Постановление Администрации Тамбовской области от 26 января 1998 г. N 58 "О Регламенте администрации Тамбовской области" (утратило силу)

Постановление Администрации Тамбовской области
от 26 января 1998 г. N 58
"О Регламенте администрации Тамбовской области"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 22 сентября 2000 г. N 1023 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования деятельности администрации области, повышения уровня организационной, правовой, управленческой и информационной работы ее аппарата постановляю:

1. Утвердить Регламент администрации Тамбовской области согласно приложению.

2. Заместителям главы, управляющему делами, руководителям структурных подразделений администрации области внести изменения в нормативные документы, регулирующие деятельность аппарата администрации области и структурных подразделений администрации области, в щоответствии с настоящим Регламентом.

3. Считать утратившим силу постановление администрации области от 08.09.95 N 508 "О Регламенте администрации Тамбовской области".

4. Контроль за соблюдением установленных Регламентом норм возложить на заместителей главы и управляющего делами администрации области.

Глава администрации

Тамбовской области

А.И.Рябов

Приложение

Регламент
Администрации Тамбовской области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 26 января 1998 г. N 58)

   1. Общие положения                                          

   2. Аппарат администрации                                    

   3. Планирование работы администрации                        

   4. Подготовка проектов официальных документов администрации 

   5. Подготовка предложений по проектам федеральных законов   

      и проектов законов, постановлений и других документов,                

      вносимых в областную Думу                                             

   6. Организация контроля исполнения документов               

   7. Организация работы со служебными документами             

   8. Коллегия администрации                                   

   9. Организация работы комиссий при администрации            

  10. Организация работы совещаний при главе администрации,    

      его заместителях, управляющем делами администрации                    

  11. Порядок проведения учебы в администрации                 

  12. Организация приема и рассмотрения обращений граждан      

  13. Информирование населения о деятельности администрации    

  14. Организация машинописных работ и тиражирования документов

  15. Заключительные положения                                 

1. Общие положения

1. Администрация Тамбовской области* является исполнительным органом государственной власти области.

2. Администрация состоит из главы администрации и подчиненных ему управленческих структур. Состав администрации области формируется ее главой в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Тамбовской области** и законами области.

3. Администрация осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом области, федеральными законами и законами области, актами Президента и Правительства Российской Федерации, Тамбовской областной Думы, настоящим Регламентом и другими нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации и области.

4. Глава администрации руководит деятельностью администрации на принципах единоначалия и несет ответственность за надлежащее осуществление ее полномочий.

В случае отсутствия главы администрации или невозможности выполнения им своих обязанностей его полномочия осуществляет его первый заместитель.

5. Структура, порядок формирования, полномочия и организация работы структурных подразделений администрации определяются Уставом области, федеральным и областным законодательством, положениями о них.

* далее - администрация

** далее - Устав области

2. Аппарат администрации

6. Аппарат администрации создается для организационного, правового, информационного и материально-технического обеспечения деятельности главы администрации и его заместителей.

7. Структура, полномочия и организация работы аппарата администрации определяются Положением о нем, утверждаемым главой администрации.

8. Основными задачами аппарата администрации являются: оперативная и качественная подготовка предложений по вопросам, вносимым на рассмотрение главы администрации, разработка проектов официальных документов администрации;

систематический анализ состояния отраслей народного хозяйства, экономического и социального развития области и подготовка на его основе предложений, направленных на решение задач хозяйственного и социально-культурного развития;

подготовка и экспертиза проектов федеральных законов и законов Тамбовской области;

осуществление постоянного контроля за ходом выполнения социально-экономических программ, бюджета области, подготовка предложений по оперативному рассмотрению вопросов, связанных с обеспечением их выполнения;

правовое, организационное, информационное, материально-техническое обеспечение деятельности администрации.

9. Общее руководство и ответственность за организацию работы аппарата администрации несет должностное лицо, на которое эти обязанности возложены главой администрации в соответствии с распределением обязанностей между главой, заместителями главы и управляющим делами администрации.

3. Планирование работы администрации

10. Деятельность администрации осуществляется в соответствии с перспективными (на год), текущими (на квартал) планами работы администрации, утверждаемыми постановлениями главы администрации, и оперативными (на неделю) планами.

11. Для подготовки проекта перспективного плана работы администрации* руководители структурных подразделений администрации представляют предложения заместителям главы администрации в соответствии с их функциональными обязанностями за тридцать дней до начала следующего года.

