Постановление Администрации Тамбовской области от 11 октября 1999 г. N 881 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общий порядок работы с несекретными документами в администрации области (далее именуется администрация).

Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки, использования документов и контроля за их прохождением в администрации. Контроль за исполнением документов осуществляется в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов в администрации, утвержденным постановлением администрации от 31.12.96 N 790.

1.2. Делопроизводство в администрации организуется на основании нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления.

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.4. Руководство работой по организации и ведению делопроизводства в администрации осуществляет общий отдел администрации.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуется - подразделения) возлагается на их руководителей.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства, на которых возлагаются следующие основные функции:

прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

подготовка руководству подразделения информации о находящихся на исполнении документах;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов с пометкой "Для служебного пользования" и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации;

печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив администрации (для самостоятельных структурных подразделений в ведомственный архив или областной государственный архив);

ознакомление сотрудников подразделений с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, распорядительными документами администрации, информационными материалами, поступившими в подразделение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в подразделении;

организация использования в подразделении средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам подразделения.

1.5. При работе с документами в аппарате администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6. Перед уходом в отпуск сотрудники подразделений обязаны передать через лицо, ответственное за ведение делопроизводства, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение администрации сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы.

1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в общий отдел администрации.

Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется общий отдел администрации.

1.9. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются пресс-службой администрации, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководства администрации.

1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом администрации.

В выходные и праздничные дни корреспонденция принимается дежурными специалистами в приемной главы администрации, о чем делается соответствующая запись в специальном журнале.

При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются, при обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.2. Поступающие в аппарат администрации служебные документы, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчетности, анонимной корреспонденции, подлежат регистрации.

2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, а также письменных обращений граждан, производится в канцелярии общего отдела.

На зарегистрированных документах в нижней правой части первого листа документа проставляется регистрационный штамп установленного образца.

На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом администрации в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации, его заместителями, управляющим делами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в общий отдел администрации.

2.5. Федеральные законы, нормативные акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и акты Федерального Собрания Российской Федерации передаются по реестру в юридический отдел администрации для их регистрации, изучения и подготовки проектов резолюций.

2.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений областной Думы, решений комитетов областной Думы, обращения других субъектов права законодательной инициативы по вопросам, связанным с законодательной деятельностью, направляются в отдел по взаимодействию с областной Думой администрации для оформления проектов поручений главы администрации или его заместителей и контроля за их исполнением.

2.7. На другие документы, адресованные главе администрации, проекты резолюций готовятся общим отделом администрации, после чего формируется вся почта и передается ему на рассмотрение.

2.9. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям администрации или подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.

2.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.11. Зарегистрированные документы с пометками "Для служебного пользования", "Весьма срочно" и "Срочно" передаются специалистам приемных администрации или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях под расписку с указанием даты и времени их получения.

3. Организация работы с документами в подразделениях

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации или его заместителями, управляющим делами, направляются для исполнения в подразделения только через общий отдел администрации.

3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится только через канцелярию общего отдела администрации.

3.3. Прием и учет поступивших в подразделение документов осуществляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

3.4. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию общего отдела администрации.

3.5. Копии поручений, протоколов (выписок из них) заседаний комиссий при администрации, другие материалы к ним, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также нерегистрирумые в общем отделе администрации документы учитываются в подразделении в журналах соответствующей формы.

В случае необходимости документы, поступившие из других подразделений администрации, также подлежат учету в подразделении.

Ознакомление сотрудников подразделений с этими документами производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, по указанию руководителей подразделений.

3.6. О поступивших в подразделение документах докладывается руководителю подразделения лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

3.7. Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов.

Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится руководителями подразделений, как правило, в день их поступления в подразделение. Поступившие в подразделения федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с поручением руководства администрации рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.

3.8. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, о чем делаются соответствующие отметки в журнале регистрации.

3.9. Документы, поступившие в подразделения, хранятся в течение 2 лет, а затем передаются в соответствующем порядке в архив администрации.

3.10. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства в подразделении для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.11. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней.

4. Особенности работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения**

4.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

4.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.4. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения управляющего делами администрации, начальника общего отдела или его заместителя.

4.5. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

4.6. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются общим отделом администрации. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.

4.7. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в общем отделе администрации.

4.8. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только общим отделом администрации, при этом на бланке заказа делается соответствующая пометка.

4.9. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется общим отделом администрации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившим документ.

4.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.12. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в администрации, осуществляется с согласия управляющего делами, начальника общего отдела или его заместителя, руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

4.13. Досылка постановлений или распоряжений администрации с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководства общего отдела администрации или по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

4.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

4.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и области ответственности.

5. Порядок и сроки рассмотрения документов,
контроль за исполнением поручений

5.1. Корреспонденция, поступившая в аппарат администрации, подразделения должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

5.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы проставляется штамп "Подлежит возврату".

5.4. Контроль за исполнением поручений главы администрации или его заместителей, данных во исполнение актов областной Думы, содержащих рекомендации, предложения, запросы к администрации, берутся на контроль отделом по взаимодействию с областной Думой администрации.

5.5. Контроль за исполнением прочих поручений, перечисленных в п. 5.3, осуществляют помощники главы и его заместителей, организационный и общий отделы, другие подразделения администрации по вопросам, относящимся к их сферам ведения.

5.6. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, которое и представляет в администрацию материалы, согласованные с соисполнителями.

5.7. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководства.

В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документы имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок.

Поручения, данные по подготовке проектов постановлений администрации, исполняются в 20-дневный срок, распоряжений - в 10-дневный.

Остальные поручения подлежат исполнению не более чем в 30-дневный срок со дня подписания поручения.

При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении.

5.8. Поручения главы администрации или его заместителей, данные во исполнение актов областной Думы, содержащих запросы к администрации, считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими актами мероприятий и подготовки ответа областной Думе и депутату, внесшему запрос.

