Приложение N 3. Положение об управлении делопроизводства, контроля и организационной работы Администрации города Салехарда

Приложение N 3
к постановлению
Администрации
города Салехарда
от 1 февраля 2007 г. N 41

Положение
об управлении делопроизводства, контроля и организационной работы
Администрации города Салехарда

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства, контроля и организационной работы (далее - Управление) является структурным подразделением Администрации города, не обладающее правами юридического лица.

1.2. В структуру Управления входят:

- отдел подготовки, выпуска и систематизированного учета нормативно-правовых актов;

- сектор делопроизводства и контроля (канцелярия);

- организационный сектор;

- сектор протокола.

1.3. В своей деятельности Управление непосредственно подчиняется заместителю Главы города.

1.4. Основными задачами Управления являются:

- организационное и документационное обеспечение деятельности Администрации города;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- контроль исполнения документов;

- подготовка и выпуск постановлений и распоряжений Главы города, решений Городской Думы, вносимых Главой города;

- систематизированный учет изданных постановлений и распоряжений Главы города, решений Городской Думы, подписанных Главой города;

- оказание содействия избирательным комиссиям при подготовке и проведении выборов на территории муниципального образования город Салехард;

- совершенствование форм и методов работы с документами.

1.5. Правовую основу деятельности Управления составляют Конституция Российской Федерации, законы и иные нормативные акты Российской Федерации, Устав (Основной Закон), законы и иные нормативные акты Ямало-Ненецкого автономного округа, Устав муниципального образования город Салехард, решения Городской Думы города Салехарда, постановления и распоряжения Главы города, действующие нормативы по вопросам документационного обеспечения, настоящее Положение.

1.6. Материально-техническое обеспечение деятельности Управления осуществляется административно-распорядительной службой Администрации города.

1.7. Финансирование Управления осуществляется за счет средств бюджета города, предусмотренных на содержание органов местного самоуправления.

2. Основные функции Управления

2.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

2.2. Организация своевременного рассмотрения поступающих документов, осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству.

2.3. Подготовка и выпуск постановлений и распоряжений Главы города, решений Городской Думы, подписываемых Главой города.

2.4. Систематизированный учет изданных постановлений и распоряжений Главы города, решений Городской Думы, подписанных Главой города.

2.5. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

2.6. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка бланков документов.

2.7. Разработка номенклатуры дел Администрации города, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

2.8. Подготовка описей дел постоянного хранения, обеспечение своевременной передачи дел постоянного хранения в архивный отдел Администрации города.

2.9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины.

2.10. Организационно-протокольное обеспечение подготовки и проведения расширенных совещаний, официальных встреч и других мероприятий, проводимых Главой города.

2.11. Содействие избирательным комиссиям в организации подготовки и проведения выборов на территории муниципального образования город Салехард.

2.12. Подготовка проектов распоряжений Главы города о награждении Почетной грамотой Главы города и объявлении Благодарности Главы города, организация вручения наград.

2.13. Подготовка необходимых документов по награждению Государственными наградами, наградами Ямало-Ненецкого автономного округа, присвоению Почетных званий.

2.14. Осуществление регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории муниципального образования город Салехард.

2.15. Подготовка проектов постановлений (распоряжений) Главы города по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

2.16. Повышение квалификации работников управления, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.17. Осуществление иных функций, направленных на решение основных задач Управления.

3. Права Управления

Для решения возложенных на него задач Управление имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации города, иных органов местного самоуправления, учреждений и организаций информацию, необходимую для решения задач Управления.

3.2. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствовании форм и методов работы с документами, а также совершенствования организационной работы.

3.3. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных Администрации города.

3.4. Вносить на рассмотрение и утверждение Главе города проекты постановлений и распоряжений по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.5. Проводить в установленном порядке совещания и консультации с участием представителей структурных подразделений Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.6. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города.

3.7. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

3.8. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4. Руководство и организация работы Управления

4.1. Оперативное руководство Управлением осуществляет заместитель Главы города.

4.2. Руководство Управлением осуществляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города.

4.3. Начальник Управления подчиняется заместителю Главы города.

4.4. Начальник Управления имеет одного заместителя, который одновременно является начальником организационного сектора.

4.5. Начальник Управления:

- организует деятельность Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач;

- вносит на утверждение Главе города Положение об Управлении;

- распределяет обязанности между сотрудниками Управления и утверждает их должностные инструкции;

- запрашивает в установленном порядке в структурных подразделениях Администрации города, учреждениях и организациях информацию, необходимую для выполнения функций Управления;

- отвечает за служебную дисциплину сотрудников Управления, в установленном порядке представляет их к поощрению;

- подписывает служебную информацию в пределах своей компетенции.

5. Взаимодействие Управления

5.1. При решении возложенных на него задач Управление взаимодействует с органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, Городской Думой города Салехарда, избирательной комиссией муниципального образования город Салехард, структурными подразделениями Администрации города, средствами массовой информации, предприятиями, учреждениями и организациями, расположенными на территории города.

6. Ответственность Управления

6.1. Начальник Управления и его сотрудники за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа и Уставом муниципального образования город Салехард.

7. Прекращение деятельности Управления

7.1. Реорганизация или ликвидация Управления осуществляется на основании постановления Главы города в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа и Уставом муниципального образования город Салехард.