С учетом полученных от структурных подразделений предложений заместители главы администрации в течение 10 дней разрабатывают и передают в организационный отдел администрации** предложения по разделам плана. Организационный отдел готовит проект перспективного плана и передает его заместителям главы администрации за 10 дней до начала следующего календарного года.

Заместители главы администрации, рассмотрев проект перспективного плана, в течение трех дней передают его со своими предложениями и замечаниями в организационный отдел для дальнейшей доработки. За 5 дней до начала следующего календарного года проект плана представляется на рассмотрение главы администрации.

12. Проект плана работы администрации на квартал разрабатывается на основе и в соответствии с перспективным планом.

Руководители структурных подразделений администраций готовят предложения, конкретизирующие, дополняющие или заменяющие мероприятия перспективного плана, которые должны быть выполнены в текущем квартале, и передают их на рассмотрение заместителям главы администрации за 20 дней до начала квартала, на который составляется план работы.

Дальнейший процесс подготовки и утверждения проекта квартального плана работы администрации аналогичен процессу подготовки и утверждения проекта перспективного плана с сокращением сроков прохождения его по инстанциям до 5 календарных дней.

* далее - перспективный план

** далее - организационный отдел

13. Проект квартального плана работы администрации на следующий квартал вносится на рассмотрение главы администрации не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.

14. Персональную ответственность за своевременное представление предложений по разделам проектов перспективного и квартальных планов работы администрации несут заместители главы и управляющий делами администрации.

15. Персональную ответственность за организацию разработки и своевременное внесение проектов перспективного и квартального планов работы на рассмотрение главы администрации несет заместитель главы администрации области по управлению и социальным вопросам.

16. В целях обеспечения оперативной информацией руководителей администрации о деятельности структурных подразделений и согласованной работы всех звеньев управления еженедельно разрабатываются оперативные планы основных мероприятий, проводимых администрацией, областной Думой, органами местного самоуправления.

17. Для подготовки плана основных мероприятий заместители главы администрации и управляющий делами, руководители структурных подразделений администрации, областной Думы (по согласованию), исполнительных органов местного самоуправления (по согласованию) представляют еженедельно, по четвергам, до 14 часов в организационный отдел предложения по планируемым мероприятиям на очередную неделю.

18. Организационный отдел обобщает предложения и разрабатывает план основных мероприятий администрации. Оформление и размножение плана производит общий отдел администрации*.

* далее - общий отдел

19. Общий отдел направляет еженедельно, по пятницам, план основных мероприятий на очередную неделю потребителям информации согласно реестру, утверждаемому управляющим делами администрации.

4. Подготовка проектов официальных документов администрации

20. Официальными документами администрации являются правовые акты администрации, а также оформленные в установленном порядке представления, соглашения, заявления, обращения, послания и другие документы, подписанные главой администрации, его заместителями и управляющим делами администрации.

21. Правовыми актами администрации являются постановления, распоряжения и приказы*.

* далее - акты администрации

22. Глава администрации по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения.

Правовые акты администрации нормативного характера, т.е. предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении и освобождении от должности заместителей главы, управляющего делами, руководителей и работников аппарата администрации и структурных подразделений администрации, замещающих государственные должности в администрации, о представлении к награждению государственными наградами и присвоении почетных званий Российской Федерации, о награждении Почетной грамотой администрации области, о возложении полномочий на должностных лиц администрации оформляются постановлениями главы администрации.

Решения администрации по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы администрации принимаются в форме распоряжения главы администрации. Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

23. Управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений издают приказы в пределах своей компетенции.

24. Решения главы администрации, принимаемые по вопросам текущей деятельности, могут доводиться до исполнителей в виде устных распоряжений.

25. Подготовка проектов официальных документов осуществляется по устному или письменному поручению главы администрации. Глава администрации определяет основного разработчика, а также круг органов и должностных лиц, осуществляющих подготовку проектов официальных документов, их экспертизу и согласование. Персональную ответственность за качество и сроки подготовки проекта официального документа несет основной разработчик.

26. Для подготовки проектов официальных документов, главой администрации могут создаваться временные комиссии и группы из числа сотрудников аппарата администрации и специалистов структурных подразделений администрации.

27. Представители предприятий, учреждений и организаций, не подведомственных администрации, могут быть включены в состав вышеуказанных формирований по согласованию с их руководителями.

28. Создание временных комиссий и групп, как правило, оформляется распоряжением главы администрации. В распоряжении указывается состав и руководитель комиссии, а также срок выполнения поручения.

29. Основной разработчик проекта официального документа собирает необходимые письменные заключения (экспертизы) по рассматриваемому вопросу, анализирует их и готовит проект.

30. Проект официального документа готовится в объеме не более 5 машинописных страниц, в случае необходимости к проекту готовятся приложения.

31. Основной разработчик проекта официального документа обязан ознакомить с ним руководителей структурных подразделений администрации, а также соответствующих объединений, предприятий, учреждений и организаций, которые будут нести ответственность за выполнение поручений, предусмотренных в проекте.

32. После необходимой проработки проект официального документа визируется руководителями структурных подразделений администрации и соответствующими должностными лицами объединений, предприятий, организаций и учреждений.

Далее проект официального документа передается в юридический и общий отделы для проверки его соответствия действующему законодательству и требованиям Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах области* и визирования.

* далее - Инструкция по делопроизводству

33. В случае несоответствия проекта действующему законодательству или Инструкции по делопроизводству, он возвращается заместителю главы администрации, представившему проект.

34. Доработку проекта в течение трех дней осуществляет структурное подразделение администрации, являющееся основным разработчиком.

35. После доработки проект официального документа визируется в юридическом и общем отделах и передается через общий отдел главе администрации.

36. Проекты правовых актов администрации, разрабатываемые во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, готовятся по письменному указанию главы администрации в указанные им сроки, но не позднее 20 дней при подготовке проекта постановления и 10 дней - распоряжения.

37. Проекты правовых актов, связанные с расходованием финансовых средств, в обязательном порядке подлежат согласованию с финансовым управлением администрации, а по установлению цен и тарифов - с финансовым управлением и комитетом по ценам администрации.

38. Все проекты правовых актов визируют заместители главы администрации или управляющий делами администрации, отвечающие за соответствующее направление деятельности, начальник юридического отдела администрации, руководитель структурного подразделения, являющегося основным разработчиком, и исполнитель.

39. Визирование производится на листе, на котором ставится подпись главы администрации области.

40. При наличии особого мнения по проекту правового акта, оно излагается в виде отдельной записки и докладывается главе администрации.

41. Приложения к проекту правового акта подписывает заместитель главы администрации или управляющий делами администрации, ответственные за данное направление работы.

42. Правовые акты администрации, подписанные главой администрации, передаются в общий отдел для регистрации и рассылки. Рассылка производится в соответствии с представленным основным разработчиком перечнем органов управления, предприятий, учреждений, организаций.

43. Правовые акты администрации рассылаются адресатам не позднее трех рабочих дней после их подписания.

В вышестоящие органы исполнительной власти, а также областной Думе, полномочному представителю Президента Российской Федерации в области, территориальным структурам федеральных органов власти постановления и распоряжения администрации рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их подписания.

44. Правовые акты администрации подлежат, как правило, официальному опубликованию, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющих государственную тайну или сведения конфиденциального характера.

45. Нормативные правовые акты администрации - акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актами, подлежат официальному опубликованию в течение десяти дней после их подписания в полном объеме.

Иные правовые акты администрации области публикуются в целом или в изложении по указанию главы администрации.

46. Официальным опубликованием нормативных правовых актов администрации считается публикация их текстов в газете "Тамбовская жизнь".

Правовые акты администрации могут быть опубликованы в иных печатных изданиях с обязательной ссылкой на источник официального опубликования, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио.

47. Правовые акты администрации вступают в силу одновременно на всей территории области с момента их подписания, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Правовые акты администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу по истечении десяти дней после дня их первого официального опубликования для всеобщего сведения.

48. Изменения и дополнения, внесенные в правовые акты администрации опубликовываются и вступают в силу в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.

49. Нормативные правовые акты, не опубликованные официально, не применяются.

50. Другие официальные документы администрации могут быть обнародованы в средствах массовой информации по указанию главы администрации.

51. Необходимость публикации актов в средствах массовой информации определяется юридическим отделом.

5. Подготовка предложений по проектам федеральных законов
и проектов законов, постановлений и других документов,
вносимых в областную Думу

52. Подготовка предложений по проектам федеральных законов и законов области*, присланных в администрацию, осуществляется структурным подразделением администрации, в компетенции которого находится решение вопросов, затрагиваемых в проекте закона, совместно с отделом по взаимодействию с представительными органами государственной власти администрации**.

* далее - проекты законов

** далее - отдел по взаимодействию с представительными органами

53. Проекты законов области, постановлений и других документов, вносимых в областную Думу, разрабатываются структурными подразделениями администрации в указанные главой администрации сроки в соответствии с порядком подготовки проектов официальных документов администрации и Положением о законопроектной деятельности администрации.

