Постановление Администрации Тамбовской области от 15 марта 2002 г. N 174 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области" (утратило силу)

Постановление Администрации Тамбовской области
от 15 марта 2002 г. N 174
"Об утверждении инструкции по делопроизводству
в администрации области и органах исполнительной
власти области"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области, обеспечения их учета и сохранности постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области согласно приложению.

2. Заместителям главы администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области обеспечить строгое выполнение Инструкции по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области.

3. Рекомендовать главам администраций городов и районов области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.

4. Считать утратившими силу Постановления администрации области от 11.10.1999 N 881 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях", от 12.02.2001 N 109 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях".

5. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением правил работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству, на заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области В.А. Черкасова и общий отдел администрации области.

Глава администрации

Тамбовской области

О.И.Бетин

Инструкция
по делопроизводству в администрации области
и органах исполнительной власти области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 15 марта 2002 г. N 174)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, нормативными правовыми актами администрации области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами на оформление организационно-распорядительных документов, Регламентом администрации области.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области осуществляются общим отделом администрации области и отделом информатизации администрации области.

ГАРАНТ:

Постановление администрации Тамбовской области от 7 мая 2002 г. N 327 Общий отдел администрации области преобразован в Управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области

См. Положение об управлении делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, утвержденное постановлением администрации Тамбовской области от 29 мая 2002 г. N 401

1.5. При работе с документами в администрации области, органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6. Перед уходом в отпуск сотрудники структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области обязаны передать через лицо, ответственное за ведение делопроизводства, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение администрации области, органа исполнительной власти области сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы.

1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области и сообщается заместителю начальника общего отдела администрации области.

Руководителем структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области назначается служебное расследование, о результатах которого информируется общий отдел администрации области и заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области.

1.9. Переписка между структурными подразделениями администрации области, органами исполнительной власти области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются комитетом по связям с общественностью администрации области.

1.11. Ответственность за состав, учет и сохранность документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области, которые своими документами определяют должностных лиц, непосредственно отвечающих за делопроизводство и обеспечивающих его организацию в соответствии с настоящей Инструкцией.

Сотрудники администрации области, органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

2. Документация администрации области, органов
исполнительной власти области

2.1. Деятельность администрации области, органов исполнительной власти области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

2.2. В соответствии с действующим законодательством глава администрации области издает нормативные правовые документы:

Постановления администрации области;

Распоряжения администрации области;

Заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области; руководители структурных подразделений администрации области (если это установлено положением о структурном подразделении); органов исполнительной власти области издают приказы.

Администрация области, органы исполнительной власти области выпускают официальные документы, подписанные главой администрации области, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области: акты, договоры, докладные записки, инструкции, отчеты, протоколы, правила, письма, соглашения, справки, телеграммы, телефонограммы, другие виды документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3. Общие требования к составлению и оформлению документов

3.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Wоrd fоr Windоws с использованием шрифтов Тimеs Nеw Rоmаn Сyr размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14), Тimеs DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала (12-18-24 пт).

Допускается печатать документы с использованием текстового редактора Lехiсоn.

3.2. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения, определенный формат бланков, цвет бумаги и краски.

3.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.

3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

3.5. Документы в администрации области, органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется.

3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

3.6.1. Герб Тамбовской области*

Для изготовления документов администрации области и органов исполнительной власти области используются бланки с воспроизведением герба Тамбовской области.

------------------------------

* После его утверждения в установленном порядке

3.6.2. Наименование организации

Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Тамбовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области.

3.6.3. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают: почтовый адрес, номера телефона, факса, электронной почты. Могут проставляться и другие сведения: номера телексов, счетов в банке и др.

3.6.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и печатается прописными буквами.

3.6.5. Дата документа

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 декабря 2001 г. следует оформлять 05.12.2001 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).

При подготовке документов, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 5 декабря 2001 г.

3.6.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 2) или органа исполнительной власти области, где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.6.8. Место составления или издания документа

Местом составления или издания документа указывают, как правило, г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

3.6.9. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально", "Для служебного пользования" и т.д.) проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа без кавычек и при необходимости может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

3.6.10. Адресат

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

                                                    Министерство культуры

                                                     Российской Федерации

                                                       Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

                                                   Управление социальной

                                                 защиты населения области

                                                       Отдел пособий

                                                   Главному специалисту

                                                       С.А.Красотину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько органов исполнительной власти, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                   Администрации районов

                                                     и городов области

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                                   Генеральному директору

                                                   открытого акционерного

                                                     общества "Пигмент"

                                                        Н.П.Утробину

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, затем инициалы имени, отчества и фамилию получателя. Например:

                                 ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск,

                                          Тамбовская обл., 393920

                                                И.П.Калинину

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким адресатам, то адресаты указываются один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя.

