Постановление Мэра муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 января 2003 г. N 17 "О реорганизации архивного отдела по личному составу администрации города Салехарда"

Постановление Мэра муниципального образования г. Салехард
от 15 января 2003 г. N 17
"О реорганизации архивного отдела по личному составу администрации
города Салехарда"

В соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Ямало-Ненецкого автономного округа "О местном самоуправлении в Ямало-Ненецком автономном округе", основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом Ямало-Ненецкого автономного округа "О внесении изменений и дополнений в Закон Ямало-Ненецкого автономного округа "Об Архивном фонде Ямало-Ненецкого автономного округа и архивах", Уставом муниципального образования город Салехард, в целях совершенствования архивного дела на территории муниципального образования город Салехард и участия в формировании Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа, обеспечения учета, сохранности, комплектования и использования документов муниципальных учреждений, организаций и предприятий постановляю:

1. Архивный отдел по личному составу администрации города Салехарда реорганизовать в архивный отдел администрации города Салехарда.

2. Утвердить прилагаемое Положение об отделе.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра города - руководителя аппарата администрации города Л.О. Нога.

Мэр города Салехарда

А.М. Спирин

Положение
об архивном отделе администрации муниципального образования г. Салехард
(утв. постановлением Мэра г. Салехарда от 15 января 2003 г. N 17)

I. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования г. Салехард, осуществляющим полномочия по комплектованию Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа и муниципального образования г. Салехард, формированию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов и архивных фондов.

1.2. Отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории муниципального образования г. Салехард.

1.3. В своей деятельности отдел непосредственно подчиняется заместителю мэра города - руководителю аппарата администрации.

1.4. Отдел взаимодействует с управлением по делам архивов администрации Ямало-Ненецкого автономного округа в соответствии с Соглашением о сотрудничестве по вопросам методического обеспечения развития архивного дела и ведения централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.5. Для осуществления своей деятельности отдел использует печать и бланк со своим наименованием.

1.6. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законом Ямало-Ненецкого автономного округа "Об Архивном фонде Ямало-Ненецкого автономного округа и архивах", Уставом муниципального образования г. Салехард, постановлениями и распоряжениями главы муниципального образования, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и настоящим Положением.

1.7. Положение об отделе, штатная численность и структура отдела утверждается главой муниципального образования.

1.8. Администрация муниципального образования обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов.

II. Задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Комплектование отдела документами Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования.

2.2. Комплектование отдела фото-, видеодокументами и документами личного происхождения, хранение документов ликвидированных организаций.

2.3. Обеспечение физической сохранности и учета документов, находящихся на хранении в отделе.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий о составе и содержании находящихся на хранении документов; исполнение социально-правовых запросов населения по материалам архивных документов.

III. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых главой муниципального образования; проведение систематической работы по их уточнению.

3.2. Отбор и прием документов постоянного (долговременного) сроков хранения в отдел.

3.3. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов.

3.4. Организация приема документов негосударственной части Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом.

3.5. Осуществление организационно-методической помощи по вопросам делопроизводства организациям, учреждениям и предприятиям, включенным в источники комплектования отдела.

3.6. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу в организациях - источниках комплектования архивного отдела и организациях дополнительного списка.

3.7. Рассмотрение инструкций по делопроизводству организаций, учреждений, предприятий и подготовка предложений по их совершенствованию.

3.8. Оказание методической помощи при составлении паспорта архива организации.

3.9. Оказание методической помощи ликвидируемым организациям по подготовке и передаче документов постоянного срока хранения и по личному составу в отдел.

3.10. Разработка номенклатур дел и составление описей дел постоянного срока хранения и по личному составу организаций - источников комплектования отдела.

3.11. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации делопроизводства и подготовки документов для сдачи в архив.

3.12. Предоставление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

3.13. Организация хранения и учета архивных документов, принятых в отдел, в том числе:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа;

- архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

3.14. Информирование органов местного самоуправления, организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике.

3.15. Организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по запросам, осуществление публикаторской деятельности, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью.

3.16. Исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.

3.17. Проведение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата в документах отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.18. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при наделении ими муниципального образования в установленном законом порядке.

3.19. Проведение работы по установлению местонахождения документов по личному составу, внесенных в опись учреждения и не принятых в архивный отдел, предоставление информации об этом заинтересованным учреждениям, гражданам.

3.20. Проверка выполнения учреждениями, независимо от их ведомственной принадлежности, требований законодательства Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления в области архивного дела.

3.21. Осуществление иных полномочий, отнесенных к ведению отдела.

IV. Права отдела

Отдел имеет право:

4.1. Представлять в установленном порядке интересы администрации муниципального образования г. Салехард по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Выносить на рассмотрение администрации муниципального образования предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в отделе; совершенствования работы ведомственных архивов организаций.

4.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального образования вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов.

4.5. Осуществлять проверки состояния делопроизводства и ведомственных архивов организаций - источников комплектования и организаций дополнительного списка.

4.6. Давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков.

4.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией муниципального образования и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.8. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности, подготовки и сдачи документов в архив.

V. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты отдела, замещающие муниципальные должности, являются муниципальными служащими.

Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой муниципального образования.

При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации муниципального образования, а также управления по делам архивов Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа. Один экземпляр акта приема-передачи представляется в управление по делам архивов администрации ЯНАО.

5.2. Начальник отдела:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- участвует в совещаниях, конференциях и других мероприятиях, проводимых администрацией муниципального образования при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела;

- информирует администрацию муниципального образования о состоянии архивного дела;

- выносит на утверждение главы муниципального образования положение, штатную численность, структуру отдела;

- вносит предложения о назначении и освобождении работников отдела;

- распределяет обязанности, разрабатывает и утверждает должностные инструкции специалистов отдела;

- вносит предложения о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- представляет на рассмотрение главы муниципального образования проекты нормативно-правовых актов, перспективные и текущие планы развития архивного дела в муниципальном образовании;

- осуществляет в пределах своей компетенции иные полномочия, не противоречащие данному законодательству.

5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией муниципального образования.

5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется постановлением главы муниципального образования в установленном действующим законодательством порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются правопреемнику. При ликвидации отдела и отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в установленном порядке в Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа.