитель:" или "Телефон:", "Тел.:" не ставятся.
При оформлении служебных писем на гербовых продольных бланках Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа, Администрации автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа специалист, осуществивший оформление, обязан указать на оборотной стороне бланка в левом нижнем углу индекс своего подразделения по номенклатуре дел, фамилию, инициалы имени и отчества. Например:
02 - Иванова И.П.
3.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слова "В дело", наименование должности и подпись должностного лица, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом им на то уполномоченным при снятии с документа контроля.
Возможно проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело в виде штампа.
3.4.25. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). При внутренней переписке во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер допускается не присваивать и не указывать.
Отметка о поступлении может оформляться в виде штампа или штрих-кода.
3.5. Особенности работы с электронными документами
3.5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД.
3.5.2. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
3.5.3. При рассмотрении и согласовании электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Для внутренних документов при наличии обоюдного согласия автора и получателя таким способом являются служебные отметки, в т.ч. отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведённых им действий.
3.5.4. Приём и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или их ответственными делопроизводителями.
3.5.5. При получении электронных документов ответственный делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в т.ч. при наличии электронной цифровой подписи.
3.5.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
3.5.7. Единицей учёта электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.
3.5.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
3.5.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электронном виде.
3.5.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.5.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов
4.1. Правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации
автономного округа
Порядок подготовки проекта
4.1.1. Правом вносить проекты правовых актов на рассмотрение Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа обладают члены Администрации автономного округа, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа, главы муниципальных образований в автономном округе (далее именуются - авторы проекта).
4.1.2. Руководители общественных организаций, предприятий, учреждений и организаций могут инициативным порядком направлять проекты правовых актов членам Администрации автономного округа или непосредственно в исполнительные органы государственной власти автономного округа по принадлежности вопросов для выработки заключения и внесения проекта в установленном порядке.
4.1.3. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) автономного округа, законам автономного округа.
4.1.4. В процессе подготовки проекта правового акта автором проекта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
Автор проекта правового акта несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной тайны и сроков согласования проектов.
4.1.5. К проекту правового акта Губернатора и Администрации автономного округа в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, которая должна содержать обоснование внесения проекта, необходимые расчеты, финансово-экономические обоснования, прогноз социально-экономических и иных последствий реализации проекта, аналитические материалы и заверяться подписью автора проекта и оттиском гербовой печати исполнительного органа государственной власти автономного округа.
При необходимости прилагаются письма с резолюциями Губернатора, Вице-Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа.
4.1.6. К проекту правового акта, основанием для принятия которого послужили другие документы (законы, постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов.
Документы и материалы, приобщаемые к проекту правового акта, представляются в подлиннике или в форме копии, заверенной надлежащим образом.
4.1.7. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.7
4.1.8. Срок подготовки проекта правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также правовых актов, издаваемых совместно несколькими исполнительными органами государственной власти автономного округа, могут создаваться рабочие группы.
Согласование действительно в течение двух месяцев. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.
4.1.9. Одновременно с разработкой проекта правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст разработанного проекта правового акта. К проекту правового акта прилагаются копии действующих правовых актов, в которые вносятся изменения и дополнения, а также признаваемых утратившими силу.
4.1.10. Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений (в объеме, превышающем 1/3 объема правового акта) в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения автор проекта разрабатывает и вносит для принятия новую редакцию соответствующего правового акта с учетом всех имеющихся изменений. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
4.1.11. Кодификация правовых актов осуществляется путем объединения правовых актов в единый, логически цельный акт с изменением их содержания. В процессе кодификации устраняется устаревший правовой материал, готовится новая редакция правового акта.
4.1.12. Проект кодифицированного правового акта, подготовленный аппаратом Губернатора автономного округа, направляется в исполнительный орган государственной власти автономного округа, осуществляющий функции государственного управления в соответствующей сфере, который организует процедуру согласования проекта в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
4.1.13. Согласованный проект правового акта и его электронная копия на магнитном носителе с сопроводительным письмом представляется в аппарат Губернатора автономного округа.
Порядок оформления проекта
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.14 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.14. Оформление проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Методикой юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (приложение N 22 к настоящей Инструкции).
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.15 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.15. Проекты правовых актов оформляются на чистых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Размер левого поля составляет 30,0 мм.
Для определения вида правового акта и имитации его расположения на гербовом бланке в верхней части первого листа указывают наименование должности высшего должностного лица автономного округа или название высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа, набранного прописными буквами шрифтом размером N 15 в одну строку и выровненного по центру в пределах полей. Вид правового акта (постановление, распоряжение) набирается на следующей строке шрифтом N 18 насыщенного начертания и центрируется по тексту предыдущей строки (приложения NN 7, 8).
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.16 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.16. Дата акта проставляется при подписании акта и оформляется словесно-цифровым способом. Номер в пределах календарного года проставляется при регистрации после подписания правового акта.
В проекте реквизиты "Дата" и "Номер" обозначаются набором символа подчеркивания пропорциональной длины с пропуском двух пустых строк от предыдущего реквизита. Для реквизита "Дата" допускается указание года в конце реквизита, для реквизита "Номер" - символа "N" в начале.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.17 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.17. Место издания печатается на следующей строке с полуторным интервалом и оформляется центрованным способом. На распоряжениях место издания не указывается.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.18 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.18. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, центруется и пишется с прописной буквы, выделяется насыщенным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.19 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.19. Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками и печатается через один интервал.
4.1.20. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.20
4.1.21. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.21
4.1.22. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.22
4.1.23. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.23
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.25 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.25. В случае необходимости правовые акты могут иметь приложения. В них помещаются различного рода перечни, таблицы для исчисления, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.
В приложении на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишут с полуторным межстрочным интервалом "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к распоряжению Администрации
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 3 ноября 2005 г. N 473-РА
Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 80 мм.
Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центрируется по странице и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Допускается использование полуторного межстрочного интервала.
4.1.26. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Наименование должности печатается в две строки и состоит из слов "Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа", инициалов и фамилии Губернатора автономного округа.
Слово "Губернатор" (слово "Вице-губернатор" - для правовых актов Губернатора автономного округа в случае их подписания вице-губернатором автономного округа; слова "Вице-губернатор", - для правовых актов Администрации автономного округа в случае их подписания вице-губернатором автономного округа) и "Ямало-Ненецкого автономного округа" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Ямало-Ненецкого автономного округа", а слово "Губернатор" (слово "Вице-губернатор" - для правовых актов Губернатора автономного округа в случае их подписания вице-губернатором автономного округа; слова "Вице-губернатор", - для правовых актов Администрации автономного округа в случае их подписания вице-губернатором автономного округа) центрируется относительно этих слов. Инициалы и фамилия должностного лица печатаются в последней строке написания должности у правой границы текстового поля с выравниванием последней буквы фамилии по границе поля.
Порядок согласования проекта
4.1.27. Согласование проекта правового акта включает:
- обязательное визирование автором каждой страницы проекта, включая приложения;
- согласование с работником юридической службы (отдела) исполнительного органа государственной власти автономного округа подконтрольного или подчиненного автору проекта;
- согласование с членами Администрации автономного округа в соответствии с распределением обязанностей, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию;
- согласование с руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа, в отношении которых проект содержит предписания.
Согласование проекта правового акта осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта правового акта, на котором предусматривается подпись должностного лица.
Подпись автора проекта правового акта должна быть заверена оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.
4.1.28. Согласование проекта правового акта является обязательным с членами Администрации автономного округа по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей между членами Администрации автономного округа.
По вопросам, связанным с расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет), согласование проекта правового акта обязательно с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента финансов автономного округа.
4.1.29. Срок рассмотрения проекта правового акта, представленного на согласование, не должен превышать трех рабочих дней с даты регистрации проекта правового акта в согласующем органе.
4.1.30. При оперативной подготовке проектов правовых актов по указанию Губернатора автономного округа срок согласования может быть сокращен, вплоть до незамедлительного исполнения.