3.6.11. Гриф утверждения документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                            Начальник управления

                                              культуры области

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                  17.01.2002

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                  УТВЕРЖДЕНЫ

                                     постановлением администрации области

                                              от 16.01.2002 N 150

Перечень утверждаемых документов прилагается (приложение N 3).

3.6.12. Резолюция

Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:

                                                  И.В.Титковой

                                             Прошу подготовить проект

                                             распоряжения по данному

                                               вопросу к 06.02.2002

                                                  (личная подпись)

                                                    27.01.2002

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

3.6.13. Заголовок к тексту

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; чего (кого)?, например: "Должностная инструкция ведущего специалиста..."

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.6.14. Отметка о контроле

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ" на левом поле документа напротив заголовка.

3.6.15. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций - исполнителей следует приводить полностью.

Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат", "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (постановление, распоряжение, приказ) администрации области, органов исполнительной власти области, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "предлагаю", "прошу" и т.п.)

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия установила...", "собрание считает...").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить...", "прошу предоставить...");

от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация области направляет...").

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).

Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4.

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

3.6.16. Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

     Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например:

                                                ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                    к постановлению администрации области

                                             от 21.01.2002 N 185

3.6.17. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается через 2 - 3 межстрочных интервала под текстом документа.

Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени, отчества и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения и дополнения.

3.6.18. Гриф согласования документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

           СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра путей сообщения

Российской Федерации

(личная подпись)       (инициалы, фамилия)

30.09.2000

        СОГЛАСОВАНО

      Письмо Росархива

от 30.09.2001 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

3.6.19. Визы согласования документа

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник управления

здравоохранения области                                        А.Б.Лутцев

21.01.2002

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник управления

здравоохранения области                                        А.Б.Лутцев

21.01.2002

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (постановления, распоряжения, приказы и т.п.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т.п.).

Допускается оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Согласование проекта правового акта администрации области оформляют в соответствии с пунктом 4.15 настоящей Инструкции.

3.6.20. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

3.6.21. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно.

Ведущий специалист

сектора кадров                Личная подпись          Расшифровка подписи

21.01.2002

Администрация области, органы исполнительной власти области, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов.

3.6.22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова                    или                 Максимова Нина Сергеевна

72 12 65                                                72 12 65

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.6.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем администрации области или органа исполнительной власти, в котором исполнен документ.

3.6.24. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа в организацию располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

3.6.25. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, время и дату внесения последнего изменения, время и дату последней распечатки документа, номер редакции документа. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команды "Вставка - поле" и далее выбираются указанные поля.

4. Требования к подготовке и оформлению проектов постановлений
и распоряжений администрации области, приказов заместителя главы
администрации области, руководителя аппарата администрации области;
руководителей органов исполнительной власти области

4.1. Правовые акты администрации области нормативного характера, т.е. предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении и освобождении от должности заместителей главы, руководителей и работников структурных подразделений администрации области, замещающих государственные должности государственной службы области (кроме младших) в администрации области, руководителей органов исполнительной власти области, о награждении Почетной грамотой администрации области, о возложении полномочий на должностных лиц администрации области, о выделении денежных средств из резервного фонда администрации области оформляются постановлениями (приложения N 4 - 7).

Решения администрации области по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы администрации области принимаются в форме распоряжений (приложение N 8). Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области, руководители органов исполнительной власти области издают приказы в пределах своих полномочий (приложение N 9).

4.2. Проекты актов (постановлений и распоряжений) главы администрации области вправе вносить заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, руководители органов исполнительной власти области.

Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

4.3. Нормативные правовые акты главы администрации области, приказы заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области; руководителей органов исполнительной власти области издаются на соответствующем бланке установленной формы.

Совместные официальные документы оформляются на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов принимается (издается) документ.

4.4. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актов администрации области, то вводная часть должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием вида документа, даты, номера и его наименования.

При проведении согласования проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющего отношение к проекту с указанием вида акта, даты, номера и заголовка.

4.5. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, осуществляется по письменному указанию главы администрации области в указанные им сроки, но не позднее 20 дней при подготовке проекта постановления и 10 дней - распоряжения.

4.6. Текст постановления, распоряжения или приказа содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.

Тексты правовых актов администрации области, руководителей органов исполнительной власти области в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения;

точное наименование организаций - исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

4.7. В проектах постановлений и распоряжений администрации области, приказов заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области; руководителей органов исполнительной власти области употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

4.8. Предписания, адресуемые подведомственным органам (управлениям, комитетам, отделам, секторам, органам исполнительной власти области), формулируются в категоричной форме.

В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации области, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.п. в правовых актах не рекомендуется.

4.9. Содержание издаваемых правовых актов главы администрации области, руководителей органов исполнительной власти области не должно противоречить ранее принятым или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

4.10. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения администрации области от ___ N ___ "О ..." (в ред. распоряжения от ___N__) изложить в следующей редакции:

"3. ...(текст новой редакции пункта)".

