Приложение. Порядок организации работы с обращениями граждан в Администрации области

Порядок
организации работы с обращениями граждан
в Администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 10 июля 2000 г. N 752)

С изменениями и дополнениями от:

2 ноября 2000 г.

далее - Порядок организации работы с обращениями граждан

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Законом Тамбовской области "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовской области", Регламентом Администрации Тамбовской области и определяет правила приема, регистрации, учета, рассмотрения обращений граждан, а также анализа их причин, характера и контроля за сроками исполнения.

1. Общие положения

1.1. Обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм и петиций, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.

Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности.

Заявления - обращения граждан по поводу реализации принадлежащих им прав, закрепленных Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации и Тамбовской области,

Жалобы - обращения с требованиями о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действием (бездействием), решениями юридических или физических лиц (должностными лицами, государственными и муниципальными служащими).

Петиции - коллективные, письменные обращения граждан в органы государственной власти по осуществлению законодательных, исполнительных или судебных мер по вопросам, затрагивающим интересы населения.

1.2. Работа с обращениями осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством. Организация этой работы в аппарате Администрации области регламентируется настоящим порядком, предусматривающим очередность и последовательность операций, проводимых должностными лицами и специалистами аппарата при рассмотрении письменных и устных обращений граждан.

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на сотрудников канцелярии, отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением комитета по связям с общественностью*, помощников главы и заместителей главы Администрации области, специалистов приемных руководителей структурных подразделений аппарата.

1.4. Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан несут помощники главы, заместителей главы Администрации области, руководители структурных подразделений. -----------------------------далее - отдел по взаимодействию с общественными организациями и населением.

2. Прием, учет, регистрация и передача на рассмотрение
руководителям Администрации области письменных
обращений граждан

2.1. Все поступающие в администрацию области письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются работниками канцелярии общего отдела Администрации области.

2.2. В канцелярии общего отдела Администрации области:

проверяется правильность адресования поступившей корреспонденции. Письменные обращения, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому отделению не вскрытыми для направления адресату;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

конверт подкалывается к письму;

поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения к письму) также подкалываются к письму (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).

2.3. На письма, полученные с ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.) и деньгами, составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в канцелярии общего отдела, который подшивается к реестру. Второй экземпляр передается вместе с письмом в отдел по взаимодействию с общественными организациями и населением и подшивается к обращению.

2.4. Составляются также акты на письма, в которых после рассмотрения специалистами обнаруживается недостача документов, упоминаемых автором в обращении, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения.

2.5. Письма граждан с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп и они передаются по назначению.

2.6. Проставляется штамп в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение с указанием даты их поступления.

2.7. Ответы на обращения граждан направляются руководителям Администрации области для рассмотрения.

2.8. Работники канцелярии общего отдела ведут ежедневный учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан и ежемесячно включают эти данные в сводки по документообороту для доклада руководству Администрации области.

Письменные обращения граждан ежедневно включаются в реестр, в соответствии с которым они передаются главному специалисту отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением для регистрации и дальнейшей работы с ними.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 2 ноября 2000 г. N 1142 в пункт 2.9. настоящего Порядка внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.9. Специалисты отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением Администрации области:

прочитывают письменные обращения граждан;

сверяют указанные в письменном обращении и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес (уточняя его при необходимости). Конверты обращений сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителей, или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма;

регистрируют обращения граждан в журналах учета с указанием даты их поступления и порядковых номеров;

проставляют в регистрационном штампе письменного обращения регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии заявителя, цифрового кода руководителя и порядкового номера обращения (например, А-01-205).

не позднее чем в пятидневный срок письменные обращения граждан, в которых отсутствуют жалобы на органы местного самоуправления и глав муниципальных образований, и содержащие вопросы, которые в соответствии с Законом области "О местном самоуправлении в Тамбовской области" в ред. от 20.11.98 N 37-З находятся в ведении органов местного самоуправления и глав муниципальных образований, отправляют в адрес органов местного самоуправления и глав муниципальных образований на стандартных бланках (приложение 6), извещая об этом письменно авторов (приложение 7).

2.10. Перед регистрацией обращений проверяется кратность обращений одного автора, поступивших в текущем году. Если обращение повторное, то ему присваивается очередной регистрационный индекс с указанием через дробь порядкового номера первого обращения (например, А-01-428/205).