5.9. Поручения снимаются с контроля руководителем, его давшим, на основании представленных материалов (проектов актов администрации, справок, информаций, соответствующих заключений, предложений и т.д.).

5.10. Отметка об исполнении и списании документа "В дело" помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и подпись руководителя администрации или структурного подразделения.

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Отметка об исполнении и списании документов переносится в журнал регистрации.

6. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам факсимильной связи

6.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники аппарата администрации и подразделений руководствуются следующим порядком:

6.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом;

6.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы.

6.1.3. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

6.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Разрешение на передачу материала по каналу факсимильной связи дают начальник общего отдела администрации или его заместитель.

6.4. Порядок ведения шифрованной переписки в администрации определяется Инструкцией по шифровальной службе и обеспечивается сектором специальной документальной связи.

7. Общие требования по оформлению документов

7.1. Документы, создаваемые в администрации, печатаются с использованием текстовых редакторов Мiсrоsоft Wоrd и Lехiсоn. При этом в текстовом редакторе Мiсrоsоft Wоrd используется шрифт Тimеs Nеw Rоmаn размером N 14 через 1-2 межстрочных интервала (12-18-24 пт).

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

7.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

7.5. Документы в администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А 4 (210 х 297 мм), А 5 (148 х 210 мм), А 6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

При переписке между подразделениями аппарата администрации бланк не используется.

      7.6.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу 

      7.6.2. Заголовок к тексту документа 

      7.6.3. Текст документа 

      7.6.4. Подпись 

      7.6.5. Дата 

      7.6.6. Регистрационный номер документа 

      7.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 

      7.6.8. Адресат 

      7.6.9. Гриф утверждения, отметка о наличии приложения 

     7.6.10. Визы согласования 

     7.6.11. Резолюция 

     7.6.12. Отметка об исполнителе 

     7.6.13. Идентификатор электронной копии документа 

Председатель комиссии           Личная подпись        Расшифровка подписи

Члены комиссии:                 Личная подпись        Расшифровка подписи

                                Личная подпись        Расшифровка подписи

                                            Мэрия г. Тамбова

                                            Отдел муниципальной службы и

                                            кадровой работы

                                            Администрация г. Кирсанова

                                            Финансовый отдел

                                            Начальнику отдела

                                            Загородневой Т.В.

                                   или

                                            Начальнику финансового отдела

                                            администрации г. Кирсанова

                                            Загородневой Т.В.

                                            Администрации районов

                                            Тамбовской области

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.

            2. Смета расходов на 6 л. в 2 экз.

                                                  Приложение 2

                                     к распоряжению администрации области

                                               от 12.05.99 N 145-р

Пятибратова       или       Пятибратова Светлана Альбертовна

71-02-03                    71-02-03

8. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений
администрации, приказов управляющего делами администрации,
руководителей подразделений

     8.1. Порядок подготовки  проектов  постановлений,  распоряжений 

          администрации, приказов управляющего делами администрации, 

          руководителей подразделений 

     8.2. Порядок оформления  проектов  постановлений,  распоряжений 

          администрации, приказов управляющего делами, руководителей 

          подразделений 

                                                  Приложение 2

                                    к постановлению администрации области

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                     постановлением администрации области

                                                        от 25.05.99 N 146

                                                 Приложение

                                  к Программе "Развитие профессионального

                                     образования в Тамбовской области"

Мартынов            или           Мартынов Владимир Алексеевич

710360                            710360

9. Особенности работы с законопроектами в администрации

9.1. Разработка проектов законов области или иных нормативных правовых актов областной Думы (далее именуются - законопроекты) осуществляется подразделениями администрации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в соответствии с утверждаемыми главой администрации планами законопроектной деятельности.

Законопроекты, затрагивающие трудовые и социально-экономические права и интересы трудящихся, разрабатываются с учетом мнения объединений профсоюзов области.

Ход выполнения планов законопроектной деятельности контролируется отделом по взаимодействию с областной Думой администрации.

9.2. Предложения к планам законопроектной деятельности вносятся руководителями структурных подразделений администрации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти заместителю главы администрации по управлению и социальным вопросам (полномочному представителю главы администрации в областной Думе) на период очередной пленарной сессии областной Думы.

Предложения в план законопроектных работ должны содержать: предполагаемое наименование законопроекта, срок его внесения в областную Думу, обоснование необходимости разработки законопроекта и оценку его согласованности с действующим законодательством.

9.3. Законопроект должен быть внесен в областную Думу, как правило, за 30 дней до начала работы очередного заседания областной Думы, но не позднее срока формирования повестки дня.

Законопроект, подготовленный к внесению в областную Думу, должен быть завизирован руководителем подразделения администрации (территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, а также руководителями других заинтересованных подразделений администрации и организаций.

9.5. Ответственность за качество и оформление законопроекта и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными органами и организациями несут руководители подразделений администрации (территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившие (вносящие) законопроект, а также сотрудники юридического отдела и отдела по взаимодействую с областной Думой администрации.

9.8. Документы, связанные с законопроектной деятельностью администрации (законопроекты, заключения, поправки и др.), направляемые в областную Думу, перед подписью в обязательном порядке подлежат визированию в отделе по взаимодействию с областной Думой администрации. Копии этих документов направляются в отдел по взаимодействию с областной Думой администрации.

10. Машинописные и копировально-множительные работы

10.1. В администрации печатаются только материалы служебного характера. Печатание под диктовку не допускается.

10.2. В приемных заместителей главы администрации, управляющего делами, в подразделениях, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.

В машинописном бюро администрации печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации, проекты писем Президенту и Правительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписью главы администрации или его первого заместителя, доклады руководству администрации, а также другие материалы по поручению руководителей общего отдела администрации.

10.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителей подразделений администрации, а также начальника общего отдела администрации или его заместителя.

Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется заместителем начальника общего отдела администрации.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

10.5. Документы за подписью руководителей подразделений администрации, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на бланках отделов, комитетов, управлений администрации.

10.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А 4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

10.7. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.

10.8. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.