4.11. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 4 распоряжения администрации области от___ N __ "О ..." (в редакции распоряжения от____N__) после слов "..." дополнить словами "...".

4.12. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт администрации области, органов исполнительной власти области, как правило, подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

4.13. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...", "Отменить распоряжение администрации области от____ N___".

4.14. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу или об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу (отменить) постановления (распоряжения) администрации области согласно приложению".

4.15. Проекты постановлений (распоряжений) должны пройти согласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа.

Срок согласования срочных проектов (срочность определяется заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области) не должен превышать одного дня. При наличии в проекте норм права, срок согласования может превышать один день, но не более сроков, установленных для обычной процедуры согласования проектов.

Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) администрации области - не более 2 рабочих дней, правовой экспертизы - 5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов, объемом более 10 страниц, срок может быть продлен до 7 рабочих дней.

Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по тексту излагаются в заключении, которое при дальнейшем согласовании прилагается к проекту. Допускаются правки в тексте стилистических и грамматических ошибок.

Для более оперативной проработки сложных нормативных правовых документов их электронные версии отправляются по электронной почте на предварительное согласование в правовое управление администрации области и одновременно другим заинтересованным структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области. Замечания делаются на уровне электронных версий непосредственно в тексте документа средствами текстового редактора WОRD. Документы с замечаниями возвращаются автору документа по электронной почте.

Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу в правовое управление администрации области. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.

Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов предоставляется заместителю главы администрации области, руководителю аппарата администрации области.

Визы исполнителя; руководителя структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, который представил проект; заместителя начальника общего отдела администрации области; начальника правового управления администрации области, после проведения правовой экспертизы; первого заместителя, заместителей главы администрации области по компетенции являются обязательными и они проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта в нижней его части от края левого поля.

Визы руководителей заинтересованных структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области, иных государственных органов и организаций проставляются на прилагаемой к проекту постановления (распоряжения) справке в установленном месте.

Дополнительно проекты документов в обязательном порядке согласовываются следующими должностными лицами:

руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области, которым в документе предусматривают задания или поручения;

начальником организационного отдела администрации области - по вопросам организации государственной службы, работы с кадрами органов исполнительной власти области и взаимодействия с органами местного самоуправления - при наличии в проекте таких вопросов;

начальником управления экономического развития администрации области - по социально-экономическим вопросам, программам развития отраслей экономики;

начальником финансового управления области - по финансовым вопросам, по выделению средств из резервного фонда администрации области;

начальником мобилизационного отдела администрации области - по вопросам мобилизационной подготовки;

заместителем главы администрации области, председателем комитета по управлению имуществом области - по вопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися в областной собственности.

Список лиц, визирующих документы, может дополнительно определяться руководителем правового управления администрации области по согласованию с заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области.

В случае необходимости, а также по требованию должностного лица, с которым производится согласование, к проекту постановления (распоряжения) может прилагаться справка с изложением доводов о необходимости и целесообразности принятия представленного проекта постановления (распоряжения).

Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются, как правило, отдельно и прилагаются к проекту.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.

Отметка об устранении замечаний в проекте производится тем лицом, которое сделало эти замечания.

Право окончательной редакции текста проектов постановлений и распоряжений администрации области предоставлено главе администрации области.

4.16. Перед направлением проекта постановления (распоряжения) на согласование на справке делается запись, кем и когда данный проект внесен на рассмотрение (смотри п. 4.2). Например: "Проект представлен 20 января 2002 г. управлением здравоохранения области, начальник Лутцев Александр Борисович".

4.17. Приложения к документу визируются ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области, которым вносится проект, при условии наличия в тексте документа формулировки "утвердить". При отсутствии такой формулировки приложение подписывает заместитель главы администрации области по компетенции.

4.18. Уставы предприятий с иностранными инвестициями, зарегистрированные постановлениями администрации области, хранятся вместе с другими накопительными материалами в управлении экономического развития администрации области.

4.19. В случаях, когда проект постановления (распоряжения) предусматривает обращения с ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением (распоряжением) администрации области направляется соответствующему адресату.

4.20. К проекту постановления (распоряжения) прилагается справка установленного образца (приложение N 10) с указанием рассылки, составленная и завизированная руководителем структурного подразделения или органа исполнительной власти области.

4.21. Постановления и распоряжения администрации области регистрируются в протокольном секторе общего отдела администрации области. Нумерация постановлений и распоряжений администрации области ведется с начала и до конца года раздельно.

4.22. Все подписанные постановления и распоряжения оформляются и рассылаются общим отделом не позднее 3-дневного срока. При необходимости документы в администрации городов и районов области могут быть направлены электронной почтой.

