Постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 декабря 2001 г. N 705 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа"

С изменениями и дополнениями от:

13 сентября 2002 г., 22 января, 30 июня 2003 г., 8 октября, 4 ноября 2004 г.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в Администрации автономного округа постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).

2. Начальнику управления делопроизводства и архива аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа (Товмасян Н.Д.) довести указанную Инструкцию до сведения работников Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа.

3. Руководителям структурных подразделений Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции и в месячный срок привести в соответствие с настоящей Инструкцией положения о структурных подразделениях.

4. Признать утратившими силу:

- распоряжение Губернатора автономного округа от 30 ноября 1998 г. N 958-р "Об инструкции по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

- распоряжение Губернатора автономного округа от 27 декабря 2000 г. N 1737-р "О направлении нормативных правовых актов автономного округа для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации";

- распоряжение Губернатора автономного округа от 15 января 2001 г. N 20-р "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

- распоряжение Губернатора автономного округа от 28 марта 2001 г. N 315-р "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

- постановление Губернатора автономного округа от 5 июня 2001 г. N 420 "Об утверждении Временного Положения о работе с документами в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";

- разделы 13, 14, 15, 16, 19, 23 Регламента Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденного постановлением Губернатора автономного округа от 3 сентября 2001 г. N 572.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора автономного округа Волкову Л.Д.

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа

Ю.В. Неелов

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа
от 27 декабря 2001 г. N 705)

С изменениями и дополнениями от:

13 сентября 2002 г., 22 января, 30 июня 2003 г., 8 октября, 4 ноября 2004 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Администрация автономного округа) в процессе осуществления возложенных на нее функций по обеспечению деятельности Губернатора автономного округа.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, Регламентом Администрации автономного округа, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и с учетом опыта работы с документами в Администрации автономного округа.

1.3. Порядок работы с документами, установленный настоящей Инструкцией, обязателен для всех работников структурных подразделений Администрации автономного округа.

1.4. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, распространяется на организацию работы с документами несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования".

Порядок ведения секретного делопроизводства регламентируется специальной инструкцией.

1.5. Организацию и совершенствование системы делопроизводства на основе применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной техники, методическое руководство работой с документами, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Администрации автономного округа осуществляет управление делопроизводства и архива аппарата Губернатора автономного округа (далее - управление делопроизводства и архива).

1.6. При работе с документами, поступившими в Администрацию автономного округа, не допускается:

- вносить в них исправления;

- работать с ними вне служебных помещений;

- разглашать содержащиеся в них сведения;

- передавать работникам других организаций копии поступивших документов без разрешения руководителей структурных подразделений.

1.7. Руководители структурных подразделений Администрации автономного округа в случае увольнения или перехода на другую работу сотрудника обеспечивают полную передачу всех числящихся за ним по номенклатуре дел документов работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого временно возложено исполнение его обязанностей.

1.8. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

1.9. Ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Администрации автономного округа возлагается на их руководителей и сотрудников.

1.10. В департаментах, главных управлениях и комитетах Администрации автономного округа разрабатываются индивидуальные инструкции по делопроизводству, не противоречащие основным положениям настоящей Инструкции.

2. Порядок приема, обработки и распределения поступающей
корреспонденции

2.1. Документы, поступающие в Администрацию автономного округа, принимаются, учитываются и регистрируются (в централизованном порядке) отделом документационного обеспечения управления делопроизводства и архива (далее - отдел документационного обеспечения).

2.2. Структурные подразделения Администрации автономного округа регистрируют адресованные им документы самостоятельно.

Переписка между структурными подразделениями Администрации автономного округа в отделе документационного обеспечения не учитывается.

2.3. Телефонограммы в адрес Губернатора, вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа принимаются специалистами их приемных, в адрес руководителей структурных подразделений Администрации автономного округа - специалистами этих подразделений.

2.4. Прием и регистрация личных и коллективных писем граждан, адресованных на имя Губернатора, вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора автономного округа.

2.5. При приеме и первичной обработке поступающих документов в Администрацию автономного округа производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и наличие вложений.

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату.

Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю специалистами отдела документационного обеспечения, осуществляющими первичную обработку корреспонденции.

При повреждении документа либо отсутствии приложений к нему составляется акт в 3-х экземплярах. Первый остается в отделе документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.

2.6. Документы на иностранных языках, поступившие в Администрацию автономного округа без перевода, регистрируются отделом документационного обеспечения и передаются в департамент международной и внешнеэкономической деятельности для перевода на русский язык, о чем в электронной регистрационной карточке делается отметка.

2.7. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 1.

2.8. В отделе документационного обеспечения документ регистрируется в автоматизированной системе документооборота. Электронная карточка регистрации включает в себя все имеющиеся на документе реквизиты, краткую аннотацию его содержания, сведения о направлении документа на исполнение, о полученных по нему резолюциях руководства Администрации автономного округа (приложение 2).

При регистрации документов проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа (приложения не регистрируются) с присвоением документу регистрационного номера.

Регистрационный штамп содержит:

- наименование организации "Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа";

- порядковый номер;

- индекс заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения;

- дату обработки документа.

2.9. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются специалистами отдела документационного обеспечения на рассмотрение Губернатору автономного округа, вице-губернатору автономного округа и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с их полномочиями.

После рассмотрения документ возвращается в отдел документационного обеспечения для внесения в электронную базу данных текста резолюции, срока исполнения документа и Ф.И.О. исполнителя.

Документы, адресованные для исполнения нескольким исполнителям, передаются в копиях. Подлинник остается в отделе документационного обеспечения.

На документах, подлежащих возврату, проставляется штамп "Подлежит возврату".

2.10. Помощники и консультанты Губернатора, консультанты вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа получают почту в отделе документационного обеспечения, осуществляя их учет и контроль.

2.11. Правительственные документы, доставленные фельдъегерской службой принимаются начальником одела документационного обеспечения, в его отсутствие - специалистом, его замещающим.

2.12. Договоры, соглашения, заключенные Администрацией автономного округа (в том числе заключенные с Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, с органами местного самоуправления в автономном округе, заключенные при осуществлении международных и внешнеэкономических связей), регистрируются в договорном отделе контрольно-правового управления аппарата Губернатора автономного округа.

3. Организация работы c документами в структурных подразделениях

3.1. Документы, в соответствии с листом рассылки, в том числе документы с поручениями Губернатора и вице-губернатора автономного округа, направляются в структурные подразделения Администрации автономного округа только через отдел документационного обеспечения.

3.2. Прием и учет поступивших в структурное подразделение Администрации автономного округа документов осуществляется специалистами структурного подразделения.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении Администрации автономного округа фиксируются в электронной базе данных или в журнале регистрации.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности его исполнения или доставки.

3.3. Руководители структурных подразделений Администрации автономного округа организуют исполнение поступивших документов.

Поручение исполнителю дается в форме резолюции, которая содержит в себе: фамилию исполнителя, указание о порядке, характере и сроке исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Например:                        С.К. Андрееву

                                 Срочно подготовьте предложения

                                 по  данному   вопросу

                                 Личная подпись.

                                 13.03.2001 г.

3.4. Поступившие в структурные подразделения Администрации автономного округа федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы автономного округа с поручениями Губернатора, вице-губернатора автономного округа рассматриваются руководителями структурных подразделений Администрации автономного округа в указанные сроки.

3.5. Структурные подразделения Администрации автономного округа представляют предложения по реализации федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы автономного округа в виде проектов постановлений, распоряжений.

3.6. Специалист структурного подразделения Администрации автономного округа, ответственный за делопроизводство, сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения на исполнении или на контроле, со сведениями, занесенными в электронную базу данных структурного подразделения, и докладывает руководителю структурного подразделения Администрации автономного округа и отделу документационного обеспечения о состоянии работы с документами, находящимися на контроле каждые 10 дней.

3.7. Исполненные в установленный срок документы передаются исполнителями специалисту структурного подразделения, ответственному за делопроизводство для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.8. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа:

- наименование организации-автора;

- вид документа;

- дата;

- индекс (порядковый номер) документа;

- место издания документа;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы.

В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документов, их обработка и т.д.

4.2. Документы оформляются на бланках.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297х420мм) и А6 (105х148мм).

4.3. Название вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

4.4. Заголовок-реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок должен отвечать на вопросы "О чем (о ком)?". Например: "о внесении изменения", "об утверждении", "о выполнении" и т.д.

Дата документа

4.5. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированные в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

В документе-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

На последнем листе документа в левом углу исходящего документа указывается фамилия исполнителя и номер служебного телефона, например:

     С.Ю. Михайлов

     4-12-34

Отправляемому из структурного подразделения Администрации автономного округа документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса заголовка дела по номенклатуре структурного подразделения, порядкового регистрационного номера документа в течение календарного года.

Второй экземпляр исходящего документа с оригиналом подписи помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Адресование документа

4.6. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

4.6.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                 Министерство культуры

                                                 Российской Федерации

4.6.2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

                                                 Министерство образования

                                                 Российской     Федерации

                                                 Управление        делами

                                                 Ведущему     специалисту

                                                 С.А. Романову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                 Генеральному   директору

                                                 ЗАО           "Агропром"

                                                 И.Д. Медведеву

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 4.6.3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6.3. Если документ отправляют в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                  Руководителям структурных подразделений

                                  автономного округа

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.

4.6.4. При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                И.П. Калинину

                                                ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                Киреевский район,

                                                г. Липки,

                                                Тульская область, 301261

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                                    Председателю садового

                                                          товарищества

                                                        "Можайские дали"

                                                           В.А. Бунееву

4.6.5. Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" на втором, третьем и четвертом экземплярах не указывается - каждый из них должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Подписание документа

4.7. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 4.7.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7.1. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке Администрации автономного округа, сокращенное - если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи.

При оформлении документа на бланке должностного лица Администрации автономного округа наименование должности лица, подписывающего документ, не указывается.