2.11. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

2.12. Обращения одного автора по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в администрацию области, когда месячный срок рассмотрения первичного не истек, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера через дробь (например, А-01-205/1, А-01-205/2 и т.д.) или в нижнем поле регистрационно-контрольный карточки записывается название органа, направившего обращение в администрацию области, номер обращения гражданина и дата его поступления.

2.13. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами. Последним присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера через дробь.

2.14. На обращения с присвоенным регистрационным номером в день поступления заполняется машинописным способом лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки. Все записи делаются выверено и точно, не допуская двойных толкований (приложения 1-3).

Письменные обращения, поступившие в администрацию области после 15.00 часов, регистрируются работниками канцелярии следующим днем.

Регистрационно-контрольные карточки заводятся в двух экземплярах:

первый поступает в текущую картотеку обращений граждан;

второй экземпляр регистрационно-контрольных карточек направляется вместе с обращениями на рассмотрение конкретным руководителям Администрации области по их компетентности. Указанный экземпляр карточки хранится в картотеке руководителя и используется при рассмотрении обращения.

2.15. Сведения, содержащиеся в регистрационно-контрольных карточках, вводятся в электронную базу данных для контроля и анализа работы с обращениями граждан.

2.16. Помощники главы, заместителей главы, руководители структурных подразделений Администрации области:

ведут вторые экземпляры контрольных карточек обращений, регистрируют резолюции по регистрационному номеру обращения (например, к N А-01-205);

сообщают заявителю кому направлено обращение для рассмотрения и в какие сроки оно должно быть рассмотрено (приложение 5);

исполненные устные и письменные, поступившие во время личного приема и сопутствующие им материалы переписки комплектуют в обложки и передают специалисту отдела взаимодействия с общественными организациями и населением, ответственному за организацию личного приема;

исполненные письменные обращения граждан, поступившие по почте оформляют и передают специалисту отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением, ответственному за организацию работы с письменными обращениями граждан.

2.17. В случае разногласия между структурными подразделениями о принадлежности обращения окончательное решение по данному вопросу принимается руководителями Администрации области.

2.18. Руководители Администрации области, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в обращениях, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом письменно авторов, а при личном приеме разъясняют, куда им следует обратиться.

3. Работа с отдельными видами письменных обращений

3.1. При работе с повторными обращениями специалисты отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением по запросу руководителя подбирают имеющуюся в Администрации области переписку по обращениям данного заявителя. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.

3.2. Обращения, направленные в администрацию области государственными органами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на контроль и на них оформляется специальная регистрационно-контрольная карточка с красной полосой по диагонали.

3.3. Обращения с просьбами о личном приеме руководителями Администрации области рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приема граждан в Администрации области, а заявления оформляются в дело как исполненные.

3.4. Ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки, присланные с обращениями, возвращаются исполнительным органам местного самоуправления по месту жительства заявителей с просьбой вернуть их авторам обращений.

3.5. Обращения, бессмысленные по содержанию, в которых отсутствуют личные просьбы, а также некорректные по тону, списываются начальником отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением в дело, о чем на обращении делается соответствующая отметка.

3.6. Обращения граждан, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, отсутствуют данные о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными.

В графе регистрационно-контрольной карточки "Автор" делается запись "анонимное", в графе "адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких обращений аннотируется также как и других обращений граждан. Анонимные письма передаются руководителям Администрации для ознакомления.

3.7. Если подпись заявителя прочитать невозможно, но имеются сведения о месте жительства, работы, учебы, то в графе "Автор" регистрационно-контрольной карточки оформляется запись "Подпись неразборчива". В этом случае руководитель принимает решение о дальнейшей работе с письмом, телеграммой.

3.8. При наличии под петицией не менее трех тысяч подписей она подлежит обязательному рассмотрению областной Думой или главой Администрации области по их компетенции.

3.9. При повторных обращениях граждан в случае если заявитель не удовлетворен ответом, то председателем комитета по связям с общественностью Администрации области данное обращение передается для вынесения правовой оценки ответа начальнику правового управления Администрации области.

4. Уведомление авторов о направлении
обращений на исполнение

4.1. Извещение о направлении обращения на рассмотрение оформляется на специальном бланке за подписью руководителя Администрации области (приложение 4).

4.2. Запрещается пересылать жалобы на рассмотрение лицам, действия которых обжалуются.

4.3. Все авторы обращений должны, как правило, уведомляться в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их письма или телеграммы.

