Решение Тамбовской городской Думы от 16 мая 1997 г. N 80 (второй созыв седьмое заседание) "О положении "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих г. Тамбова"

В целях реализации требований Закона Тамбовской области "О муниципальной службе в Тамбовской области" и в соответствии с Примерной программой нормотворческой деятельности городской Думы на 1997 год и планом ее реализации,

Тамбовская городская Дума решила:

1. Положение "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих г. Тамбова" утвердить (прилагается).

2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на постоянную депутатскую комиссию по местному самоуправлению.

3. Контроль за реализацией Положения "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих г. Тамбова" в городской Думе возложить на управляющего делами Танасийчука П.С.

4. Решение вступает в силу с момента принятия.

Председатель Тамбовской

городской Думы

В.А.Земцов

Приложение

к решению

Тамбовской городской Думы

от 16 мая 1997 г. N 80

Положение
"О порядке ведения личных дел
муниципальных служащих г. Тамбова"

Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Тамбовской области "О муниципальной службе в Тамбовской области" и определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих города Тамбова.

Статья 1.

1. Личное дело муниципального служащего включает в себя документы, содержащие сведения о служащем, прохождении им муниципальной службы.

2. Ведение личных дел муниципальных служащих возлагается на кадровые службы городской Думы, мэрии города и соответствующих должностных лиц ее структурных подразделений.

Статья 2.

1. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

2. Личное дело оформляется в недельный срок после принятия решения о приеме гражданина на государственную службу.

3. При ведении личного дела в него включаются документы, закрепляющие процесс поступления гражданина на муниципальную службу и ее прохождения.

4. При переводе муниципального служащего на новое место муниципальной службы личное дело передается в кадровую службу по указанному месту муниципальной службы.

Статья 3.

1. Устанавливается следующий состав документов и порядок их расположения при ведении личного дела:

- анкета с фотографией 4 х 6 см.;

- автобиография;

- документы (копии документов) подтверждающие профессиональное образование, переподготовку и повышение квалификации;

- личное заявление;

- приказ (распоряжение) о назначении на муниципальную должность муниципальной службы;

- опись документов, находящихся в личном деле.

2. В зависимости от условий поступления на муниципальную службу в личное дело для впервые поступающего на муниципальную службу помещается - справка из налоговой службы, содержащая сведения о его имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья.

3. После заведения личного дела в него поступают все основные документы, отражающие изменения, которые будут возникать в период прохождения служащим муниципальной службы. Сведения об изменениях заносятся в дополнение к анкете.

К таким сведениям относятся;

- документы, подтверждающие изменения анкетных данных служащего (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений и получении дополнительной специальности и т.д.);

- документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества служащего (характеристики, отзывы, аттестационные листы, справки - объективки, т.е. биографические справки, содержащие анкетные данные служащего и краткое описание его трудовой деятельности и т.д.).

4. В личное дело служащего, допущенного к государственной тайне, включается договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне.

Сбор и внесение в личные дела служащих сведений об их политической, религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.

Статья 4.

1. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. В него не должны входить документы второстепенного значения (проекты, дубликатные экземпляры и т.д.).

2. Документы личного дела помещаются в специальную папку, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером дело регистрируется в журнале учета личных дел муниципальных служащих.

3. После увольнения муниципального служащего его личное дело извлекается из папки, оформляется для передачи в установленном порядке (при перемещении служащего) или сдается на хранение в архив. В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело нового муниципального служащего.

Статья 5.

Для работы с личными делами ведутся карточки:

- алфавитные - для быстрого поиска личного дела;

- контрольные - для обеспечения сохранности и контроля за своевременным возвратом выданных или высланных личных дел;

- должностные - для отражения сведений муниципальных служащих, занимавших ранее и занимающих на данный момент соответствующую муниципальную должность муниципальной службы;

- статистические - для обеспечения учета муниципальных служащих и анализа их качественного состава.

Статья 6.

1. Муниципальной служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, на приобщение к личному делу своих объяснений.

2. Муниципальной служащий обязан информировать кадровые службы об изменениях в своих анкетных данных.

Статья 7.

Кадровые службы органов городского самоуправления или соответствующие должностные лица их структурных подразделений:

- обеспечивают правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность;

- ведут картотеки алфавитных, контрольных, должностных и статистических карточек;

- оперативно вносят в дополнение к анкете сведения об изменениях в анкетных данных служащего и в прохождении им муниципальной службы;

- осуществляет подготовку личных дел уволенных муниципальных служащих к сдаче в архив.

Статья 8.

1. При работе с личным делом, выданным должностным лицам, запрещается:

- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях;

- вносить в него новые записи;

- извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые;

- разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

2. При извлечении каких либо документов из личного дела по указанию руководителя органа городского самоуправления работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Статья 9.

1. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены.

2. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем органа городского самоуправления. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации осуществляется с разрешения руководителя данной организации.

Статья 10.

1. Личные дела хранятся наравне с секретными документами отдельно от трудовых книжек.

Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядке номеров.

2. Ответственность за хранение личных дел возлагается на кадровые службы органов городского самоуправления и должностных лиц их структурных подразделений.

3. Личные дела уволенных муниципальных служащих оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилии работавших муниципальных служащих.