Федеральным органам государственной власти, областной Думе, главному федеральному инспектору в Тамбовской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти постановления и распоряжения рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их подписания.

В Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области нормативные правовые акты в 7-дневный срок со дня их принятия направляются:

на бумажной основе с пометкой правового управления администрации области "Документ подлежит передаче в Управление Минюста РФ по Тамбовской области" - общим отделом администрации области;

в электронном виде - отделом информатизации администрации области.

Изданные руководителями органов исполнительной власти области нормативные правовые акты подлежат регистрации в правовом управлении администрации области и направлению их в установленном порядке в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области в 7-дневный срок со штампом "Зарегистрировано в правовом управлении администрации области".

4.23. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью протокольного сектора общего отдела администрации области (в исключительных случаях - гербовой печатью).

4.24. Постановления и распоряжения администрации области систематизируются работниками протокольного сектора, с ежемесячным составлением оглавлений и ведением картотеки к постановлениям согласно классификатору (приложение N 11). Раздел классификатора, которому соответствует проект нормативного правового документа определяет автор документа, о чем делает отметку на справке к постановлению в установленном месте.

4.25. Постановление, распоряжение, приказ имеют следующие реквизиты:

Герб Тамбовской области (после его официального утверждения).

Наименование органа, издавшего документ, - администрация Тамбовской области, управление образования и науки области и т.п.

Наименование вида акта - постановление, распоряжение или приказ.

Дата - оформляется цифровым способом (см. п. 3.6.5) и печатается от границы левого поля документа.

Место составления документа - г. Тамбов (оформляется центрованным способом).

Регистрационный номер документа - состоит из знака N и порядкового номера документа.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

К порядковому номеру приказа по кадровым вопросам через дефис добавляется буква "к", например: N 21-к.

Заголовок - печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется от границы левого поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении, приказе - распорядительную часть).

Текст постановления, распоряжения, приказа не должен содержать официально не установленных сокращений.

Преамбула в постановлениях администрации области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в приказах руководителя аппарата, руководителей органов исполнительной власти области - "ПРИКАЗЫВАЮ". Все буквы в этих словах печатаются слитно и в продолжение строки.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение или приказ), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению или приказу) в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, инициалов имени, отчества и фамилии,

например:

Глава администрации

области                                                         О.И.Бетин

Слова "Глава администрации" и "области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации области печатаются у правой границы текстового поля.

Исполнитель - от левой границы текстового поля указывается фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя без инициалов и номер его телефона. Например:

Стариков              или                  Стариков Константин Михайлович

72 64 05                                           72 64 05

Идентификатор электронной копии документа - проставляется в левом нижнем углу последней страницы документа согласно пункту 3.6.25.

4.26. Приложения к проектам постановлений, распоряжений, приказов оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 5 - 8).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений, приказов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала) дается ссылка на постановление (распоряжение, приказ). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                    к постановлению администрации области

                                             от 05.01.2001 N 3

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д. согласно приложению) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                     постановлением администрации области

                                              от 25.01.2002 N 146

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например:

                                                ПРИЛОЖЕНИЕ N 3

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                     постановлением администрации области

                                             от 28.01.2002 N 148

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2".

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать:

                                                 ПРИЛОЖЕНИЕ

                                  к программе "Развитие профессионального

                                     образования в Тамбовской области"

5. Особенности работы с законопроектами в администрации области

5.1. Разработка проектов законов области или иных нормативных правовых актов областной Думы (далее именуются - законопроекты) осуществляется структурными подразделениями администрации области, органами исполнительной власти области и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в соответствии с утверждаемыми главой администрации области планами законопроектной деятельности.

Законопроекты, затрагивающие трудовые и социально-экономические права и интересы трудящихся, разрабатываются с учетом мнения объединений профсоюзов области.

Ход выполнения планов законопроектной деятельности контролируется правовым управлением администрации области.

5.2. Предложения к планам законопроектной деятельности вносятся руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти полномочному представителю главы администрации области в областной Думе на период очередной пленарной сессии областной Думы.

Предложения в план законопроектных работ должны содержать: предполагаемое наименование законопроекта, срок его внесения в областную Думу, обоснование необходимости разработки законопроекта и оценку его согласованности с действующим законодательством.

5.3. Законопроект должен быть внесен в областную Думу, как правило, за 30 дней до начала работы очередного заседания областной Думы, но не позднее срока формирования повестки дня.

Законопроект, подготовленный к внесению в областную Думу, должен быть завизирован полномочным представителем главы администрации области в областной Думе, руководителем структурного подразделения администрации области (органа исполнительной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, а также руководителями заинтересованных органов и организаций.