10.9. Выполнение копировально-множительных работ в администрации производится централизованно в общем отделе администрации, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

На размножение в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А 4) изготавливаются по заявке общего отдела администрации в типографии.

10.10. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А 3.

10.11. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителями общего отдела администрации. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Размножение постановлений и распоряжений производится протокольным сектором общего отдела администрации в соответствии с расчетом рассылки.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

11. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

11.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации, осуществляется работниками аппарата администрации.

11.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, необходимых документов к ним и оформление протоколов, осуществляют соответствующие подразделения администрации.

11.5. Протоколам заседаний коллегии, совещаний присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.

11.6. Протокол заседания коллегии подписывается председателем и секретарем коллегии.

Протокол совещания визируется готовившим его сотрудником и подписывается председательствовавшим на совещании.

11.7. Протокол заседания коллегии рассылке не подлежит и хранится в общем отделе администрации. Отдельные решения коллегии рассылаются адресатам общим отделом в соответствии с указателем рассылки не позднее трех рабочих дней после их подписания.

11.8. Протоколы совещаний у заместителей главы администрации оформляются и готовятся к рассылке помощником или сотрудником, ответственным за подготовку совещания.

Копии протоколов совещаний (без воспроизводства подписи председательствовавшего) заверяются печатью общего отдела администрации.

Подлинник протокола и указатель рассылки хранятся в подразделении, готовившим совещание.

11.9. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых администрацией комиссий (советов), организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат администрации, а также оформление их результатов возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по указанию управляющего делами администрации. Заявки на их изготовление направляются в общий отдел администрации для размещения и исполнения заказов.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации и его первых заместителей определяются главой администрации и его первыми заместителями соответственно.

12.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе администрации и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

12.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы или его первых заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

12.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководство общего отдела администрации.

12.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел администрации, где они уничтожаются по акту.

12.6. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

12.7. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел администрации.

13. Формирование дел, последующее хранение
и использование архивных документов

     13.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 

     13.2. Экспертная архивная комиссия администрации 

     13.3. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, 

           законченных делопроизводством 

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

(п. 6.3)

Журнал
учета служебных документов, отправляемых по каналам
факсимильной связи

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

(п. 6.3)

Журнал
регистрации документов, поступивших
по каналам факсимильной связи

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

(п. 7.2)

Состав
реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документов;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

(п. 7.6.6)

Условные обозначения структурных подразделений
администрации области

1 - руководство администрации

2 - общий отдел

3 - отдел по взаимодействию с областной Думой

4 - организационный отдел

5 - юридический отдел

6 - отдел информатизации

7 - отдел промышленности, транспорта, связи и развития предпринимательства

8 - контрольно-ревизионный отдел

9 - отдел бухгалтерского учета и отчетности

10 - отдел социальной политики

11 - отдел инвестиционной политики и внешнеэкономических связей

12 - отдел бытовых и платных услуг

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

(п. 7.6.9)

Перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий, приема-сдачи, список материальных ценностей и др.)

Договоры (о сотрудничестве, о производстве работ, аренде помещений и др.)

Инструкции (должностные, по делопроизводству и т.п.)

Номенклатура дел

Нормативы (расхода сырья, материалов и т.п.)

Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т.п.)

Перечни

Планы (производственные, заседаний коллегии и т.п.)

Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т.д.)

Правила (внутреннего трудового распорядка, пропуска в здание администрации, по технике безопасности и т.д.)

Программы (проведения мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата, зданий, помещений на капитальный ремонт и т.п.)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы

Штатные расписания и изменения к ним

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                г. Тамбов

21.05.99                                                            N 341

О награждении работников

госплемптицезавода "Арженка"

Рассказовского района

Почетной грамотой

администрации области

     Рассмотрев   ходатайство   управления    сельского    хозяйства    и

продовольствия   администрации    области    о    поощрении    работников

госплемптицезавода "Арженка" Рассказовского района в связи с 75-летием со

дня основания предприятия, ПОСТАНОВЛЯЮ:

     За большой вклад в  развитие  агропромышленного  комплекса  области,

многолетний добросовестный труд и в связи с 75-летием  со  дня  основания

предприятия наградить Почетной грамотой администрации  области  следующих

работников госплемптицезавода "Арженка" Рассказовского района:

Кондратьева                - управляющего птицефермой N 3

Сергея Викторовича

Кузнецову                  - птичницу птицефермы N 3

Татьяну Николаевну

и т.д.

Глава администрации

области                                                           А.Рябов

___________(Е.Семенов)

___________(А.Паршин)

___________(Б.Эсаулов)

___________(С.Пятибратова)

Пятибратова                                             rs.dос

71 02 03

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

19.01.99                        г. Тамбов                            N 28

     Об утверждении Правил государственного учета  показателей  состояния

безопасности дорожного движения по протяженности, техническому  состоянию

автомобильных дорог  Российской  Федерации  и  наличию  на  них  объектов

сервиса,   по   количеству   трамваев   и   троллейбусов   (постановление

Правительства Российской Федерации от 4 декабря 1998 года N 1441)

     Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от  4

декабря 1998 года N 1441 "Об утверждении  Правил  государственного  учета

показателей состояния безопасности дорожного движения  по  протяженности,

техническому состоянию автомобильных дорог Российской Федерации и наличию

на  них  объектов  сервиса,  по  количеству  трамваев   и   троллейбусов"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Довести до сведения, что в соответствии со статьей 9 Федерального

закона "О безопасности  дорожного  движения"  (Собрание  законодательства

Российской Федерации, 1999, N  50,  ст.  4873)  Правительство  Российской

Федерации:

     утвердило  Правила  государственного  учета  показателей   состояния

безопасности дорожного движения по протяженности, техническому  состоянию

автомобильных дорог  Российской  Федерации  и  наличию  на  них  объектов

сервиса, по количеству трамваев и троллейбусов согласно приложению.

     2.   Управлению    автомобильными    дорогами    области    (Попов),

администрациям городов и районов области, мэрии  города  Тамбова  (Ильин)

довести данное постановление до всех заинтересованных  лиц  и  обеспечить

его выполнение.

     3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Тамбовская жизнь".

Глава администрации

области                                                           А.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя,

номер его телефона                                      Имя файла

        УТВЕРЖДЕНЫ                            Приложение

постановлением Правительства    к постановлению администрации области

Российской Федерации                      от 19.01.99 N 28

от 4 декабря 1998 г. N 1441

                                 ПРАВИЛА

   Государственного учета показателей состояния безопасности дорожного

  движения по протяженности, техническому состоянию автомобильных дорог

  Российской Федерации и наличию на них объектов сервиса, по количеству

                         трамваев и троллейбусов

     1. Настоящие Правила устанавливают единый  порядок  государственного

учета  показателей   состояния   безопасности   дорожного   движения   по

протяженности,  техническому  состоянию  автомобильных  дорог  Российской

Федерации и наличию на них объектов сервиса,  по  количеству  трамваев  и

троллейбусов (далее именуется - государственный учет).

     и т.д.

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                г. Тамбов

01.04.99                                                            N 211

     О поставке топочного мазута и дизельного топлива для учреждений

   социальной сферы, жилищно-коммунальных нужд области и на проведение

                            посевной кампании

     В условиях  отсутствия  необходимых  бюджетных  средств  на  закупку

топочного мазута и дизельного топлива для  учреждений  социальной  сферы,

жилищно-коммунальных нужд на отопительный сезон 1999 года и на проведение

посевной кампании ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Принять предложение  полного  товарищества  "Перевалова  Ирина  и

Компания" (г. Тамбов) о поставке топочного мазута и дизельного топлива по

цене за  1  тонну  соответственно  670  и  1780  рублей,  включая  НДС  и

железнодорожный тариф, в количестве - топочного мазута  3887,64  тонны  и

дизельного топлива - 3031 тонны на общую сумму 8000 тысяч рублей  в  срок

до 10 апреля 1999 года.

     2. Поручить управлению образования администрации области  (Стребков)

заключить с  полным  товариществом  "Перевалова  Ирина  и  Компания"  (г.

Тамбов) договор на поставку топочного  мазута  и  дизельного  топлива  на

условиях, определенных в п. 1, и в объемах  согласно  приложению  в  счет

финансирования  администраций  районов  и  городов   области   из   фонда

финансовой поддержки территорий.

     и т.д.

Первый зам. главы

администрации области                                            Ю.Блохин

Визы согласования

Фамилия исполнителя

номер его телефона                                      Имя файла

                                                   Приложение

                                    к постановлению администрации области

                                               от 01.04.99 N 211

                                  ОБЪЕМЫ

      поставок топочного мазута и дизельного топлива для учреждений

   социальной сферы, жилищно-коммунальных нужд области и на проведение

                      посевной кампании на 1999 год

-------------------------------------------------------------------------

                  |   Наименование ресурсов  |           Сумма

                  |--------------------------|        (тыс. руб.)

                  | дизельное |   топочный   |

                  |  топливо  |     мазут    |

                  |   (тн.)   |     (тн.)    |

-------------------------------------------------------------------------

Бондарский район        60           -                   106,8

и т.д.

Первый зам. главы

администрации области                                            Ю.Блохин

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

05.04.99                        г. Тамбов                           N 219

Об утверждении основных мероприятий

по проведению в области

Международного года пожилых людей

     В соответствии с постановлением администрации  области  от  19.01.99

N 30 "О проведении в области  Международного  года  пожилых  людей  (Указ

Президента Российской Федерации от 02.12.98 N 1455)" ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1.  Утвердить  основные  мероприятия   по   проведению   в   области

Международного года пожилых людей согласно приложению.

     2.   Комитетам,   управлениям,   отделам    администрации    области

организовать работу по выполнению мероприятий.

     3. Рекомендовать органам местного самоуправления области разработать

мероприятия по проведению в городах и районах Международного года пожилых

людей.

     4. Контроль за выполнением постановления  возложить  на  заместителя

главы администрации области по управлению и социальным  вопросам  Гуркина

Ю.Н.

Глава администрации

области                                                           А.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя,

номер его телефона                                      Имя файла

                                                  УТВЕРЖДЕНЫ

                                     постановлением администрации области

                                              от 05.04.99 N 219

                           ОСНОВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

        по проведению в области Международного года пожилых людей

-------------------------------------------------------------------------

 N   |  Наименование основных    |  Срок, место   |  Исполнители

 пп. |  мероприятий              |  проведения    |

-------------------------------------------------------------------------

 1.    Обследование материально-   январь-сентябрь  оргкомитет, областной

       бытовых условий ветеранов   1999 г.          совет ветеранов

       пожилых людей в целях       города, районы   войны, труда,

       оказания адресной помощи    области          Вооруженных Сил

       в решении                                    и правоохранительных

       социально-бытовых вопросов                   органов,                              тсльных органов,

                                                    администрации городов

                                                    и районов области

и т.д.

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

17.03.99                        г. Тамбов                         N 102-р

Об итогах проведения выездных

совещаний в городах и районах

по результатам социально-экономического

развития территорий в 1998 году

     В целях реализации критических замечаний и предложений,  высказанных

в адрес  администрации  области,  оказания  практической  помощи  органам

местного самоуправления, информирования населения области о  деятельности

органов государственной власти:

     1. Поручить руководителям  структурных  подразделений  администрации

области  в  срок  до  25  марта  рассмотреть  критические   замечания   и

предложения,  высказанные  в  адрес  администрации  области  на  выездных

совещаниях, согласно приложению.

     2. Структурным подразделениям администрации области проинформировать

администрации  городов  и  районов  области   и   организационный   отдел

администрации  области  о  ходе  реализации   критических   замечаний   и

предложений до 25 марта т.г.

     3. Контроль за  выполнением  настоящего  распоряжения  возложить  на

заместителя  главы  администрации  области  по  управлению  и  социальным

вопросам Гуркина Ю.Н.