4.4. Письменные уведомления посылаются на бланках за подписью помощника руководителя Администрации области. Возможны и нестандартные уведомления (приложение 5).

4.5. Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, автор обращения извещается по телефону или при личном приеме (на оборотной стороне регистрационно-контрольной карточки делается соответствующая запись).

4.7. Если автору обращения уведомление не направляется, то обосновывается необходимость этого обстоятельства, а в регистрационно-контрольной карточке об этом оформляется особая отметка.

4.8. Не уведомляются, как правило, авторы обращений, если:

они находятся в местах заключения;

по содержанию обращение является некорректным или бессмысленным;

отсутствует полный адрес заявителя или он просит ответ направить по адресу "До востребования";

есть основание установить, что письмо анонимное;

заявители обращаются по одному и тому же вопросу и им уже посылались неоднократные ответы.

5. Рассмотрение письменных обращений граждан

5.1. Руководители Администрации области, получившие направленные специалистами отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением в соответствии с распределением обязанностей между главой и заместителями главы Администрации области обращения, рассматривают их и определяют исполнителей, характер действий и сроки рассмотрения. При необходимости даются поручения проверить наиболее сложные по содержанию обращения с выездом на место, а также о привлечении к проверке специалистов различных отраслей.

5.2. Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных в обращении вопросов является исполнитель, указанный в списке первым.

5.3. По результатам рассмотрения обращений готовятся ответы заявителям, а при необходимости и в контролирующие органы. Подготовленные проекты ответов визируются исполнителем с указанием даты на втором экземпляре в левом нижнем углу последнего листа и передаются на подпись руководителю. Исполнитель несет ответственность (одновременно с подписавшими лицами) за содержание, ясность и четкость ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Если обращение рассматривалось работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. Проект ответа готовится ответственным исполнителем, согласовывается с другими исполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись руководителю. Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

5.4. При проверке обращений с выездом на место результаты рассмотрения оформляются справкой, которая докладывается руководителю и служит основанием для подготовки ответа.

5.5. Подготовленные ответы должны соответствовать следующим требованиям:

ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

в ответе должно четко просматриваться, что заявитель проинформирован о его содержании;

ответы по результатам рассмотрения обращений граждан, направляемые в контролирующие органы, даются только за подписью руководителей Администрации области, ответы заявителям, как правило, - за подписью исполнителей;

в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный администрацией области, на какой исходящий номер, дату документа дается ответ, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

5.6. Перед передачей ответа для отправки адресату проверяется наличие в нем подписей, виз на копии ответа, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания фамилии и инициалов корреспондента, адреса, индекса почтового отделения и ссылки на дату и номер письма, на которое посылается ответ.

5.7. Ответы, поступившие от исполнителей в администрацию области, а также копии ответов в областные и федеральные государственные органы вместе с имеющейся перепиской направляются руководителями в отдел по взаимодействию с общественными организациями и населением, специалисты которого на их основании заполняют оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки и вводят соответствующие данные в электронную базу данных.

6. Сроки рассмотрения обращений граждан и
контроль за их соблюдением

6.1. Обращения граждан рассматриваются в месячный срок, который исчисляется со дня регистрации их в канцелярии общего отдела Администрации области.

6.2. Обращения, рассмотрение которых контролируется, исполняются в сроки, установленные контролирующими органами.

6.3. Если контролирующим органом срок не указан, то обращения рассматриваются в срок, не превышающий месяца.

6.4. При необходимости проведения дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств, руководители вправе продлить сроки рассмотрения до одного месяца.

6.5. В тех случаях, когда для рассмотрения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть в порядке исключения продлены руководителями, но не более чем на 15 дней с письменным уведомлением об этом лица, подавшего жалобу или заявление.

6.6. Решения о продлении сроков рассмотрения обращений принимаются по мотивированной просьбе исполнителей или самими руководителями. При этом обращение становится на дополнительный контроль, о чем на оборотной стороне учетной карточки делается отметка и вносится соответствующая корректировка в электронную базу данных.

6.7. Если вопросы, поставленные в обращении, не получили разрешения по истечении окончательного срока дополнительного контроля, то руководитель на основании ответа исполнителя списывает обращение и сопутствующие материалы в дело или принимает решение продолжить контроль за исполнением обращения.

