Приложение. Ведомственная целевая программа "Основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании Надымский район на 2009-2011 годы"

Приложение
к постановлению
Главы
муниципального образования
Надымский район
от 6 июля 2009 г. N 644

Ведомственная целевая программа
"Основные направления развития архивного дела в муниципальном
образовании Надымский район на 2009-2011 годы"

С изменениями и дополнениями от:

22 января 2010 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования Надымский район от 22 января 2010 г. N 16 в настоящий паспорт внесены изменения

См. текст паспорта в предыдущей редакции

Паспорт

Наименование субъекта бюджетного планирования	Муниципальное архивное учреждение города Надыма и Надымского района
Наименование Программы	"Основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании Надымский район на 2009-2011 г.г." (далее Программа)
Цель и задачи Программы	Цель: Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда муниципального образования Надымский район и архивных фондов, являющихся собственностью Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Архивный фонд Надымского района) и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства Задачи: - обеспечение сохранности историко-культурного наследия Архивного фонда Надымского района; - удовлетворение потребностей и реализация прав пользователей в информации, содержащейся в документах Архивного фонда Надымского района; - внедрение автоматизированной системы учета документов "Архивный фонд" версия 4; - повышение качества комплектования архива новыми архивными документами; - укрепление материально-технической базы архива
Основание для разработки Программы	- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; - Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе"; - Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 06 декабря 2005 года N 88-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ямало-Ненецкого автономного округа отдельными государственными полномочиями в области архивного дела"; - постановление Главы муниципального образования Надымский район от 28.12.2007 года N 1264 "Об утверждении Положения о разработке, утверждении и реализации ведомственных целевых программ"; - распоряжение Главы муниципального образования Надымский район от 21.05.2009 N 482-р "О разработке ведомственной целевой программы"
Целевые индикаторы и показатели	- прием документов на архивное хранение; - обеспечение физической сохранности документов на бумажной основе; - утверждение описей документов: постоянного хранения, по личному составу, документов личного происхождения, фотодокументов и т.д.; - разработка номенклатур дел; - проведение проверок делопроизводства и состояния ведомственных архивов организаций; - исполнение тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций
Характеристика программных мероприятий	- обеспечение сохранности документов Архивного фонда Надымского района; - государственный учет документов Архивного фонда Надымского района, создание и развитие научно-справочного аппарата (НСА); - комплектование и экспертиза ценности документов Архивного фонда Надымского района, контроль за организацией ведомственного хранения документов; - использование документов Архивного фонда; - кадровая работа
Срок реализации	2009-2011 годы
Объемы финансирования	Общий объем средств, направленных на реализацию мероприятий, составляет 12415 тыс. руб., в т.ч. по годам и источникам: - местный бюджет всего 5080 тыс. руб.: 2009 год - 1582 тыс. руб. 2010 год - 1673 тыс. руб. 2011 год - 1825 тыс. руб. - окружной бюджет всего 7335 тыс. руб.: 2009 год - 1907 тыс. руб. 2010 год - 1906 тыс. руб. 2011 год - 3522 тыс. руб.
Перечень показателей, характеризующих результаты реализации Программы, ожидаемые конечные результаты реализации Программы	Реализация программы создает объективные условия для совершенствования архивного дела в муниципальном образовании Надымский район и исполнения основных направлений деятельности архива: - увеличение количества исполненных тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций; - увеличение архивных площадей на 10% в 2011 году; - картонирование документов, поступивших на архивное хранение; - проведение плановой проверки наличия и состояния архивных документов, поступивших на хранение; - усовершенствование и переработка описей управленческой документации; - каталогизация фотодокументов; - создание электронной базы фотодокументов; - проведение проверок делопроизводства и состояния ведомственных архивов организаций - источников комплектования учреждения; - разработка номенклатур дел; - подготовка и издание Календаря памятных и знаменательных дат и событий города Надыма и Надымского района на 2010-2011 годы; - составление описей дел: постоянного хранения, по личному составу, документов личного происхождения, фотодокументов, научно-технической документации, спецдокументации, долговременного хранения; - проведение паспортизации ведомственных архивов в 2009 году; - проведение розыска дел, не поступивших на архивное хранение и снятие их с государственного учета; - прохождение курсов повышения квалификации архивными работниками; - работа по совершенствованию научно-справочного аппарата (НСА); - обеспечение своевременного включения поступивших в архив документов в систему учета базы данных "Архивный фонд"

I. Характеристика проблемы (задачи), на решение которой направлена
ведомственная Программа

Архивное дело получает все более важное место в многоплановой жизни Надымского района, занимающего одну из лидирующих позиций по макроэкономическим показателям среди муниципальных образований Ямало-Ненецкого автономного округа.