4.1.31. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.31
4.1.32. Согласование проектов правовых актов оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
В случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий орган указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте) и ставит свою подпись, а на листе согласования рядом с подписью указывает: "С замечаниями по тексту".
В случае значительных по объему или принципиальных замечаний по содержанию проекта правового акта они излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту правового акта. В этом случае на листе согласования указывается: "С заключением".
4.1.33. При наличии разногласий при согласовании проекта правового акта автором представляется обоснование окончательной редакции.
При наличии разногласий по проекту правового акта автор должен обеспечить обсуждение его с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения.
При необходимости, согласительное совещание организовывается и проводится заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа с участием членов Администрации автономного округа и руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющих разногласия.
Проект правового акта может быть внесен с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющими разногласия. В случае временного отсутствия руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - руководитель), замечания по неурегулированным разногласиям могут быть подписаны только надлежаще уполномоченным заместителем руководителя.
Проекты правовых актов, внесенные с неурегулированными разногласиями, докладываются Губернатору автономного округа с предложениями о порядке дальнейшей работы с ними.
Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Губернатор автономного округа.
По вопросам, решение по которым принимается исключительно на заседании Администрации автономного округа, окончательное решение по урегулированию разногласий принимается на заседании Администрации автономного округа.
4.1.34. Внесение согласующими органами в проект правового акта незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, автор должен повторно согласовать проект правового акта в установленном порядке.
4.1.35. Доработка проекта правового акта осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых автором.
Ответственность за соответствие внесенных изменений, дополнений и замечаний в проект правового акта согласующих органов возлагается на автора проекта.
4.1.36. Окончательный вариант проекта правового акта после его согласования и доработки в соответствии с пунктами 4.1.27 - 4.1.35 настоящей Инструкции визируется автором проекта правового акта и вместе с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии), с пояснительной запиской, подписанной автором проекта, и его электронной копией передается на правовую экспертизу в структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, ответственное за проведение правовой экспертизы проектов правовых актов (далее - структура ПЭ), через структуру ПА.
При выявлении в проекте правового акта при проведении правовой экспертизы несоответствий федеральному и окружному законодательству, правилам юридической техники замечания указываются в заключении (далее - заключение), подготавливаемом структурой ПЭ. Заключение направляется структурой ПА автору проекта вместе с рассмотренным проектом правового акта и сопроводительным письмом, подписанным заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
Окончательное решение о направлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатора или Администрации автономного округа либо возвращении автору, принимает заместитель Губернатора, руководитель аппарата Губернатора автономного округа.
Не принимаются проекты правовых актов, оформленные с нарушением положений настоящей Инструкции или не прошедшие предписанную процедуру согласования.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А в пункт 4.1.37 настоящей инструкции внесены изменения
4.1.37. Проекты правовых актов подлежат анализу на наличие коррупциогенных факторов (далее - анализ на коррупциогенность).
Анализ на коррупциогенность проводится одновременно при проведении правовой экспертизы структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за проведение анализа на коррупциогенность (далее - структура АК).
Выявленные в процессе проведения анализа на коррупциогенность коррупциогенные факторы, предложения и рекомендации, направленные на устранение или ограничение действий таких факторов, включаются отдельным разделом и являются составной частью заключения, направляемого авторам проекта в соответствии с пунктом 4.1.36 настоящей Инструкции.
При выявлении признаков коррупционных факторов в действующих нормативных правовых актах структурой АК проводится анализ на коррупциогенность с последующим уведомлением членов Администрации автономного округа, руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, глав муниципальных образований в автономном округе, выступавших авторами соответствующих проектов правовых актов.
По решению заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора автономного округа проекты правовых актов могут быть дополнительно направлены на антикоррупционную экспертизу независимым научным организациям, специалистам (экспертам) на договорной основе.
Независимой антикоррупционной экспертизе подлежат проекты правовых актов автономного округа и правовые акты автономного округа, направленные на регулирование и регулирующие отношения в следующих сферах:
1) жилищные отношения;
2) порядок предоставления льгот, пособий, субсидий, субвенций;
3) оказание государственной помощи (государственной поддержки);
4) вопросы государственного заказа и государственных поставок;
5) полномочия органов власти по лицензированию видов деятельности и порядок осуществления этих полномочий;
6) контрольные полномочия органов исполнительной власти автономного округа и порядок осуществления этих полномочий;
7) управления государственным имуществом и приватизации;
8) земельные отношения;
9) проекты нормативных правых актов об:
утверждении административных регламентов оказания государственных услуг и выполнения отдельных государственных функций;
установлении административной ответственности.
На независимую экспертизу направляются проекты правовых актов автономного округа и правовые акты автономного округа при условии их значительного объёма и (или) содержащие дискреционные полномочия
4.1.38. Проекты правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вопросы государственной собственности, имеющие межведомственный характер, по решению заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа могут быть направлены на юридическую экспертизу в прокуратуру автономного округа, Отдел законодательства и ведения федерального регистра Ямало-Ненецкого автономного округа Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Уральскому федеральному округу.
4.1.39. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.39
4.1.40. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.40
4.1.41. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.41
Принятие, отклонение и опубликование
4.1.42. После согласования проекты правовых актов оформляются на гербовых продольных бланках установленного образца в соответствии с видом документа формата А4 (210x297 мм).
4.1.43. Подготовленный к подписанию проект правового акта направляется на рассмотрение Губернатору автономного округа или Администрации автономного округа в соответствии со статьями 33, 39 Устава (Основного закона) автономного округа.
В случае отклонения правового акта или снятия с обсуждения, автору проекта правового акта направляется уведомительное письмо.
Проект отклоненного или снятого с обсуждения правового акта и все документы к нему остаются в аппарате Губернатора автономного округа.
4.1.44. Подписанный правовой акт автономного округа регистрируется аппаратом Губернатора автономного округа в день его подписания. При регистрации правового акта проверяется содержание, оформление и комплектность (наличие всех приложений), указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер в пределах календарного года отдельно для каждого вида правового акта.
К порядковому номеру постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "ПГ".
К порядковому номеру распоряжений Губернатора автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "Р".
К порядковому номеру распоряжений Губернатора автономного округа по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс "рк".
К порядковому номеру постановлений Администрации автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "А".
К порядковому номеру распоряжений Администрации автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "РА".
К порядковому номеру распоряжений Администрации автономного округа по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс "АК".
К порядковому номеру распоряжений Администрации автономного округа по заключению (одобрению) договоров через дефис добавляется буквенный индекс "д".
4.1.45. Изготовленная копия правового акта Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа сверяется с подлинником в аппарате Губернатора автономного округа и заверяется круглой печатью структуры ПА.
4.1.46. Копии правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа в трехдневный срок направляются адресатам согласно листу рассылки, подписанному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
4.1.47. Правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, изменяющие, дополняющие или отменяющие ранее принятые правовые акты, направляются адресатам, по листам рассылки измененных или отмененных правовых актов.
4.1.48. Копии правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа направляются в обязательном порядке:
- в Контрольное управление Администрации Президента Российской Федерации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 августа 1991 года N 75 "О некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти в Российской Федерации";
- в Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12 мая 1993 года N 663 "О мерах по созданию единого эталонного банка данных правовой информации";
- в Конституционный Суд Российской Федерации в соответствии с письмом Конституционного Суда Российской Федерации от 17 июня 1996 года N 586 "О включении Конституционного Суда Российской Федерации в список обязательной рассылки законов и иных нормативных правовых актов, принимаемых органом государственной власти автономного округа";
- в Министерство юстиции Российской Федерации через Отдел законодательства и ведения федерального регистра ЯНАО Управления МЮ РФ по УрФО;
- в Парламентскую Библиотеку Российской Федерации в соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" в количестве двух экземпляров;
- в Государственную Думу автономного округа;
- прокурору автономного округа;
- Главному федеральному инспектору в автономном округе.