При этом, в первом случае заявителю направляется ответ с указанием объективных причин, не позволявших разрешить обращение в установленные законодательством сроки, а во втором случае исполнителю направляются копии обращения и ответа, а автор уведомляется о новом сроке рассмотрения его заявления или жалобы.

6.8. Контроль за своевременным исполнением обращений обеспечивают должностные лица аппарата Администрации области в соответствии с распределением обязанностей или поручениями руководителей. Они обязаны следить за правильным и полным рассмотрением и разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан.

6.9. Письменные и устные обращения, по которым даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

6.11. Датой исполнения обращений является дата отправки ответа заявителю, а в соответствующих случаях в контролирующий орган, или дата списания "В дело" ответа, полученного от исполнителя.

7. Организация личного приема граждан

7.1. Личный прием граждан ведут должностные лица Администрации области в соответствии с графиком, утвержденным главой Администрации области. Прием ведется в установленные дни с 10.00 до 17.00 часов в комнате, специально отведенной для этой цели.

Посетители могут заблаговременно ознакомиться с графиком личного приема, который вывешивается в здании Администрации области на доступном месте, доводится до сведения граждан через средства массовой информации.

7.2. Запись на прием производится помощниками главы, заместителей главы Администрации области, специалистом отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением, ответственным за организацию личного приема, без ограничений с 9.00 до 17.00 часов. Оформление записи осуществляется в журнале с указанием даты, фамилии, имени, отчества, адреса проживания заявителя. Запись производится при личном общении или по телефону. При этом в день приема данные проверяются по документам, удостоверяющим личность посетителя.

На прием не записываются:

лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;

посетители при повторных обращениях, которым были даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему федеральному и областному законодательству.

7.3. Руководители структурных подразделений Администрации области, расположенные в отдельных зданиях, организуют личный прием граждан самостоятельно.

7.4. Запись граждан на личный прием к руководству Администрации, руководителям структурных подразделений аппарата Администрации должна производиться, как правило, в зависимости от характера обращений граждан и вопросов, курируемых должностными лицами, ведущими личный прием.

7.5. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется специалистом отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением, ответственным за организацию приема, с учетом категории льгот обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения посетителя.

7.6. При необходимости могут проводиться предварительные беседы помощников главы Администрации, его заместителей, других ответственных сотрудников аппарата Администрации области с гражданами, ожидающими личного приема.

7.7. Если количество обратившихся превышает 40 человек, то организуется дополнительный прием должностными лицами Администрации области, определяемые руководителем, осуществляющим личный прием в соответствии с характером обращений граждан.

7.8. В случае невозможности осуществления личного приема руководителем в назначенный день прием ведут его помощники или назначенные им другие должностные лица Администрации области. При этом руководитель может определить дополнительный день приема.

7.9. В случае, если назначенный для приема день является праздничным, то глава, заместители главы Администрации области могут принять решение о назначении дополнительного дня приема.

7.10. Помощники главы Администрации области, его заместителей обязаны присутствовать на личном приеме граждан, который ведут их руководители.

7.11. Во время личного приема руководителями Администрации области не допускается рассмотрение служебных вопросов.

7.12. На каждого гражданина заполняется лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки с отметкой о регистрационном номере, состоящем из начальных букв слов "Личный прием" и порядкового номера записи на прием (например, ЛП-112).

7.13. Во время записи устанавливается кратность устных обращений граждан на личный прием. При повторных обращениях подбираются имеющиеся в Администрации области материалы предыдущих обращений.

7.14. Ожидающие личного приема граждане приглашаются на беседу специалистом отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением который одновременно передает ведущему прием регистрационно-контрольную карточку заявителя и при необходимости переписку по предыдущим обращениям.

7.15. Глава Администрации области, его заместители, руководители структурных подразделений Администрации области могут проводить личный прием граждан в исполнительных органах местного самоуправления районов, городов, сельсоветов и поссоветов, объединениях, на предприятиях, в учреждениях, организациях.

7.16. Ответственность за организацию и проведение выездных приемов граждан несут комитет по связям с общественностью, помощники главы Администрации области и его заместителей.

7.17. Во время личного приема гражданин имеет возможность сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

7.18. Руководитель, ведущий личный прием, как правило, в присутствии посетителя должен принять решение по существу поставленных вопросов, которое записывается в регистрационно-контрольной карточке.