4.7.2. При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности, например:

     За/Заместителя Губернатора автономного округа            И.О.Фамилия

4.7.3. При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Глава муниципального образования         Глава муниципального образования

г. Салехарда                              г. Лабытнанги

Подпись И.О.Фамилия                      Подпись И.О.Фамилия

4.7.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник департамента экономики      личная подпись          И.О.Фамилия

Начальник отдела цен                  личная подпись          И.О.Фамилия

4.7.5. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                 личная подпись          И.О.Фамилия

Члены комиссии                        личная подпись          И.О.Фамилия

                                      личная подпись          И.О.Фамилия

Утверждение документа

4.8. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

4.8.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                            Заместитель       Губернатора

                                            Ямало-Ненецкого

                                            автономного            округа

                                            личная подпись    И.О.Фамилия

                                            _____________________2001 г.

4.8.2. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                    УТВЕРЖДАЮ

                                    Начальник управления делопроизводства

                                        и архива аппарата Губернатора

                                               автономного округа

                                      ______________________И.О.Фамилия

                                         ______________________2001 г.

4.8.3. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например,

                                           УТВЕРЖДЕН

                                           Постановлением     Губернатора

                                           автономного     округа      от

                                           ______________2001 г. N____

Согласование документа

4.9. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.9.1. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

     Начальник департамента экономики

     Личная    подпись    И.О.Фамилия

     26.11.2000 г.

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Росархива

     от 26.11.2000 г. N 01-15/155-К

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 в пункт 4.9.2. настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.9.2. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

В распорядительных документах виза проставляется в строго определенном месте или листе согласования.

В договорах и соглашениях, заключаемых Администрацией автономного округа, виза согласования проставляется в нижней части последнего листа второго экземпляра подлинника.

В служебных письмах за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора, первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора автономного округа виза согласования проставляется на оригинале второго экземпляра в нижней части последнего листа. Согласование обязательно:

- с департаментом финансов Администрации автономного округа по вопросам, предусматривающим финансирование расходов за счет средств окружного бюджета;

- с контрольно-правовым управлением аппарата Губернатора автономного округа по вопросам договорных отношений.

Оформление приложений к документу

4.10. В документе информационно-справочного характера - письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых документов, например:

     Приложение: на 3л. в 4 экз.

4.10.1. Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименование необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

      Приложения: 1. Окружная целевая программа "Дети Ямала"

                     на 17л. в 2 экз.

                  2. Мероприятия по реализации окружной целевой

                     программы "Дети Ямала" на 9л. в 2 экз.

4.10.2. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

     Приложения: на 3л. в 4 экз. в первый адрес.

4.10.3. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

     Приложение: брошюра в 2 экз.

4.10.4. В постановлениях, распоряжениях Губернатора и Администрации автономного при наличии приложений ссылка на приложения делается в тексте постановления (распоряжения). На первом листе приложения в правом верхнем углу пишется:

                                           Приложение

                                           к  постановлению   Губернатора

                                           автономного     округа      от

                                           ________________ г. N ___

Если приложений несколько, то они нумеруются, например:

                                           Приложение 1 (2, 3, 4)

                                           к  распоряжению  Администрации

                                           автономного     округа      от

                                           _______________ N _______

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Порядок подготовки нормативных правовых актов
Губернатора и Администрации автономного округа

Подготовка правовых актов Губернатора и Администрации
автономного округа

5.1. Правовые акты Губернатора и Администрации автономного округа (далее - правовые акты) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов автономного округа.

5.2. Правом вносить проекты правовых актов на рассмотрение Губернатора автономного округа обладают: вице-губернатор автономного округа, первый заместитель Губернатора автономного округа, заместители Губернатора автономного округа, руководители структурных подразделений Администрации автономного округа, главы муниципальных образований в автономном округе (далее именуются - авторы проекта).

5.3. Руководители общественных организаций, предприятий, учреждений и организаций могут инициативным порядком направлять проекты правовых актов заместителям Губернатора автономного округа или непосредственно в подразделения Администрации автономного округа по принадлежности вопросов для выработки заключения и внесения проектов в установленном порядке.

5.4. Подготовка проектов правовых актов осуществляется структурными подразделениями Администрации автономного округа.

Срок подготовки проекта и издания правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов автономного округа, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также правовых актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями Администрации автономного округа, могут создаваться рабочие группы.

Инициаторы (авторы), исполнители проекта несут персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной тайны и сроков подготовки.

5.5. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения и дополнения или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст разработанного проекта правового акта. К проекту правового акта прилагаются копии действующих правовых актов, в которые вносятся изменения и дополнения, а также признаваемых утратившими силу.

5.6. В процессе подготовки проекта правового акта исполнителем должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

К проекту правового акта Губернатора и Администрации автономного округа в обязательном порядке прилагается пояснительная записка. При необходимости к пояснительной записке прилагаются сравнительные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

5.7. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) Ямало-Ненецкого автономного округа, законам автономного округа и иным правовым актам автономного округа.

5.8. Согласованный проект правового акта и его электронная копия (версия) на магнитном носителе предоставляется в отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа аппарата Губернатора автономного округа (далее - отдел подготовки и выпуска нормативных правовых актов).

Под электронной копией (версией) документа понимается текстовый файл формата rtf, содержание и форматирование которого полностью, за исключением графических элементов (герб, подпись), идентичны бумажному оригиналу.

5.9. К проектам правовых актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (законы, постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов.

5.10. Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый правовой акт. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

5.11. Кодификация правовых актов осуществляется путем объединения правовых актов в единый, логически цельный акт с изменением их содержания. В процессе кодификации устраняется устаревший правовой материал, готовится новая редакция правового акта.

5.12. Проект кодифицированного правового акта, подготовленный контрольно-правовым управлением аппарата Губернатора автономного округа (далее - контрольно-правовое управление), направляется в профильное структурное подразделение Администрации автономного округа, осуществляющее функции государственного управления в соответствующей сфере, которое организует процедуру согласования проекта в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Правила оформления проектов правовых актов

5.13. Проекты правовых актов автономного округа оформляются на бланках установленного образца.

5.14. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию документа, отвечать на вопрос: "О чем издан правовой акт?".

5.15. Текст документа должен быть кратким, суть изложена четко и должна исключать возможность двоякого толкования.

В тексте правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение 3).

5.16. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула в проектах постановлений завершается словом постановляю.

В распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует.

Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, либо с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя. Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в определенной форме ("Утвердить", "Установить" и т.д.).

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

При необходимости для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения правовых актов Российской Федерации, автономного округа, с указанием ссылок на наименование этих актов.

Если в правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты правового акта должны иметь ссылки на эти приложения. Названия приложений должны быть идентичными указанным в тексте правового акта.

5.17. Подготовленный проект правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие действующему законодательству, а также правилам орфографии и пунктуации.

5.18. Приложения к правовому акту являются неотъемлемой частью правового акта.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста правового акта.

5.19. Правовые акты должны содержать:

- точные наименования структурных подразделений Администрации автономного округа и организаций в соответствии с их положениями и учредительными документами, наименование должностей и фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение задания;

- сроки исполнения заданий;

- указание относительно официального опубликования (для правовых актов нормативного характера, затрагивающих права и интересы граждан);

- поручение контроля за исполнением данного правового акта;

- указание о признании утратившими силу правовых актов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых.

Текст документа с заголовком "О внесении изменений и дополнений в ..." должен содержать пункт: "Внести изменения (или дополнения) в ...", при этом каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельным пунктом (или подпунктом).

5.20. Контроль за исполнением правовых актов возлагается на вице-губернатора автономного округа, первого заместителя Губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа.

В случае, когда проект правового акта представлен структурным подразделением Администрации автономного округа, непосредственно координируемым Губернатором автономного округа, контроль за исполнением может быть возложен на то должностное лицо Администрации автономного округа, которому в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса, либо на руководителя структурного подразделения Администрации автономного округа, подготовившего данный проект.

Порядок согласования проектов правовых актов

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 октября 2004 г. N 332 в пункт 5.21 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.21. Согласование проектов правовых актов осуществляется исполнителем. Лист согласования печатается исполнителем на оборотной стороне последнего листа проекта документа (приложение 4).

Руководители структурных подразделений Администрации автономного округа определяют ответственных исполнителей, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту документа.

Согласование проекта документа включает обязательное визирование автором проекта каждой страницы проекта, включая приложения, работниками юридических служб (отделов) структурных подразделений Администрации автономного округа, выступающими авторами (исполнителями) проекта, заместителями Губернатора автономного округа, в соответствии с их должностными обязанностями, руководителями структурных подразделений Администрации автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию, руководителями органов и организаций, которым предписываются данным проектом конкретные поручения на листе согласования, с обязательным указанием даты визирования.

Подготовленный правовой акт на бумажном носителе изначально предоставляется в отдел подготовки и выпуска нормативных правовых актов для регистрации, с целью осуществления контроля за соблюдением сроков прохождения согласования в структурных подразделениях Администрации автономного округа.

5.22. Согласование проекта является обязательным:

- по вопросам отвода земель вице-губернатором автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, курирующим вопросы агропромышленного комплекса, начальником департамента природно-ресурсного регулирования и развития нефтегазового комплекса Администрации автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, курирующим вопросы коренных малочисленных народов Севера, председателем Комитета по земельным ресурсам и землеустройства по Ямало-Ненецкому автономному округу, председателем комитета по управлению государственным имуществом Администрации автономного округа, руководителями отделений Ассоциации коренных малочисленных народов Севера автономного округа "Ямал-потомкам".

Согласование с управлением природных ресурсов производится при предварительном согласовании мест размещения земельных участков (экспертизе материалов);

- по проектам, предусматривающим расходы за счет средств окружного бюджета, с заместителем Губернатора автономного округа, начальником департамента финансов Администрации автономного округа или лицом, исполняющим его обязанности;

- по вопросам, касающимся государственной и муниципальной собственности с заместителем Губернатора автономного округа, председателем комитета по управлению государственным имуществом Администрации автономного округа или лицом, исполняющим его обязанности, начальником департамента по управлению государственной собственностью автономного округа или лицом, исполняющим его обязанности;

- по вопросам создания, реорганизации или ликвидации структурных подразделений Администрации автономного округа, утверждения их положений с вице-губернатором автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, начальником департамента финансов Администрации автономного округа, начальником управления государственной службы и кадровой политики аппарата Губернатора автономного округа.

5.23. Согласование проектов правовых актов с контрольно-правовым управлением производится после всех согласований.

5.24. Срок рассмотрения проектов правовых актов, предоставленных на согласование, не должен превышать семи рабочих дней с момента регистрации проекта в согласующем органе, если иной срок не установлен Губернатором автономного округа.

5.25. При оперативной подготовке проектов правовых актов по указанию Губернатора автономного округа срок согласования не должен превышать трех рабочих дней с момента получения документа согласующим органом, в отдельных случаях - незамедлительно.