4.1.49. Все нормативные правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа, подлежат обязательному официальному опубликованию в полном объеме в газете "Красный Север" в течение десяти дней со дня их подписания. В этом случае они вступают в силу одновременно на всей территории автономного округа со дня их официального опубликования в окружных средствах массовой информации, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
В иных случаях нормативные правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа могут не направляться для официального опубликования и вступают в силу со дня их подписания, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
4.1.50. Ненормативные правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа публикуются в порядке и сроки, определенные в тексте акта. При отсутствии в акте прямых указаний относительно его опубликования данный документ не публикуется.
Ненормативные правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа вступают в силу со дня их подписания, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
4.1.51. Правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио, разосланы государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, переданы по каналам связи по согласованию с заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
4.1.52. Правовые акты Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, подлежащие официальному опубликованию, направляются для размещения на официальном Интернет-сайте органов государственной власти автономного округа (www.adm.yanao.ru), Портале государственных услуг автономного округа (www.pgu-yamal.ru), официальном сайте аппарата Губернатора автономного округа (www.apparat-yanao.ru) и информационно-поисковых правовых базах данных. Данные правовые акты могут быть направлены для размещения и на иные сайты.
4.1.53. Правовые акты автономного округа либо их отдельные положения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера и не подлежащие опубликованию в обязательном порядке доводятся до сведения органов государственной власти автономного округа и органов местного самоуправления в автономном округе, должностных лиц, а также организаций, на которые распространяется действие этих актов.
4.1.54. Подлинники всех правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа и их электронные копии находятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.
Внесение изменений в ранее принятые правовые акты
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 г. N 143-А пункт 4.1.55 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.1.55. Изменения в правовой акт вносятся и оформляются в порядке, определенном Методикой юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (приложение N 22 к настоящей Интсрукции#).
4.1.56. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.56
4.1.57. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.57
4.1.58. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.58
4.1.59. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.1.59
4.2. Служебное письмо
4.2.1. Письмо - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе (приложение N 9).
По содержанию и назначению служебные письма классифицируются на запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.
4.2.2. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.
Текст письма, как правило, не должен превышать двух страниц.
4.2.3. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых органам государственной власти и другим постоянным корреспондентам.
4.2.4. Обращение к адресату располагается по центру через три пустые строки от предыдущего реквизита. Наиболее частыми употребляемыми формами обращения являются:
Уважаемый Сергей Васильевич!
Уважаемый господин Смирнов!
4.2.5. Текст отделяется от заголовка или обращения тремя пустыми строками. Текст письма излагается как от первого лица единственного и множественного числа, так и от третьего лица единственного числа, например:
Представляю Вам на утверждение...
Считаем целесообразным...
Комиссия просит Вас изыскать возможность...
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты, такие как: "Внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
4.2.6. Проекты служебных писем, отправляемых корреспондентам иных государств или содержащие текст на иностранных языках, согласовываются с исполнительным органом государственной власти автономного округа, ответственным за международные и межрегиональные связи.
4.2.7. Проект служебного письма за подписью Губернатора автономного округа, направляемого на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации оформляются шрифтом размером N 16. Заголовок, при наличии, печатается шрифтом N 14 и выравнивается по левому полю. Наиболее длинная строка реквизита "Адресат" выравнивается соответственно по правому полю, остальные строки реквизита центрируются относительно ее (приложение N 10).
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 июля 2009 г. N 365-А подраздел 4.2 настоящей инструкции дополнен пунктом 4.2.8
4.2.8. За подписью Губернатора автономного округа служебные письма и телеграммы направляются на имя:
- Президента Российской Федерации;
- Председателя Совета Безопасности Российской Федерации;
- Председателя Правительства Российской Федерации;
- Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Председателя Конституционного Суда Российской Федерации;
- Председателя Верховного Суда Российской Федерации;
- Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
- Генерального прокурора Российской Федерации;
- Чрезвычайного и Полномочного посла Российской Федерации, аккредитованного в иностранном государстве, Чрезвычайного и Полномочного посла иностранного государства, аккредитованного в Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 июля 2009 г. N 365-А подраздел 4.2 настоящей инструкции дополнен пунктом 4.2.9
4.2.9. За подписью Губернатора автономного округа или вице-губернатора автономного округа служебные письма и телеграммы направляются на имя:
- Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;
- Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;
- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;
- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- руководителя органа государственной власти субъекта Российской Федерации;
- Председателя Законодательного Собрания автономного округа;
- председателя политической партии Российской Федерации;
- руководителя основной религиозной конфессии на территории Российской Федерации;
- главнокомандующего, командующего родом или видом войск Российской Федерации, флота или военного округа;
- руководителя естественной монополии в Российской Федерации.
4.2.10. Заместители Губернатора автономного округа подписывают служебные письма и телеграммы по направлениям курируемой ими деятельности на имя:
- члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- руководителя федерального министерства и ведомства Российской Федерации;
- руководителя структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации;
- главного федерального инспектора в автономном округе;
- руководителя структурного подразделения Правительства Российской Федерации;
- Губернатора автономного округа, Председателя Законодательного Собрания автономного округа;
- главы посольства или дипломатической миссии Российской Федерации за границей, главы посольства или дипломатической миссии иностранного государства в Российской Федерации;
- руководителя территориального органа государственного органа власти Российской Федерации, расположенного на территории автономного округа;
- руководителя регионального отделения политической партии Российской Федерации;
- главы муниципального образования,
а также ответы на корреспонденцию, поступившую на имя Губернатора автономного округа, в адрес Администрации автономного округа и направленную для исполнения по подведомственности в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа или вице-губернатора автономного округа. Допускается направление корреспонденции за подписью заместителя Губернатора автономного округа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию Губернатора автономного округа.
4.2.11. Руководители исполнительных органов государственной власти могут по направлениям курируемой ими деятельности подписывать и направлять корреспонденцию на имя руководителя администрации муниципального образования в автономном округе, а также ответные письма на запросы, поступившие на их имя или в адрес возглавляемого ими органа государственной власти автономного округа, вне зависимости от корреспондента.
Допускается направление корреспонденции за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя должного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию курирующего заместителя Губернатора автономного округа.
4.3. Резолюция должностного лица
4.3.1. Подготовка текста резолюции должностного лица осуществляется специалистами соответствующего секретариата с использованием СЭДД.
4.3.2. Документ с наложенной резолюцией Губернатора автономного округа, Вице-Губернатора автономного округа передается в структуру ДОУ. Документы, направленные заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с распределением обязанностей, после внесения реквизитов резолюции в РКК также передаются в структуру ДОУ.
4.3.3. Если в резолюции предусматривается несколько исполнителей, то основным исполнителем является должностное лицо, указанное первым или обозначенное дополнительной отметкой, например: "Отв.", "Осн." или "Свод" и т.д. Основному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы, в т.ч. с выдачей им соответствующих резолюций. Документы по исполнению резолюции соисполнители направляют основному исполнителю, который по завершению исполнения отчитывается перед лицом, наложившим резолюцию.
4.3.4. Если в резолюции указываются исполнители, не входящие в систему исполнительных органов государственной власти автономного округа или местного самоуправления в автономном округе, то дополнительно указывается полное наименование должности.
4.3.5. Специалисты структуры ДОУ:
- осуществляют заполнение реквизитов РКК исходного документа в соответствии с текстом резолюции Губернатора автономного округа;
- производят направление или рассылку копии(й) документа и резолюции в т.ч. в электронном виде с использованием СЭДД;
- оформляют оригинал документа и резолюции в дело;
- осуществляют при указании в документе или резолюции к нему обязательности и сроков контроль исполнения. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется штамп "Контроль", а в РКК СЭДД документа заполняются соответствующие реквизиты.
4.3.6. Резолюции заместителей Губернатора автономного округа вносятся в РКК СЭДД, оформляются средствами СЭДД на унифицированных бланках и направляются исполнителям специалистами соответствующих секретариатов, которые при необходимости осуществляют контроль за их исполнением.
