Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 1
Порядок
формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов
исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого
автономного округа - участника системы электронного
документооборота и делопроизводства
(утв. постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
от 31 января 2008 г. N 26-А)
10 декабря 2009 г., 1 августа 2012 г.
I. Общие положения
Постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 1 августа 2012 г. N 614-П в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения
1.1. Настоящий Порядок определяет общие принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в целях:
- создания единого документационного пространства исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - исполнительный орган, исполнительные органы) и постоянно действующих коллегиальных органов, создаваемых ими (далее - коллегиальный орган);
- унификации принципов формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительных органов и коллегиальных органов;
- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства исполнительных органов в системе электронного документооборота и делопроизводства, основанной на принципе "единой базы";
- снижения организационно-материальных затрат на внедрение и сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.2. Соблюдение настоящего Порядка является обязательным для исполнительных органов - участников системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.3. Исполнительные органы, применяющие иные принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов, не могут стать участниками системы электронного документооборота и делопроизводства.
II. Порядок формирования номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел исполнительного органа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства формируется на основе многоуровневой Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура).
2.2. В номенклатуре дел под указанием наименования исполнительного органа на следующей строке в скобках должен быть указан код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Указание кода исполнительного органа является признаком участника системы электронного документооборота и делопроизводства.
Постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 1 августа 2012 г. N 614-П в пункт 2.3 настоящего приложения внесены изменения
2.3. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа являются наименования его структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на него, с возможным выделением раздела "Руководство", определяемым как первый раздел номенклатуры дел. В случае отсутствия раздела "Руководство" первым аналогичным по содержанию является раздел структурного подразделения исполнительного органа, ответственного за документационное обеспечение исполнительного органа и организацию его делопроизводства.
Дела постоянно действующего коллегиального органа группируются и включаются в номенклатуру дел того исполнительного органа, на который возложены обязанности по обеспечению его деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких таких коллегиальных органов дела каждого из них группируются в отдельный раздел с указанием его наименования.
Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и/или не имеющих утвержденного состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.
2.4. В обязательном порядке в первом разделе учитываются документы:
- поступившие на имя руководителя или в адрес исполнительного органа;
- отправляемые от имени исполнительного органа, руководителя исполнительного органа или лица, исполняющего его обязанности;
- правовые акты и другие документы исполнительного органа, подписанные руководителем исполнительного органа или лицом, исполняющим его обязанности.
2.5. Допускается учитывать указанные в пункте 2.4 документы по вопросам кадрового и бухгалтерского учета в иных разделах (соответствующих структурных подразделениях исполнительного органа) под другими индексами по установленным правилам кадрового и бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре.
2.6. При размещении подлинников указанных в пункте 2.4 документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях исполнительного органа их реальное местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел исполнительного органа.
2.7. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел раздела "01" в других разделах номенклатуры дел исполнительного органа под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова "копии" или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях исполнительного органа они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова "копии". Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений исполнительного органа, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса исполнительного органа. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.
При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.
2.8. Последовательность и наименование с учетом наименования исполнительного органа, опорных (базовых - двусоставных) индексов Типовой номенклатуры является обязательной, например:
- в наименовании опорного индекса "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" слова "исполнительного органа государственной власти" заменяются на наименование конкретного исполнительного органа;
- в случае отсутствия утвержденного Регламента исполнительного органа слово "Регламент" может быть опущено.
2.9. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.
2.10. При необходимости учета специфики деятельности исполнительного органа в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трех- и более составные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.
Например, в опорном индексе "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06 может быть создан подчиненный индекс "Положения структурных подразделений исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06-01.
В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.
Например, для подчиненного индекса 01-12-03 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по основным вопросам деятельности" может быть создан индекс 01-12-03.1 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по вопросам здравоохранения".
2.11. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры "к".
Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" они формируются в дело с индексом 01-05-01к "Контрольные дела о выполнении постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
2.12. При разделении мест формирования документов в дела и ведении их журнальной формы регистрации индекс журнала образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры "ж".
Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-05-01ж "Журнал регистрации постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
2.13. При необходимости ведения раздельной регистрации проектов документов и самих документов проекты учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "п".
Например, при регистрации проектов постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности они учитываются в деле с индексом 01-05-01п "Проекты постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
2.14. При необходимости ведения журналов рассылки или выдачи документов данные журналы учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "р".
Например, при ведении журнала рассылки по документам индекса 01-05-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-05-01р "Журнал рассылки постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".
Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 декабря 2009 г. N 687-А раздел II настоящего приложения дополнен пунктом 2.15
2.15. Возможно формирование и ведение дел исключительно в электронном виде. При формировании дел в электронном виде к индексу дел добавляется литера "э". В дела, ведущиеся в электронном виде, включаются документы, оригиналы которых были оформлены на бумажном носителе, представленные своими электронными копиями в графическом формате с обязательным наличием графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке), прохождения документов (печать, штамп и т.д.) и рукописных реквизитов (подпись, дата, визы и т.д.), а также документы, не имеющие оригинала на материальном носителе, в т.ч. и те, которые могут быть воспроизведены на нём средствами системы электронного документооборота и делопроизводства в неизменном виде, в течение всего периода хранения.
Не допускается формирование дел в электронном виде для документов со сроками хранения свыше 5 лет, а также документов кадрового и бухгалтерского делопроизводства и дел с отметкой ЭПК.
III. Порядок формирования регистрационного номера
3.1. При регистрации правовых актов, наименование вида которых полностью или за исключением слов "по основному виду деятельности" соответствует наименованию соответствующего индекса номенклатуры дел, в составе регистрационного номера может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. Идентификация правового акта в этом случае осуществляется по виду документа и его порядковому номеру в пределах учетного года.
3.2. Для правовых актов аналогичного вида, но принимаемых по частным или специфическим вопросам деятельности исполнительного органа в составе регистрационного номера также может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. В этом случае порядковый номер должен быть дополнен дополнительной литерой. Правило формирования регистрационного номера для данных правовых актов должно быть определено в Инструкции по делопроизводству исполнительного органа.
3.3. Для иных документов, за исключением писем, применяется следующий порядок формирования регистрационного номера:
- для документов, наименование вида которых полностью совпадает с наименованием соответствующего индекса номенклатуры дел, номер индекса может не использоваться;
- для документов с различающимися наименованиями вида и соответствующего индекса номенклатуры дел номер индекса должен использоваться.
3.4. При регистрации поступающей, отправляемой и внутренней корреспонденции индекс номенклатуры дел обязательно включается в состав регистрационного номера.
3.5. При включении номера индекса номенклатуры дел в состав регистрационного номера номер индекса и порядковый номер документа разделяются косой чертой. Рекомендуемой последовательностью является предшествование номера индекса порядковому номеру документа.
3.6. Номеру индекса должен предшествовать без разделяющих символов код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Незначащий ноль в коде исполнительного органа может быть опущен.
Для внутренних документов, весь цикл движения которых ограничен структурой одного исполнительного органа, код исполнительного органа может не указываться.
3.7. Составной индекс номенклатуры дел с включением кода исполнительного органа является индикатором для участников системы электронного документооборота и делопроизводства о включении документа в состав информационного ресурса общей базы.
3.8. Допускается использование дополнительных символов - цифр и знаков препинания, размещаемых после порядкового номера документа, в целях отражения взаимосвязи документов.
Дополнительные нецифровые символы, отражающие должность и личность подписавшего документ, место регистрации и другие переменные обстоятельства, размещаются в правой части регистрационного номера через дефис. Данные символы могут не отражаться в учетных данных документа при их указании на оригинале.
3.9. Размещение нецифровых символов в начале регистрационного номера не допускается.
IV. Порядок формирования дел
4.1. Общий порядок формирования дел определяется Инструкцией по делопроизводству исполнительного органа. В настоящем разделе отражены моменты формирования дел в случае наличия допускаемых расхождений номенклатуры дел исполнительного органа и Типовой номенклатуры.
4.2. В случае отсутствия в номенклатуре исполнительного органа соответствующего подчиненного индекса допускается оформлять документы в дела с индексом, отличным от указанного в регистрационном номере, но в пределах данного базового индекса.
Например, документ, отнесенный автором к подчиненному индексу 01-12-02 "Переписка с Федеральным Собранием РФ по основным вопросам деятельности", формируется в дело 01-12 "Переписка с федеральными органами власти".
4.3. В случае наличия дополнительной детализации (подчиненных индексов) базового индекса в номенклатуре исполнительного органа, отсутствующей в Типовой номенклатуре, допускается разнесение документов в дела подчиненных индексов в пределах одного базового индекса.
Например, документ, отнесенный автором к базовому индексу 01-15 "Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по основным вопросам деятельности", формируется в дело 01-15-01 "Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по вопросам здравоохранения".
4.4. Отнесение документа в дело с базовым индексом, отличным от базового индекса, указанного в регистрационном номере, запрещается.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.