Раздел 1. Характеристика текущего состояния муниципального архива на территории муниципального образования

Раздел 1. Характеристика текущего состояния муниципального архива на территории муниципального образования

Деятельность отдела по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска (далее - отдел) направлена на достижение основной цели: обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в интересах граждан, общества и государства.

Одной из основных функций муниципального архива является обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, в том числе в форме электронных документов, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в форме электронных документов;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

По состоянию на 01 января 2013 года в отделе находится на хранении 30279 тыс. единиц хранения документов с 1957 года.

Гарантируя право на доступ к официальной информации и изучение истории города Ноябрьска, отдел содействует решению задач социально-экономического развития города и округа, служит становлению и развитию гражданского общества, эффективному муниципальному управлению.

За последние 10 лет количество запросов, поступающих в архив, увеличилось в среднем в 7 раз. Большую часть составляют запросы социально-правового характера: справки о стаже работы, заработной плате, дислокации предприятия, районном коэффициенте, северных надбавках и т.п., необходимые гражданам для оформления и начисления пенсии. При исполнении запросов специалистами архива проводится работа по поиску необходимых дел, выписка необходимых сведений, относящихся к сути запроса, и подготовка ответа с последующим внесением данных в программу "Учет обращений граждан".

Часто в адрес архива поступают запросы тематического характера (подтверждение создания или открытия того или иного учреждения, о выделении земельных участков, о смене фамилии, о регистрации предприятий и индивидуальных предпринимателей, о награждениях и присвоении званий и т.п.). Из года в год количество данных запросов только увеличивается. В большинстве случаев обратившиеся в архив граждане не могут точно указать данные для быстрого и эффективного поиска (год создания организации, выделения земельного участка, смены фамилии; название предприятия и т.п.), и специалистам приходится вручную просматривать огромное количество дел, что приводит к значительной потере времени и не всегда к положительному результату.

По документам архива ежегодно издается печатное издание "Календарь Памятных дат муниципального образования город Ноябрьск". При подготовке данного издания специалистом проводится колоссальная исследовательская работа, включающая в себя просмотр большого количества дел для выявления юбилейных дат, подборку фотографий из фондов архива. С 2011 года подборка фотографий стала менее трудоемкой, так как муниципальный архив приобрел программу "Фотокаталог", и все фотографии, находящиеся на хранении в архиве (1828 ед. хр.), были отсканированы и внесены в базу данных программы. Программа "Фотокаталог" позволяет найти и просмотреть необходимые фотографии в электронном виде без дополнительного поиска на бумажном носителе.

Также по документам архива издаются печатные издания "Путеводитель по фондам", "Краткий справочник", проводятся выставки с целью популяризации архивных документов, готовятся тематические сюжеты на телевидении. Хочется отметить повышенный спрос граждан и организаций на получение из архива необходимой информации.

В последние годы на территории муниципального образования город Ноябрьск ведется активная работа по внедрению информационных технологий в различных областях деятельности, в том числе в области архивного дела. Так, в рамках выполнения мероприятий окружной долгосрочной целевой программы "Развитие информационного общества и формирование электронного правительства ЯНАО на 2011 - 2013 годы", утвержденной постановлением Правительства ЯНАО от 14.02.2011 N 73-П, департамент информационных технологий и связи ЯНАО в ноябре 2012 года провел подготовительную работу по созданию электронного фонда пользования и развития единой информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО в части включения в ее контур муниципальных архивов. Было приобретено необходимое оборудование для создания в муниципальном архиве центра сканирования.

В рамках данной программы специалисты московской фирмы ООО "ЭЛАР" провели формирование информационного ресурса с использованием сведений путеводителей по фондам и базы данных программного комплекса "Архивный фонд", посредством импорта информации из тематических баз данных ("Картотека решений рай (гор) исполкома", "Картотека постановлений и распоряжений администрации"), оцифровки и загрузки описей и заголовков дел. В результате данной работы были отсканированы описи документов постоянного срока хранения в количестве 83 фондов, а также описи дел по личному составу ликвидированных предприятий в количестве 59 фондов.

К 2013 году проведена подготовительная работа по созданию электронного архива в муниципальном образовании город Ноябрьск, и решены следующие задачи:

1) приобретено современное оборудование, позволяющее эффективно производить сканирование архивных документов;

2) отсканированы описи документов постоянного срока хранения и документов по личному составу ликвидированных организаций;

3) установлена программа электронно-информационной поисковой системы электронного архива ЯНАО, позволяющая производить поиск необходимых данных по фондам архива и ознакомление с составом документов муниципального архива.

В настоящее время, находясь на пути внедрения электронной информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО и создания электронного фонда пользования, необходимо решить следующие задачи, которые будут способствовать эффективной работе всей базы данных в интересах граждан и организаций:

во-первых, необходимо провести экспертизу состояния архивных дел, находящихся на хранении в муниципальном архиве и подлежащих оцифровке, результатом которой должен стать документ, отражающий текущее физическое состояние документов, их количество, структуру и взаимосвязь;

во-вторых, оцифровка архивных фондов - процесс очень кропотливый и долговременный, к тому же большое количество архивных дел, подлежащих оцифровке, необходимо будет расшивать, а после сканирования вновь подшивать и переплетать в дела, что потребует дополнительных финансовых затрат;

в-третьих, остаются вопросы обеспечения сохранности цифровых материалов и дальнейшей работы с ними в условиях быстрой эволюции информационных технологий, для этого необходимо качественное программное обеспечение, позволяющее сохранять, преобразовывать и впоследствии распознавать различные форматы файлов;

в-четвертых, необходимо включить в программу по сканированию и обработке изображений функцию по восстановлению угасающих текстов документов, утраченной части текста документов, это бы позволило одновременно проводить сканирование и реставрацию текстов документов.

Решение вышеуказанных задач будет способствовать достижению цели по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов.