Постановление Администрации Тамбовской области от 3 марта 1995 г. N 92 "Об утверждении положения об архивном отделе Администрации области"

Постановляю:

Утвердить Положение об архивном отделе администрации области согласно приложению.

И.о. губернатора Тамбовской области

О.И.Бетин

Приложение

Положение
об архивном отделе Администрации Тамбовской области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 3 марта 1995 г. N 92)

     1. Общие положения   

     2. Основные задачи   

     3. Функции           

     4. Права             

     5. Организация работы

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации области (далее - архивный отдел) в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется постановлением губернатора области в целях руководства архивным делом и входит вместе с подведомственными архивными учреждениями в систему Государственной архивной службы России.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента, постановлениями Совета Министров - Правительства Российской Федерации, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти области, приказами, решениями коллегии Государственной архивной службы России, настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему государственные архивы, центр документации новейшей истории, центр хранения документов по личному составу (далее - государственные архивы), несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела области.

Архивный отдел сотрудничает с республиканским отделением Российского общества историков-архивистов, профессиональными союзами и другими общественными организациями.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в государственных архивах области;

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области;

2.3. Координация деятельности структурных подразделений администрации области, учреждений, организаций и предприятий области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами исполнительной власти области;

2.4. Ведение централизованного государственного учета документов архивного фонда, хранящихся в государственных и ведомственных архивах области, осуществление государственного контроля за сохранностью и использованием указанных документов;

2.5. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области об архивном фонде и архивах.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из государственных районных и городских архивов с переменным составом документов в государственные архивы с постоянным составом документов;

3.2. Организует хранение и ведет централизованный государственный учет документов архивного фонда, хранящихся в государственных и ведомственных архивах области, и представляет в установленном порядке сведения о них в Государственную архивную службу России;

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений: совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы;

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений;

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение органов государственной власти области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы;

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений;

3.7. В установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы и вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других областей;

3.8. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда;

3.9. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;

3.10. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

3.11. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах;

3.12. Проверяет выполнение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве;

3.13. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения Государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

3.14. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

3.15. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собрание старинных документальных памятников на территории области, выдаваемых Государственной архивной службой России по заключению архивного отдела, и осуществляет контроль за их соблюдением;

3.16. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов: координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов;

3.17. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование;

3.18. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг;

3.19. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела;

3.20. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран;

3.21. Вносит в Государственную архивную службу России предложения по реституции архивных фондов: организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом;

3.22. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации консервации, копирования, использования и охраны документов: принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий;

3.23. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве: разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела;

3.24. Организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений;

3.25. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты;

3.26. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях;

3.27. Осуществление по поручению Правительства Российской Федерации, администрации области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Архивному отделу предоставляется право:

4.1. Делегировать свои полномочия непосредственно подчиненным государственным архивам в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений;

4.2. Получать от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от государственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

4.3. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организации документов в делопроизводстве государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения: заслушивать представителей государственных архивов по указанным вопросам;

4.4. Давать учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве;

Должностные лица архивного отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений;

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений, независимо от их ведомственного подчинения, к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об архивном фонде и архивах;

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов;

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями;

4.8. Объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурса;

4.9. В установленное порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.

5.2. Архивный отдел возглавляет руководитель, который назначается и освобождается от должности главой администрации области по согласованию с Государственной архивной службой России.

Руководитель несет персональную ответственность за выполнение на архивный отдел задач, распределяет обязанности между работниками.

5.3. Руководитель архивного отдела:

5.3.1. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

5.3.2. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов исполнительной власти приказы и инструкции;

5.3.3. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований (кроме Государственного архива Тамбовской области и Центра документации новейшей истории Тамбовской области);

5.3.4. Определяет структуру и утверждает, в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда, штатное расписание аппарата архивного отдела, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных ассигнований;

5.3.5. Назначает и освобождает от должности работников аппарата архивного отдела и руководящих работников аппарата архивного отдела и руководящих работников непосредственно подчиненных архивных учреждений в соответствии с установленной номенклатурой должностей;

5.3.6. Утверждает положения о структурных подразделениях аппарата архивного отдела, о непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях, а также положения и составы их научных советов.

5.4. В архивном отделе образуется коллегия в составе руководителя (председателя коллегии), директоров госархивов по должности и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается постановлением администрации области.

Коллегия, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады подведомственных архивных учреждений, отчеты представителей учреждений.

Решения коллегии оформляются приказами руководителя архивного отдела.

5.5. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда, отбором их на хранение в государственные архивы области, и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее состав утверждается руководителем архивного отдела.

5.6. Архивный отдел финансируется за счет бюджета области.

5.7. Архивный отдел является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба России и со своим наименованием.

5.8. Реорганизация архивного отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации администрацией области.