54. Одновременно с текстом законопроекта, подготовленного в трех экземплярах, готовится пояснительная записка к нему, проект распоряжения об официальном представителе главы администрации области при рассмотрении его в Думе, представление главы администрации о внесении законопроекта на рассмотрение в областную Думу. Представление визирует руководитель структурного подразделения, являющийся разработчиком законопроекта, заместитель главы администрации, курирующий соответствующее направление деятельности, начальник отдела по взаимодействию с представительными органами, начальник юридического отдела и официальный представитель главы администрации в Думе по данному проекту закона.

После подписания представления два экземпляра материалов передаются в канцелярию общего отдела администрации для направления в областную Думу, третий экземпляр хранится в отделе по взаимодействию с представительными органами.

55. Принятые областной Думой и подписанные ее председателем законы области в десятидневный срок со дня поступления в администрацию подписываются главой администрации либо отправляются на повторное рассмотрение в областную Думу с мотивированным заключением о причинах возврата.

Заключение о причинах возврата закона готовится в письменной форме по поручению главы администрации и в указанные им сроки структурным подразделением администрации, в компетенции которого находится решение вопросов, затрагиваемых в законе.

56. Протесты на законы области и постановления областной Думы с необходимыми обоснованиями в письменной форме готовятся по поручению главы администрации и вносятся председателю областной Думы, а в случае его отсутствия - заместителю, не позднее десяти дней со дня принятия закона, постановления областной Думы.

Если решение областной Думы опротестовано по мотивам его противоречия действующему законодательству, глава администрации, после отклонения Думой его протеста, вправе обжаловать это решение в судебном порядке.

57. Ответы на депутатские запросы должностные лица администрации дают в устной (на заседании Думы) или письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня его получения, если иной срок не установлен Думой.

6. Организация контроля исполнения документов

58. Контроль за исполнением документов осуществляют глава администрации, его заместители, управляющий делами администрации, организационный отдел администрации.

59. Руководители структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за исполнение документов и осуществляют текущий контроль за ходом их исполнения в пределах своей компетенции. При невозможности исполнения вносят предложения главе администрации по изменению сроков исполнения или приостановлению исполнения, если полномочия главы администрации допускают такое действие по документу.

60. Контроль за исполнением документов на основе автоматизированной системы контроля исполнения документов, организацию проверки исполнения на местах: в структурных подразделениях администрации, исполнительных органах местного самоуправления, методическое руководство работой по организации контроля за исполнением документов и координацию деятельности структурных подразделений администрации и исполнительных органов местного самоуправления по реализации контрольных функций осуществляет организационный отдел. По результатам анализа контрольной деятельности исполнителей организационный отдел представляет главе администрации информацию, а в случае неудовлетворительной работы предлагает меры по устранению недостатков.

61. По поступившим от Федерального Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, областной Думы документам, в соответствии с резолюцией главы администрации, его заместители, управляющий делами, руководители структурных подразделений администрации готовят конкретные предложения по выполнению документа.

62. Документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в резолюции главы администрации.

63. Документы, по которым предусмотрено представление отчетов в течение ряда лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.

64. Сроки представления информаций для подготовки доклада в федеральные органы власти устанавливаются с упреждением на 3 дня до срока, определенного в документе или в запросе федерального органа власти. Доклад готовит структурное подразделение администрации, являющееся основным исполнителем документа.

65. При подготовке проектов актов администрации, автор проекта вносит предложения о целесообразности постановки документа на контроль в целом или отдельных его пунктов.

Заместитель главы администрации, ответственный за соответствующее направление работы, при согласовании проекта акта утверждает необходимость контроля и определяет структурное подразделение администрации или лицо, на которое возлагается контроль.

66. После принятия акта администрации организационный отдел направляет исполнителю контрольную карточку.

67. По результатам исполнения документа исполнитель представляет в сектор контроля и проверки исполнения организационного отдела письменную информацию о результатах его исполнения. Датой исполнения документа считается день поступления в сектор контроля контрольной карточки с информацией об итогах исполнения.

68. Организационный отдел предварительно обобщает поступившие информации об исполнении документа и передает их должностному лицу администрации, осуществляющему контроль.

Должностное лицо администрации проводит анализ исполнения документа и готовит справку с предложением о снятии с контроля или постановке документа на дополнительный контроль.

69. Основанием для снятия с контроля является полное исполнение всех требований контролируемого документа или его отмена другим актом. Если глава администрации сочтет необоснованным предложение о снятии документа с контроля, он возвращает его для доработки должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением документа.

70. Снятие с контроля документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, областной Думы, правовых актов администрации области производится только главой администрации.