5.4. Для внесения законопроекта в областную Думу структурное подразделение администрации области (орган исполнительной власти области, территориальный орган федерального органа исполнительной власти, подготовившее (вносящее) законопроект, оформляет пакет документов, в который включаются:

5.4.1. согласованный текст законопроекта (приложение N 12);

5.4.2. проект постановления областной Думы о законопроекте со справкой (приложения N 13, 14);

5.4.3. пояснительная записка (приложение N 15), подписанная руководителем структурного подразделения администрации области (органа исполнительной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, которая должна содержать:

обоснование необходимости принятия законопроекта;

развернутую характеристику законопроекта и его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, оценку его соответствия положениям Конституции Российской Федерации, федеральным законам, Уставу и законам области;

прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;

5.4.4. справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования (приложение N 16);

5.4.5. перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного законопроекта (приложение N 17);

5.4.6. финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);

5.4.7. предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;

5.4.8. проект распоряжения администрации области о внесении законопроекта в областную Думу и назначении официального представителя главы администрации области при рассмотрении законопроекта в областной Думе (приложение N 18);

5.4.9. письмо главы администрации области в областную Думу (приложение N 19);

5.4.10. текст законопроекта и проекта постановления областной Думы в электронной форме.

Законопроект, подготавливаемый для внесения в областную Думу в порядке законодательной инициативы, печатается шрифтом Тimеs Nеw Rоmаn размером N 14 в текстовом редакторе Мiсrоsоft Wоrd на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится главой администрации области". Пометка печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" и указывается дата.

5.5. Ответственность за качество и оформление законопроекта и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными органами и организациями несут руководители структурных подразделений администрации области (органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти), подготовившие (вносящие) законопроект.

5.6. Разработанный субъектом права законодательной инициативы законопроект о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет областного бюджета, поступивший на заключение главе администрации области, направляется с поручением главы администрации области в соответствующие структурные подразделения администрации области или органы исполнительной власти области и, в обязательном порядке, в финансовое управление области и управление экономического развития администрации области для рассмотрения и подготовки согласованного проекта заключения. Срок выполнения поручения не должен превышать 15 календарных дней.

Проект заключения оформляется соответствующим подразделением, согласовывается с правовым управлением администрации области и докладывается главе администрации области для подписания (приложение N 20).

5.7. Законопроект, принятый областной Думой в первом чтении и поступивший в администрацию области, направляется с поручением главы администрации области или его заместителя в заинтересованные структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области для его рассмотрения и подготовки проектов поправок к законопроекту. Срок выполнения поручения определяется исходя из необходимых сроков представления поправок в областную Думу.

Проекты поправок к законопроекту прорабатываются и оформляются соответствующим подразделением администрации области или органом исполнительной власти области. Они визируются руководителем соответствующего подразделения или органа исполнительной власти области, заместителем главы администрации области в соответствии с распределением обязанностей и подписываются главой администрации области.

Поправки к законопроекту направляются в областную Думу в срок, определенный постановлением областной Думы, но не позднее 30 дней со дня поступления законопроекта в администрацию области (приложение N 21).

5.8. Документы, связанные с законопроектной деятельностью администрации области (законопроекты, заключения, поправки и др.), направляемые в областную Думу, перед подписью в обязательном порядке подлежат визированию в правовом управлении администрации области. Копии этих документов направляются в правовое управление администрации области.

6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Протокол

6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания коллегии администрации области, сбор материалов и подготовка протокола возлагается на общий и организационный отделы администрации области.

ГАРАНТ:

Постановление администрации Тамбовской области от 7 мая 2002 г. N 327 Организационный отдел администрации области преобразован в Управление организационной и кадровой работы администрации области

См. Положение об управлении организационной и кадровой работы администрации области, утвержденное постановлением администрации Тамбовской области от 23 июля 2002 г. N 554

Решения коллегии имеют рекомендательный характер, оформляются в течение 20 рабочих дней протоколами заседаний коллегии (приложение N 22), которые подписываются председателем коллегии и секретарем.

Если проект акта, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается организационным отделом администрации области соответствующему заместителю главы администрации области для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок.

Координацию вопросов подготовки и проведения заседаний коллегии осуществляет заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области.

Совещания протоколируются помощниками главы администрации области, заместителей главы администрации области или сотрудниками подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания.

6.1.2. В верхнем правом углу первого листа протокола, который содержит информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.

Повестка дня - перечисляются вопросы в порядке их важности, докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

     1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

     2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний у руководителей администрации области также допускается краткая форма составления протокола.

В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.

В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения.

При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

6.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

6.1.5. Протокол заседания коллегии администрации области рассылке не подлежит и хранится в общем отделе администрации области. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации области.

Копии протоколов или выписки из них при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью протокольного сектора общего отдела администрации области.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами.

6.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.

Дата протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита.

Номер протокола. Проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Председатель, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

6.2. Служебные письма

6.2.1. Служебные письма администрации области, структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области готовятся:

как ответы о выполнении поручений главы администрации области, его заместителей;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации области, его заместителей по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области, органов исполнительной власти области;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области, другим документам;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

6.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями администрации области, структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области.