4.4. Протокол заседания (совещания)
4.4.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Администрации автономного округа, совещаниях (заседаниях) Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа.
4.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.4.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе совещания (заседания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого совещания (заседания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".
4.4.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола заседания Администрации автономного округа, совещания (заседания), проводимого Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.
Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов совещания (заседания), проводимого членами Администрации автономного округа, возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и(или) на специалистов исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), на ответственных секретарей коллегиальных органов, утвержденных нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа.
4.4.5. Протоколы имеют следующие реквизиты (приложение N 11):
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку насыщенным шрифтом и выравнивается по центру.
Название совещания (заседания), располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания (заседания), в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается по центру курсивом через две пустые строки после реквизита "Вид совещания (заседания)".
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной и отделяется от предыдущего реквизита одной чертой в пределах полей.
Во вводной части протокола после слова "Присутствовали:" набранного шрифтом с подчеркиванием указываются: фамилия, инициалы и должность председателя (председательствующего) и секретаря, а также список лиц, участвующих в совещании (заседании). При этом слева указывается должность, а справа фамилия, инициалы. Список участвующих в совещании ранжируется в алфавитном порядке, кроме председательствующего и секретаря совещания. Фамилии приглашенных следует помещать в протокол, если их число не превышает 15, в противном случае к протоколу прилагается список.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга тремя пустыми строками.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрировано, подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В тексте протокола отражаются решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении прений, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.).
Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
4.4.6. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на совещании, при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения.
4.4.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и (или) секретарем. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется в буквенно-цифровой форме и печатается через две пустые строки ниже предыдущего реквизита.
4.4.8. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников совещания (заседания).
4.4.9. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения ее соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью исполнительных органов государственной власти автономного округа, их уполномоченных структурных подразделений или коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, на которых возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.
4.4.10. Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
4.4.11. Копии, выписки из протоколов заседаний Администрации автономного округа, совещаний (заседаний), проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа заверяются и рассылаются заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с листом рассылки, утвержденным заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
Копии, выписки из протоколов совещаний (заседаний), проводимых заместителями Губернатора автономного округа и рассылаются организациям, должностным лицам и исполнителям специалистами соответствующих секретариатов и (или) специалистами исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственными секретарями коллегиальных органов.
4.4.12. Подготовка проектов правовых актов автономного округа во исполнение решений, принятых на заседаниях Администрации автономного округа, совещаниях (заседаниях), проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.
Контроль за исполнением решений, принятых на заседаниях Администрации автономного округа, совещаниях (заседаниях), проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.
Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях (заседаниях), проводимых заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и (или) специалистов исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственных секретарей коллегиальных органов.
4.5. Договоры, соглашения, заключаемые от имени автономного округа
и Администрации автономного округа
Общие положения
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 ноября 2008 г. N 628-А в пункт 4.5.1 настоящей инструкции внесены изменения
4.5.1. Договоры, контракты, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее - договоры) от имени автономного округа заключаются в пределах полномочий автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа.
Договоры от имени автономного округа подписываются Губернатором автономного округа.
4.5.2. Договоры от имени Администрации автономного округа заключаются в пределах полномочий Администрации автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.
Договоры от имени Администрации автономного округа подписываются Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, другими должностными лицами.
4.5.3. Договоры с органами государственной власти Российской Федерации и субъектами Российской Федерации, международные, внешнеэкономические соглашения заключаются только от имени автономного округа или Администрации автономного округа.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 ноября 2008 г. N 628-А пункт 4.5.4 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.5.4. Договоры, заключаемые от имени автономного округа и Администрации автономного округа, подлежат регистрации в аппарате Губернатора автономного округа. Подлинники договоров хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты.
Договоры по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесённые к государственной тайне, заключаемые от имени автономного округа и Администрации автономного округа, подлежат регистрации в исполнительном органе государственной власти автономного округа, ответственном за мобилизационную подготовку. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесённые к государственной тайне, хранятся в исполнительном органе государственной власти автономного округа, ответственном за мобилизационную подготовку, вместе с документами, на основании которых они приняты.
В случае, если договор содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договора, его исполнения и полученных результатов, при регистрации договора на первой странице экземпляра ставится штамп с грифом "Конфиденциально".
Международные, внешнеэкономические и межрегиональные договоры передаются аппаратом Губернатора автономного округа в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, для последующего направления на утверждение Государственной Думой автономного округа в установленном порядке.
Порядок оформления
4.5.5. Текст договора фиксирует соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и регулирует эти отношения.
4.5.6. Проект договора оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и должен соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным действующим законодательством, и содержать:
- учетные реквизиты договора (номер, дату, место подписания);
- преамбулу (вводную часть), в которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор;
- полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц;
- предмет договора;
- права и обязанности сторон;
- способы и порядок обеспечения обязательств по договору;
- ответственность сторон;
- основания прекращения обязательств по договору;
- порядок разрешения споров;
- сроки и условия вступления договора в силу;
- срок действия договора;
- адреса и банковские реквизиты сторон;
- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор;
- подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица;
- сведения о регистрации договора.
4.5.7. Договор, подписанный Губернатором автономного округа от имени автономного округа, скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.
Договор, подписанный от имени Администрации автономного округа, скрепляется оттиском печати Администрации автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.
4.5.8. В случае необходимости договоры могут иметь приложения. В тексте договора должны быть ссылки на эти приложения. Приложения к договору являются неотъемлемой частью договора.
4.5.9. Количество подлинников договора должно быть не менее числа подписывающих его сторон.
4.5.10. Если текст договора состоит из нескольких страниц, то он должен быть прошит, а страницы пронумерованы либо парафирован путем проставления на каждой странице текста договора соответствующего штампа Администрации автономного округа или подписания на каждой странице текста договора. Специальных полномочий для парафирования не требуется.
Порядок подготовки проектов договоров
4.5.11. Правом вносить проекты договоров на рассмотрение Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа обладают члены Администрации автономного округа, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - авторы проекта).
4.5.12. Проекты договоров могут поступать Губернатору автономного округа или в Администрацию автономного округа в качестве оферты от контрагентов.
В таком случае проект договора направляется членам Администрации автономного округа либо непосредственно в исполнительный орган государственной власти автономного округа по принадлежности предмета договора для выработки заключения и внесения проекта договора в установленном порядке. Согласование поступившего от контрагента договора осуществляется в установленном порядке на копии такого договора.
4.5.13. К проекту договора в обязательном порядке прилагается пояснительная записка. Пояснительная записка должна содержать в себе обоснование внесения проекта договора, оценку финансово-экономических и других последствий заключения договора и заверяться подписью автора проекта и оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.
4.5.14. К проекту договора, основанием для заключения которого послужили другие документы (законы, постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов.
4.5.15. Ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленного договора, за соблюдение сроков согласования проекта договора несет автор проекта.
Порядок согласования проектов договоров
4.5.16. Согласование проекта договора включает:
- обязательное визирование автором каждой страницы проекта, включая приложения;
- согласование с работником юридической службы (отдела) исполнительного органа государственной власти автономного округа, подконтрольного или подчиненного автору проекта;
- согласование с членами Администрации автономного округа в соответствии с распределением обязанностей, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию;
- согласование с руководителями иных органов и организаций.
Согласование проекта договора осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта договора, на котором предусматриваются подписи сторон.
Подпись автора проекта договора должна быть заверена оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.
4.5.17. Согласование проекта договора является обязательным с членами Администрации автономного округа по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей между членами Администрации автономного округа.
По вопросам, связанным с расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет), согласование договора обязательно с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента финансов автономного округа.
4.5.18. Срок рассмотрения проекта договора, представленного на согласование, не должен превышать трех рабочих дней с момента регистрации проекта договора в согласующем органе, если не установлен иной срок.