71. Организационный отдел анализирует исполнение документов по срокам и информирует главу администрации, его заместителей и управляющего делами о состоянии работы по исполнению актов Президента и Правительства Российской Федерации к 10 числу каждого месяца, а по исполнению всех актов - ежеквартально, к 15 числу месяца, начинающего следующий квартал.

7. Организация работы со служебными документами

72. Вся корреспонденция, адресованная администрации, принимается, регистрируется канцелярией общего отдела в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел.

73. Федеральные законы, нормативные акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, акты Федерального Собрания, поступающие в администрацию, направляются в юридический отдел, а законы области, нормативные акты областной Думы - в отдел по взаимодействию с представительными органами для их регистрации, изучения и подготовки проектов резолюции. Другая служебная корреспонденция передается заместителю начальника общего отдела для подготовки их к докладу главе администрации.

После рассмотрения главой администрации вышеуказанные акты возвращаются в юридический и общий отделы для дальнейшей организации работы с ними в соответствии с поручениями главы. После исполнения акты возвращаются в эти отделы для хранения.

74. По документам, для исполнения которых требуется подготовка проектов актов администрации, а также по исполнению которых даны другие поручения главы или его заместителей, их помощниками организуется контроль. На этих документах делается отметка о контроле.

75. Структурные подразделения администрации, исполнительные органы местного самоуправления районов, городов, в адрес которых администрацией направлены служебные документы для исполнения, исполняют их не позже срока, установленного главой, его заместителями, управляющим делами администрации. Если срок исполнения не установлен, то служебные документы администрации должны быть исполнены не позднее 30 календарных дней со дня их поступления исполнителю.

76. Справочно-информационные материалы об исполнении служебных документов подписывают руководители структурных подразделений администрации, главы исполнительных органов местного самоуправления районов, городов.

77. Справочно-информационные материалы об исполнении служебных документов направляются исполнителем соответственно в адрес главы, его заместителей, давших указание об исполнении служебных документов.

78. Справочно-информационные материалы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

79. Структурные подразделения администрации могут запрашивать служебные документы от органов местного самоуправления только в пределах своей компетенции.

80. Исходящая корреспонденция администрации отправляется только канцелярией общего отдела.

81. Передача корреспонденции внутри аппарата производится через канцелярию.

82. Исполненные служебные документы, имеющие штампы "Контроль" и "Подлежит возврату", возвращаются исполнителями в канцелярию вместе со справочно-информационным материалом, рассмотренным должностным лицом администрации, давшим указание об исполнении.

83. Газеты, журналы, брошюры, книги, статьи, плакаты, пригласительные билеты, извещения и другая корреспонденция, поступающая в адрес администрации и не подлежащая учету, передается по принадлежности главе администрации, его заместителям, управляющему делами администрации, руководителям структурных подразделений администрации без регистрации.

84. Делопроизводство в приемных главы администрации, его заместителей, управляющего делами администрации, а также в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

85. Ответственность за организацию делопроизводства в приемных главы администрации, его заместителей несут их помощники, а делопроизводство ведут секретари приемных. В структурных подразделениях администрации за организацию делопроизводства ответственность несут их руководители.

Ответственность за организацию учета, своевременность исполнения и сохранность служебных документов, поступивших на имя руководителей, несут помощники.

86. Ответственность за учет, сохранность и своевременность исполнения служебных документов, поступивших в структурные подразделения администрации, несут их руководители.

87. Учет служебных документов и их хранение осуществляют секретари приемной главы администрации, его заместителей, управляющего делами и руководителей структурных подразделений администрации.

88. Постановления и распоряжения администрации в структурные подразделения с правами юридического лица направляются через канцелярию общего отдела, руководителям и работникам аппарата через протокольный сектор.

89. Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением требований действующих нормативных документов по организации делопроизводства в аппарате администрации, структурных подразделениях администрации.

8. Коллегия администрации

90. В администрации действует совещательный орган - коллегия для коллективного рассмотрения вопросов управления областью, планов, программ социально-экономического развития области, иных актов администрации и выработки по ним рекомендаций.

91. Организация работы коллегии администрации регулируется положением о ней, утверждаемым постановлением главы администрации.

92. Состав коллегии администрации утверждается постановлением главы администрации.

В состав коллегии администрации входят по должности глава администрации, его заместители, управляющий делами администрации, начальник финансового управления администрации области.

93. Заседания коллегии администрации проводятся в соответствии с планом работы администрации, как правило, один раз в месяц, в четвертую среду. Начало заседания, как правило, в 10.00.

