Приложение. Положение о порядке ведения, учета и хранения личного дела муниципального служащего Администрации муниципального образования город Салехард

Приложение
к постановлению
Администрации
г. Салехарда
от 7 ноября 2011 г. N 528

Положение
о порядке ведения, учета и хранения личного дела муниципального
служащего Администрации муниципального
образования город Салехард

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок ведения, учета и хранения личного дела муниципального служащего Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Положение) в соответствии с нормами Федерального закона от 02 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", требованиями Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

2. Форма, порядок ведения личного дела

2.1. Учет и хранение личного дела муниципального служащего Администрации муниципального образования город Салехард осуществляются в индивидуально сформированном личном деле, состоящем из специальной папки, на лицевой стороне которой размещается обложка личного дела по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению. Внутри папки первоначально располагается анкета, дополнение к анкете по форме согласно приложению N 2, впоследствии размещаются документы, имеющие отношение к лицу, в отношении которого заведено личное дело, конечным листом материалов личного дела муниципального служащего является внутренняя опись документов личного дела.

3. Форма учета документов

3.1. Для учета документов, имеющихся в личном деле муниципального служащего, составляется внутренняя опись документов личного дела по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению. Во внутреннюю опись документов личного дела каждый документ, приобщенный к личному делу муниципального служащего, записывается отдельно с указанием его наименования, даты документа, номера листа. Внутренняя опись подписывается ответственным лицом кадровой службы Администрации муниципального образования город Салехард с указанием расшифровки подписи.

3.2. Учет личных дел осуществляется в журнале регистрации личных дел служащих Администрации муниципального образования город Салехард по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению. Журнал регистрации личных дел ведется ответственными лицами кадровой службы Администрации муниципального образования город Салехард, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципального служащего. Количество номеров в журнале учета личных дел должно соответствовать количеству имеющихся личных дел.

4. Порядок ведения личного дела

4.1. В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности органов местного самоуправления.

4.2. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

1) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу;

2) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

3) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

4) копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

5) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

6) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

7) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

8) копия правового акта представителя нанимателя о назначении на должность муниципальной службы;

9) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

10) копии правовых актов представителя нанимателя о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении иной должности муниципальной службы;

11) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

12) копия правового акта представителя нанимателя об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении (расторжении) трудового договора;

13) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

14) экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы;

15) копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы;

16) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

17) копии правовых актов представителя нанимателя о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

18) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

19) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

20) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

21) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

22) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

23) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

24) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

4.3. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.4. Документы в личном деле муниципального служащего располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

4.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, приобщенных к личному делу муниципального служащего, все его листы, кроме описи и листа ознакомления с личным делом, нумеруются. Цифры проставляются в правом верхнем углу документа.

4.6. Копии документов, приобщаемых к личному делу муниципального служащего, заверяются соответствующим штампом (печатью) и подписью ответственного лица кадровой службы Администрации муниципального образования город Салехард.

4.7. Учетные данные муниципального служащего в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой на электронных носителях, которая обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

4.8. В обязанности кадровой службы Администрации муниципального образования город Салехард, осуществляющей ведение личных дел муниципальных служащих, входит:

1) приобщение документов, указанных в пунктах 4.2 и 4.3 настоящего Положения, к личным делам муниципальных служащих;

2) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;

3) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

4) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Учет и хранение личных дел

5.1. Перечень документов, размещаемых в личном деле, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего, применимый к муниципальной службе в соответствии с пунктом 4 статьи 30 Федерального закона от 02 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", должен соответствовать перечню документов, предусмотренных пунктом 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609.

5.2. Учет и хранение личных дел осуществляет кадровая служба Администрации муниципального образования город Салехард.

5.3. Для хранения личных дел муниципальных служащих используется специально отведенный кабинет (помещение), в том числе размещаемый в нем шкаф, оборудованный запорным устройством, ограничивающим доступ посторонних лиц.

5.4. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другой орган местного самоуправления его личное дело передается по новому месту замещения должности муниципальной службы, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Освободившийся номер личного дела присваивается личному делу вновь принятого на должность муниципальной службы. Основанием для передачи личного дела является официальный запрос.

5.5. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленных настоящим Положением.

5.6. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся в кадровой службе Администрации муниципального образования город Салехард в течение 10 (десяти) лет, после чего передаются в архивный отдел (муниципальный архив) на хранение.