Глава администрации

области                                                           А.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя

номер его телефона                                     Имя файла

                                                    Приложение

                                     к распоряжению администрации области

                                               от 17.03.99 N 102-р

            Критические замечания и предложения, высказанные в

           адрес администрации области, на выездных совещаниях

               в городах и районах в январе-марте 1999 года

-------------------------------------------------------------------------

  Фамилия, инициалы, |   Краткое содержание   |      Направлено для

      должность      |замечаний и предложений |      рассмотрения и

    выступающего     |                        |        реализации

-------------------------------------------------------------------------

         1                       2                          3

-------------------------------------------------------------------------

                           Бондарский район

Судоргин А.С.  -      Прошу оказать помощь в   Управление сельского

начальник управления  выделении льготного      хозяйства и продовольствия

сельского хозяйства   кредита для проведения   администрации

и продовольствия      весенне-полевых работ    области (Семенов)

администрации района  в сумме 7 млн. рублей

и т.д.

Зам. главы администрации

области                                                          Ю.Гуркин

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                  УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ

                               П Р И К А З

15.09.99                        г. Тамбов                            N 55

              О порядке использования средств компьютерной,

          копировально-множительной техники и факсимильной связи

            в структурных подразделениях управления социальной

                  защиты населения администрации области

     В   целях   упорядочения   использования    средств    компьютерной,

копировально-множительной техники  и  факсимильной  связи  в  структурных

подразделениях  управления  социальной  защиты  населения   администрации

области ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Утвердить Положение о порядке использования средств компьютерной,

копировально-множительной техники и факсимильной связи,  установленных  в

подразделениях  управления  социальной  защиты  населения   администрации

области, согласно приложению.

     2. Руководителям  структурных  подразделений  управления  социальной

защиты населения  администрации  области  обеспечить  строгое  выполнение

требований Положения.

     3.  Контроль  за  исполнением  настоящего   приказа   возложить   на

начальника общего отдела Захарову Т.Н.

Начальник управления                                           Л.Романина

Петрова

71-10-10                                          lt238.dос

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                                 Справка

                  к проекту постановления (распоряжения)

                          администрации области

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект представлен ______________________________________________________

                          наименование подразделения администрации,

_________________________________________________________________________

                         организации, учреждения

_________________________________________________________________________

     должность, фамилия, имя, отчество руководителя - автора проекта

_________________________________________________________________________

              Проект постановления (распоряжения) согласован

-------------------------------------------------------------------------

  Фамилия, имя отчество   |         Должность         |  Дата и подпись

                          |                           |  согласования

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

-------------------------------------------------------------------------

                     Замечания и дополнение к проекту

                       постановления (распоряжения)

-------------------------------------------------------------------------

  Фамилия, имя, отчество  |       Должность       | Содержание замечаний

                          |                       |    и дополнений

                          |                       |   прилагается на

                          |                       |   отдельном листе

                          |                       | машинописным текстом

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

-------------------------------------------------------------------------

Контроль за исполнением _________________________________________________

                            указать номера пунктов или постановления

_________________________________________________________________________

                           распоряжения в целом

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

возложен на _____________________________________________________________

(давший указания о контроле)

                  Постановление (распоряжение) разослать

-------------------------------------------------------------------------

       Кому         |    Количество   |     Кому     |     Количество

                    |       экз.      |              |        экз.

-------------------------------------------------------------------------

  Администрация

  Президента РФ

-------------------------------------------------------------------------

  Представителю

  Президента РФ в

  Тамбовской области

-------------------------------------------------------------------------

  областная Дума

-------------------------------------------------------------------------

Предложения согласованы с руководителем отдела, управления, комитета

______________________                  Подпись__________________________

        дата

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.21)

Классификатор документов

1. Бюджет. Финансы.

1.1. Исполнение областного бюджета

1.2. Финансирование народного хозяйства

1.3. Налоги

1.4. Банки. Векселя

1.5. Денежные зачеты. Займы. Ссуды

1.6. Кредит. Цены

1.7. Штаты, зарплата

2. Экономика

2.1. Промышленность

2.2. Энергетика, энергоснабжение

2.3. Газ. Топливо

2.4. Регистрация совместных предприятий

2.5. Лицензирование

2.6. Предпринимательство

2.7. Инвестирование

3. Сельское хозяйство. Охрана природы

3.1. Земельные ресурсы. Землепользование

3.2. Заготовка сельскохозяйственной продукции

3.3. Проведение сельскохозяйственных работ

3.4. Продовольственные ресурсы

3.5. Мелиорация

3.6. Лесное хозяйство

3.7. Охотничье хозяйство

3.8. Водные ресурсы

3.9. Охрана природы. Экологический фонд

4. Транспорт. Связь

4.1. Организация работы

4.2. Тарифы

5. Жилищно-коммунальное хозяйство. Бытовое обслуживание

5.1. Эксплуатация коммунального хозяйства

5.2. Эксплуатация жилой площади. Приватизация

5.3. Недвижимое имущество

5.4. Арендная плата. Оплата услуг

5.5. Бытовое обслуживание населения

6. Строительство и архитектура

6.1. Проектирование, строительство объектов

6.2. Жилищные сертификаты

6.3. Строительство дорог

6.4. Газификация

7. Торговля. Общественное питание

7.1. Организация, порядок торговли

7.2. Общественное питание

8. Труд. Использование трудовых ресурсов

8.1. Организация труда

8.2. Охрана труда

8.3. Трудоустройство

8.4. Миграция

9. Образование. Молодежная политика

10. Здравоохранение. Физическая культура

11. Социальная защита населения

11.1. Пенсионное обеспечение, пособия

11.2. Социальная защита семьи, материнства

11.3. Социальная защита граждан, уволенных в запас из Вооруженных Сил

11.4. Стационарные учреждения социальной сферы

11.5. Деятельность обществ инвалидов

12. Культура, печать

13. Укрепление законности и правопорядка. Безопасность дорожного движения

14. Деятельность органов военного управления, гражданской обороны

15. Архивы области. Органы загс

16. Кадры

16.1. Назначение

16.2. Увольнение

16.3. Присвоение квалификационных разрядов, установление надбавок к должностному окладу

16.4. Трудовые договоры (контракты)

16.5. Положения о структурных подразделениях администрации области

16.6. Взыскания

17. Награждение работников и трудовых коллективов Почетной грамотой администрации области

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.1)

Образец оформления текста Закона Тамбовской области

                                                    Вносится главой

                                                    администрации области

                                                    Проект

                                                    (дата)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                            ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

                                З А К О Н

             Об утверждении отчета "Об исполнении областного

                           бюджета за 1998 год"

     Статья 1. Утвердить отчет "Об исполнении областного бюджета за  1998

год" по доходам в сумме 1150994 тыс. рублей и по расходам в сумме 1037107

тыс. рублей с превышением доходов  над  расходами  в  сумме  113887  тыс.