Во-первых, растет социальная значимость архивов. Хранящаяся в них информация по трудовым отношениям граждан все более необходима в реализации пенсионной реформы. Интенсивность использования документов в этом направлении постоянно растет.

Во-вторых, активизацию обращений в архивы вызывает коренное изменение имущественных, экономических отношений в обществе, увеличение объемов передаваемой в архивы документации от организаций, ликвидированных и реорганизованных в ходе экономической и административной реформы.

В-третьих, существенно вырос документооборот в деятельности организаций - источников комплектования Архивного фонда Надымского района, что в свою очередь увеличивает потребность в упорядочении этих документов для последующей передачи на хранение в архив. Это требует выделения новых площадей для архивохранилищ, приобретения и монтажа дополнительного стеллажного оборудования, установки систем пожарной и охранной сигнализации, оборудования помещений необходимыми приборами измерения температурно-влажностного режима.

И, наконец, усилилось значение архивов в развитии исторической науки, всех общественных дисциплин, краеведения, статистики. Архивный фонд Надымского района является важнейшей составной частью историко-культурного наследия округа, на основе которого общество имеет уникальную возможность посмотреть на себя из настоящего в прошлое и будущее. Сохранение и пропаганда документального наследия сегодня как никогда необходима людям и обществу для сохранения основ государственности, возрождения духовно-нравственных ценностей в обществе, формирования патриотизма и любви к Отечеству, гармоничного развития человеческой личности. Таким образом, сегодня архивы активно востребованы и являются важным звеном преемственности исторических эпох.

Архивный фонд Надымского района состоит из 94 фондов и объединяет документальное собрание объемом свыше 20 тысяч единиц хранения за период 1945-2005 годы. Архивный фонд ежегодно увеличивается, на хранение в архив поступают: управленческая документация, научно-техническая документация, документы по личному составу, коллекции документов личного происхождения поэтов и писателей, известных людей города и района, фотодокументы и т.д. Особенно за последние годы наблюдается увеличение поступления документов от ликвидированных организаций различных форм собственности. Увеличение поступления документов требует расширения архивных площадей и их технического оборудования.

Рис. 1. Прием документов за 2004-2008 годы (ед. хр)

2004	2005	2006	2007	2008
519	854	824	1779	2954

На архивное хранение на 01.01.2009 года не поступило 236 дел за период с 1974-2001 годы. Розыск не поступивших документов приводит как к финансовым затратам, так и потери времени архивных работников, вынужденных сначала разыскивать эти документы, а при не обнаружении дел готовить пакеты документов к снятию с государственного учета. Таким образом, налицо проблема обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах и своевременной передачи их на архивное хранение.

Возросла востребованность архивной информации. Только за последний год подготовлено более 200 информационных документов для органов местного самоуправления и предприятий города и района по различным вопросам. Подготовлены и изданы ежегодные Календари памятных и знаменательных дат и событий города Надыма и Надымского района за 2004-2009 годы, Справочник по фондам документов по личному составу, Справочник по фондам Муниципального архивного учреждения, буклет о деятельности архивного учреждения. На основании архивных документов учреждение публикует статьи в средствах массовой информации. Архивные документы активно используются для написания историй предприятий, для подготовки дипломных работ студентами, в обучающих программах общеобразовательных школ, при подготовках выставок. Весь этот комплекс мер имеет огромное значение для воспитания и развития духовно-нравственного потенциала личности. Однако, дефицит площадей, отвечающих современным требованиям и недостаточно развитая материально-техническая база, а так же недостаточное финансирование сдерживает развитие и внедрение новых технологий в организации хранения, учета и использования архивных документов. Большое поступление технической документации для архива становится проблемой, т.к. чертежи, кальки, металлические планшеты, карты, имеющие различный нестандартный размер, необходимо хранить в металлических шкафах, предназначенных специально для такого рода документации. Такое оборудование в архиве отсутствует. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями в области архивного дела дало возможность учреждению приобретать фотодокументы, тем самым увеличивать фотофонд, который является наглядным отображением жизнедеятельности Надымского района. В соответствии с Правилами архива, прием фотодокументов на архивное хранение предусматривает прием негатива или цифрового носителя и контрольного фотоотпечатка с аннотацией, которые должны храниться в негерметичной индивидуальной упаковке в металлическом шкафу-картотеке, которые необходимо приобрести.