4.5.19. При оперативной подготовке проектов договоров по поручению Губернатора автономного округа срок согласования не должен превышать трех рабочих дней с момента получения документа согласующим органом, в отдельных случаях - незамедлительно.
4.5.20. При повторном представлении на согласование проекта договора, доработанного по замечаниям исполнительных органов государственной власти автономного округа или должностных лиц, согласование не должно превышать двух рабочих дней, если не установлен иной срок.
4.5.21. Согласование проектов договоров оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
4.5.22. В случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий орган указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывает "С замечаниями по тексту".
В случае значительных по объему или принципиальных замечаний по содержанию проекта договора они излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту договора. В этом случае на листе согласования указывается "С заключением".
4.5.23. Внесение согласующими органами в проект договора незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, автор проекта должен повторно согласовать проект договора в установленном порядке.
4.5.24. При наличии разногласий при согласовании проекта договора автором представляется обоснование окончательной редакции.
Окончательное решение по вопросам разногласий к проекту договора принимает Губернатор автономного округа или Администрация автономного округа.
4.5.25. Доработка проекта договора осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых автором.
Ответственность за соответствие внесенных изменений, дополнений и замечаний в проект договора согласующих органов возлагается на автора проекта.
4.5.26. Согласованный проект договора на бумажном носителе с визами автора на каждой странице и его электронная копия на магнитном носителе с сопроводительным письмом представляется в аппарат Губернатора автономного округа для проведения правовой экспертизы со следующими документами:
- лист согласования;
- пояснительная записка с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий;
- копии учредительных документов (свидетельств о регистрации) контрагента (при необходимости);
- копии документов, подтверждающих полномочия контрагента на подписание договора (приказ, доверенность и др.);
- замечания исполнительных органов государственной власти автономного округа к проекту договора, оформленные в виде отдельного документа при прохождении процедуры согласования (при наличии).
4.5.27. Правовая экспертиза проекта договора в аппарате Губернатора автономного округа осуществляется в течение 5 рабочих дней с момента его поступления, если не установлены иные сроки. При оперативной подготовке проекта договора по поручению Губернатора автономного округа может быть установлен иной срок.
При установлении противоречий действующему законодательству, требующих внесения изменений в содержание договора, весь пакет документов возвращается автору проекта с приложением заключения правового управления с визой в листе согласования: "С заключением".
4.5.28. Согласование действительно в течение месяца. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта договора обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.
4.5.29. Вся работа по рассмотрению и надлежащему оформлению проекта договора должна быть осуществлена в 30-дневный срок с момента поступления в адрес Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, если иное не предусмотрено в оферте (проекте договора, сопроводительном письме контрагента), законе или ином правовом акте.
4.5.30. При возвращении контрагентом договора с протоколом разногласий проект договора вновь проходит согласование в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Порядок подписания и регистрации договоров
4.5.31. После согласования проект договора оформляется для подписания.
4.5.32. Решения о заключении договоров принимаются на заседаниях Администрации автономного округа.
4.5.33. Решения о заключении договоров принимаются в форме распоряжений (приложение N 12).
4.5.34. Распоряжение о заключении договора должно содержать положение по контролю за исполнением распоряжения. Контроль возлагается на заместителя Губернатора автономного округа, курирующего вопросы, являющиеся предметом заключаемого договора.
4.5.35. Проект распоряжения о заключении договора вносится аппаратом Губернатора автономного округа одновременно с проектом договора. Согласования проекта распоряжения о заключении договора в других исполнительных органах власти автономного округа не требуется.
4.5.36. Подписанное распоряжение о заключении договора и подписанный договор регистрируются в аппарате Губернатора автономного округа в день подписания.
При регистрации договора указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер в пределах календарного года под реквизитом подписи Губернатора автономного округа. Одновременно регистрация договора осуществляется в системе электронного документооборота и делопроизводства и в журнале регистрации договоров установленной формы (приложение N 13).
4.5.37. В случаях, когда договоры от имени автономного округа или Администрации автономного округа заключены (подписаны) без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, такие договоры в последующем подлежат обязательному одобрению на заседаниях Администрации автономного округа после их подписания. Решения об одобрении договоров принимаются в форме распоряжений (приложение N 14).
4.5.38. После подписания и регистрации договор скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба автономного округа и направляется аппаратом Губернатора автономного округа с сопроводительным письмом контрагенту.
Договор может быть направлен контрагенту через автора проекта договора нарочным под роспись в журнале регистрации договоров.
4.5.39. Рассылка копий заключенного договора (подписанного всеми сторонами) осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа согласно листу рассылки, подписанному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа, под роспись в журнале регистрации договоров.
4.5.40. Заместителю Губернатора автономного округа, на которого возложен контроль за исполнением распоряжения о заключении договора, копия заключенного договора направляется с сопроводительным письмом.
При необходимости, по поручению заместителя Губернатора автономного округа, контролирующего исполнение распоряжения о заключении договора, курируемые им исполнительные органы государственной власти автономного округа в течение 7 дней со дня получения копии заключенного договора готовят проект распоряжения Губернатора или Администрации автономного округа о контроле за исполнением условий договора, в котором определяются меры по исполнению договора, утверждается план мероприятий по реализации его условий, определяются непосредственные исполнители.
4.5.41. Если исполнение договора связано с поступлением денежных средств в окружной бюджет и (или) расходованием средств из окружного бюджета, копия заключенного договора направляется сопроводительным письмом в департамент финансов автономного округа для осуществления контроля за соблюдением условий договора в части финансирования и связанных с ним обязательств.
4.5.42. Договоры могут быть опубликованы в средствах массовой информации, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио, разосланы государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям по согласованию с заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
4.5.43. Подлинники распоряжений о заключении и одобрении договоров с подлинниками договоров хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.
Порядок исполнения и контроль за исполнением договоров
4.5.44. Текущий контроль и непосредственное исполнение договорных обязательств по заключенным договорам осуществляют исполнительные органы государственной власти автономного округа, определенные в распоряжении о контроле за исполнением условий договора (ответственные исполнители).
Персональная ответственность за качественное и своевременное исполнение принятых по договору обязательств возлагается на ответственного исполнителя.
4.5.45. Общий контроль за выполнением обязательств по договорам, заключенным от имени автономного округа и Администрации автономного округа, обеспечивает Аппарат Губернатора автономного округа.
4.5.46. Ответственные исполнители обеспечивают:
- сбор, обработку и обобщение информации, готовят при необходимости проекты правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, а также проекты докладов о ходе и результатах выполнения условий заключенных договоров. Доклады о ходе и результатах выполнения условий заключенных договоров содержат краткие сведения об исполнении договоров и подписываются ответственными исполнителями;
- принятие мер к возмещению задолженности в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения контрагентами обязательств по договору.
4.5.47. В случае возникновения необходимости в изменении (расторжении) договора ответственный исполнитель готовит проект соглашения об изменении (расторжении) основного договора и вносит его на рассмотрение Губернатору автономного округа и Администрации автономного округа в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
4.5.48. В пределах срока действия договора аппарат Губернатора автономного округа вправе запросить у ответственных исполнителей промежуточные сведения о выполнении обязательств по договорам путем направления соответствующего письма (напоминания).
4.5.49. Договор считается исполненным и снимается с контроля по истечении срока его действия на основании письма ответственного исполнителя с обязательным представлением подтверждающих исполнение договора документов.
В случае, когда условиями договора предусматривается промежуточное (в течение срока его действия) подписание сторонами документов о выполнении его условий (протоколы, акты и др. документы), оригиналы данных документов хранятся с оригиналами договоров в аппарате Губернатора автономного округа.
4.5.50. Если представленная информация по исполнению договора не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении договора, аппарат Губернатора автономного округа готовит соответствующее письмо на имя заместителя Губернатора автономного округа, курирующего и контролирующего деятельность ответственного исполнителя. Снятие с контроля в этом случае не происходит.
4.5.51. Договор снимается с контроля на основании резолюции руководителя уполномоченного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа.