Если обращение не получило разрешения в ходе личного приема, то руководитель оформляет резолюцию, в которой даются соответствующие поручения исполнителям по рассмотрению обращения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 2 ноября 2000 г. N 1142 в пункт 7.19. настоящего Порядка внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.19. После окончания личного приема специалист отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением, ответственный за организацию личного приема, проводит обработку материалов приема граждан:

заявления граждан, изъявивших желание передать свое обращение в письменном виде, не дожидаясь личного приема, передает вместе с регистрационно-контрольной карточкой руководителю, ведущему прием или его помощнику;

данные регистрационно-контрольных карточек, поступивших с личного приема, вводит в электронную базу данных с обязательной записью резолюций должностных лиц, проводивших прием;

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 2 ноября 2000 г. N 1142 в пункт 7.19. настоящего Порядка внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.20. В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводивших прием, помощники готовят и направляют исполнителям поручения с указанием сроков их рассмотрения (приложение 4) и извещают заявителей (приложение 5), при этом сведения о резолюциях сообщают специалисту отдела по взаимодействию с общественными организациями и населением, ответственному за организацию личного приема не позднее 5 дней после дня приема.

7.21. Контроль за выполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан главой, заместителями главы Администрации области, за своевременностью и качеством исполнения поступивших предложений, заявлений, жалоб возлагается на помощников главы, заместителей главы Администрации области.

7.22. Ответственность за своевременное рассмотрение и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб, поступивших на личном приеме и взятых на контроль, возлагается на должностных лиц, проводивших прием.

7.23. Исполненные устные и письменные обращения граждан, поступившие во время личного приема и сопутствующие им материалы переписки комплектуются в обложки помощниками главы, заместителей главы Администрации области, специалистами приемных руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и передаются специалисту, ответственному за организацию личного приема граждан.

7.24. На основании представленных материалов специалист, ответственный за организацию приема граждан заполняет оборотную сторону регистрационно-контрольных карточек и вводит в электронную базу данных.

8. Оформление документов, формирование дел и хранение
письменных и устных обращений граждан

8.1. Обращения граждан, взятые на контроль, после их рассмотрения должны быть возвращены в администрацию области со всеми относящимися к ним материалами для централизованного оформления дел и карточки.

8.2. На каждом обращении после рассмотрения должна быть надпись "В дело", дата и личная подпись руководителя Администрации, принявшего это решение.

8.3. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации области.

8.4. Раздельно формируются и хранятся:

дела с обращениями, содержащими предложения граждан о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий или устранении серьезных недостатков и злоупотреблений, - хранятся постоянно;

дела с предложениями, заявлениями и жалобами личного и второстепенного характера, материалы личного приема граждан - хранятся 5 лет.

8.5. Каждое рассмотренное обращение гражданина при наличии документов, кроме регистрационно-контрольной карточки формируется отдельно, комплектуется в обложку, оформленную в соответствии с ГОСТом 17914-72 (приложение 6).

8.6. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

8.7. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

8.8. Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

8.9. Сформированные дела помещаются в специальные папки по городам и районам области и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

8.10. Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений хранятся в картотеке обращений граждан, которая комплектуется по территориальной принадлежности обращений и по фамилиям авторов в алфавитном порядке.

8.11. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом по взаимодействию с общественными организациями и населением в текущем архиве в течение двух лет, после чего они передаются в архив Администрации области.

8.12. По истечении сроков хранения в архиве Администрации области соответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии Администрации области либо уничтожаются в установленном порядке либо передаются на государственное хранение.

9. Комплексный учет и анализ результатов
работы по рассмотрению обращений граждан

9.1. Комплексный учет и анализ рассмотрения обращений граждан осуществляется с помощью электронной информационно-поисковой системы. На основе ежедневного ввода данных регистрационно-контрольных карточек обращений граждан в электронную базу данных и их автоматизированной обработки готовятся следующие статистические материалы:

справки:

о рассмотрении обращений;

о характере обращений;

о распределении обращений:

по корреспондентам;

по категориям заявителей;

по месту жительства заявителей;

о сроках рассмотрения обращений руководителями Администрации области;

о количестве обращений, поставленных на контроль;

статистический отчет о рассмотрении обращений (характер поставленных в обращениях вопросов);

комплексные сведения о рассмотрении письменных обращений.

Полученные материалы обрабатываются и используются для анализа поступивших обращений граждан по временным интервалам, а также в тематическом, социальном и территориальном аспектах. В результате обработки готовятся аналитические записки, обзоры за квартал, полугодие, год.