94. На заседание коллегии администрации выносятся не более двух плановых вопросов.

95. Для более детального и объективного рассмотрения вопросов могут проводиться выездные заседания коллегии администрации.

96. В отдельных случаях при рассмотрении вопросов, составляющих служебную и государственную тайну, проводятся закрытые заседания коллегии администрации.

97. Руководство подготовкой заседания коллегии администрации осуществляют заместитель главы администрации области по управлению и социальным вопросам и управляющий делами администрации области.

98. В соответствии с планом работы администрации организационный отдел составляет повестку дня заседания коллегии администрации за двадцать дней до заседания.

99. Руководитель структурного подразделения администрации, отвечающий за подготовку вопроса на заседание коллегии администрации, за пять рабочих дней до заседания представляет в организационный отдел администрации аналитическую записку по рассматриваемому вопросу, справки, другие материалы. Одновременно с ними представляется проект решения коллегии в объеме до пяти страниц машинописного текста, разработанный в соответствии с порядком подготовки официальных документов администрации.

100. Размножение документов для заседания коллегии в количестве 15 экземпляров обеспечивает структурное подразделение, которое готовит вопрос на заседание коллегии.

101. Список приглашенных на конкретный вопрос повестки дня коллегии администрации определяется руководителем структурного подразделения администрации, отвечающим за подготовку вопроса, и заместителем главы, курирующим соответствующее направление деятельности. Оповещение указанных лиц на заседание коллегии администрации возлагается на руководителя этого подразделения.

102. Регистрация приглашенных на заседание коллегии администрации возлагается на организационный отдел.

103. Организационный отдел формирует комплект материалов, подлежащих рассмотрению, и не менее чем за 3 рабочих дня до заседания коллегии администрации передает их членам коллегии.

104. Оповещение членов коллегии администрации о дате, времени, месте проведения и повестке дня заседания коллегии возлагается на организационный отдел администрации.

105. Заседание коллегии администрации правомочно, если на нем присутствуют не менее половины ее членов. Заседание коллегии ведет глава администрации либо по его поручению первый заместитель главы. Приглашенные на заседание лица, работники аппарата администрации могут выступать, вносить предложения, замечания, задавать вопросы, давать справки. Решение коллегии по рассматриваемому вопросу считается принятым, если за него проголосовали более половины от числа присутствующих на заседании членов коллегии.

106. Решения коллегии администрации являются одним из этапов процесса подготовки проектов актов администрации.

Проект акта администрации, рассмотренный на заседании коллегии администрации и не требующий доработки, подписывается главой администрации и передается в общий отдел.

Проект акта, требующий доработки, передается организационным отделом соответствующему заместителю главы администрации для внесения в него изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный главой администрации срок.

107. По итогам заседания коллегии администрации в течение 20 рабочих дней оформляется протокол. Протокол ведет назначенный для этого работник общего отдела. Протокол подписывает председательствующий на коллегии и секретарь коллегии. Протокол рассылке не подлежит и хранится в общем отделе. Отдельные решения коллегии рассылаются адресатам общим отделом не позднее трех рабочих дней после их подписания.

108. Официальную информацию средствам массовой информации о повестке дня и сообщение о проведении заседания коллегии администрации представляет пресс-служба администрации*.

* далее - пресс-служба

На заседании коллегии администрации могут присутствовать аккредитованные администрацией представители средств массовой информации.

109. Материально-техническое обеспечение коллегии администрации осуществляется общим отделом.

9. Организация работы комиссий при администрации

110. При администрации могут создаваться комиссии, комитеты, штабы, советы, рабочие группы и другие формирования**

** далее - комиссии

Создание, реорганизация и ликвидация комиссий, назначение руководителей и утверждение персонального состава и определение их компетенции осуществляется главой администрации.

111. В состав комиссий в зависимости от решаемых ими вопросов могут включаться по согласованию представители территориальных структур федеральных органов власти, других областных служб, органов местного самоуправления, общественных организаций, ученые и специалисты.

112. Комиссии при администрации осуществляют свою деятельность в соответствии с действующим законодательством, положениями о комиссиях и утвержденными на заседаниях комиссий планами работы.

113. Персональную ответственность за организацию работы комиссий при администрации несут возглавляющие их руководители администрации.

114. Итоги рассмотрения вопросов на заседаниях комиссий оформляются секретарем комиссий в виде протокола. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем комиссии и хранится у секретаря комиссии.

115. Организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий возлагается на помощника руководителя администрации или структурное подразделение, руководители которых возглавляют эти комиссии.