6.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Рекомендуется писать письма на одной странице.

6.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация области считает...", "Комитет по связям с общественностью администрации области рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области, положениях об органах исполнительной власти области и должностных инструкциях сотрудников; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3. Телеграмма

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов раздела 6.3. "Телеграмма" настоящей инструкции приведена в соответствии с источником

6.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке.

6.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.

6.3. По срочности доставки телеграммы делятся на категории: правительственные и срочные. Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы.

6.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.

Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала заглавными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации области, первым заместителем, заместителями главы администрации области. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации области, номер счета, дата составления телеграммы, подпись должностного лица администрации области, имеющего право первой подписи на финансовых документах (приложение N 23). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается.

7. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Организация документооборота

7.1.1. Движение документов в администрации области, органах исполнительной власти области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, органах исполнительной власти области, регламентируются инструкциями по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях администрации области, органах исполнительной власти области и должностными инструкциями работников.

7.2. Организация доставки документов

7.2.1. Доставка документов в администрацию области, органы исполнительной власти области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным.

С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

7.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

7.3.1. Документы, поступающие в администрацию области, органы исполнительной власти области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками канцелярии общего отдела администрации области.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично" и адресованных общественным организациям), проверяются правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

7.3.2. Документы, адресованные руководству администрации области, органа исполнительной власти области, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации области предварительно рассматриваются в общем отделе администрации области, а затем направляются руководству администрации области, в структурное подразделение администрации области или орган исполнительной власти области.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и на направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации области, органы исполнительной власти области или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области или должностным лицам.

В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересов администрации области исковые заявления (повестки), после их регистрации в канцелярии общего отдела администрации области, незамедлительно направляются в правовое управление администрации области.

Рассмотренные главой администрации области документы возвращаются в общий отдел администрации области для их учета и передачи на исполнение.

После рассмотрения документов заместителями главы администрации области их помощники вносят в регистрационно-контрольную карточку на электронном носителе (далее именуется - РКК) содержание резолюций, а документы передаются на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации области, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям помощником руководителя администрации области передаются копии.

7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

7.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, органом исполнительной власти области, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов администрации области для отправки почтовой связью осуществляется работниками канцелярии общего отдела администрации области, структурных подразделений администрации области, находящихся в других зданиях; органов исполнительной власти области - лицами, ответственными за работу с документами.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя общего отдела администрации области.

7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделениях администрации области, принимаются сотрудниками канцелярии общего отдела администрации области завизированными, подписанными и датированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

7.5. Порядок прохождения внутренних документов

7.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

7.5.2. Проекты распорядительных документов после их подготовки передаются в общий отдел администрации области, который осуществляет контроль правильности их оформления. Затем проекты согласовываются с заинтересованными подразделениями и должностными лицами и передаются в правовое управление администрации области для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

7.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения администрации области, органы исполнительной власти области, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

7.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи

7.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации области, органов исполнительной власти области, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

7.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

7.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

7.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области, осуществляется их руководителями.

7.7. Учет количества документов

7.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются общим отделом администрации области и представляются руководству.

7.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

7.7.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро общего отдела администрации области.

7.8. Работа исполнителей с документами

7.8.1. Руководители структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

7.8.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

7.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации области, руководителями структурных подразделений администрации области или органов исполнительной власти области, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

7.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

7.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8. Поисковая система по документам

8.1. Регистрация документов

8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, внутриобластные документы, протоколы заседаний коллегии, обращения граждан и т.п.

8.1.5. Документы, поступающие из аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации на рассмотрение главы администрации области, его заместителей, распорядительные документы, переписка за подписью руководителей администрации области, протоколы и решения заседаний коллегии регистрируются в общем отделе администрации области.

Регистрация федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, актов Федерального Собрания Российской Федерации, законов области, нормативных актов областной Думы, поступающих в администрацию области, производится правовым управлением администрации области.

Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в комитете по связям с общественностью администрации области.

ГАРАНТ:

О порядке организации работы с обращениями граждан в администрации области см. постановление администрации Тамбовской области от 10 июля 2000 г. N 752

В структурных подразделениях администрации области, расположенных в других зданиях, органах исполнительной власти области регистрация документов осуществляется самостоятельно.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в структурных подразделениях администрации области или в органах исполнительной власти области, осуществляющих их прием и передачу.

8.1.6. Документы регистрируются в РКК - традиционных или электронных карточках, журналах.

8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др.

8.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

8.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер инициативного письма.

8.2. Организация поисковой системы по документам

8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области создаются поисковые системы по документам.