Рис. 2. Прием фотодокументов (ед. хр)

2004	2005	2006	2007	2008
31	25	31	69	183

В 2009 году планируется описание 200 фотодокументов. Одной из задач архива является обеспечение гарантий и прав граждан при достижении ими пенсионного возраста. Активное освоение и обустройство газовых месторождений, строительство газопроводов и города Надыма, привлекло рабочие кадры со всех концов страны. В настоящее время граждане, участвовавшие в строительстве, выходят на пенсию, и у них возникает необходимость в получении архивных справок, подтверждающих стаж работы, размер заработной платы, местонахождение организаций в районе Крайнего Севера, нахождение в тот или иной период в отпусках по уходу за детьми и т.д. Кроме вышеуказанных справок архив выдает справки подтверждающие ликвидацию организаций, переименование организаций, справки, подтверждающие ведомственную принадлежность организаций, справки о северных надбавках, о получении жилья, об опеке, о смене фамилий, о прописке граждан, о ведомственном жилье и многие другие помогающие людям в решении их социальных проблем.

Рис. 3. Исполнение тематических и социально-правовых запросов (шт)

2004	2005	2006	2007	2008
2855	2528	2569	2892	2882

За 5 месяцев 2009 года исполнено - 1835 запросов.

Поступление документов от ликвидированных организаций города и района различных форм собственности приводит к увеличению поступления социально-правовых запросов, и конечно, к дополнительным финансовым затратам по содержанию данных документов и исполнению запросов.

Ежегодно наблюдается рост ликвидированных организаций. В 2009 году получены заявки от 10 организаций, находящихся в стадии ликвидации, с просьбой провести экспертизу документов по личному составу для дальнейшей передачи их на архивное хранение.

Рис. 4. Прием документов от ликвидированных организаций (ед. хр)

2004	2005	2006	2007	2008
50	270	302	518	2100

Архив существует с 1973 года, а документы на хранение поступили с 1945 года. Создание любого документа, передаваемого на вечное хранение, требует определенных условий, при этом нужно учитывать и качество бумаги, и использование определенной марки принтера, а так же качество краски. Документы со временем стареют, поэтому одна из задач архивистов и организаций это подготовка качественных документов, передаваемых на архивное хранение. Недобросовестное отношение организаций к оформлению и подготовке документов, которые по истечению ведомственного срока хранения передаются в архив, приводит к тому, что документы через некоторое время необходимо реставрировать, восстанавливать, перепечатывать. Для проведения такого рода работ архив не располагает штатом работников и соответствующим оборудованием. Таким образом, одна из важнейших задач это качественная подготовка документов постоянного хранения и качественная экспертиза ценности этих документов.

Ежегодно архивное учреждение разрабатывает номенклатуры дел и составляет описи дел постоянного хранения, по личному составу и долговременного хранения. С расширением списка организаций - источников комплектования увеличивается объем подготовки номенклатур и описей. В Список организаций - источников комплектования архива на 2009-2011 годы включены 56 организаций различных форм собственности, в т.ч. 42 организации - органы местного самоуправления муниципального образования Надымский район, органы местного самоуправления поселений, образованных в составе территории муниципального образования Надымский район, муниципальные предприятия, учреждения. И одна из задач архива подготовить номенклатуры дел в соответствии со структурой организации и обязательной систематизацией и учетом всех дел, отложившихся в делопроизводстве. От того, как разработана номенклатура, зависит качество составления описей дел. Ежегодно архивом составляется более 50 различных описей дел.

Рис. 5. Составление описей документов (шт.)

2004	2005	2006	2007	2008
69	78	86	89	102

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской федерации" изменен порядок комплектования архивов, что связано с формированием собственности на архивные документы и содержащуюся в них информацию. Это требует разработки новых правовых актов, регламентирующих принцип работы с документами всех форм собственности, укреплению и модернизации материально-технической базы архива в связи с активным внедрением в процесс управления автоматизированных технологий обработки документов, создание баз данных.

Для решения указанных проблем целесообразно применение программно-целевого метода планирования и развития архива, что позволит сконцентрировать финансы на проведение конкретных работ на конкретных участках и предотвратить их неэффективное использование.