10. Организация работы совещаний при главе администрации,
его заместителях, управляющем делами администрации

116. При главе администрации, его заместителях, управляющем делами администрации* проводятся совещания для оперативного рассмотрения текущих вопросов работы. Решения, принимаемые на совещаниях, могут служить основанием для принятия актов администрации.

* далее - руководитель администрации

117. Совещания при руководителе администрации проводятся в соответствии с текущими планами работы администрации, а также - по мере необходимости.

118. Совещания с участием глав администраций городов и районов, как правило, проводятся по средам.

119. Приглашение на совещание руководителей органов местного самоуправления обязательно согласовывается с главой администрации области, а других представителей органов местного самоуправления - с первым заместителем главы или с заместителем главы администрации области по управлению и социальным вопросам.

120. Список приглашенных на совещание должностных лиц определяет руководитель администрации, при котором проводится совещание.

121. Оповещение приглашенных на совещание производится руководителем структурного подразделения, готовящим материалы для рассмотрения на совещании, или помощником руководителя администрации. Итоги обсуждения вопросов на совещании оформляются протоколом. Протокол совещания ведет и оформляет помощник руководителя администрации или другой работник аппарата, которому дано такое поручение. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании и хранится у помощника руководителя администрации.

11. Порядок проведения учебы в администрации

122. Учеба сотрудников аппарата администрации, структурных подразделений администрации, руководителей органов местного самоуправления осуществляется в соответствии с утверждаемыми главой администрации программами учебы. Предложения о тематике учебы вносят руководители структурных подразделений администрации. Текущее планирование учебы осуществляется в форме разделов квартальных планов работы администрации.

123. Приглашение на учебу осуществляется теми структурными подразделениями администрации, которые ее организуют.

Приглашение руководителей структурных подразделений администрации должно быть согласовано с заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, курирующими эти подразделения.

Приглашение руководителей органов местного самоуправления должно быть в обязательном порядке согласовано с главой администрации.

Приглашение руководителей и сотрудников объединений, предприятий, учреждений и организаций, не подведомственных администрации, производится по согласованию с их руководителями.

124. Заместители главы администрации, управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за сроки и качество подготовки и проведения семинаров с определенной категорией работников.

12. Организация приема и рассмотрения обращений граждан

125. Личный прием граждан в администрации проводится главой администрации, его заместителями, управляющим делами администрации и руководителями структурных подразделений администрации в соответствии с графиком, утверждаемым главой администрации. Время приема с 10.00 до 17.00.

126. Запись граждан на личный прием производится сектором писем и приема граждан общего отдела* ежедневно с 9.30 до 12.30 и с 13.30 до 17.00. Запись на личный прием граждан не ограничивается.

* далее - сектор писем

Запись граждан на личный прием к руководству администрации, руководителям структурных подразделений администрации должна производиться, как правило, в зависимости от характера обращений граждан.

При необходимости могут производиться предварительные беседы граждан с помощниками главы администрации или его заместителей, другими ответственными сотрудниками аппарата администрации.

127. Помощники главы администрации, его заместителей обязаны присутствовать на личном приеме граждан, который ведет их руководитель.

128. Контроль за выполнением указаний, данных во время личного приема граждан главой администрации, его заместителями, возлагается на их помощников и сектор писем, а указаний, данных управляющим делами администрации, руководителями структурных подразделений администрации, - на сектор писем.

129. Глава администрации, его заместители, другие ответственные сотрудники администрации могут проводить личный прием граждан в органах местного самоуправления районов, городов, сельсоветов и поссоветов, объединениях, на предприятиях, в учреждениях, организациях.

Ответственность за организацию и проведение выездных приемов граждан несут общий отдел, помощники главы администрации и его заместителей.

130. Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Законом области "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовской области".

Письма граждан, поступившие в администрацию, направляются работниками канцелярии в день их поступления в сектор писем.

Письменные обращения граждан сектор писем передает для рассмотрения главе администрации, его заместителям, управляющему делами администрации, руководителям структурных подразделений администрации в зависимости от характера содержания письменного обращения.

131. Повторные письма граждан и письма, поступившие в администрацию из вышестоящих органов, о результатах рассмотрения которых требуется сообщить в эти органы, передаются сектором писем главе администрации или его заместителям и рассматриваются только работниками аппарата администрации с привлечением специалистов структурных подразделений администрации.

132. При необходимости рассмотрения письменного обращения граждан несколькими структурными подразделениями администрации, исполнительными органами местного самоуправления районов, городов, с письменных обращений граждан снимаются копии. Подлинник письма направляется ответственному за рассмотрение исполнителю. Другим исполнителям направляются копии письменного обращения. Ответственным исполнителем является исполнитель по основному вопросу, изложенному в письменном обращении.