5.26. В случае не предоставления исполнителю согласующим органом информации о результатах рассмотрения проектов правовых актов в срок, установленный пунктами 5.24, 5.25, 5.28 проект считается согласованным по умолчанию. В этом случае исполнитель оформляет пояснительную записку на имя заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора автономного округа, о несоблюдении согласующим органом срока согласования (с указанием регистрационного номера и даты поступления проекта правового акта согласующему органу), подписанную должностным лицом, представившим проект. На листе согласования делается надпись: "согласование по умолчанию, записка прилагается".

5.27. Согласование действительно в течение двух месяцев. В случае необходимости продления срока действия согласования, исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом.

5.28. При повторном предоставлении на согласование проектов правовых актов, доработанных по замечаниям структурных подразделений или должностных лиц, согласование не должно превышать пяти рабочих дней, если Губернатором автономного округа не установлен иной срок.

5.29. Согласование материалов по проектам документов, оформляется визой, включающей подпись, должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

В случае наличия, небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера по проекту правового акта, согласующий орган указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывает: "с замечаниями по тексту...".

Замечания по содержанию проекта излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту.

5.30. При наличии разногласий при согласовании проекта правового акта автором проекта готовится письмо на имя Губернатора автономного округа с указанием спорных пунктов проекта правового акта, изложением замечаний и предложений автора и согласующего органа, дается обоснование окончательной редакции проекта.

Окончательное решение по спорному проекту правового акта принимает Губернатор автономного округа.

5.31. Внесение согласующими органами в проект правового акта незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект в установленном порядке.

5.32. Доработка проекта правового акта осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых исполнителем, после чего проект правового акта представляется в контрольно-правовое управление.

5.33. Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект правового акта замечаниям согласующих органов возлагается на должностное лицо, внесшее или представившее проект.

5.34. Доработанный вариант проекта правового акта оформляется исполнителем на бумажном носителе, визируется руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Администрации автономного округа или лицами, их официально замещающими, и вместе с пояснительной запиской, в которой по существу вопроса изложены необходимые сведения, связанные с подготовкой проекта (на основании чего подготовлен проект, кто его внес, с кем согласован, его целесообразность), с указателем рассылки передается в отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов, где он окончательно дорабатывается в соответствии с установленными требованиями, вместе с тем исполнитель прикладывает электронную копию (версию) проекта правового акта.

Отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов передает проект правового акта заместителю Губернатора, руководителю аппарата Губернатора автономного округа для визирования.

5.35. Проекты правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, вопросы государственной собственности, имеющие межведомственный характер по решению руководителя аппарата Губернатора автономного округа могут быть направлены на юридическую экспертизу в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу.

5.36. Согласованный контрольно-правовым управлением проект правового акта, имеющий резолюцию руководителя аппарата Губернатора автономного округа "подлежит юридической экспертизе", исполнителем направляется на юридическую экспертизу в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу.

5.37. Прошедший юридическую экспертизу в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу проект правового акта вместе с согласованием Управления Министерства юстиции Российской Федерации в Ямало-Ненецком автономном округе исполнителем направляется в отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа.

5.38. Проект правового акта, получивший отрицательное заключение при прохождении юридической экспертизы в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу вместе с заключением, исполнителем направляется в контрольно-правовое управление для совместного устранения замечаний.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в раздел 6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Принятие и опубликование правовых актов Губернатора
и Администрации автономного округа

6.1. После подготовки проекта документа в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции, Губернатор автономного округа либо иное должностное лицо Администрации автономного округа, уполномоченное в установленном порядке подписывать правовые акты, принимает одно из следующих решений:

- подписывает документ;

- направляет проект документа на доработку;

- отклоняет проект документа в целом, в связи с нецелесообразностью (невозможностью) его принятия.

6.2. Правовые акты Губернатора и Администрации автономного округа имеют следующие реквизиты:

- Герб Ямало-Ненецкого автономного округа;

- наименование вида документа: ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- заголовок, в краткой форме обозначающий содержание документа;

- номер постановления или распоряжения;

- дата и место принятия;

- полное наименование должности и подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ.

6.3. Подписанный документ регистрируется в отделе подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов в день его подписания. При регистрации документа проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений), указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для постановлений и распоряжений.

Для регистрации распоряжений по основной деятельности применяется литера "-р".

6.4. В случае, если подписание документа откладывается, то руководитель, подписывающий документ, вправе менять сроки исполнения, указанные в проекте.

6.5. Проект документа, отклоняемый в целом, направляется через отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов автору с резолюцией руководителя с указанием причины отклонения проекта.

6.6. Распоряжениям по кадровым вопросам присваивается литера - "рк", они регистрируются в отделе кадров управления государственной и муниципальной службы аппарата Губернатора автономного округа и доводятся до сведения соответствующего работника Администрации автономного округа под роспись.

6.7. Изготовленная копия правового акта Губернатора и Администрации автономного округа проверяется в отделе подготовки, систематизированного учета и выпуска правовых актов. Для удостоверения копий правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа используется круглая печать отдела подготовки, систематизированного учета и выпуска правовых актов. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать две последние буквы наименования должности лица, подписавшего документ. Печать, заменяя подпись, подтверждает подлинность документа.

6.8. Копии приложений к правовым актам Губернатора и Администрации автономного округа также заверяются вышеназванной печатью. Оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста удостоверяющего реквизиты документа, которым утверждено данное приложение.

6.9. Изготовленные копии правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа в трехдневный срок направляются адресатам согласно листу рассылки, составленному исполнителем.

Электронные копии (версии) подписанных и зарегистрированных правовых актов в трехдневный срок на магнитном носителе направляются в отдел анализа и систематизации правовых актов автономного округа для внесения его в эталонный банк данных правовых актов автономного округа.

6.10. Правовые акты Губернатора и Администрации автономного округа, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются адресатам, которым они рассылались.

6.11. Замена ранее разосланных документов производится по указанию руководителя аппарата Губернатора автономного округа.

6.12. Кроме адресатов, указанных ответственным исполнителем в списке рассылки документа, копии правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа отделом подготовки, систематизированного учета и выпуска правовых актов в 7-дневный срок после их принятия направляются:

- в Контрольное управление Администрации Президента Российской Федерации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 августа 1991 г N 75 "О некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти в РСФСР";

- Главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу;

- в Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12 мая 1993 г. N 663 "О мерах по созданию единого банка данных правовой информации";

- в Конституционный Суд Российской Федерации в соответствии с письмом Конституционного Суда РФ от 17 июня 1996 г. N 586 "О включении Конституционного Суда Российской Федерации в список обязательной рассылки законов и иных нормативных правовых актов, принимаемых органом государственной власти автономного округа";

- в Министерство юстиции Российской Федерации через управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу с ежемесячным перечнем нормативных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации;

- в Институт государства и права Российской Академии Наук;

- в Парламентскую Библиотеку в соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" в количестве двух экземпляров;

- в Государственную Думу Ямало-Ненецкого автономного округа;

- прокурору Ямало-Ненецкого автономного округа.

6.13. Документы по наиболее важным вопросам деятельности Администрации автономного округа доводятся до сведения представительств автономного округа.

6.14. Официальные документы Администрации автономного округа вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.

6.15. Правовые акты Губернатора и Администрации автономного округа, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина подлежат обязательному официальному опубликованию в полном объеме в газете "Красный Север" в течение одного месяца со дня их подписания, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или сведения конфиденциального характера.

6.16. Официальным опубликованием правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа считается публикация их текстов в газете "Красный Север".

Официальными являются также тексты правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, опубликованные в "Сборнике постановлений, распоряжений Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа", издаваемом ежемесячно.

Ежемесячная рассылка "Сборника постановлений и распоряжений Администрации автономного округа" осуществляется в соответствии с перечнем адресатов, утверждаемым заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

6.17. Правовые акты Губернатора и Администрации автономного округа могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио, разосланы государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, переданы по каналам связи по согласованию с руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

6.18. Правовые акты Губернатора и Администрации автономного округа, подлежащие официальному опубликованию в официальных окружных средствах массовой информации, направляются на опубликование отделом подготовки и систематизированного учета, выпуска правовых актов.

6.19. Подлинники правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа находятся в отделе подготовки, систематизированного учета и выпуска правовых актов в течение текущего года вместе с документами, на основании которых приняты решения, и указателями рассылки, после чего передаются в ведомственный архив управления делопроизводства и архива аппарата Губернатора автономного округа.

6.20. Электронная копия документа постоянно хранится в технологической базе данных автоматизированной системы документооборота в отделе подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов.

"Организация работы по систематизации правовых актов"

Организация работы по систематизации правовых актов в Администрации автономного округа осуществляется отделом анализа и систематизации правовых актов автономного округа контрольно-правового управления и отделом подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа аппарата Губернатора автономного округа.

Отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа:

6.21. Ведет учет правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, включающий в себя инкорпоративный вид систематизации по хронологическому и тематическому принципам.

6.22. Создает и поддерживает в контрольном состоянии банк данных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа на бумажных носителях, ведение их систематической картотеки.

6.23. Обеспечивает контроль: за поступлением правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа в банк данных; за сроками согласования проектов правовых актов совместно с авторами проектов в структурных подразделениях Администрации автономного округа.

6.24. Обеспечивает надлежащее хранение информации в банке данных правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа.

Отдел анализа и систематизации правовых актов автономного округа контрольно-правового управления:

6.25. Осуществляет систематизацию правовых актов автономного округа в виде:

- официальной предметной и хронологической инкорпорации (формирования различных сборников, в которых собраны или объединены правовые акты автономного округа по предметам правового регулирования или по временному признаку, с учетом времени их принятия);

- межотраслевой, отраслевой и внутриотраслевой кодификации (создания кодифицированных правовых актов, содержащих новые нормы права).

6.26. Формирует и ведет эталонный банк данных правовых актов автономного округа на электронном носителе (в т.ч. поддерживает его в актуальном состоянии).

6.27. Обеспечивает надлежащее хранение информации в эталонном банке данных правовых актов автономного округа.

6.28. Подготавливает предложения о разработке проектов укрупненных правовых актов автономного округа, а также правовых актов автономного округа, необходимых для восполнения пробелов, имеющихся в действующей нормативно-правовой системе автономного округа.

