Приложение 1. Указания по заполнению регистрационно-контрольной карточки

Приложение 1

к Порядку

организации работы с

обращениями граждан (п. 2.14)

Указания
по заполнению регистрационно-контрольной карточки (ркк)

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

--------------------------------------------------Регистрационный номер:

письменного обращения - начальная буква фамилии заявителя, цифрового кода руководителя и порядкового номера обращения;

письменного обращения, поданного на личном приеме - начальные буквы слов "Личный прием" и порядкового номера обращения;

если обращение коллективное, вместо начальной буквы фамилии заявителя в индексе указываются первые три начальные буквы слова коллективное - "Кол";

если обращение без подписи или подпись неразборчивая, вместо начальной буквы фамилии заявителя указываются буквы "Б/п" или "П/н";

в случае анонимного обращения в индексе указывается буква "Ан" - первая буква слова "Анонимное".

Автор - фамилия и инициалы (имя, отчество в случае обращений, поданных на личном приеме), место жительства или работы, учебы, телефон заявителя или заявителей.

Фамилия с инициалами пишется в именительном падеже;

для писем без подписи делается запись "Без подписи";

для писем с неразборчивой подписью делается запись "Подпись неразборчива";

для анонимных писем делается запись "Анонимное";

если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая свой, то отмечаются две фамилии: Петров И.П., Сидоров В.И.;

если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным. В графе "Автор" делается запись "Коллективное" с указанием первых двух-трех фамилий авторов;

Коллективными считаются также письма, подписанные членами одной семьи. При этом в графе "Автор" указывается: Сидоровы. Если указываются инициалы членов семьи, то отмечается: Петров(а) И.И. (М.М.).

Адрес заполняется в соответствии с Почтовыми правилами. Слова область, город, край, дом, корпус, квартира писать не рекомендуется. Например, Парковая, 14-2-34, Солнечногорск, Московская, 293000. Необходимо также пользоваться общепринятыми сокращениями при обозначении адресата: "п" - поселок, "с" - село, "ст" - станица, "ст-я" - станция, "пер" - переулок, "пр-т" - проспект, "б-р" - бульвар, "мкр" - микрорайон, "кварт" - квартал, "туп" - тупик. Если автор проживает в административном центре края, области, республики, то наименование субъекта Федерации писать не рекомендуется (например, Липецк, Иваново и т.д. если нет географического повтора на территории России). Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

Вид обращения - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные на личном приеме, и количество листов в них.

Корреспондент, дата, регистрационный номер сопроводительного письма - наименование организации, переславшей обращение, дата и регистрационный номер сопроводительного письма.

Дата поступления - дата поступления обращения (по почте или на личном приеме).

Краткое содержание обращения - которое должно обосновывать адресность направления документа на рассмотрение.

При необходимости заполняются и последующие графы лицевой стороны регистрационно-контрольной карточки, а именно:

Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение обращения.

Резолюция - указание, поручение руководителя переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроком исполнения, установленного законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

----------------------------------------------------Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения обращения непосредственному исполнителю;

графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении обращения);

графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе": адресат, номер, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, регистрационный номер документа (ответа) - дата и регистрационный номер документа, содержащего окончательное решение.

Адресат - указывается адресат и наименование документа с окончательным решением, который получен от исполнителя или отправлен корреспонденту.

Результат рассмотрения - указывается результат окончательного решения об исполнении (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля.

Подпись контролера - подпись должностного лица, ответственного за осуществление контроля по исполнению обращения.