133. Организацию контроля за сроками рассмотрения писем, заявлений и жалоб граждан осуществляет общий отдел администрации области.

134. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение письменных обращений граждан несут заместители главы администрации, управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений администрации, исполнительных органов местного самоуправления.

135. Общий отдел ежеквартально анализирует работу с обращениями граждан, географию, характер и работу по рассмотрению обращений граждан и представляет аналитическую справку управляющему делами администрации для доклада главе администрации.

13. Информирование населения о деятельности администрации

136. Информирование населения о деятельности администрации осуществляется пресс-службой через средства массовой информации, а также руководителями и специалистами администрации через средства массовой информации и во время встреч с населением.

137. Официальную информацию средствам массовой информации предоставляет пресс-служба.

138. Пресс-служба организует пресс-конференции главы администрации и его заместителей.

139. На заседаниях, совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых администрацией, могут присутствовать аккредитованные администрацией представители средств массовой информации.

140. Глава администрации, его заместители, управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений администрации дают интервью или готовят статьи, выступления в средствах массовой информации в соответствии с утвержденным главой администрации графиком. Организационную и методическую помощь им оказывает пресс-служба.

141. Для информирования населения области могут проводиться информационные конференции и выступления руководителей администрации и ее структурных подразделений на собраниях (сходах) граждан, трудовых коллективов, общественных организаций. Обеспечение выступлений осуществляет пресс-служба.

14. Организация машинописных работ и тиражирования документов

142. В машинописном* и копировально-множительном бюро общего отдела, структурных подразделениях изготавливаются и копируются (тиражируются) документы только служебного характера.

* далее - машбюро

143. Печатание служебных документов за подписью главы администрации, его заместителей, управляющего делами производится машинописным бюро, остальные машинописные работы выполняются непосредственно в структурных подразделениях с соблюдением правил печатания.

144. Документы принимаются в машбюро при условии соблюдения следующих правил:

рукописи должны быть написаны разборчиво, черными или синими чернилами и тщательно выверены. Для уточнения техники письма рекомендуется пользоваться корректорскими знаками. Рукописи, написанные не разборчиво, карандашом, на цветной бумаге, а также материалы, напечатанные мелким типографским шрифтом, в машбюро не принимаются;

во избежание повторных перепечаток, содержание рукописей предварительно согласовывается с руководителем структурного подразделения администрации или его заместителем с обязательной отметкой об этом в левом углу рукописи.

145. Печатание производится в порядке поступления материалов с визой руководителей структурных подразделений, а также начальника общего отдела или его заместителя. Если документ срочный, очередность печатания устанавливается руководством общего отдела.

146. В повторную переписку принимаются материалы только с визой руководителя структурного подразделения администрации или его заместителя.

147. Документы, изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах, передаются в машбюро вместе с записанным на дискетке текстом.

148. В машбюро материалы перепечатываются в количестве не более четырех экземпляров.

149. Проверяют и считывают перепечатанные в машбюро материалы исполнители.

150. Машинописные документы должны быть выполнены на белой бумаге со всеми реквизитами, текст документа должен быть четким, ясным, без рукописных правок.

151. Документ может быть тиражирован средствами копировальных аппаратов.

Размножение документов производится по заявке, подписанной одним из руководителей общего отдела. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов осуществляется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Размножение постановлений и распоряжений производится протокольным сектором в соответствии с расчетом рассылки.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

152. Подлинники документа после копирования в копировально-множительном бюро подлежат возврату в структурное подразделение администрации.

153. Документы объемом более 25 страниц текста, подлежащие тиражированию в количестве свыше 100 экземпляров, сдаются в типографию только через общий отдел.

Для тиражирования типографским способом общий отдел сдает вместе с письмом-заявкой два экземпляра тщательно выверенного и выправленного текста, отпечатанного на пишущей машинке. Рукописная правка запрещается.

На основе письма-заявки, подписанной руководителем структурного подразделения или его заместителем, общий отдел сдает в типографию и доставляет на вычитку корректуры и готовые тиражи.

154. Вызов работников машинописного и копировально-множительного бюро для работы в выходные и праздничные дни, а также в нерабочее время производится руководством общего отдела по поручению главы администрации или управляющего делами администрации.

15. Заключительные положения

155. Организация труда сотрудников администрации области, ее структурных подразделений, рациональное использование рабочего времени, меры по повышению эффективности их работы регламентируются Правилами внутреннего трудового распорядка.