Приложение N 2. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации муниципального образования город Салехард

Приложение N 2
к постановлению
Администрации
г. Салехарда
от 17 октября 2012 г. N 523

Положение
об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации
муниципального образования город Салехард

С изменениями и дополнениями от:

15 сентября 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - архивный отдел, муниципальное образование, Администрация города) является структурным подразделением Администрации города, не обладающим правами юридического лица, сферой деятельности которого является формирование и содержание муниципального архива в муниципальном образовании, относящейся в соответствии с пунктом 21 статьи 13 Устава муниципального образования город Салехард к вопросам местного значения.

1.2. Архивный отдел в соответствии с утвержденной структурой Администрации города непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации города, управляющему делами.

1.3. Для осуществления своей деятельности архивный отдел использует в установленном порядке печать Администрации города, а также имеет, бланки и штампы.

1.4. Место нахождения архивного отдела: ул. Республики, 137-а, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629001.

1.5. Полное наименование архивного отдела - архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард.

Сокращенное наименование - архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Салехарда.

1.6. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и издаваемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами и иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, решениями, принятыми на местном референдуме, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

2. Основные функции

2.1. Основными функциями архивного отдела являются:

2.1.1. комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

2.1.2. комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов, сформированных и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

2.1.3. подготовка проектов нормативных правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа;

2.1.4. учет и хранение документов, принятых в архивный отдел, в том числе:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в архивный отдел, в том числе документов личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела;

2.1.5. комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- формирование списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Главой Администрации города и согласовываемых службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;

- осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в архивный отдел;

- организация приема на хранение в архивный отдел документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- по согласованию с Администрацией города прием на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документов действующих муниципальных и организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.1.6. осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов организаций - источников комплектования и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования;

- рассмотрение и представление на утверждение в службу по делам архивов автономного округа поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения согласно утвержденному Главой Администрации города графику;

- рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в архивный отдел;

- проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

2.1.7. представление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов о выполнении архивным отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в архивном отделе;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2015 г. N 389 в подпункт 2.1.8 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.8. обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам архивного отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;

- внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов;

- организация работы по проведению оцифровки архивных документов и загрузки электронных копий в единую информационно-поисковую систему электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.

2.1.9. представление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам и органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств;

2.1.10. разработка основных направлений перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществление подготовки методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;

2.1.11. осуществление иных функций, отнесенных к ведению архивного отдела.

3. Права

Архивный отдел при реализации возложенных на него функций имеет право:

3.1. Представлять Администрацию города по вопросам деятельности архивного отдела в отношениях с физическими и юридическими лицами, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления Ямало-Ненецкого автономного округа и их структурными подразделениями.

3.2. Вносить предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствования работы архивов организаций - источников комплектования.

3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов по организации делопроизводства и архивного дела, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.4. Вносить на рассмотрение службы по делам архивов автономного округа предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, по совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.

3.5. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые документы, материалы и сведения о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.6. Проверять исполнение организациями - источниками комплектования муниципального архива, независимо от их ведомственной подчиненности, требований федерального и окружного законодательства в области архивного дела.

3.7. Информировать Главу Администрации города, заместителя Главы Администрации города, управляющего делами о нарушениях федерального и окружного законодательства в области архивного дела должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами.

3.8. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.9. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования муниципального архива.

3.10. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4. Организация деятельности

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Администрации города или уполномоченным им муниципальным служащим.

Начальник архивного отдела подчиняется непосредственно заместителю Главы Администрации города, управляющему делами.

В случае отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет главный специалист архивного отдела в соответствии с распоряжением Администрации города.

4.2. Начальник архивного отдела:

4.2.1. Руководит деятельностью архивного отдела, организует его деятельность и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.

4.2.2. Осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов в установленной сфере деятельности, осуществляет текущее и перспективное планирование деятельности архивного отдела.

4.2.3. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии муниципального архива.

4.2.4. Распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела и утверждает их должностные инструкции.

4.2.5. Принимает участие в совещаниях, заседаниях, конференциях, других мероприятиях, проводимых Администрацией города, по вопросам деятельности архивного отдела.

4.2.6. Контролирует в установленном порядке соблюдение специалистами архивного отдела исполнительской и трудовой дисциплины, вносит предложения об их поощрении и (или) привлечении к дисциплинарной ответственности.

4.2.7. По поручению Главы Администрации города, заместителя Главы Администрации города, управляющего делами осуществляет иные функции в пределах своей компетенции.

5. Взаимодействие

5.1. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с физическими и юридическими лицами, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления Ямало-Ненецкого автономного округа и их структурными подразделениями.

6. Ответственность

6.1. Должностные лица архивного отдела несут ответственность перед физическими и юридическими лицами в соответствии с законодательством Российской Федерации и законами Ямало-Ненецкого автономного округа.

6.2. Ответственность должностных лиц архивного отдела перед физическими и юридическими лицами наступает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законами Ямало-Ненецкого автономного округа.

7. Реорганизация и ликвидация

7.1. Прекращение деятельности Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации на основании муниципального правового акта представительного органа муниципального образования город Салехард.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при прекращении деятельности Отдела передаются организации-правопреемнику. При ликвидации Отдела в отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в установленном порядке в Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа.