Приложение N 1. Положение об управлении (администрировании) системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 1

Положение
об управлении (администрировании) системы электронного документооборота
и делопроизводства исполнительных органов государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа
от 23 августа 2011 г. N 606-П)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет полномочия, права, обязанности и ответственность:

- исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ), осуществляющих делопроизводство и организацию документооборота с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - участники);

- исполнительных органов государственной власти автономного округа, осуществляющих действия по управлению (администрированию) системой электронного документооборота и делопроизводства (далее - администраторы).

1.2. Предметом настоящего Положения является совместная деятельность участников и администраторов по эксплуатации и организации эксплуатации, развитию системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

II. Обязанности и права участника и администратора

2.1. Участник и администратор:

- обеспечивают соблюдение принципов организации взаимодействия, установленных настоящим Положением;

- обеспечивают своевременность, полноту передаваемой информации и административных действий;

- несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Положения, в рабочем порядке принимая меры по устранению выявленных нарушений;

- приказом назначают ответственных лиц, осуществляющих непосредственное взаимодействие по исполнению настоящего Положения;

- несут ответственность за нарушение конфиденциальности информации в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- при необходимости организовывают проведение совместных мероприятий.

2.2. Обязанности участника и администратора.

2.2.1. Администратор:

- осуществляет сопровождение СЭДД в соответствии с правилами, установленными фирмами-разработчиками системного и прикладного программного обеспечения;

- в оперативном порядке по заявке участника осуществляет создание, изменение, удаление учетных записей сотрудников участника, а также осуществляет назначение, изменение, передачу их полномочий на осуществление доступа или действий с документами СЭДД;

- осуществляет мониторинг и контроль работы СЭДД;

- в случае обнаружения ошибки в ходе работы СЭДД принимает весь необходимый комплекс мер по её устранению, информируя об этом участника;

- осуществляет резервное копирование и, в случае необходимости, восстановление баз данных СЭДД;

- поддерживает справочники СЭДД в актуальном состоянии;

- заблаговременно предупреждает о проведении регламентных и иных работ, влияющих на работу СЭДД;

- осуществляет консультативную и информационно-методическую поддержку освоения, внедрения и эксплуатации СЭДД;

- организует или осуществляет групповое обучение сотрудников участника основам работы и использования СЭДД.

2.2.2. Участник:

- организует работу своих сотрудников в СЭДД в соответствии с установленным порядком осуществления делопроизводства и использования СЭДД;

- принимает меры по исключению дискредитации учетных записей и паролей доступа сотрудников;

- оперативно и своевременно представляет информацию об используемой номенклатуре дел, изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава, а также сведения о структурных подразделениях и сотрудниках, требуемые для эксплуатации СЭДД в соответствии с перечнем сведений об участнике СЭДД, его структурных подразделениях и сотрудниках, согласно приложению к настоящему Положению;

- самостоятельно организует или осуществляет техническое сопровождение автоматизированных рабочих мест своих сотрудников, локальной вычислительной сети, коммутационного и серверного оборудования;

- принимает меры к устранению причин, негативно сказывающихся на работоспособности СЭДД.

2.3. Права участников и администраторов.

2.3.1. Администратор имеет право:

- запрашивать и получать информацию, необходимую для обеспечения эксплуатации СЭДД;

- получать доступ к документам СЭДД участника в случае если это необходимо для выявления и устранения причин нарушения работоспособности СЭДД, в т.ч. осуществлять их изменение или удаление;

- сообщать участнику о выявленных фактах нецелевого, неправильного использования СЭДД, а также о действиях, ставящих под угрозу работоспособность СЭДД или отдельных её функциональных модулей;

- приостанавливать работу сотрудника участника при обнаружении фактов или признаков грубого нарушения установленных правил делопроизводства и эксплуатации СЭДД, если предварительные сообщения об этих фактах не привели к их недопущению;

- осуществлять взаимодействие с администраторами других структур (доменов) СЭДД;

- согласовывать мероприятия по изменению состава участников и администраторов в части, его касаемой.

2.3.2. Участник имеет право:

- направлять предложения по совершенствованию порядка использования СЭДД, внесению изменений или дополнений в функциональные возможности модулей СЭДД;

- требовать и получать разъяснения по фактам полного или частичного нарушения работоспособности СЭДД;

- в случае неоднократного или устойчивого нарушения работоспособности СЭДД, вызванного неоперативными или ненадлежащими действиями администратора, письменно извещать его об этом;

- в случае неоднократного направления вышеуказанных письменных извещений и при сохранении нарушений работоспособности СЭДД инициировать процедуру смены закрепленного администратора или самостоятельной реализации функций по управлению (администрированию);

- формировать и направлять групповые заявки на потребность в обучении сотрудников основам работы в СЭДД.

III. Предметный администратор СЭДД

Предметный администратор СЭДД дополнительно осуществляет:

3.1. координацию действий администраторов;

3.2. централизовано, с привлечением (при необходимости) иных администраторов действия управляющего (администрирующего) характера всей СЭДД, в т.ч. формирование баз данных нового рабочего периода, добавление и обновление функциональных модулей СЭДД;

3.3. сопровождение баз данных внешних контактов СЭДД "Список организаций" и "Перечень персон";

3.4. мероприятия по изменению функциональных возможностей СЭДД как путем самостоятельного, по согласованию с лицензиатом программного обеспечения, изменения исходного кода и дизайна баз данных СЭДД, так и вводом в эксплуатацию полученных от фирмы-производителя новых (измененных) редакций и версий функциональных модулей СЭДД;

3.5. добавление, изменение и удаление используемых в работе СЭДД индексов номенклатур дел участников и обеспечивает возможность их использования в соответствии с установленными правилами;

3.6. свод полученных от участников и администраторов предложений по внесению изменений в функциональные возможности СЭДД с целью формирования единого технического задания.