Сведения об исполненных и снятых с контроля договоров заносятся в электронную базу данных договоров, заключенных от имени автономного округа и Администрации автономного округа.
4.5.52. В случае обращения Администрации автономного округа в суд с исковыми требованиями, а также в случае предъявления исковых требований к Администрации автономного округа интересы Администрации автономного округа защищает ее представитель на основании доверенности, оформленной в установленном порядке.
4.5.53. В случае принятия решения о направлении спора на рассмотрение суда проект искового заявления готовит ответственный исполнитель. Проект искового заявления проходит согласование в том же порядке, что и договор, по которому возник спор.
Для подготовки документов к судебному разбирательству ответственный исполнитель обязан представить проект искового заявления и все имеющиеся материалы по исполнению договора (акты сдачи-приемки выполненных работ, платежные документы, имеющуюся переписку между сторонами по договору и др.) в аппарат Губернатора автономного округа.
4.5.54. Исковые заявления от имени Администрации автономного округа в суд подписываются Губернатором автономного округа или лицом, его временно замещающим. Исковое заявление в обязательном порядке визируется членом Администрации автономного округа, координирующим и контролирующим соответствующее направление и сферу деятельности Администрации автономного округа.
4.5.55. Для участия в судебном разбирательстве привлекаются сотрудники ответственного исполнителя. При необходимости и по согласованию с заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа для участия в деле могут привлекаться сотрудники аппарата Губернатора автономного округа.
4.5.56. Ответственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение сведений и направляют в аппарат Губернатора автономного округа:
4.5.56.1. Ежеквартально, не позднее десяти дней после истечения предыдущего квартала, и по окончании года (в срок до 15 января следующего года) информацию о ходе выполнения обязательств по договорам, заключенным от имени Администрации автономного округа (каждая страница информации должна быть подписана руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) (приложение N 15);
4.5.56.2. Раз в полугодие, в срок до десятого числа месяца, следующего за отчетным, информацию по судебно-арбитражной практике по заключению и исполнению договоров (соглашений) от имени автономного округа и от имени Администрации автономного округа (каждая страница информации должна быть подписана руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) (приложение N 16).
Информация, представленная с нарушением установленных сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.
В случае представления неполной (недостоверной) либо непредставления информации в установленный срок, по поручению заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа готовится служебная записка на имя Губернатора автономного округа.
4.5.57. Аппарат Губернатора автономного округа ежегодно обобщает и анализирует информацию ответственных исполнителей о ходе и результатах выполнения договоров в срок до 1 апреля года, следующего за отчетным."
4.6. Доверенность
4.6.1. Проект доверенности от имени Администрации автономного округа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, и пояснительная записка о необходимости ее выдачи готовятся заинтересованным исполнительным органом государственной власти автономного округа (далее - автор проекта доверенности).
К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.
4.6.2. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа определяют ответственных исполнителей, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту доверенности.
4.6.3. Согласование проекта доверенности оформляется путем визирования. Подписи согласования располагаются на листе согласования, печатаемом на оборотной стороне того листа проекта доверенности, на котором предусмотрен реквизит подписи Губернатора автономного округа или уполномоченного должностного лица Администрации автономного округа.
4.6.4. Согласование проекта доверенности включает обязательное визирование автором проекта доверенности, членами Администрации автономного округа в соответствии с их должностными обязанностями, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию.
4.6.5. Срок рассмотрения проектов доверенностей не должен превышать трех дней с момента регистрации в согласующем органе, если не установлен иной срок.
4.6.6. Согласованный проект доверенности и его электронную копию на магнитном носителе автор проекта доверенности передает в аппарат Губернатора автономного округа для оформления в установленном порядке.
4.6.7. Согласование проекта доверенности в аппарате Губернатора автономного округа производится после всех согласований. Срок согласования проекта доверенности в аппарате Губернатора автономного округа не должен превышать пяти рабочих дней.
4.6.8. Доверенность оформляется на общем гербовом бланке Администрации автономного округа и регистрируется в СЭДД.
Образец доверенности приведен в приложение N 15 к настоящей Инструкции.
4.6.9. Доверенности выдаются на срок до одного года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте самой доверенности.
4.6.10. Доверенности от имени Администрации автономного округа подписываются Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным Законом) автономного округа, другими должностными лицами на заседаниях Администрации автономного округа.
4.6.11. Подписанная Губернатором автономного округа или иным уполномоченным должностным лицом доверенность передается в аппарат Губернатора автономного округа, где заверяется печатью Администрации автономного округа с воспроизведением герба автономного округа и регистрируется. При регистрации доверенности в журнале регистрации доверенностей указываются лицо, которому выдается доверенность, дата выдачи, номер и срок ее действия.
Оригинал доверенности выдается лично под роспись лицу, указанному в доверенности.
Проект доверенности и пояснительная записка хранятся в аппарате Губернатора автономного округа.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 июня 2009 г. N 292-А пункт 4.6.12 настоящей инструкции изложен в новой редакции
4.6.12. Лицо, которому выдана доверенность, ежемесячно с момента выдачи доверенности представляет заместителю Губернатора, руководителю аппарата Губернатора автономного округа письменный отчёт, подписанный автором проекта доверенности, о совершённых по ней действиях по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.
4.6.13. Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть ее в аппарат Губернатора автономного округа при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность ее использования, в частности, при истечении срока доверенности, изменении должности (увольнении) и др.
4.7. Телеграмма
4.7.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации (приложение N 17).
4.7.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты:
- категория телеграммы;
- телеграфный адрес получателя;
- текст (содержание телеграммы);
- подпись отправителя;
- регистрационный номер;
- дата отправления;
- адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).
4.7.3. Категория телеграммы проставляется составителем и указывается перед адресом.
4.7.4. Адрес получателя в телеграмме дается точный, без индекса: указывается город, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя. При адресовании телеграммы по нескольким адресам прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
4.7.5. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:
- точка - ТЧК;
- запятая - ЗПТ;
- двоеточие - ДВТЧ;
- кавычки - КВЧ;
- скобки - СКБ;
- номер - НР.
Знаки "N", "+", "-", "%" следует писать: "N" - номер; "+" - плюс и т.д.
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы заканчивается знаком "=". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
Весь текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами.
4.7.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы отправителя телеграммы и при необходимости номер телефона.
4.7.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются).
4.7.8. К тексту телеграммы прилагается копия, завизированная членом Администрации автономного округа на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
25 июня 2009 г.
4.8. Сообщение электронной почты
4.8.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.
Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами, нормативными правовыми актами автономного округа к информации ограниченного доступа, в т.ч. персональной, по публичным каналам связи запрещена.
4.8.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:
Адрес электронной почты.
Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.
По возможности, получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.
Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер или определенной правовыми актами автономного округа.
Тема письма.
Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющая получателю идентифицировать его содержание.
Не допускается написание темы на языке, отличного от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.
Текст письма.
Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.
В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные реквизиты.
4.8.3. Приложение.
В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
V. Контроль за исполнением документов
5.1. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Администрации автономного округа и исполнительных органов государственной власти за безусловное и своевременное исполнение документов.
5.2. Централизованный контроль за исполнением документов Администрации автономного округа осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.
5.3. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документов на контроль, своевременное направление документов исполнителям, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.
5.4. Аппарат Губернатора автономного округа осуществляет общий контроль за выполнением исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления в автономном округе:
5.4.1. указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в которых имеются поручения исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации и (или) непосредственно Администрации автономного округа, а также протоколов совещаний по их исполнению;
5.4.2. постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа;
5.4.3. поручений Губернатора автономного округа;
5.4.4. договоров (соглашений), заключаемых от имени Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа;
5.4.5. планов основных мероприятий Администрации автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа;
5.4.6. резолюций Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа или в адрес Администрации автономного округа;
5.4.7. обращений граждан, направленных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа или заместителей Губернатора автономного округа, а также в адрес Администрации автономного округа;
5.4.8. доверенностей, выдаваемых от имени Администрации автономного округа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами;
5.4.9. других документов, целесообразность постановки которых определяет заместитель Губернатора автономного округа, руководитель аппарата Губернатора автономного округа (далее - контрольные документы).