8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов в администрации области, органах исполнительной власти области печатается необходимое количество РКК, которые могут составлять следующие картотеки:

справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации области, органов исполнительной власти области, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам администрации области, органов исполнительной власти области, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области в пределах его компетенции и непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Организация контроля исполнения

9.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа напротив заголовка делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают глава администрации области, его заместители, организационный и общий отделы администрации области, комитет по связям с общественностью администрации области, помощники руководителей администрации области, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.

9.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных в соответствии с Положением о контроле и Регламентом администрации области.

9.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из федеральных органов государственной власти, областной Думы, органов исполнительной власти области, организаций и граждан - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по запросам депутатов областной Думы - не позднее, чем через 15 дней со дня их получения или в иной срок, установленный областной Думой;

по поручениям руководства администрации области, данным структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области по подготовке проектов постановлений - до 20 дней, распоряжений - до 10 дней;

по обращениям граждан, поступившим в администрацию области, органы исполнительной власти области и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Срок рассмотрения протестов прокурора Тамбовской области не может превышать 10 дней, представлений - 30 дней.

Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются начальником правового управления, исходя из сроков, указанных в судебных повестках.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК.

9.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя администрации области, органа исполнительной власти области, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует соответствующую контролирующую службу для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись).

9.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

9.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

9.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКК.

9.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

9.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

9.2. Контроль исполнения документов, поступающих от президента
Российской Федерации, Федерального собрания Российской
Федерации и правительства Российской Федерации

9.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".

9.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно главой администрации области, либо, по его поручению, одним из заместителей.

Исполнители и сроки исполнения поручений отмечаются в резолюции руководителей.

9.2.3. Общий отдел администрации области, помощники руководителей администрации области, лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти области, делают соответствующие отметки в РКК: вносят фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

9.2.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

9.2.5. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКК, сведения по исполненным документам проставляются в РКК отметкой "в дело".

10. Обеспечение сохранности документов, печатей, штампов
и их использование

10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.

10.2. Изготовление печатей и штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности администрации области, производится по указанию заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области. Заявки на их изготовление направляются в общий отдел администрации области для размещения и исполнения заказов.

10.3. Все изготовленные печати, штампы и факсимиле учитываются в общем отделе администрации области и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений администрации области, отвечающим за их использование и сохранность.

10.4. Печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

Гербовая печать проставляется на договорах, контрактах, соглашениях, свидетельствах, актах, лицензиях, доверенностях, гарантийных письмах, удостоверениях должностных лиц, пропусках в здание администрации области, Почетных грамотах, благодарственных письмах, наградных документах, подтверждениях о получении государственных наград, приемных актах государственных наград, отчетах о награждении, протоколах вручения государственных наград, актах инвентаризации, сводных отчетах о вручении орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков и документов к ним, при оформлении финансовых документов.

10.5. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики): "Общий отдел", "Протокольный сектор", "Для документов" ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам; "Канцелярия", "Для пакетов" - на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и специальную связь, при оформлении телеграмм и командировочных удостоверений; "Сектор государственной службы и кадровой работы" - на документах по личному составу.

10.6. Для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются мастичные штампы.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации области, его первого заместителя или заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование факсимиле при оформлении подлинников всех документов запрещается.

10.7. Оттиск печати должен проставляться на наименовании должности лица, подписавшего документ, или в специально отведенном месте.

10.8. Ответственность за хранение и правильное использование печатей возлагается:

круглых гербовых печатей - на начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации области и заместителя начальника общего отдела администрации области;

круглых гербовых печатей органов исполнительной власти области - соответственно на их руководителей;

простых круглых печатей и штампов - на должностных лиц, которым они выданы.

10.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставятся в известность заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области и руководители общего отдела администрации области.

10.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел администрации области, где они уничтожаются по акту.

10.11. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

10.12. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел администрации области.

11. Особенности работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения*

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области, начальника общего отдела администрации области или его заместителя.

11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения администрации области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

11.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются общим отделом администрации области, а также лицом, ответственным за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти области. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам осуществляется под расписку.

11.6. Печатание в администрации области проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в общем отделе администрации области.

11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется общим отделом администрации области, при этом на бланке заказа делается соответствующая пометка.

11.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется общим отделом администрации области. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации области, готовившим документ.

11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в администрации области, осуществляется с согласия заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области, начальника общего отдела администрации области или его заместителя, руководителей структурных подразделений администрации области, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

11.12. Досылка постановлений или распоряжений администрации области с пометкой "Для служебного пользования" структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области или сторонним организациям осуществляется по указанию руководства общего отдела администрации области или по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области, их готовивших.

11.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

11.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и области ответственности.

-------------------------------

* Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.).

12. Машинописные и копировально-множительные работы
в администрации области

12.1. В администрации области печатаются только материалы служебного характера. Печатание под диктовку не допускается.

12.2. В приемных заместителей главы администрации области, в структурных подразделениях администрации области, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.