7. Подготовка законопроектов, вносимых Губернатором автономного округа
в Государственную Думу автономного округа

Порядок составления плана законопроектных работ на предстоящий год

7.1. Разработка законопроектов в Администрации автономного округа осуществляется в соответствии с планом законопроектных работ, утверждаемым Губернатором автономного округа на год.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 июня 2006 г. N 251 (в редакции постановления Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 4 ноября 2004 г. N 367) в пункт 7.2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Ежегодно в октябре месяце государственно-правовое управление Администрации автономного округа (далее - государственно-правовое управление):

- анализирует предложения структурных подразделений Администрации автономного округа о разработке законопроектов для последующего их внесения в Государственную Думу автономного округа;

- проводит консультации со структурными подразделениями Администрации автономного округа по составлению плана законопроектных работ на предстоящий год в соответствии с поступившими предложениями.

Государственно-правовое управление Администрации автономного округа вносит согласованный с заинтересованными структурными подразделениями Администрации автономного округа проект плана законопроектных работ на рассмотрение комиссии по совершенствованию нормативной правовой системы Ямало-Ненецкого автономного округа.

По итогам рассмотрения плана законопроектных работ комиссия по совершенствованию нормативной правовой системы Ямало-Ненецкого автономного округа принимает решение рекомендовать Губернатору автономного округа утвердить план законопроектных работ либо вернуть проект плана законопроектных работ на доработку в государственно-правовое управление Администрации автономного округа.

Государственно-правовое управление Администрации автономного округа на основании решения комиссии по совершенствованию нормативной правовой системы Ямало-Ненецкого автономного округа готовит проект распоряжения Губернатора автономного округа об утверждении плана законопроектных работ и вносит его на утверждение Губернатора автономного округа либо дорабатывает проект плана законопроектных работ, проводя в этих целях, в случае необходимости дополнительные консультации с заинтересованными структурными подразделениями Администрации автономного округа, после чего повторно вносит проект плана законопроектных работ на рассмотрение комиссии по законопроектным работам в Администрации автономного округа.

7.3. Предложения структурных подразделений Администрации автономного округа в план законопроектных работ ежеквартально в срок до 20 числа месяца, предшествующего началу квартала направляются непосредственно в государственно-правовое управление.

Основные требования к оформлению законопроектов

7.4. Законопроект, подготовленный структурным подразделением Администрации автономного округа и включенный в план законопроектных работ или вошедший в план основных мероприятий Администрации автономного округа на предстоящий квартал, не позднее, чем за один месяц до его направления в Государственную Думу автономного округа, представляется в государственно-правовое управление.

7.5. Необходимым условием для внесения законопроекта в Государственную Думу автономного округа в порядке законодательной инициативы является представление в государственно-правовое управление следующих документов:

а) текста законопроекта;

б) проекта постановления Государственной Думы автономного округа (приложение 5);

в) пояснительной записки (приложение 6) к проекту постановления Государственной Думы автономного округа;

г) информационного листа к проекту постановления Государственной Думы автономного округа (приложение 7);

д) листа согласования к проекту постановления Государственной Думы автономного округа (приложение 8).

7.6. Текст законопроекта должен представлять собой нормативные предписания, изложенные в виде статей. Каждая статья начинается со слова "Статья" с соответствующим порядковым номером, например: "Статья 15". Статьи имеют единую нумерацию. В зависимости от содержания и объема, законопроект может быть подразделен на разделы и главы, объединяющие несколько связанных между собой статей.

При составлении текста законопроекта следует соблюдать логическую последовательность изложения, применять во всех возможных случаях простые предложения, использовать прямой порядок слов в предложении, использовать слова и словосочетания, соответствующие нормам права и языка.

К законопроектам, его разделам и главам, а в некоторых случаях к статьям, составляется заголовок, обозначающий предмет регулирования.

7.7. Проекты постановлений Государственной Думы автономного округа и материалы к ним готовят разработчики законопроектов.

Законопроекты согласовываются с заинтересованными должностными лицами Администрации автономного округа.

7.8. Пояснительные записки по законопроектам, вносимые на рассмотрение Государственной Думы автономного округа, не должны превышать 3-4 страниц. Проекты постановлений Государственной Думы автономного округа и записки к ним должны иметь идентичные заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса. В них употребляются полные наименования предприятий, организаций и учреждений.

7.9. К проекту постановления Государственной Думы автономного округа прикладывается информационный лист, в котором указывается название рассматриваемого проекта постановления, Ф.И.О., должности докладчика и лиц, приглашенных по данному вопросу, и лист рассылки, в котором указано кому должны быть разосланы постановления после их принятия на заседании Государственной Думы автономного округа (приложение 9).

7.10. Законопроект, подготовленный в соответствии с пунктами 7.4-7.9, поступает в государственно-правовое управление.

7.11. Государственно-правовое управление рассматривает представленный законопроект и либо готовит на него заключение (в случае выявления концептуальных нарушений), либо совместно с разработчиком дорабатывает данный законопроект и готовит его к внесению в Государственную Думу автономного округа.

7.12. Согласованный законопроект с вице-губернатором и заместителями Губернатора автономного округа в соответствии с их должностными обязанностями вносится государственно-правовым управлением на рассмотрение Губернатора автономного округа для его внесения в Государственную Думу автономного округа.

Решение о направлении законопроекта для рассмотрения в Государственную Думу автономного округа принимает Губернатор автономного округа.

Организация работы с проектами законов автономного округа, принятых
Государственной Думой автономного округа в очередном чтении
и направленных Губернатору автономного округа на доработку

7.13. Законопроекты автономного округа, принятые Государственной Думой автономного округа в очередном чтении и направленные Губернатору автономного округа в соответствии с постановлением Государственной Думы автономного округа на доработку, поступают в отдел документационного обеспечения, где они регистрируются. Отдел документационного обеспечения направляет копию постановления Государственной Думы автономного округа с законопроектом:

- Губернатору, вице-губернатору и заместителям Губернатора автономного округа - для сведения;

- органам местного самоуправления в случаях, когда проект закона автономного округа затрагивает интересы муниципальных образований автономного округа;

- структурным подразделениям Администрации автономного округа и территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, заинтересованным в принятии данного законопроекта;

- разработчикам законопроекта и государственно-правовому управлению для организации работы по доработке законопроекта и последующего внесения его в Государственную Думу автономного округа;

- и другим органам, указанным в постановлении Государственной Думы автономного округа.

7.14. Предложения структурных подразделений Администрации автономного округа, органов местного самоуправления и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по поправкам к законопроектам, принятым Государственной Думой автономного округа в очередном чтении, в установленный срок направляются разработчику законопроекта для дальнейшей доработки законопроекта.

Порядок дальнейшего прохождения документа определен пунктами 7.5-7.9.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 в раздел 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

8. Порядок оформления законов автономного округа, поступивших Губернатору
автономного округа для подписания и опубликования

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 8.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1. Закон, принятый Государственной Думой автономного округа, направленный Губернатору автономного округа для подписания, и постановление Государственной Думы автономного округа о его принятии поступают в отдел документационного обеспечения для регистрации постановления.

Отдел документационного обеспечения передает закон автономного округа с копией постановления Государственной Думы автономного округа о его принятии в государственно-правовое управление с целью подготовки заключения Губернатору автономного округа о подписании и опубликовании закона автономного округа или его отклонении.

8.2. Государственно-правовое управление через отдел документационного обеспечения передает закон автономного округа с заключением о подписании или отклонении закона, согласованным с заместителем Губернатора автономного округа, курирующим деятельность государственно-правового управления Губернатору автономного округа для подписания или отклонения.

8.3. Губернатор автономного округа в течение десяти дней рассматривает принятый Государственной Думой автономного округа закон автономного округа, подписывает его и передает для опубликования либо отклоняет.

В случае отклонения закона автономного округа Губернатор автономного округа возвращает его с мотивированными замечаниями в Государственную Думу автономного округа в срок не позднее 14 календарных дней с момента поступления указанного закона.

Письмо Губернатора автономного округа в Государственную Думу автономного округа об отклонении закона проходит регистрацию в отделе документационного обеспечения.

8.4. Закон автономного округа, принятый Государственной Думой автономного округа и подписанный Губернатором автономного округа, вместе с постановлением Государственной Думы автономного округа о его принятии поступает в отдел подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов для оформления и регистрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 8.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.5. Закон автономного округа оформляется на специальных бланках установленной формы, печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием текстового редактора Microsft Word или совместимым с ним, шрифтом Times New Roman Cyr N 14 (приложение 10).

8.6. Закон автономного округа имеет следующие реквизиты:

8.6.1. Герб автономного округа, расположенный по центру печатного листа.

8.6.2. Наименование вида акта - Закон автономного округа - печатается прописными буквами в две строки и выравнивается по центру печатного листа.

8.6.3. Заголовок закона отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1 интервал, выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чем издан закон.

8.6.4. Под заголовком закона справа через 2 межстрочных интервала делается запись: "Принят Государственной Думой Ямало-Ненецкого автономного округа" с указанием даты принятия закона.

Слова печатаются шрифтом N 14 в три строки с одинаковым междустрочным интервалом и выравниваются по левому краю.

8.6.5. Текст закона отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами и печатается через один интервал.

Текстовая часть закона может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст закона может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки выделяются жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются жирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки жирным шрифтом N 14 с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются жирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

8.6.6. Подпись отделяется от текста закона тремя междустрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа".

Слова "Губернатор Ямало-Ненецкого" и "автономного округа" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Губернатор Ямало-Ненецкого" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "автономного округа" выравнивается по левому краю текста.

Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа располагаются во второй строке подписи и печатаются в правой границе текстового поля.

8.6.7. Место, дата подписания закона Губернатором автономного округа и регистрационный номер закона проставляется на два междустрочных интервала ниже подписи Губернатора автономного округа словесно-цифровым способом, печатаются шрифтом N 14 в три строчки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля.

После порядкового номера закона автономного округа добавляется (через дефис) буквы "ЗАО" (Закон автономного округа).

Например:

     г. Салехард

     13 июля 2001 г.

     N 26-ЗАО

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 8.6.8 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.6.8. Законы автономного округа регистрируются в день их подписания Губернатором автономного округа в отдельном журнале.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 8.6 настоящей Инструкции дополнен подпунктом 8.6.9

8.6.9. Принятые и подписанные Губернатором законы автономного округа (подлинники) в день их подписания направляются в Государственную Думу автономного округа.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 8.7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.7. Копии законов автономного округа, принятые Государственной Думой автономного округа, подписанные Губернатором автономного округа, вместе с постановлениями об их принятии, подписанными председателем Государственной Думы автономного округа, направляются отделом подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов:

- в редакцию окружной газеты "Красный Север" для их опубликования в течение трех дней со дня их регистрации;

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по

Ямало-Ненецкому автономному округу в десятидневный срок после их регистрации;

- остальные экземпляры копий законов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки.