рублей.

     Статья 2. Настоящий Закон вступает в силу со  дня  его  официального

опубликования.

Председатель Тамбовской                   Глава администрации

областной Думы    В.Н.Карев               Тамбовской области    А.И.Рябов

г. Тамбов

"___"________ 1999 г.

N ______

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.2)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                        Тамбовская областная Дума

                 (второй созыв - заседание              )

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                    от _______________ 199 г.        N

                                г. Тамбов

            О Законе Тамбовской области "Об утверждении отчета

              "Об исполнении областного бюджета за 1998 год"

     Рассмотрев представленный главой администрации области проект закона

Тамбовской области  "Об  утверждении  отчета  "Об  исполнении  областного

бюджета за 1998 год" и решения комитетов по бюджету, налогам и  финансам;

промышленности,   строительству,    транспорту,    связи    и    развитию

предпринимательства; социальным вопросам; аграрным вопросам,  экологии  и

природопользованию   областной   Думы,    Тамбовская    областная    Дума

постановляет:

     1. Принять Закон  Тамбовской  области  "Об  утверждении  отчета  "Об

исполнении областного бюджета за 1998 год" в целом.

     2. В целях повышения уровня  собираемости  налогов  и  наполняемости

бюджета области, обеспечения  своевременности  выплаты  заработной  платы

работникам   бюджетной   сферы   и   социальных   пособий   рекомендовать

администрации  области  принять  меры  по  усилению  контроля   в   сфере

производства  этилового  спирта  и  алкогольной   продукции,   сокращению

недоимки  по  платежам  в  областной  бюджет,  увеличению  доли  денежных

поступлений в бюджет области.

     3. Контроль за исполнением  настоящего  постановления  возложить  на

комитет по бюджету, налогам и финансам областной Думы (Сафонов А.М.).

Председатель областной

Думы                                                            В.Н.Карев

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.2)

                                                    СОГЛАСОВАНО

                                           ------------------------------

                                           ------------------------------

                                           "_____"_________________19  г.

                                 Справка

                  к проекту постановления областной Думы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект представлен  главой администрации области Рябовым А.И.

_________________________________________________________________________

           наименование комитета областной Думы, подразделения

_________________________________________________________________________

              администрации области, организации, учреждения

_________________________________________________________________________

     должность, фамилия, имя, отчество руководителя - автора проекта

_________________________________________________________________________

                     Проект постановления согласован

-------------------------------------------------------------------------

 Фамилия, имя, отчество |    Должность   |  Дата и подпись согласования

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

-------------------------------------------------------------------------

              Замечания и дополнения к проекту постановления

-------------------------------------------------------------------------

                        |                |   Дата и содержание замечаний

 Фамилия, имя, отчество |    Должность   |  и дополнений предлагается на

                        |                |  отдельном листе машинописным

                        |                |            текстом

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

-------------------------------------------------------------------------

Контроль за исполнением__________________________________________________

                      указать номера пунктов или постановления в целом

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

возложен на _____________________________________________________________

Руководитель,

давший указания на контроль                           (подпись)

                         Постановление разослать

-------------------------------------------------------------------------

          Кому          | Количество |         Кому         | Количество

                        |    экз.    |                      |    экз.

-------------------------------------------------------------------------

Председателю                  1

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Заместителю                   1

председателя

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Председателям                 6

комитетов

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Руководителю                  1

аппарата

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Заведующим отделами           3

-------------------------------------------------------------------------

КСК                           1

-------------------------------------------------------------------------

Администрации области         4

-------------------------------------------------------------------------

Прокуратуре области           1

-------------------------------------------------------------------------

Парламентской                 1

библиотеке (только

принятые окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

Главное государственно-       1

правовое управление

Президента РФ (только

принятые окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

Представителю Президента      1

РФ в Тамбовской области

-------------------------------------------------------------------------

Представительные органы      30

местного самоуправления

-------------------------------------------------------------------------

ЦПС ФАПСИ в Тамбовской        1

области (только принятые

окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

ЗАО "Консультант плюс"        1

(только принятые

окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

Методический кабинет          1

-------------------------------------------------------------------------

Предложения согласованы с руководителем отдела, комитета областной Думы

______________________                  Подпись__________________________

        дата

Проект постановления (распоряжения) принят

______________________                  Подпись__________________________

        дата

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.3)

                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

        к проекту закона Тамбовской области "О внесении изменений

        в статью 7 Закона Тамбовской области "Об областном бюджете

                               на 1999 год"

     Проект закона Тамбовской области "О внесении изменений  в  статью  7

Закона Тамбовской области "Об областном бюджете на 1999 год"  подготовлен

в соответствии с Законом Тамбовской  области  от  23  октября  1998  года

N 33-3 "О порядке внесения, рассмотрения  и  принятия  Закона  Тамбовской

области "Об областном бюджете на 1999 год" и о порядке внесения изменений

и дополнений в областной бюджет".

