Приложение N 2. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации муниципального образования город Салехард

Приложение N 2
к постановлению
Администрации
г. Салехарда
от 17 октября 2012 г. N 523

Положение
об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации
муниципального образования город Салехард

С изменениями и дополнениями от:

15 сентября 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - архивный отдел, муниципальное образование, Администрация города) является структурным подразделением Администрации города, не обладающим правами юридического лица, сферой деятельности которого является формирование и содержание муниципального архива в муниципальном образовании, относящейся в соответствии с пунктом 21 статьи 13 Устава муниципального образования город Салехард к вопросам местного значения.

1.2. Архивный отдел в соответствии с утвержденной структурой Администрации города непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации города, управляющему делами.

1.3. Для осуществления своей деятельности архивный отдел использует в установленном порядке печать Администрации города, а также имеет, бланки и штампы.

1.4. Место нахождения архивного отдела: ул. Республики, 137-а, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629001.

1.5. Полное наименование архивного отдела - архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард.

Сокращенное наименование - архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Салехарда.

1.6. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и издаваемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами и иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, решениями, принятыми на местном референдуме, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

2. Основные функции

2.1. Основными функциями архивного отдела являются:

2.1.1. комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

2.1.2. комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов, сформированных и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

2.1.3. подготовка проектов нормативных правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа;

2.1.4. учет и хранение документов, принятых в архивный отдел, в том числе:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в архивный отдел, в том числе документов личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела;

2.1.5. комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- формирование списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Главой Администрации города и согласовываемых службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;

- осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в архивный отдел;

- организация приема на хранение в архивный отдел документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- по согласованию с Администрацией города прием на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документов действующих муниципальных и организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.1.6. осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов организаций - источников комплектования и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования;

- рассмотрение и представление на утверждение в службу по делам архивов автономного округа поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения согласно утвержденному Главой Администрации города графику;

- рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в архивный отдел;

- проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

2.1.7. представление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов о выполнении архивным отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в архивном отделе;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 сентября 2015 г. N 389 в подпункт 2.1.8 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.8. обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам архивного отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;

- внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов;

- организация работы по проведению оцифровки архивных документов и загрузки электронных копий в единую информационно-поисковую систему электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.

2.1.9. представление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам и органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств;

2.1.10. разработка основных направлений перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществление подготовки методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;

2.1.11. осуществление иных функций, отнесенных к ведению архивного отдела.

3. Права

Архивный отдел при реализации возложенных на него функций имеет право:

3.1. Представлять Администрацию города по вопросам деятельности архивного отдела в отношениях с физическими и юридическими лицами, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления Ямало-Ненецкого автономного округа и их структурными подразделениями.

3.2. Вносить предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствования работы архивов организаций - источников комплектования.

3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов по организации делопроизводства и архивного дела, готовить по