8.8. Для удостоверения копий законов автономного округа используется круглая печать отдела подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов.

Оттиск печати проставляется на копии закона автономного округа в строго определенном месте - на последние две буквы наименования должности Губернатора автономного округа.

8.9. Электронная копия закона, принятого Государственной Думой автономного округа, подписанного Губернатором автономного округа с регистрационными реквизитами отдела подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов и электронная копия постановления Государственной Думы автономного округа о принятии одноименного закона, постоянно хранятся в технологической базе данных отдела подготовки, систематизированного учета нормативных правовых актов.

9. Порядок подготовки предложений и замечаний к проектам нормативных
правовых актов Российской Федерации

9.1. Проекты нормативных правовых актов Российской Федерации (законопроекты, проекты постановлений Правительства Российской Федерации и др.), направленные Губернатору автономного округа комитетами и комиссиями палат Федерального Собрания Российской Федерации, аппаратом Правительства Российской Федерации, руководителями министерств и ведомств Российской Федерации для внесения поправок и предложений, регистрируются в отделе документационного обеспечения.

9.2. Зарегистрированные законопроекты, иные нормативные правовые акты Российской Федерации отделом документационного обеспечения передаются в государственно-правовое управление для направления их в соответствующие структурные подразделения Администрации автономного округа, а также, в случаях необходимости, в органы местного самоуправления и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти с сопроводительным документом, устанавливающим срок предоставления предложений и замечаний. Срок устанавливается не позднее 7-ми дней до завершения сбора предложений и замечаний федеральным органом государственной власти, направившим проект нормативного правового акта.

9.3. Структурные подразделения Администрации автономного округа, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти свои предложения и замечания к законопроекту направляют в установленный срок непосредственно в государственно-правовое управление для дальнейшей работы.

9.4. Государственно-правовое управление обобщает поступившие предложения и замечания к проекту нормативного правового акта и направляет их в адрес федерального органа государственной власти, направившего данный проект, за подписью Губернатора автономного округа или должностного лица, уполномоченного в установленном порядке.

Копия ответа поступает в отдел документационного обеспечения.

9.5. Отработанные проекты нормативных правовых актов Российской Федерации формируются в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в государственно-правовом управлении 1 год, а затем передаются в ведомственный архив.

10. Особенности работы с документами с пометкой
"Для служебного пользования"

10.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготавливаемых в структурных подразделениях Администрации автономного округа документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа.

10.2. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

10.3. К служебной информации ограниченного доступа не относятся:

- законодательные, иные нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.

- описание структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц.

10.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, Губернатором, вице-губернатором и заместителями Губернатора автономного округа, подписывающим или утверждающим документ.

10.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.

10.6. Указанная пометка, номер экземпляра и пометка периода конфиденциальности документа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

10.7. Прием, учет и регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется специалистами структурных подразделений Администрации автономного округа, которым поручен прием и учет несекретных документов.

При смене специалиста, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения Администрации автономного округа.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 10.8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от несекретной документации. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";

- печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номер его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, исполнителя документа;

- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации специалисту структурного подразделения Администрации автономного округа. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя аппарата Губернатора автономного округа. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются сотрудникам структурных подразделений Администрации автономного округа под расписку;

- пересылаются другим структурным подразделениям Администрации автономного округа или организациям фельдъегерской службой или спецсвязью;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения Администрации автономного округа, в котором подготовлен документ;

- хранятся в сейфах и металлических шкафах.

10.9. Документы с пометкой "ДСП" до истечения срока конфиденциальности группируются в дела отдельно. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного пользования".

После истечения срока конфиденциальности документы формируются в дела вместе с несекретными документами по одному и тому же вопросу в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений Администрации автономного округа.

10.10. Ознакомление сотрудников структурных подразделений Администрации автономного округа с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящиеся в управлении делопроизводства и архива, осуществляется по согласованию с руководителем аппарата Губернатора автономного округа. При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам структурных подразделений Администрации автономного округа во временное пользование под расписку на срок не более 10-ти дней.

10.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в соответствии с решением экспертной комиссии. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

10.12. В случае обнаружения утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного доступа либо фактов разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения Администрации автономного округа проводит служебное расследование обстоятельств утраты или фактов разглашения, о результатах которого докладывает руководителю аппарата Губернатора автономного округа.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание: акты на утраченные дела постоянного срока хранения утверждаются руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

10.13. В структурных подразделениях Администрации автономного округа не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки в аппарате Губернатора автономного округа образуется комиссия, в состав которой включаются члены экспертной комиссии по подготовке документов к передаче в ведомственный архив. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в управление делопроизводства и архива.

10.14. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного доступа, а также нарушения порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник Администрации автономного округа может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, ответственности.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 10 настоящей Инструкции дополнен пунктом 10.15

10.15. Перечень автоматизированных рабочих мест, на которых допускается создание, хранение электронных копий (версий) документов с пометкой "Для служебного пользования" и лиц, закрепленных за ними, определяется руководителем структурного подразделения выпуском соответствующего приказа.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 10 настоящей Инструкции дополнен пунктом 10.16

10.16. В структурных подразделениях Администрации автономного округа должны быть проведены организационно-технические мероприятия, исключающие несанкционированный доступ к указанным рабочим местам посторонних лиц.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 10 настоящей Инструкции дополнен пунктом 10.17

10.17. Файлы, содержащие электронные копии (версии) документов с пометкой "Для служебного пользования", на автоматизированных рабочих местах должны храниться в отдельной папке (каталоге) файловой системы, наименование и размещение которой определяется внутренней инструкцией структурного подразделения.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 10 настоящей Инструкции дополнен пунктом 10.18

10.18. Сотрудники, закрепленные за автоматизированными рабочими местами, на которых ведется работа с электронными копиями (версиями) документов с пометкой "Для служебного пользования", должны вести журнал, в котором записываются все действия с данными документами.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 10 настоящей Инструкции дополнен пунктом 10.19

10.19. С электронными носителями, использованными для передачи и хранения файлов, содержащих электронные копии (версии) документов ДСП, после их удаления должны быть выполнены следующие действия:

- жесткие диски персональных компьютеров - проведена операция дефрагментации;

- перезаписываемые носители - проведено полное форматирование;

- неперезаписываемые носители - проведено физическое уничтожение.

Данные операции проводятся с обязательным участием сотрудников служб структурного подразделения Администрации автономного округа, ответственных за техническое сопровождение и обслуживание компьютерной техники.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 раздел 10 настоящей Инструкции дополнен пунктом 10.20

10.20. Электронные копии (версии) документов с пометкой "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам передачи данных связи.

11. Порядок подготовки и оформлении поручений Губернатора,
вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа

11.1. Настоящей Инструкцией устанавливается следующий порядок оформления поручений:

- подготовка поручений, даваемых Губернатором автономного округа, осуществляется его помощниками и консультантами;

- подготовка поручений, даваемых вице-губернатором и заместителями Губернатора автономного округа, осуществляется их консультантами;

- поручения излагаются на бланке руководителя, рассматривающего инициативный документ в печатной или рукописной форме;

- поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым даются поручения и срок исполнения;

- если в поручениях предусматривается несколько исполнителей, то исполнитель, который указан первым, является ответственным за окончательную проработку поручений;

- если поручения направляются предприятиям, организациям и учреждениям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать их почтовые адреса;

- не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.

11.2. Подписанное поручение Губернатора, вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа вместе с документом передается в отдел документационного обеспечения.

11.3. Специалисты отдела документационного обеспечения:

- заносят информацию, содержащуюся в поручении Губернатора, вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа в электронную базу данных под номером инициативного документа (по единой нумерации с начала года);

- производят рассылку документов в соответствии с данными поручениями.

11.4. Подлинники поручений остаются в отделе документационного обеспечения с оригиналами соответствующих документов.

11.5. Контроль за исполнением поручений Губернатора автономного округа осуществляет управление делопроизводства и архива.

11.6. Контроль за исполнением поручений вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа осуществляют их консультанты.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 в раздел 12 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

12. Оформление протоколов совещаний, проводимых Губернатором,
вице-губернатором, первым заместителем Губернатора и заместителями
Губернатора автономного округа

12.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях Губернатора, вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа.

12.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 12.3 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.3. Ведение записи (стенограмм) совещания, проводимого Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, возлагается на управление делопроизводства и архива.

Ведение записи (стенограмм) совещания, проводимого вице-губернатором автономного округа, первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на консультантов вице-губернатора автономного округа, первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа и (или) на специалистов структурных подразделений Администрации автономного округа, на которых возложена подготовка совещания, и на ответственных секретарей коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа.

Сбор материалов, предусмотренных в пункте 12.2, подготовка к совещаниям, проводимым Губернатором автономного округа возлагается на помощников Губернатора автономного округа, консультантов первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа и (или) на специалистов структурных подразделений Администрации автономного округа, на которых возложена подготовка совещания, и на ответственных секретарей коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа.

12.4. Протокол имеет следующие реквизиты: название вида документа (протокол), заголовок, номер, дата, место проведения совещания, текст, подписи, печать.

12.5. Датой протокола является дата проведения совещания. Дата оформляется арабскими цифрами или в словесно-цифровой форме, например: 15.03.2001. или 15 марта 2001 г.

12.6. Текст основной части протокола по каждому вопросу строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

12.7. В вводной части протокола указываются: фамилия, инициалы и должность председательствующего и секретаря, а также лиц, участвующих в совещании. При этом слева указывается должность, а справа фамилия, инициалы.

Фамилии участвующих в совещании располагаются в алфавитном порядке, кроме председательствующего и секретаря совещания. Фамилии приглашенных следует помещать в протокол, если их число не превышает 15. В случае большего количества приглашенных к протоколу прилагается список.

12.8. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска: "Текст выступления прилагается". Решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

12.9. Протокол подписывается председательствующим и секретарем.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 12.10 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.10. Текст протокола совещания, проводимого Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, оформляется управлением делопроизводства и архива.

Текст протокола совещания, проводимого первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, оформляется консультантами первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа и (или) специалистами структурных подразделений Администрации автономного округа, на которых возложена подготовка совещания, и ответственными секретарями коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Губернатора автономного округа.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 12.11 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.11. Копии протоколов совещаний, выписки из протоколов совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, заверяются начальником управления делопроизводства и архива.

Выписки из протоколов рассылаются в соответствии с листом рассылки, заверенным начальником управления делопроизводства и архива, специалистами сектора протокола.

Копии протоколов совещаний, выписки из протоколов совещаний, проводимых первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, заверяются и рассылаются консультантами первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа и (или) специалистами структурных подразделений Администрации автономного округа, на которых возложена подготовка совещания, и ответственными секретарями коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 12.12 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.12. Подготовка проектов распоряжений во исполнение решений, принятых на совещаниях, проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, и контроль за их исполнением возлагается на управление делопроизводства и архива.

Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях, проводимых первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, осуществляют консультанты первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа и (или) специалисты структурных подразделений Администрации автономного округа, на которых возложена подготовка совещания, и ответственные секретари коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа.

13. Техническое обеспечение работы с документами

13.1. Печатание документов Администрации автономного округа осуществляется непосредственно в структурных подразделениях Администрации автономного округа с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 пункт 13.2 настоящей Инструкции изложен в следующей редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.2. В отделе документационного обеспечения печатаются исключительно:

- служебные письма за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора, первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора автономного округа;

- документы по мероприятиям, проводимым Губернатором автономного округа, вице-губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора автономного округа.

13.3. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником управления делопроизводства и архива по согласованию с исполнителем.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 13.4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.4. Передаваемые для печати рукописи, равно как вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво и на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Если документ первоначально готовился с использованием компьютерной техники, то в управление делопроизводства и архива необходимо представить его на бумажном носителе и электронную копию (версию) документа на магнитном носителе (текстовый файл формата rtf).

Печатание документов под диктовку не производится.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 13.5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.5. В структурных подразделениях Администрации автономного округа документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word для Windows или совместимым с ним, размер шрифта 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное печатание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 в пункт 13.6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. В нижнем левом углу последнего листа на оборотной стороне всех экземпляров печатных документов, специалист, печатавший документ обязан указать: цифровое обозначение структурного подразделения по номенклатуре дел, фамилию, инициалы имени и отчества. Например: 02-Иванова И.П.

Корректорские работы специалистами управления делопроизводства и архива, печатавшими документы, не производятся.

Копирование (тиражирование документов)

13.7. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации автономного округа производится централизованно в копировально-множительном бюро управления делопроизводства и архива, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях Администрации автономного округа.

13.8. Копирование (тиражирование) небольших документов, объемом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров, осуществляется в структурных подразделениях Администрации автономного округа, имеющим множительную технику.

13.9. К тиражированию принимаются только служебные документы, непосредственно связанные с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа.

13.10. В первоочередном порядке изготавливаются тиражи нормативных правовых документов Российской Федерации и автономного округа.

Срочность выполнения работ определяется начальником управления делопроизводства и архива по согласованию со структурными подразделениями, заказывающими тираж.

13.11. Для изготовления тиража оформляется заказ на копирование документов на бланке установленной формы (приложение 11), подписанным начальником управления делопроизводства и архива.

13.12. Оригиналы документов, с которых изготавливается тираж, представляются в несброшюрованном виде, четко напечатанными, на оборотной стороне каждого листа, при необходимости, карандашом проставляются номера страниц.

Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи для тиражирования не принимаются.

13.13. Произведенные работы по изготовлению тиража документов и материалов фиксируются в соответствующем журнале учета копировально-множительного бюро.

13.14. Копирование бланков документов любого вида, используемых в Администрации автономного округа, запрещается.

13.15. Сотрудники копировально-множительного бюро несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов, согласно полученным заказам.

Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм заседаний

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 13.16 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.16. Управление делопроизводства и архива обеспечивает звукозапись заседаний, проводимых Губернатором автономного округа, вице-губернатором автономного округа, с использованием звукозаписывающей (диктофонной) техники.

При подготовке стенограмм используется только учтенная в управлении делопроизводства и архива звукозаписывающая техника.

13.17. Ведение звукозаписи, расшифровка звукозаписи, распечатка стенограмм заседаний выполняется сектором протокола.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 пункт 13.18 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.18. Для организации подготовки стенограмм мероприятий, указанных в пункте 13.16 настоящей Инструкции, помощники Губернатора автономного округа, консультант вице-губернатора автономного округа направляют не позднее, чем за двое суток до проведения мероприятия в управление делопроизводства и архива заявку на диктозапись и подготовку стенограмм с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, его ориентировочной продолжительности.

Для подготовки стенограмм в сектор протокола передается список присутствующих на заседании, включая приглашенных, с указанием их полных имен и отчеств, занимаемых должностей.

13.19. Если на обсуждение выносится материал секретного характера, или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи и оформление стенограммы этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

13.20. Расшифровка звукозаписи и распечатка стенограмм мероприятий производится в согласованные с организаторами сроки.

13.21. Учет подготовленных стенограмм ведется в секторе протокола в специальном журнале.

13.22. Выдача готовых стенограмм заседаний производится лицам, ответственным за организацию мероприятия по согласованию с руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

13.23. Промаркированные кассеты и мини-диски со звукозаписью после расшифровки хранятся в секторе протокола в течение одного года.

Архивные варианты звукозаписи на мини-дисках по истечении одного года передаются в ведомственный архив с последующей передачей на государственное хранение.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 в подраздел "Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов" настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

13.24. Проекты писем и телеграмм печатаются на бланках установленной формы в двух экземплярах.

Письма на бланках "Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа" подписывает Губернатор автономного округа.

Письма на бланках "Вице-губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа" подписывает вице-губернатор автономного округа.

Письма на бланках "Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа" подписывают первый заместитель Губернатора, заместители Губернатора автономного округа.

Письма на бланках "Аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа" подписывает руководитель аппарата Губернатора автономного округа и его заместитель.

Письма на бланках "Департамент:", "Управление..." подписывают руководители соответствующих структурных подразделений Администрации автономного округа или органов исполнительной власти автономного округа и их заместители.

13.25. За подписью Губернатора автономного округа письма и телеграммы направляются в адрес:

- Президента Российской Федерации;

- Председателя Совета Безопасности Российской Федерации;

- Председателя Совета обороны Российской Федерации;

- Председателя Комиссии при Президенте Российской Федерации по подготовке договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

- Председателя Комиссии по вопросам помилования при Президенте Российской Федерации;

- Председателя Комиссии по правам человека при Президенте Российской Федерации;

- Председателя Комиссии при Президенте Российской Федерации по реабилитации жертв политических репрессий;

- Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

- Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;

- Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателей комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Конституционного Суда Российской Федерации;

- Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- Генерального прокурора Российской Федерации;

- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

13.26. Вице-губернатор автономного округа подписывает письма и телеграммы:

- по направлениям курируемой им деятельности;

- в случаях временного отсутствия Губернатора автономного округа.

13.27. Первый заместитель Губернатора автономного округа подписывает письма и телеграммы:

- по направлениям курируемой деятельности;

- в случаях временного отсутствия Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа.

13.28. За подписью заместителей Губернатора автономного округа письма и телеграммы направляются в адрес:

- Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа;

- руководителей федеральных министерств и ведомств Российской Федерации;

- руководителей территориальных органов государственных органов власти Российской Федерации, расположенных на территории автономного округа;

- глав муниципальных образований.

13.29. Проекты телеграмм должны быть краткими. Текст телеграммы излагается без союзов и предлогов (если не искажается при этом содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается на лицевой стороне бланка без исправлений, переноса слов и не должен превышать две страницы машинописного текста. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются).

К проектам писем прилагаются материалы, на основании которых они подготовлены и почтовые адреса получателя.

13.30. Проекты служебных писем и телеграммы, подготовленные в соответствии с требованиями п.п.13.24.-13.29. передаются на подписание Губернатору автономного округа через отдел документационного обеспечения.

Письма и телеграммы, оформленные в нарушение требований п.п.13.24-13.29. к регистрации не принимаются и возвращаются начальником отдела документационного обеспечения исполнителю на доработку.

13.31. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 17 часов. В рабочие дни после 17 часов, а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются исполнителем через центральный телеграф.

Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и, в зависимости от срочности доставки адресатам, отправляется фельдъегерской связью или почтой в день их подписания, или не позднее следующего рабочего дня.

Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.

Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным
каналам факсимильной связи

13.32. Факсимильный аппарат (телефакс), установленный в управлении делопроизводства и архива, предназначен для приема и оперативной передачи текстов служебных документов, связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и осуществляется специалистом, ответственным за использование факсимильной техники.

Оперативный прием и передача текстов служебных документов по средствам факсимильной связи в структурных подразделениях Администрации автономного округа, имеющих телефаксы, осуществляется самостоятельно.

Работа с телефаксом, установленном в управлении делопроизводства и архива, сотрудниками других структурных подразделений Администрации автономного округа не допускается.

13.33. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

13.34. При передаче и приеме текстов служебных документов по средствам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации автономного округа;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащие передаче по телефаксу документы после передачи их адресату фиксируются в электронной карточке факсимильного аппарата и сохраняются в накопительной папке в течение года без проставления в них регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 12) с проставлением регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

13.35. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации автономного округа, осуществляется руководителями данных структурных подразделений.

Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными
корреспондентами

13.36. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

13.37. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

13.38. Адресат. Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

                                      American National Social Institute

                                      15 Noth 32nd Street

                                      NEW YORK, N.Y.121148

                                      USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.

Например:

                                           Mr. A. Widmar, Chairman,

                                           D. Coke and Son LTD

                                           London SWK 48C

                                           England

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

                                           Mr. Luis Serrano Correcher

                                           34 Call Alcala 6a pl.

                                           (servicio de prenca)

                                           Madrid 28071

                                           Espana

13.39. Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство"; "Уважаемый Александр Егорович"; "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употреблять аналогичный комплимент.

13.40. Подпись включает наименование должности лица от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилии).

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

14. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных
документов

14.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях Администрации автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также для учета дел временного хранения.

14.2. Сводная номенклатура дел Администрации автономного округа разрабатывается управлением делопроизводства и архива на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

14.3. Номенклатура дел Администрации автономного округа составляется по общепринятой форме (приложение 13).

14.4. Номенклатуру дел структурного подразделения Администрации автономного округа разрабатывает ее руководитель, привлекая к этой работе специалистов своего структурного подразделения (приложение 14).

14.5. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования" и т.д.

14.6. Каждое дело, внесенное в номенклатуру, имеет индекс, который состоит из индекса структурного подразделения Администрации автономного округа и порядкового номера в пределах данного структурного подразделения.

При наличии в деле нескольких томов, индекс проставляется на каждом томе с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать содержание документов.

Если дело содержит:

- переписку - указывают с кем и по какому вопросу или группе вопросов ведется переписка;

- отчетную или плановую документацию - указывают периодичность (месячные, квартальные, годовые планы и т.д.);

- статотчетность - указывают название и условное обозначение форм статотчетности.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных и сокращенных слов, сложных синтаксических оборотов.

14.7. Срок хранения документов устанавливается согласно перечню документов.

В настоящее время действует "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М., 2000.

Если срок хранения документов не определен в перечне, то он устанавливается экспертной комиссией по подготовке документов к передаче в ведомственный архив управления делопроизводства и архива (далее - экспертная комиссия).

14.8. В номенклатуре структурного подразделения дела систематизируются по степени важности и с учетом взаимосвязи документов.

Выделяют:

- директивные и распорядительные документы (Указы Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления, распоряжения Губернатора и Администрации автономного округа и т.д.)

- организационные документы (положения, должностные инструкции) структурного подразделения;

- плановые и отчетные документы (планы, анализы, статистическая документация);

- переписку;

- регистрирующие документы (журналы, реестры и т.д.)

14.9. Сводная номенклатура дел Администрации автономного округа рассматривается экспертной комиссией Администрации автономного округа, экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Администрации автономного округа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов администрации Тюменской области, после чего утверждается руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Согласовывается номенклатура дел не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Администрации

автономного округа.

14.10. После утверждения номенклатуры дел Администрации автономного округа структурные подразделения Администрации автономного округа получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

14.11. По окончанию года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел. Номенклатура дел перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Экспертиза ценности документов

14.12. Экспертиза ценности документов - это определение ценности документов с целью их отбора на государственное хранение и установление сроков хранения.

14.13. Экспертиза ценности документов в Администрации автономного округа проводится: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

14.14. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации автономного округа постановлением Губернатора автономного округа образовывается экспертная комиссия по подготовке документов к передаче в ведомственный архив.

14.15. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем руководителя аппарата Губернатора автономного округа. Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

14.16. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основе номенклатуры дел Администрации автономного округа путем полистного пересмотра дел постоянного хранения, дел с отметкой "ЭПК".

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного хранения по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

Отбор документов к уничтожению проводится после утверждения описей.

14.17. Акты о выделении документов к уничтожению оформляются по установленной форме, рассматриваются экспертной комиссией, утверждаются заместителем руководителя аппарата Губернатора автономного округа.

Формирование дел

14.18. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

14.19. Дела в Администрации автономного округа формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Формированием дел в структурных подразделениях Администрации автономного округа занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в Администрации автономного округа осуществляется управлением делопроизводства и архива.

14.20. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат);

- приложения помещают вместе с основными документами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов.

Систематизация отдельных видов документов

14.21. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или в их сочетании.

14.22. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по работе учреждений, предприятий, организаций и документы по их рассмотрению группируются раздельно от заявлений и жалоб по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Оформление дел

14.23. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Администрации автономного округа при методической помощи и под контролем специалиста ведомственного архива.

14.24. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле (простым карандашом);

- составление листа-заверителя (приложение 15);

- оформление реквизитов обложки дела (приложение 16).

Обложка дела постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. На обложку выносятся даты заведения и окончания дела. Если оно состоит из нескольких томов, то уточняется заголовок, крайние даты каждого тома.

14.25. Дела временного хранения (до 10-ти лет включительно) не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Формирование и оформление личных дел

14.26. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения, так как используются в справочных целях.

14.27. Документы в личных делах размещаются в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приеме на работу:

- анкета;

- копия документа об образовании;

- выписки из приказов (распоряжений) о назначении, перемещении, увольнении.

14.28. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении. На обложке личного дела указывается:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре;

- фамилия, имя, отчество.

При сдаче дел по личному составу в архив дополнительно указывается:

- год заведения дела;

- год окончания дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения.

Составление описей дел

14.29. На завершенные и оформленные дела постоянного хранения и по личному составу ежегодно составляются описи:

N 1 - на дела постоянного хранения;

N 2 - на дела по личному составу.

14.30. Опись - это систематизированный перечень дел, составляемый всеми структурными подразделениями.

14.31. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графа описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- перед итоговой записью о количестве дел, включенных в опись, помещаются сведения о делах "переходящих", внесенных в предыдущие годовые разделы описи;

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел.

14.32. В Администрации автономного округа в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями Администрации автономного округа, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации автономного округа, которую готовит специалист ведомственного архива.

Обеспечение сохранности документов

14.33. Дела с момента заведения их и до передачи в архив хранятся по месту их формирования.

Руководители, специалисты структурных подразделений Администрации автономного округа несут ответственность за сохранность документов и дел.

14.34. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения, ответственного за сохранность документов, с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

14.35. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на государственное хранение в государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа в соответствии с Законом автономного округа "Об архивном фонде Ямало-Ненецкого автономного округа и архивах".

Дела по личному составу хранятся в ведомственном архиве в течение 75-ти лет.

14.36. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Администрации автономного округа сотрудник должен передать все числящиеся за ним документы постоянного срока хранения работнику, вновь назначенному на эту должность.

15. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов
с воспроизведением Герба Ямало-Ненецкого автономного округа

Изготовление и использование бланков документов

15.1. Бланки документов, используемые в Администрации автономного округа, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

15.2. Бланки постановлений, распоряжений, писем Губернатора, вице-губернатора автономного округа с воспроизведением Герба автономного округа (далее - гербовые бланки) являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в управлении делопроизводства и архива в журнале регистрации бланков официальных документов Администрации автономного округа.

15.3. Изготовление бланков документов структурных подразделений Администрации автономного округа, имеющих право издавать распорядительные документы, осуществляется структурными подразделениями. Эскизы бланков согласовываются с начальником управления делопроизводства и архива.

15.4. Управление делопроизводства и архива обеспечивает общий контроль за правильностью учета, использования и хранения бланков документов в Администрации автономного округа.

15.5. Контроль за сохранностью бланков официальных документов и правильностью их использования несут руководители структурных подразделений Администрации автономного округа.

Изготовление и использование печатей и штампов

15.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в структурных подразделениях Администрации автономного округа используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2003 г. N 18 в пункт 15.7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

15.7. Печать с воспроизведением Герба автономного округа (далее - гербовая печать) проставляется только на:

- подлинниках законов, принятых Государственной Думой автономного округа и подписанных Губернатором автономного округа;

- подлинниках правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, подписанных Губернатором автономного округа;

- соглашениях, договорах, заключаемых Администрацией автономного округа в лице Губернатора, вице-губернатора и заместителей Губернатора автономного округа;

- доверенностях, выдаваемых за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа;

- платежных поручениях и других финансовых документах на получение денежных средств;

- почетных грамотах, наградных листах.

15.8. На удостоверениях должностных лиц Администрации автономного округа проставляется круглая печать с изображением Герба автономного округа, предназначенная только для удостоверений, хранящаяся в отделе кадров.

15.9. На копиях законов автономного округа, принятых Государственной Думой автономного округа и подписанных Губернатором автономного округа, постановлений и распоряжений Губернатора и Администрации автономного округа, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать отдела подготовки, систематизированного учета и выпуска нормативных правовых актов.

На копиях распоряжений по личному составу, доверенностях и при оформлении других документов по личному составу, для командировочных удостоверений используется печать отдела кадров для "Отметки командировочных удостоверений".

При отправке документов на пакетах проставляется печать управления делопроизводства и архива "Для пакетов", на телеграммах - печать Администрации автономного округа "Для телеграмм".

15.10. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

15.11. Изготовление печатей и штампов структурных подразделений Администрации автономного округа производится по согласованию с начальником управления делопроизводства и архива.

15.12. Все печати и штампы, используемые в структурных подразделениях Администрации автономного округа, регистрируются в управлении делопроизводства и архива в специальном журнале регистрации печатей и штампов.

Печати и штампы выдаются сотрудникам под расписку, хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

15.13. Общий контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации автономного округа, осуществляет управление делопроизводства и архива.

Управление делопроизводства и архива незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.

15.14. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются путем сжигания по акту в присутствии комиссии, образованной руководителем структурного подразделения. Один экземпляр акта сдается в управление делопроизводства и архива для отметки в соответствующем журнале, второй экземпляр акта хранится в структурном подразделении.

15.15. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации автономного округа возлагаются на их руководителей.

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 сентября 2002 г. N 265 настоящая Инструкция дополнена разделом 16

16. Защита информационных ресурсов

16.1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб интересам Ямало-Ненецкого автономного округа и его населению.

16.2. Защите подлежат:

- документированная информация (зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать);

- информационная система (организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации);

- информационные ресурсы (отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, фондах, банках данных, других информационных системах);

- информация о гражданах (персональные данные, сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность);

- средства обеспечения автоматизированных информационных систем и технологий (программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения и уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию).

16.3. Целями защиты являются:

- предотвращение утечки информации, хищения, утраты, искажения, подделки информации;

- предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы; обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности;

- защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах;

- сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством;

- обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологий и средств обеспечения.

16.4. Основными мероприятиями по защите информации являются:

- разрешительная система и обеспечение доступа исполнителей к информационным ресурсам и работам с ними;

- ограничение доступа специалистов, работающих по срочным трудовым договорам и посторонних лиц к информационным ресурсам;

- организация и обеспечение учета при обращении с информационными ресурсами (при реализации процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространении информации), создание резервных копий информационных ресурсов;

- использование средств криптографической защиты информационных ресурсов при их передаче по открытым каналам связи;

- организация технической и физической защиты помещений, в которых производятся работы по сбору, обработке, накоплению, хранению, поиску и распространению информационных ресурсов.

16.5. Структурные подразделения Администрации автономного округа и органы исполнительной власти автономного округа самостоятельно формируют информационные ресурсы в пределах своей компетенции и профиля.

16.6. Лица, допущенные к сбору, обработке, накоплению, хранению, поиску и распространению информационных ресурсов несут ответственность за соблюдение установленных требований по защите информационных ресурсов.