     В соответствии с Федеральным законом от 5 мая 1994 года  "О  порядке

индексации и перерасчета пенсий, установленных в соответствии  с  Законом

Российской Федерации "О государственных пенсиях в  Российской  Федерации"

пенсии  не  реже  одного  раза  в  три  месяца  подлежат  индексации  или

компенсации в связи с ростом стоимости  жизни.  Такой  порядок  повышения

соответствовал  экономической  ситуации,  для  которой  были   характерны

высокие темпы инфляции, когда индекс потребительских цен составлял  15  -

20 процентов в месяц.

     Учитывая, что в настоящее время ситуация  с  ростом  потребительских

цен  кардинальным  образом  изменилась,  предлагается  установить   новый

порядок повышения минимального размера пенсии по старости. Этим  порядком

предусмотрено, что повышение  минимального  размера  пенсии  по  старости

осуществляется при увеличении цен  на  потребительские  товары  и  услуги

начиная с 1 января 1997 года не менее чем на 6 процентов, но не ранее чем

по прошествии трех месяцев с начала года.

     Последующее повышение минимального размера пенсии по старости  будет

осуществляться при таком же росте потребительских цен с даты  предыдущего

повышения минимального размера пенсии по старости и  по  истечении  после

него не менее трех месяцев.

     Реализация законопроекта не  потребует  дополнительных  расходов  из

федерального бюджета.

Подпись руководителя структурного

подразделения администрации области

(территориального органа федерального

органа исполнительной власти),

подготовившего законопроект

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.4)

Образец справки о состоянии законодательства в данной
сфере правового регулирования

                                                        Приложение

                                                     к проекту закона

                                                 Тамбовской области "..."

                                 СПРАВКА

                       о состоянии законодательства

                  в данной сфере правового регулирования

     Общественные  отношения,  охватываемые  проектом  закона  Тамбовской

области "...", в настоящее время регулируются:

     1) Законом РФ "...";

     2) указами Президента Российской Федерации "...";

     3) постановлениями Правительства Российской Федерации "...";

     4)  приказами  и  инструкциями  федеральных  органов  исполнительной

власти "...";

     5) постановлением администрации области "...".

     Принятие   указанного   законопроекта   позволит   сократить   объем

подзаконного правового регулирования, утвердить  приоритет  актов  высшей

юридической силы - законов в данной сфере правового регулирования.

Субъект права законодательной инициативы             (подпись)

(дата)

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.5)

Образец перечня
законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения
и дополнения которых потребует принятие законопроекта

                                                        Приложение

                                                     к проекту закона

                                                 Тамбовской области "..."

                                 ПЕРЕЧЕНЬ

                законов и иных нормативных правовых актов,

                  отмены, изменения и дополнения которых

        потребует принятие проекта закона Тамбовской области "..."

     В случае принятия проекта закона Тамбовской области  "..."  подлежат

признанию утратившими силу:

     1) Закон Тамбовской  области  "..."  (далее  в  скобках  указываются

источники официального опубликования акта (год издания, N,  статья)  и  в

хронологическом порядке все изменения и дополнения к указанному акту);

     2) статьи 5, 7 и 14 Закона Тамбовской области "...";

     3) постановление администрации области "...";

     В случае принятия Закона Тамбовской области "..." необходимо  внести

изменения и дополнения в:

     1) статьи 11, 23 и  44  Закона  Тамбовской  области  "..."  (от  ...

(дата), N, название);

     3) принятые на их основе  нормативные  правовые  акты  администрации

области и областной Думы.

Субъект права законодательной инициативы               (подпись)

                                                       (дата)

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.8)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

     г. Тамбов                                                  N

   О внесении в областную Думу проекта закона области "О (наименование

      законопроекта)" и назначении официального представителя главы

    администрации области при рассмотрении данного проекта в областной

                                   Думе

     1. Внести на рассмотрение областной Думы проект  закона  области  "О

(наименование законопроекта)".

     2. Назначить  начальника  (наименование  структурного  подразделения

администрации области, фамилия, имя, отчество  руководителя)  официальным

представителем главы администрации области при рассмотрении  в  областной

Думе проекта закона области "О (наименование законопроекта)".

Глава администрации

области                                                           А.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя

номер его телефона

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.9)

Образец письма
о внесении законопроекта в Тамбовскую областную Думу
субъектом законодательной инициативы

                                                Тамбовская областная Дума

     На основании п.  5  ст.  53  Устава  (Основного  Закона)  Тамбовской

области  на   рассмотрение   Тамбовской   областной   Думы   в   качестве

законодательной инициативы вносится проект Закона области "...".

     Законопроект вносится по вопросу, являющемуся предметом  совместного

ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (статья 72,

пункт ... Конституции Российской Федерации).

     Приложения:

     1) текст законопроекта на ... листах;

     2)  пояснительная  записка  с  обоснованием  необходимости  принятия

данного законопроекта;

     3) справка о состоянии законодательства  в  данной  сфере  правового

регулирования;

     4) перечень законов и иных нормативных  правовых  актов,  подлежащих

отмене, изменению или дополнению в связи с принятием данного закона;

     5) предложения о разработке  нормативных  правовых  актов,  принятие

которых необходимо для реализации данного закона;

     6) финансово-экономическое обоснование;

     7) справка к проекту постановления областной Думы;

     8)  проект  постановления  Тамбовской  областной  Думы  о   принятии

законопроекта в первом чтении.

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.6)

            /-------------\

            |             |

            |    Герб     |

            |             |

            |             |

            \-------------/

             АДМИНИСТРАЦИЯ

          Тамбовской области

392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 14

             Тел. 72-24-64

_________________N____________________

На N _________________________________               Тамбовская областная

                                                     Дума

                                ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         на проект закона области "О (наименование)", вносимый в

        областную Думу (субъект права законодательной инициативы)

     В администрации области рассмотрен проект закона области о (введении

или  отмене  налогов,  освобождении  их  уплаты,   изменении   финансовых

обязательств области, другие  законопроекты,  предусматривающие  расходы,

покрываемые за счет областного бюджета). (Далее дается  оценка  положений

законопроекта,   излагается   мнение   о    возможности    финансирования

предполагаемых расходов, связанных с реализацией данного законопроекта, и

определяется позиция администрации области: о  целесообразности  принятия

законопроекта  либо  отклонения,  либо   частичного   принятия   основных

положений в случае, если администрацией области предлагаются изменения  к

законопроекту, либо отсрочку принятия или вступления в силу и т.д.)

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.7)

            /-------------\

            |             |

            |    Герб     |

            |             |

            |             |

            \-------------/

             АДМИНИСТРАЦИЯ

          Тамбовской области

392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 14

             Тел. 72-24-64

_________________N____________________

На N _________________________________            Председателю Тамбовской

                                                  областной Думы

                                                  Фамилия И.О.

              Уважаемый...............................!

     В   администрации   области   рассмотрен   проект   закона   области

(наименование законопроекта), принятый областной Думой  в  первом  чтении

(дата принятия).

     В указанный проект предлагается внести ряд поправок.

Приложение: на ... л. в 1 экз.

Глава администрации

области                                                       И.О.Фамилия

Приложение 24

к Инструкции по делопроизводству

(п. 10.4)

Заказ
в машинописное бюро

Индекс отдела______________________________________

Фамилия и инициалы исполнителя_____________________

На "____" листах

Экз._______________________________________________

Количество листов__________________________________

Дата исполнения____________________________________

Зав. бюро_______________________________

__________________

Приложение 25

к Инструкции по делопроизводству

(п. 11.4)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРОТОКОЛ

                            заседания коллегии

16.01.99                         г. Тамбов                            N 1

Председатель - Рябов А.И.

Секретарь     - Морковин Д.Д.

     Присутствовали: перечисляются члены коллегии  в  алфавитном  порядке

без указания должности

     Приглашенные: перечисляются  приглашенные  в  алфавитном  порядке  с

указанием должности

     Повестка дня:

     1. О...(основной вопрос)

     Докладчик Блохин  Ю.Н.  -  первый  заместитель  главы  администрации

области

     2. О...(второй по важности вопрос повестки)

     Докладчик Гуркин Ю.Н. - заместитель главы администрации  области  по

управлению и социальным вопросам

1. СЛУШАЛИ:

     Блохина Ю.Н.  -  текст  доклада  прилагается  либо  дается   краткое

изложение содержания выступления.

ВОПРОСЫ:

     Ф.И.О. (формулировка вопроса)

ОТВЕТ:

    (формулировка ответа) и т.д.

ВЫСТУПИЛИ:

     Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица

     Ф.И.О. запись выступления и т.д.

РЕШИЛИ:

     1.1.  Текст  первого  пункта  по  первому  вопросу.   Излагается   в

неопределенной форме (поручить, предложить,  организовать,  обеспечить  и

т.д.)

     1.2. Текст второго пункта по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

     Гуркин Ю.Н.  -  текст  второго  вопроса  повестки  дня  строится  по

аналогичной схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ

Председатель                    (подпись)                       И.Фамилия

Секретарь                       (подпись)                       И.Фамилия

Приложение 26

к Инструкции по делопроизводству

(п. 11.4)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРОТОКОЛ

                     совещания у первого заместителя

                       главы администрации области

                               Блохина Ю.Н.

17.05.99                        г. Тамбов                            N 17

     Присутствовали:  перечисляются  присутствовавшие  на   совещании   в

алфавитном порядке без указания должности

                              Повестка дня:

     1. О ситуации на рынке труда Тамбовской области

     Информация  руководителя  Департамента  федеральной  государственной

службы занятости населения по области Дрокова С.А.

     2.   О   ходе   работы   по   вопросам   строительства   Никольского

нефтеперерабатывающего завода

     Информация  директора   ассоциации   экономического   взаимодействия

областей Ценрально-Черноземного региона "Черноземье" Кролева В.Н.

1. СЛУШАЛИ:

     Дрокова С.А. о ситуации на рынке труда в области

ВЫСТУПИЛИ:

     Толмачев В.Н., Гончаров А.П.,. Савельев Ю.И., Сажнев И.С.

РЕШИЛИ:

     1.1.  Принять  к  сведению  информацию   руководителя   Департамента

федеральной государственной службы занятости населения по области Дрокова

С.А. о работе возглавляемой им службы к сведению.

     1.2. Отметить, что.....

2. СЛУШАЛИ:

     Кролева В.Н. о ходе работы  по  вопросам  строительства  Никольского

нефтеперерабатывающего  завода  (текст  второго  вопроса   повестки   дня

строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ)

Первый зам. главы администрации

области                     (подпись)                            Ю.Блохин

                                                                оt134.tхt

Приложение 27

к Инструкции по делопроизводству

(п. 13.1.5)

                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                     Управляющий делами

                                                    администрации области

                                                          Д.Морковин

                                                           29.11.98

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

          юридического отдела администрации области на 1999 год

-------------------------------------------------------------------------

 Индекс |  Заголовок дела  | Количество | Срок хранения | Примечание

 дела   |                  |  дел       | и номер       |

        |                  |            | статьи по     |

        |                  |            | Перечню       |

-------------------------------------------------------------------------

  5-01    Законы Российской       1        Постоянно.     На госхранение

          Федерации                        Ст. 1          не принимаются.

                                                          Хранятся

                                                          в организации.

и т.д.

Начальник юридического

отдела                                                           А.Паршин

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной комиссии

администрации области

от 05.12.98 г. N 7

Приложение 28

к Инструкции по делопроизводству

(п. 13.3.5)

Архив за 19 ___ г.                  _____________________________________

                                         (наименование подразделения)

                                  Опись

          дел, сданных на хранение в архив администрации области

-------------------------------------------------------------------------

 N  | Номер дела | Заголовок дела|К-во листов|   Год, месяц   |Примечание

 пп.|            |               |   в деле  |----------------|

    |            |               |           |начала|окончания|

    |            |               |           |дела  |  дела   |

-------------------------------------------------------------------------

Сдал ____________________"___"_________ 19  г.

Принял в архив _____________________________"___"__________ 19  г.

               (подпись, инициалы, фамилии)