В машинописном бюро общего отдела администрации области печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации области и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации области, проекты писем Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписью главы администрации области или его первого заместителя, доклады руководству администрации области, а также другие материалы по поручению руководителей общего отдела администрации области.

12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителей структурных подразделений администрации области.

Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется заместителем начальника общего отдела администрации области.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

12.4. Все документы перед сдачей в машинописное бюро общего отдела администрации области исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии к печатанию не принимаются.

Заказ на печатание в машинописном бюро общего отдела администрации области оформляется на специальном бланке (приложение N 24).

Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машинописное бюро вместе с дискетой с записью текста.

12.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.

12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена.

12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрации области производится централизованно в общем отделе администрации области, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях администрации области.

На размножение в копировально-множительное бюро администрации области сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке общего отдела администрации области в типографии.

12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.

12.9. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителями общего отдела администрации области. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

13. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел (приложение N 25) и формирование дел.

13.1. Составление номенклатур дел

13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, органах исполнительной власти области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом области, положениями о структурных подразделениях администрации области, органов исполнительной власти области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации области, органа исполнительной власти области, их виды, состав и содержание.

13.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.

13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с общим отделом администрации области, подписывается руководителем структурного подразделения администрации области и представляется в общий отдел администрации области.

Вновь созданное структурное подразделение администрации области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел администрации области.

13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом администрации области на основе номенклатур дел структурных подразделений.

13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается заместителем начальника общего отдела администрации области, согласовывается с экспертной комиссией администрации области, экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного отдела области, и утверждается заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области. Согласовывается номенклатура дел с архивным отделом области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.

13.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела администрации области. Второй - используется в канцелярии общего отдела администрации области в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве администрации области. Четвертый - в государственном архиве области.

13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.

13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений.

13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т.д.);

название автора документа;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период, к которому относятся документы дела).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с администрациями городов и районов области о совершенствовании работы с документами".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

"Переписка с архивным отделом области по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций городов и районов области о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с Поволжской академией государственной службы при Президенте Российской Федерации (г. Саратов) о повышении квалификации работников органов государственной власти области".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивной службой области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

13.1.14. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.2. Формирование и оформление дел

13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Дела формируются в администрации области, в структурных подразделениях администрации области, органах исполнительной власти области.

13.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в канцелярию общего отдела администрации области или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, органах исполнительной власти области для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом администрации области.

13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 26); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 27); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 28); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК архивного отдела области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.3. Организация оперативного хранения документов

13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации области.

13.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заместителя начальника общего отдела администрации области. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации области, органов исполнительной власти области являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив области, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу общего отдела администрации области и лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации области, органах исполнительной власти области за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации области, органах исполнительной власти области производится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в государственный архив области.

14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области, органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее именуются - ЭК).

14.1.3. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области, руководителями органов исполнительной власти области. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию архивным отделом области.

14.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.

14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации области, органа исполнительной власти области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14.1.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

14.1.10. В администрации области описи на дела постоянного хранения составляются с привлечением работников государственного архива области. По этим описям документы сдаются на государственное хранение в государственный архив области.

14.1.11. Описи дел составляются по установленной форме и представляются на согласование ЭПК архивного отдела области через два года после завершения дел в делопроизводстве.

14.1.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.

14.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

14.1.14. Опись дел администрации области, органа исполнительной власти области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем общего отдела администрации области и утверждается заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области; органа исполнительной власти области.

Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК администрации области и ЭПК архивного отдела области.

14.1.15. Опись дел составляется в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами в государственный архив области, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в администрации области, органе исполнительной власти области.

14.1.16. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации области, органа исполнительной власти области одновременно. Согласованные ЭК администрации области, органа исполнительной власти области и ЭПК архивного отдела области акты утверждаются заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области, руководителем органа исполнительной власти области; после этого администрация области, орган исполнительной власти области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

14.2. Подготовка и передача документов в архив

14.2.1. В архив администрации области, органа исполнительной власти области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложение N 29).

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области, органа исполнительной власти области после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации области, органа исполнительной власти области.

14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации области, органа исполнительной власти области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.2.4. Передача дел в архив администрации области, органа исполнительной власти области осуществляется по графику, составленному соответствующими специалистами, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем общего отдела администрации области, органа исполнительной власти области.

14.2.5. Прием каждого дела производится специалистом 1 категории (архивариусом) общего отдела администрации области в присутствии работника структурного подразделения администрации области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста 1 категории (архивариуса) общего отдела администрации области.

Вместе с делами в архив администрации области, органа исполнительной власти области передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации области, органа исполнительной власти области или государственный архив области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

------------------------------------

ГАРАНТ:

Текст приложений 1 - 29 к настоящей Инструкции не приводится