Раздел 1. Характеристика текущего состояния муниципального архива на территории муниципального образования

Раздел 1. Характеристика текущего состояния муниципального архива на территории муниципального образования

Деятельность отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска (далее - отдел) направлена на достижение основной цели: обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в интересах граждан, общества и государства.

Одной из основных функций муниципального архива является обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, в том числе в форме электронных документов, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в форме электронных документов;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

По состоянию на 01 января 2021 года в отделе находится на хранении 48475 тыс. единиц хранения документов. Хронологические рамки документов - 1957 - 2020 годы.

Гарантируя право на доступ к официальной информации и изучение истории города Ноябрьска, отдел содействует решению задач социально-экономического развития города и округа, служит становлению и развитию гражданского общества, эффективному муниципальному управлению.

Ежегодно специалисты отдела исполняют в среднем 5000 запросов социально-правового характера, поступивших от граждан. К запросам социально-правового характера относятся справки о стаже работы, заработной плате, дислокации предприятия, районном коэффициенте, северных надбавках и т.п., необходимые гражданам для оформления и начисления пенсии. При исполнении запросов специалистами архива проводятся поиск необходимых дел, выписка необходимых сведений, относящихся к сути запроса, и подготовка ответа с последующим внесением данных в программу "Учет обращений граждан".

Сложность при исполнении запросов заключается в том, что отсутствует электронная база и специалистам отдела приходится изучать большое количество дел на бумажном носителе с целью исполнения поступивших запросов. Часто обратившиеся в архив граждане не могут точно указать данные для быстрого и эффективного поиска (год создания организации, выделения земельного участка, смены фамилии; название предприятия и т.п.), и специалистам приходится просматривать значительное количество дел, что приводит к потере времени и не всегда к положительному результату.

На территории муниципальных образований Ямало-Ненецкого автономного округа на протяжении нескольких лет ведется активная работа по внедрению информационных технологий в различных областях деятельности, в том числе в области архивного дела. В ноябре 2012 года департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа провел подготовительную работу по созданию электронного фонда пользования и развития единой информационно-поисковой системы (ЕИПС) электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа в части включения в ее контур муниципальных архивов.

В рамках данной программы специалисты московской фирмы ООО "ЭЛАР" провели формирование информационного ресурса с использованием сведений путеводителей по фондам и базы данных программного комплекса "Архивный фонд", посредством импорта информации из тематических баз данных ("Картотека решений рай(гор)исполкома", "Картотека постановлений и распоряжений администрации"), оцифровки и загрузки описей и заголовков дел. В результате данной работы были отсканированы описи документов постоянного срока хранения в количестве 83 фондов, а также описи дел по личному составу ликвидированных предприятий в количестве 59 фондов.

В 2013 году была проведена подготовительная работа по созданию электронного архива в муниципальном образовании город Ноябрьск и решены следующие задачи:

1) приобретено современное оборудование, позволяющее эффективно производить сканирование архивных документов;

2) отсканированы описи документов постоянного срока хранения и документов по личному составу ликвидированных организаций;

3) установлена программа электронно-информационной поисковой системы электронного архива ЯНАО, позволяющая производить поиск необходимых данных по фондам архива и ознакомление с составом документов муниципального архива.

В настоящее время в процессе внедрения электронной информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО и создания электронного фонда пользования необходимо решить следующие задачи, которые будут способствовать эффективной работе всей базы данных в интересах граждан и организаций:

- необходимо провести экспертизу состояния архивных дел, находящихся на хранении в муниципальном архиве и подлежащих оцифровке, результатом которой должен стать документ, отражающий текущее физическое состояние документов, их количество, структуру и взаимосвязь;

- оцифровка архивных фондов - процесс очень кропотливый и долговременный, к тому же большое количество архивных дел, подлежащих оцифровке, необходимо будет расшивать, а после сканирования вновь подшивать и переплетать в дела, что потребует дополнительных финансовых затрат;

- остаются вопросы обеспечения сохранности цифровых материалов и дальнейшей работы с ними в условиях быстрой эволюции информационных технологий, для этого необходимо качественное программное обеспечение, позволяющее сохранять, преобразовывать и впоследствии распознавать различные форматы файлов;

- необходимо включить в программу по сканированию и обработке изображений функцию по восстановлению угасающих текстов документов, утраченной части текста документов, что обеспечило бы одновременное сканирование и реставрацию текстов документов;

- предусмотреть дополнительные бюджетные вложения для заключения контракта с организациями, оказывающими профессиональные услуги по сканированию и оцифровке документов.

В настоящее время в муниципальном архиве на хранении находится 48475 единиц документов на бумажном носителе, и за период работы с 2014 года по 2020 год оцифровано 4511 единиц документов, что составляет 9,3% от их общего количества. Работа по оцифровке архивных документов не проводится в полном объеме, так как дополнительные средства из бюджета муниципального образования не выделяются.

Решение вышеуказанных задач будет способствовать достижению цели по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов.

По документам муниципального архива издаются печатные издания, которые пользуются популярностью у жителей города Ноябрьска, в том числе выехавших за пределы города. Муниципальным архивом проводятся выставки с целью популяризации архивных документов, готовятся тематические сюжеты на телевидении. Спрос граждан и организаций на получение из архива необходимой информации повышен.