16.7. О выявленных фактах нарушения установленных требований по защите информационных ресурсов руководители структурных подразделений Администрации автономного округа или органов исполнительной власти автономного округа обязаны ставить в известность начальника второго управления Администрации автономного округа - начальника режимно-секретного органа Администрации автономного округа.

16.8. Организация, обеспечение, контроль и ответственность за соблюдением установленных требований по защите информационных ресурсов возлагается на руководителя структурного подразделения Администрации автономного округа или органа исполнительной власти автономного округа.

Приложение 1
к п.2.7

Перечень
нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию
автономного округа

1. Материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения.

2. Статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литературы, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода.

3. Поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты.

4. Пакеты с пометкой "Лично".

5. Документы без подписей.

Приложение 2
к п.2.8

     Первичный документ                   Редактор User2Slate(10.01.2002)

     Организация: *|                      От кого: *|

                 --/                              --/

     Номер исх.:                          От

     Кому:        *|                      Тип      *|

                 --/                              --/

     N сопровод.:                         От:

     ____________________________________________________________________

     Рег.номер:   *|-0-(0)-0 01/01        Дата рег.: 10.01.2002

                 --/

     Содержание:  *|

                 --/

     Тем.рубрика: *|                      Ключ.слова:

                 --/

     ____________________________________________________________________

     Подраз.: 01-Служба делопроизводства  Дело:

     Ход исполнения

     Контроль              Контролер: *|          Дата контр.: 10.01.2002

                                     --/

                      Отв. исполнит.: *|          Дата исп.:

                                     --/

     Резолюция:    * |

                   --/

     Подпись рез.:  *|

                   --/

     ____________________________________________________________________

     Рассылка:

     Примечание:

     Оригинал документа

     * |

     --/

Приложение 3
к п.5.9

 бывший                      -  б.

 Век, века                   -  в., вв. (при цифрах)

 глава, главы                -  гл. (в книгах)

 год, годы                   -  г., гг. (при цифрах)

 город, города               -  г., гг.

 господин, господа, госпожа  -  г-н, гг., г-жа

 господину                   -  г-ну

 гражданин, граждане         -  гр-н, гр-не

 гражданка, гражданки        -  гр-ка, гр-ки

 деревня                     -  дер.

 Железная дорога             -  ж.д.

 железнодорожный             -  ж.-д.

 Заведующий                  -  зав.

 Заместитель                 -  зам.

 Издание                     -  изд.

 Исполняющий обязанности     -  и.о.

 и другие                    -  и др.

 и прочие                    -  и пр.

 и так далее                 -  и т.д.

 и тому подобное             -  и т.п.

 лист, листы                 -  л.

 мадам                       -  м-м

 миллиард, миллиарды         -  млрд. (после цифрового обозначения)

 миллион, миллионы           -  млн. (после цифрового обозначения)

 область                     -  обл.

 Озеро                       -  оз.

 Переулок                    -  пер.

 Поселок                     -  пос.

 Пункт, пункты               -  п., пп.

 Район                       -  р-н

 река                        -  р. (но реки)

 сего года                   -  с.г.

 село                        -  с.

 сельское хозяйство          -  с.х.

 сельскохозяйственный        -  с.-х.

 Смотри                      -  см.

 Станция                     -  ст.

 Статья, статьи              -  ст. (при цифрах)

 страница, страницы          -  с. (при цифрах)

 текущие года                -  т.г.

 то есть                     -  т.е.

 том, тома                   -  т., тт. (при цифрах)

 тысяча, тысячи              -  тыс. (после цифрового обозначения)

 улица                       -  ул.

 Экземпляр                   -  экз.

Приложение 4
к п.5.14

Лист согласования проекта постановления (распоряжения)

Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

Автор проекта постановления (распоряжения) (Ф.И.О., занимаемая должность,

N телефона)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Вице-губернатор автономного округа__________________________ И.Л.Левинзон

N пп	Ф.И.О. заместителя Губернатора автономного округа	Замечания	Дата, подпись
N пп	Ф.И.О. руководителя структурного подразделения, согласующего проект	Замечания	Дата, подпись
	Начальник контрольно-правового управления Шалабодов Д.В.

Рассылка документа:

Ф.И.О.	Структурное подразделение

     Подпись автора проекта постановления (распоряжения)_________________

                                                   Дата _________________

Примечание: Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

Приложение 5
к п.7.5(б)

Образец оформления постановления Государственной Думы
Ямало-Ненецкого автономного округа

Российская Федерация

Ямало-Ненецкий автономный округ

Проект внесен

Государственная Дума

Постановление N

(наименование постановления)

     _________________ 200 ___ г.

     г. Салехард

Текст постановления

Констатирующая часть (текст)

...Государственная Дума Ямало-Ненецкого автономного округа

постановила:

Постановляющая часть

(необходимо указывать, на кого возложен контроль за ходом исполнения и срок выполнения)

1.

2.

      Председатель Государственной Думы

      автономного округа                            подпись Ф.И.О.

Примечание: После слов "Проект внесен" указывается, кем он внесен.

Постановление визируется:

1. Ответственным за подготовку вопроса, руководителем структурного подразделения Администрации автономного округа, заинтересованного в данном проекте, с указанием фамилии и должности.

2. Государственно-правовым управлением Государственной Думы автономного округа и другими должностными лицами Государственной Думы автономного округа.

Приложение 6
к п.7.5(в)

Образец оформления пояснительной записки к проекту
постановления Государственной Думы
Ямало-Ненецкого автономного округа

Пояснительная записка

наименование пояснительной записки к проекту

постановления Государственной Думы автономного округа

(должно быть идентично наименованию проекта постановления)

     _________________ 200 ___ г.

     г. Салехард

Текст пояснительной записки

Текст не должен превышать 3-4 страниц

Записка подписывается лицом, вносящим проект постановления

      Должность                подпись                    Ф.И.О.

Приложение 7
к п.7.5.(г)

Образец оформления информационного листа к проекту
постановления

Информационный лист

к проекту постановления Государственной Думы

Ямало-Ненецкого автономного округа

      По вопросу_________________________________________________________

      Докладчик _________________________________________________________

      Приглашены ________________________________________________________

      NN             Ф.И.О. приглашенного               должность

      ___________________________________________________________________

      1.

      2.

      3.

      Постановление предлагается разослать:

      1.

      ___________________________________________________________________

      (Ф.И.О., должность или название

      органа, отдела, комитета, организации

      и т.д., адрес)

      2.

      ___________________________________________________________________

      Ответственный за подготовку вопроса:

      Должность                      подпись                  Ф.И.О.

      _______________ 200 ___ г.

Приложение 8
к п.7.5(д)

Лист согласования

к проекту постановления Государственной Думы

Ямало-Ненецкого автономного округа ... (название постановления)

Визы руководителей структурных подразделений (служб) Администрации автономного округа, заинтересованных в данном проекте, с указанием должности и фамилии

      Должность                                         Ф.И.О.

      ________________

      ________________

      ________________                              ________________

Примечание: Обязательным условием для всех проектов постановлений Государственной Думы автономного округа, прошедших соответствующие согласования, является его согласование (визирование) с начальником Государственно-правового управления Администрации автономного округа.

Приложение 9
к п.7.9

Образец оформления информационного листа к проекту постановления

Информационный лист

к проекту постановления Государственной Думы

Ямало-Ненецкого автономного округа

      По вопросу

      ___________________________________________________________________

      Докладчик _________________________________________________________

      Приглашены ________________________________________________________

      NN             Ф.И.О. приглашенного            должность

      ___________________________________________________________________

      1.

      2.

      3.

      Постановление предлагается разослать:

      1.

      ___________________________________________________________________

      (Ф.И.О., должность или название

      органа, отдела, комитета, организации

      и т.д., адрес)

      2.

      ___________________________________________________________________

      Ответственный за подготовку вопроса:

      Должность                            подпись              Ф.И.О.

      _______________ 200 ___ г.

Приложение 10
к п.8.5

Закон
Ямало-Ненецкого автономного округа

Об отзыве выборного лица местного самоуправления

в Ямало-Ненецком автономном округе

                                       Принят    Государственной    Думой

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       28 июня 2000 г.

Глава 1.

Общие положения

Статья 1. Правовая основа организации и проведения отзыва выборного лица местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе

                          (Далее текст не приводится)

Статья 57. Вступление в силу настоящего Закона

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

      Губернатор Ямало-Ненецкого

      автономного округа                                    Ю.В. Неелов

      г. Салехард

      13 июля 2000 г.

      N 27-ЗАО

Приложение 11
к п.13.11

Заказ
на копирование документов

      Структурное  подразделение  _______________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      Заказчик __________________________________________________________

      (Ф.И.О., телефон)

      Наименование документа  (полностью)  ______________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      Количество страниц оригинала _________________________

      Тираж (кол-во экземпляров) ___________________________

      Дата ____________________

      Подпись _________________

      Начальник управления

      делопроизводства и архива                           Н.Д. Товмасян

Приложение 12
к п.13.34

Журнал
учета принятых факсограмм

Адрес отправителя	Принято		Направлено (наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя)
	Дата и время	Количество листов

Приложение 13
к п.14.3

                                       Утверждена

                                       распоряжением Администрации

                                       автономного округа

                                       от _____________ 200 ___г. N ____

Номенклатура дел
Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа на _______________ год

Индекс дел	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во (томов, частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

      Наименование   должности       Подпись          Расшифровка подписи

      лица, ответственного  за

      делопроизводство и архив

      Согласовано

      Протокол ЭК

      ____________ N ___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200__году

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"

      Постоянного

      Временного (свыше 10 лет)

      Временного (до 10 лет)

      Итого:

Приложение 14
к п.14.4

                                            Утверждаю

                                            ___________________________

                                             (наименование должности

                                            ___________________________

                                             руководителя структурного

                                            ___________________________

                                             подразделения)

                                            ___________________________

                                             подпись Ф.И.О.

                                            _______________ 200 ___ г.

Номенклатура дел _______________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

на ____________________ год

Индекс дел	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во (томов, частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение 15
к п.14.24

Лист-заверитель дела N _________

      В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________

                                                  (цифрами и прописью)

______________________________________________________________листа (ов),

в том числе: литерные листы _____________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________+ листов

внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

лица, составившего заверительную

подпись                     Подпись                   Расшифровка подписи

(Дата)

Приложение 16
к п.14.24

Администрация

Ямало-Ненецкого автономного округа

_______________________________________________

_______________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Дело N ___________________ (индекс)

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

(заголовок дела)

                                      ___________________________________

                                                   (дата)

На _________________лист

Хранить ____________________