II. Цели и задачи целевой Программы ведомства

Целью Программы является обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Надымского района, архивных фондов, являющихся собственностью Ямало-Ненецкого автономного округа и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Соблюдение условий хранения документов, комплектование архива качественно исполненными документами, своевременный учет и составление научно-справочного аппарата, а так же широкое использования документов Архивного фонда Надымского района и других архивных документов на территории Надымского района поможет сохранить культурное наследие района, обеспечить широкий доступ к архивным документам, как элементу информационной культуры, способной удовлетворить рост потребности граждан, общества в поиске и получении архивной информации.

Для достижения указанной цели предполагается решение следующих задач:

- обеспечение сохранности документов Архивного фонда Надымского района и других архивных документов;

- расширение площадей архивохранилища, укрепление материально-технической базы архива;

- расширение доступа пользователей к документам Архивного фонда Надымского района;

- повышение качества комплектования архива новыми архивными документами;

- документационное обеспечение социальных гарантий и прав граждан;

- внедрение автоматизированной системы учета документов "Архивный фонд", 4-я версия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования Надымский район от 22 января 2010 г. N 16 в раздел 3 настоящей программы внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

III. Описание результатов реализации Программы

Социально-экономический эффект реализации Программы заключается в обеспечении сохранности архивных фондов, которые представляют историческое значение в жизни Надымского района и Ямало-Ненецкого автономного округа.

Выполнение намеченных в Программе организационно-практических мероприятий позволит:

- осуществлять регулярный прием дел постоянного хранения от организаций Надымского района в установленные законодательством сроки, что позволит снизить риск их утраты;

- сохранить и пополнить документальную базу для обеспечения ряда социальных гарантий и прав граждан;

- обеспечить доступ пользователей к архивной информации;

- обеспечить повышение эффективности использования архивных фондов;

- расширить список организаций - источников комплектования муниципального архивного учреждения в т.ч. документами личного происхождения, научно-технической документацией;

- усилить контроль за качеством, передаваемых на архивное хранение документов.

При планировании ресурсного обеспечения Программы учитывалась реальная финансовая ситуация в муниципальном образовании Надымский район. Финансирование Программы предусматривается за счет средств бюджета муниципального образования Надымский район и субвенций окружного бюджета.

Общий объем финансирования из местного бюджета на весь период реализации Программы составляет 5080 тыс. рублей, в том числе по годам:

2009 год - 1582 тыс. руб.;

2010 год - 1673 тыс. руб.;

2011 год - 1825 тыс. руб.

Общий объем финансирования из окружного бюджета на весь период реализации Программы составляет 7335 тыс. рублей, в том числе по годам:

2009 год - 1907 тыс. руб.;

2010 год - 1906 тыс. руб.;

2011 год - 3522 тыс. руб.

Перечень мероприятий целевой Программы по направлениям расходования средств представлен в приложении 1 к настоящей Программе. Муниципальное архивное учреждение города Надыма и Надымского района несет ответственность за реализацию Программы, своевременное внесение изменений в перечень мероприятий Программы и объемы финансирования по данным мероприятиям, ответственность за целевое и рациональное использование выделенных денежных средств, а также достоверность представленной отчетности.

Ежегодно объемы финансирования мероприятий Программы подлежат уточнению при формировании бюджета на соответствующий финансовый год.

IV. Основные направления Программы

Планируемый комплекс мероприятий по обеспечению сохранности архивного фонда Надымского района и повышению качества комплектования архива новыми документами предусматривает решение задач по следующим направлениям:

- организация своевременного приема на постоянное, долговременное хранение документов организаций - источников комплектования архива, а так же документов по личному составу ликвидированных государственных и негосударственных организаций.

- укрепление материально-технической базы архива;

- развитие и расширение автоматизированной системы учета архивных документов для качественного использования их в информационной деятельности учреждения.

Программа включает в себя следующие разделы:

Раздел 1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда
Надымского района

Комплексом мероприятий данного раздела предусмотрено:

- проведение мероприятий по улучшению физического состояния архивных документов (подшивка документов, оформление обложек, составление листов-заверителей, мелкая реставрация, картонирование, оформление и т.д.);

- расширение арендных площадей под архивохранилище;

- оснащение архивохранилищ огнетушителями;

- приобретение шкафов для карт, чертежей;

- розыск не поступивших дел на архивное хранение в соответствии с описью дел.

Раздел 2. Государственный учет документов Архивного фонда.
Создание и развитие научно-справочного аппарата

- выверка фондов;

- усовершенствование, переработка описей управленческой документации;

- каталогизация управленческих документов, фотодокументов;

- ведение базы данных "Архивный фонд" и внедрение автоматизированной системы учета документов "Архивный фонд" 4-я версия.

Раздел 3. Комплектование и экспертиза ценности документов Архивного
фонда. Контроль за организацией ведомственного
хранения документов

- организация обработки и приема документов на архивное хранение (управленческой документации, фотодокументов, документов личного происхождения, научно-технической документации, документов по личному составу, в т.ч. от ликвидированных организаций);

- утверждение описей экспертно-проверочной комиссией Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (управленческой документации, фотодокументов, документов личного происхождения, документов по личному составу, научно-технической документации, спецдокументации, документов долговременного хранения);

- согласование экспертно-проверочной комиссией Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа номенклатур дел организаций - источников комплектования;

- проведение проверок делопроизводства и состояния ведомственных архивов организаций, проведение семинаров с ответственными лицами за делопроизводство, архив и передачу дел на архивное хранение.

Раздел 4. Использование документов Архивного фонда

- предоставление документной информации организациям;

- проведение историко-документальных выставок;

- подготовка и издание ежегодного Календаря памятных дат и знаменательных событий города Надыма и Надымского района на 2010-2011 годы;

- исполнение тематических и социально-правовых запросов организаций и граждан.

Раздел 5. Кадровая работа

- прохождение курсов повышения квалификации по вопросам "Архивоведение";

- прохождение курсов профессиональной переподготовки кадров в Отраслевом центре повышения квалификации при Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела;

- участие в семинарах, научно-практических конференциях, совещаниях, проводимых Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

Перечень основных разделов и мероприятий представлен в приложении N 2 к настоящей Программе.

V. Сроки реализации целевой Программы ведомства

Программа разработана на период 2009-2011 годы.

VI. Оценка эффективности расходования бюджетных средств

Реализация Программы направлена на совершенствование деятельности учреждения и усиление ответственности за исполнение поставленных цели и задач.

Программные мероприятия призваны повысить эффективность работы архивного учреждения и достичь главной цели: обеспечение сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Надымского района и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства. В связи с этим планируется осуществить запланированные мероприятия по реализации целевой ведомственной Программы "Основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании Надымский район на 2009-2011 г.г.".

Благодаря реализации мероприятий Программы планируется:

- продолжить работу по усилению сохранности архивных документов, что предусматривает 100% картонирование поступивших документов;

- подшивка, мелкая реставрация документов, оформление обложек, листов-заверителей в процессе планируемых переработок фондов;

- 100% каталогизация документов архивного фонда "Горисполком" и фотодокументов;

- расширение научно-справочного аппарата, внесение изменений и дополнений в исторические справки организаций - источников комплектования и предисловий к фондом и описям;

- увеличение Архивного фонда Надымского района в соответствии с планируемым ежегодным поступлением документов;

- увеличение количества организаций - источников комплектования муниципального архивного учреждения на период 2009-2011 годы;

- 100% укомплектование архивохранилищ огнетушителями;

- ежегодное проведение плановых проверок организаций - источников комплектования архивного учреждения;

- оказание помощи 10 ликвидирующимся организациям в проведении экспертизы ценности и подготовке документов по личному составу для дальнейшей передачи их на архивное хранение.

На отклонение значений показателей мероприятий Программы может оказать влияние недостаточное финансирование.

Оценка эффективности расходования бюджетных средств на реализацию целевой Программы ведомства будет ежегодно производиться на основе использования системы целевых индикаторов представленных в таблице 1.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования Надымский район от 22 января 2010 г. N 16 настоящая таблица изложена в новой редакции

См. текст таблицы в предыдущей редакции

Таблица 1

N/N п/п	Наименование целевых индикаторов	Ед. измерения	2009 год	2010 год	2011 год
1.	Прием документов на архивное хранение	Ед. хр.	743	609	659
2.	Обеспечение физической сохранности документов на бумажной основе (картонирование)	Ед. хр.	1019	609	600
3.	Утверждение описей документов	Кол-во	74	88	90
4.	Разработка номенклатур дел	Кол-во	15	9	9
5.	Проведение проверок делопроизводства и состояния ведомственных архивов организаций	Кол-во	5	7	5
6.	Исполнение тематических и социально-правовых запросов	Кол-во	По мере поступ- ления	По мере поступ- ления	По мере поступ- ления