5.5. Доведение контрольных документов (выписок из них), возможно в копиях, до ответственных исполнителей обеспечивается аппаратом Губернатора автономного округа.
5.6. Контроль за исполнением документов и резолюций членов Администрации автономного округа, доведение их до исполнителей осуществляют сотрудники соответствующего секретариата или специалисты возглавляемого им исполнительного органа государственной власти автономного округа, осуществляющие функции делопроизводителей данного должностного лица или данного исполнительного органа государственной власти автономного округа.
5.7. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или выдачи резолюции, а поступивших из других организаций - с даты их регистрации.
Конечная дата исполнения указанная в тексте документа может быть изменена только должностным лицом, ее установившим (далее - автором контрольного документа).
Контрольные документы исполняются в сроки (календарные даты), указанные в них. Если срок исполнения специально не определен, то продолжительность исполнения устанавливается в один календарный месяц (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до первого рабочего дня следующего за ним месяца). Если последний день срока исполнения резолюции приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
Контрольные документы с грифом "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов или содержащие в тексте указание "Оперативно" - в течение десяти дней.
"В течение 15 дней исполняются:
- парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации;
- запрос парламентской комиссии Федерального Собрания Российской Федерации или рабочей группы;
- запрос уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- запрос Государственной Думы автономного округа (направляется с соответствующим постановлением Государственной Думы автономного округа);
- запрос уполномоченного по правам ребенка в автономном округе, если в самом запросе не установлен иной срок.
Ответ на парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, запрос члена Совета Федерации Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, общественной палаты Российской Федерации, общественной палаты автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.";
Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено представление отчетов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.
По документам федеральных органов, срок исполнения которых превышает один год, в т.ч. с представлением периодической отчетности, подготавливается сводный перечень с указанием реквизитов документа (автор, дата, регистрационный номер), ответственного исполнителя и сроков (периодов) исполнения, утверждаемый распоряжением Администрации автономного округа. Согласования проекта распоряжения в других исполнительных органах власти автономного округа не требуется. По завершению исполнения и снятия с контроля документ из перечня исключается.
5.8. Персональная ответственность за качественное и своевременное исполнение возлагается на должностное лицо, непосредственно указанное в качестве исполнителя в контрольном документе, или члена Администрации автономного округа, курирующего данное направление деятельности исполнительных органов государственной власти автономного округа, или руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа, осуществляющего и отвечающего за действия по тематике контрольного документа (далее - ответственные исполнители).
Ответственный исполнитель определяет меры по исполнению контрольного документа, утверждает план мероприятий по реализации документа, дает указание о формировании контрольного дела, определяет непосредственных исполнителей.
План мероприятий должен предусматривать порядок текущего контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на место, заслушивание информации о ходе выполнения, определять сроки и форму представления информации о выполнении документа.
5.9. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, готовят при необходимости проекты законов автономного округа, правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и резолюций. Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа.
5.10. В случаях когда исполнение документа или контроль за его исполнением возложены на несколько ответственных исполнителей главным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не определено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению документа.
Главный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового варианта исполнения резолюции. Все остальные ответственные исполнители представляют ему в установленные им сроки необходимые документы в письменном, а в случае необходимости и в электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.).
Контрольные даты в этом случае должны предшествовать контрольным датам исходного контрольного документа.
При необходимости исполнения резолюции в сжатые сроки главный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.
Служебная записка об исполнении документа или резолюции подписывается главным исполнителем и визируется другими ответственными исполнителями или лицами, их замещающими.
5.11. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения контрольных документов Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, то ответственный исполнитель не позднее чем за пять дней до истечения установленного срока направляет автору контрольного документа мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
Мотивированная просьба о продлении срока исполнения документов федеральных органов государственной власти готовится главным или ответственным исполнителем и направляется автору контрольного документа за подписью Губернатора автономного округа или вице-губернатора автономного округа.
В случае положительного решения вопроса об изменении срока исполнения ответственный исполнитель направляет информационное письмо в адрес аппарата Губернатора автономного округа с приложением копий документов просьбы и ответа.
Мотивированная просьба о продлении срока исполнения контрольных документов Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и Администрации автономного округа направляется в аппарат Губернатора автономного округа.
В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение контрольного документа в установленный срок невозможно, главный или ответственный исполнитель представляет в аппарат Губернатора автономного округа мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в десятидневный срок начиная с даты поступления контрольного документа исполнителю.
Сроки исполнения срочных и оперативных документов и резолюций не продлеваются.
5.12. Аппарат Губернатора автономного округа ежедневно проводит анализ сроков исполнения документов, находящихся на контроле и за десять дней до истечения контрольного срока направляет исполнителям напоминания.
5.13. Контрольные документы снимаются с контроля аппаратом Губернатора автономного округа, который осуществляет действия по своевременному представлению исполнителями отчетов о проделанной работе, обобщает поступающую информацию и ежеквартально информирует Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа о состоянии исполнительской дисциплины в исполнительных органах государственной власти автономного округа.
5.14. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех пунктов заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении контрольного документа, она возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не происходит.
Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.
5.15. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.
При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мерах аппарат Губернатора автономного округа рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.
Предложения об ответственности исполнителей за срыв исполнения контрольного документа оформляется соответствующим проектом распоряжения Губернатора автономного округа.
5.16. Снятие с контроля резолюции Губернатора автономного округа по исполнению правового акта федерального органа государственной власти не означает прекращения действия этого документа.
VI. Формирование дел, передача их в архив, использование
архивных документов
6.1. Номенклатура дел
6.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учета дел временного хранения.
6.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования" и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Названиями разделов номенклатуры дел Администрации автономного округа являются наименования должностей членов Администрации автономного округа координационных и совещательных органов, образуемых Администрацией автономного округа.
6.1.3. Сводная номенклатура дел разрабатывается аппаратом Губернатора автономного округа по структурному принципу на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел секретариатов членов Администрации автономного округа, подписывается руководителем структуры ДОУ, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
Индивидуальная номенклатура дел секретариата члена Администрации автономного округа разрабатывается ответственными делопроизводителями на основании Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства в строгом соответствии с порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства.
6.1.4. Согласование номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было коренных структурных изменений в Администрации автономного округа.
В случае изменения состава Администрации автономного округа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся исправления. В случае реструктуризации Администрации автономного округа, изменения ее функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.
6.1.5. Сводная номенклатура дел ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел приказом аппарата Губернатора автономного округа назначаются ответственные делопроизводители и лица, их замещающие, осуществляющие ведение соответствующих ее разделов.
Обязанности по ведению делопроизводства с перечнем разделов, индексов и заголовков ведомых дел включаются в должностной регламент государственного гражданского служащего автономного округа.
Ответственным делопроизводителям членов Администрации автономного округа и руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа направляются выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.6. Сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров:
Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел структуры ДОУ.
Второй используется в структуре ДОУ в качестве рабочего.
Третий применяется в ведомственном архиве.
Четвертый - в уполномоченном исполнительном органе государственной власти автономного округа в области архивного дела.
6.1.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 18).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения должностей членов Администрации и структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа и порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
12-05,
где 12 - обозначение раздела,
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти, организаций и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) - номинальный признак, является обязательным;
наименование организации автора документа - авторский признак, является необязательным;
- наименование организации адресата документа, корреспондентский признак, является необязательным;
- краткое содержание документов дела - предметно-вопросный признак, является необязательным;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела - географический признак, является необязательным;
- дата (период), к которой относятся документы дела - хронологический признак, является необязательным.
Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (аналитические записки, информации) департаментов, служб,
агентств автономного округа, представленные для сведения.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа с
федеральными министерствами, службами, агентствами по основным вопросам
деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа с
Государственной Думой Ямало-Ненецкого автономного округа по основным
вопросам деятельности.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа с
органами местного самоуправления муниципальных образований автономного
округа по основным вопросам деятельности.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа с
органами представительной и исполнительной власти Тюменской области по
основным вопросам деятельности.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Квартальные отчеты работы управления.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Выделяют:
- правовые акты Российской Федерации (законы; Указы, распоряжения Президента Российской Федерации; постановления палат Федерального Собрания Российской Федерации; постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации);
- правовые акты автономного округа (законы; постановления, распоряжения Государственной Думы; постановления, распоряжения Администрации автономного округа; постановления, распоряжения Губернатора автономного округа; приказы);
- правовые акты иных органов (постановления Совета Губернаторов Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа, Ямало-Ненецкого автономного округа; постановлений, распоряжений Государственной Думы Тюменской области и т.д.)
- переписку с федеральными органами государственной власти;
- переписку с органами государственной власти и местного самоуправления в автономном округе;
- переписку с органами государственной власти других субъектов Российской Федерации;
- переписку с предприятиями, общественными, политическими и иными организациями;
- переписку с иностранными государствами;
- обращения граждан и документы к ним;
- регистрирующие документы (журналы, реестры и т.д.);
- организационные документы (положения, должностные инструкции;
- плановые и отчетные документы (планы, анализы, статистическая документация).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
6.1.8. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются по два резервных номера.
6.1.9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Организация оперативного хранения документов
6.2.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования.
Ответственные делопроизводители и сотрудники, осуществляющие исполнение, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
6.2.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
6.2.3. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в ведомственный архив.
6.3. Предоставление подлинников и копий
6.3.1. Хранение подлинников документов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.
6.3.2. Выдача дел во временное пользование членам Администрации автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании их письменных обоснованных запросов на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа и производится по актам передачи подписанных автором запроса и руководителем структуры ДОУ, согласованных с членом Администрации автономного округа и руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, по документам которого осуществляется формирование затребуемого дела, и утверждаемых заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
6.3.3. Представление подлинников документов на ознакомление или во временное пользование членам Администрации автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании мотивированного письменного запроса за подписью членам Администрации автономного округа или руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа.
Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утвержденной руководителем структуры ДОУ. В последней указывается дата выдачи, полное наименование должности, инициалы и фамилия, собственноручная подпись лица получившего документ во временное (до одного месяца) пользование.
6.3.4. По письменным запросам государственных органов на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа выдаются копии или выписки из документов, ранее направленных заявителям согласно утвержденному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа листу рассылки, заверенные в установленном порядке.
6.3.5. Копии документов, выписки из документов заверяются в следующем порядке: многостраничный документ прошивается, страницы нумеруются, на первой странице и оборотной стороне последней страницы ставятся соответствующие штампы, подпись уполномоченного должностного лица, заверяется оттиском печати аппарата Губернатора автономного округа или его полномочного структурного подразделения, ответственного за работу с данным видом документов.
6.4. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив
6.4.1. Документы Администрации автономного округа являются государственной собственностью автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив автономного округа.
6.4.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение аппарат Губернатора автономного округа образует ведомственный архив.
В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после из завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется в порядке и в сроки, определяемые приказом аппарата Губернатора автономного округа.
6.4.3. В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив принимающим сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации автономного округа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные делопроизводители обязаны устранить.
6.4.4. Прием каждого дела производится руководителем ведомственного архива в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя ведомственного архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в ведомственный архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
6.4.5. В случае ликвидации соответствующего секретариата ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив, независимо от сроков хранения.
6.4.6. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на государственное хранение в государственный архив автономного округа в соответствии с Законом автономного округа от 28 декабря 2005 г. N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".
Дела по личному составу хранятся в ведомственном архиве в течение 75 лет.
6.5. Формирование дел
6.5.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.5.2. Формирование дел в Администрации автономного округа осуществляется:
для документов, поступивших на имя (адрес) и отправленных от имени (с адреса) Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и Администрации автономного округа - централизованно, т.е. в структуре ДОУ;
для документов, отправленных от имени заместителя Губернатора автономного округа и оформленных на продольном гербовом бланке - централизованно, т.е. в структуре ДОУ;
для документов, поступивших на имя заместителя Губернатора автономного округа или отправленных от его имени на угловом гербовом бланке - децентрализованно, т.е. в соответствующем секретариате;
для документов, поступивших на имя заместителя Губернатора автономного округа как на руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа или отправленных на гербовом бланке этого органа, - децентрализовано, т.е. в структуре документационного обеспечения данного органа.
Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителем ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел в секретариатах осуществляется структурой ДОУ.
6.5.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);
- приложения помещают вместе с основными документами;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;
- помещать в дела ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело не должно превышать 250 листов.
6.6. Систематизация отдельных видов документов
6.6.1. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
6.6.2. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
6.6.3. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год.
6.6.4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
6.6.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
6.6.6. Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.
6.6.7. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
6.6.8. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.
6.6.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
6.6.10. Предложения, заявления и жалобы граждан по работе учреждений, предприятий, организаций и документы по их рассмотрению группируются раздельно от заявлений и жалоб по личным вопросам.
6.6.11. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.7. Оформление дел
6.7.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками структуры ДОУ и соответствующих секретариатов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
6.7.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 20); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.7.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти или должности должностного лица автономного округа; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа или должности должностного лица указывается полностью: "Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа";
- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации автономного округа;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК;
- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов; включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
6.7.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
6.7.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
6.7.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
6.7.7. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.7.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.
6.7.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.8. Экспертиза ценности документов
6.8.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в Администрации автономного округа проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
6.8.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации автономного округа приказом аппарата Губернатора автономного округа образовывается постоянно действующая экспертная комиссия по подготовке документов к передаче в ведомственный архив (далее - ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается постановлением Администрации автономного округа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти автономного округа в области архивного дела.
Состав ЭК утверждается приказом аппарата Губернатора автономного округа
6.8.3. ЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
6.8.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в соответствующих секретариатах и структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
6.8.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.8.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации автономного округа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК аппарата Губернатора автономного округа.
6.8.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
VII. Особенности работы с документами с пометкой
"Для служебного пользования"
Информация об изменениях:
См. текст раздела VII
ГАРАНТ:
См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденную постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 г. N 49-А
-
Приложение N 1. Заявка на тиражирование документов
-
Приложение N 2. Образец оформления продольного общего бланка Администрации автономного округа с изображением герба автономного округа
-
Приложение N 3. Образец оформления продольного бланка письма исполнительного органа власти автономного округа с изображением герба автономного округа
-
Приложение N 4. Образец оформления углового бланка письма должностного лица с изображением герба автономного округа
-
Приложение N 5. Перечень общепринятых или официально установленных сокращений
-
Приложение N 6. Лист согласования
-
Приложение N 7. Пример оформления правового акта Губернатора автономного округа
-
Приложение N 8. Пример оформления правового акта Администрации автономного округа
-
Приложение N 9. Пример оформления проекта служебного письма на бланке должностного лица
-
Приложение N 10. Пример оформления проекта служебного письма на имя руководителя исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации за подписью Губернатора автономного округа
-
Приложение N 11. Образец оформления протокола
-
Приложение N 12. Пример оформления распоряжения Администрации автономного округа о заключении договора
-
Приложение N 13. Журнал регистрации договоров (соглашений)
-
Приложение N 14. Пример оформления распоряжения Администрации автономного округа об одобрении договора
-
Приложение N 15. Отчет о заключенных договорах (соглашениях)
-
Приложение N 16. Отчет по судебно-арбитражной практике
-
Приложение N 17. Доверенность
-
Приложение N 18. Отчет о действиях, совершенных в соответствии с доверенностью
-
Приложение N 19. Телеграмма
-
Приложение N 20. Образец оформления номенклатуры дел Администрации автономного округа
-
Приложение N 21. Лист-заверитель дела
-
Приложение N 22. Методика юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа