Постановление Администрации Тамбовской области от 31 декабря 1996 г. N 790 "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением документов в администрации области"

В целях обеспечения исполнительской дисциплины, повышения ответственности должностных лиц администрации области постановляю:

1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации области согласно приложению.

2. Заместителям главы администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области обеспечить выполнение указанного Положения.

3. Рекомендовать главам администраций городов и районов области для обеспечения единой системы контроля и проверки исполнены разработать аналогичные положения об организации контроля за исполнением документов и определить лиц, ответственных за организацию и состояние контроля.

4. Признать утратившим силу постановление администрации области от 12.10.94 N 511 "Об утверждении Инструкции по организации контроля на основе автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов (АСКИД) в администрации области".

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации области по управлению и социальным вопросам Гуркина Ю.Н. и руководителя аппарата администрации области Чебушева А.Н.

Глава администрации Тамбовской области

А.И.Рябов

Положение
об организации контроля за исполнением документов
в администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 31 декабря 1996 г. N 790)

1. Общие положения

1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного, качественного решения содержащихся в них задач и выявления причин, препятствующих их исполнению.

Действия по контролю включают в себя постановку на контроль, непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, оказание необходимой помощи для реализации намеченного и снятие с контроля.

1.2. Контролю подлежит исполнение:

законов Российской Федерации, актов Президента и Правительства Российской Федерации, законов области, постановлений и распоряжений администрации области, отдельных поручений главы администрации области.

1.3. Контроль за исполнением документов осуществляют глава администрации области, его заместители, руководитель аппарата администрации области, организационный отдел администрации области.

1.4. Руководители структурных подразделений администрации области, исполнительных органов местного самоуправления области несут личную ответственность за исполнение документов и осуществляют текущий контроль за ходом их исполнения. При невозможности исполнения вносят предложения главе администрации области по изменению сроков исполнения или приостановлению исполнения, если полномочия главы администрации области допускают такое действие по документу.

1.5. Контроль за исполнением документов на основе автоматизированной системы контроля исполнения документов (далее по тексту - АСКИД), организацию проверки исполнения на местах: в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах местного самоуправления, - методическое руководство работой по организации контроля за исполнением документов и координацию деятельности структурных подразделений администрации области и исполнительных органов местного самоуправления по реализации контрольных функций осуществляет организационный отдел администрации области.

ГАРАНТ:

Постановление Администрации Тамбовской области от 7 мая 2002 г. N 327 Организационный отдел администрации области преобразован в Управление организационной и кадровой работы администрации области См. Положение об управлении организационной и кадровой работы администрации области, утвержденное постановлением администрации Тамбовской области от 23 июля 2002 г. N 554

По результатам анализа контрольной деятельности исполнителей организационный отдел представляет на имя главы администрации области информацию, а в случае неудовлетворительной работы предлагает меры по устранению недостатков.

1.6. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в резолюции главы администрации области. При отсутствии конкретного срока они должны исполняться в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству в администрации области, исполнительных органах местного самоуправления.

ГАРАНТ:

См. Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области 11 октября 1999 г. N 881

Сроки представления информации для подготовки доклада в федеральные органы власти устанавливаются с упреждением на 3 дня до срока, определенного в документе или в запросе федерального органа власти.

При постановке на постоянный контроль документа перспективного характера определяется периодичность докладов исполнителей.

1.7. Организационный отдел администрации области информирует главу администрации области и его заместителей о состоянии работы по исполнению актов Президента и Правительства Российской Федерации к 10 числу каждого месяца, а по исполнению актов органов государственной власти области - ежеквартально, к 15 числу месяца, начинающего следующий квартал.

1.8. Состояние работы по исполнению документов рассматривается на заседании коллегии администрации области и на совещаниях у заместителей главы администрации области.

2. Организация контроля за исполнением законов Российской
Федерации, актов президента и правительства Российской
Федерации с использованием автоматизированной системы
контроля исполнения документов (АСКИД)

2.1. Одним из методов контроля по существу решения задач, поставленных в документе, и сроков исполнения является контроль с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документа (АСКИД).

2.2. Глава администрации области на основании предложений юридического отдела:

определяет необходимость контроля;

вид контроля, срок исполнения, исполнителя, контролера.

2.3. В тех случаях, когда в резолюции указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.

2.4. Содержание резолюции главы администрации области заносится в регистрационную карточку, один экземпляр которой хранится в юридическом отделе, второй - поступает в сектор контроля и проверки исполнения организационного отдела (далее - сектор контроля), где формируется контрольная карточка АСКИД.

В контрольной карточке указываются:

наименование контролируемого документа, его регистрационные данные; текст конкретного поручения; контролер; исполнитель; срок исполнения; отметка о выполнении, переносе сроков, снятии с контроля; данные о секторе контроля и проверки исполнения.

Контрольная карточка доводится до исполнителей в течение 3-х суток со дня подписания главой администрации области резолюции на документе.

2.5. В соответствии с резолюцией главы администрации области его заместители, руководители структурных подразделений администрации области готовят проекты постановлений, распоряжений, писем или мероприятий по исполнению документов.

При визировании проектов постановлений и распоряжений работники юридического отдела проверяют их содержание на соответствие действующему законодательству.

2.6. При выпуске постановления (распоряжения) администрации области специалист сектора контроля делает отметки в регистрационной и контрольной карточках по выполнению поручения.

Дальнейший контроль исполнения документа осуществляется по принятому главой администрации области акту.

2.7. К установленному сроку исполнитель обязан представить в сектор контроля контрольную карточку с информацией о проделанной работе по исполнению документа.

Датой исполнения документа считается день поступления в сектор контроля контрольной карточки.

2.8. Если реализация акта Президента и Правительства Российской Федерации не ограничивается принятием постановления (распоряжения) администрации области, а предусматривает помимо этого осуществление других мероприятий, то снятие с контроля производится главой администрации или назначенным им контролером по представлению информации от исполнителей.

2.9. Основанием для снятия с контроля является полное исполнение всех требований контролируемого документа или его отмена другим актом, о чем в сектор контроля и проверки исполнения должна быть представлена записка исполнителя.

При отмене контролируемого документа другим актом в контрольной и регистрационной карточках делается ссылка на отменяющий акт. Заведующий сектором контроля самостоятельно принимает решение о снятии документа с контроля.

2.10. Документы, по которым предусмотрено представление отчетов в течение ряда лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.

3. Организация контроля за исполнением постановлений,
распоряжений администрации области, отдельных поручений
главы администрации области с использованием АСКИД

3.1. Разработчик документа вносит предложения о целесообразности постановки документа в целом и отдельно его пунктов на контроль на основе АСКИД. Свои предложения он заносит в соответствующий раздел справки к проекту постановления (распоряжения) администрации области.

Заместитель главы администрации области, курирующий структурное подразделение разработчика, при согласовании документа подтверждает необходимость контроля, определяет подразделение или лицо, на которое возлагается контроль.

При приеме от исполнителей проектов постановлений (распоряжений) заведующая протокольным сектором общего отдела администрации области проверяет полноту и правильность заполнения в справке раздела о контроле.

ГАРАНТ:

Постановление Администрации Тамбовской области от 7 мая 2002 г. N 327 Общий отдел администрации области преобразован в Управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. См. Положение об управлении делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, утвержденное постановлением Администрации Тамбовской области от 29 мая 2002 г. N 401

С выходом постановления (распоряжения) главы администрации области сектор контроля в течение 3-х дней формирует контрольные карточки на каждый пункт, требующий контроля, и на документ в целом.

Контрольные карточки через канцелярию общего отдела администрации области рассылаются исполнителям.

Сектор контроля осуществляет текущий контроль за сроками представления контрольных карточек от исполнителей. Информация о поступивших контрольных карточках заносится в бланк "Сведения о запрошенных документах".

О ходе поступления контрольных карточек специалист сектора контроля информирует помощника заместителя главы, руководителя структурного подразделения администрации области, являющихся контролерами, заведующего организационным отделом администрации области.

3.2. По истечении установленных сроков специалист сектора контроля передает полученные от исполнителей контрольные карточки вместе с бланком "Сведения о запрошенных документах" контролерам. Руководитель структурного подразделения администрации области обобщает полученный материал и в течение двух недель готовит справку об исполнении документа в целом, представляет ее заместителю главы администрации области.

3.3. Заместитель главы администрации области вносит предложение главе администрации области о снятии с контроля или постановке документа на дополнительный контроль.

3.4. На основании полученной справки с визой главы администрации области или заместителя главы администрации области сектор контроля снимает документ с контроля или в случае необходимости ставит на дополнительный контроль.

4. Организация проверки исполнения законов Российской
Федерации, актов Президента и Правительства Российской
Федерации, законов области, постановлений и распоряжений
администрации области в структурных подразделениях
администрации области и исполнительных органах местного
самоуправления

4.1. Проверка исполнения документов на местах - в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах местного самоуправления является основным методом контроля.

4.2. Проверка проводится в соответствии с ежеквартальным планом работы администрации области или по указанию главы администрации области.

План проведения проверки разрабатывается организационным отделом администрации области и утверждается руководителем аппарата администрации области.

Руководитель структурного подразделения или исполнительного органа местного самоуправления предупреждается за 10 дней о предстоящей проверке и в течение 5 дней подготавливает информацию о проводимой работе по вопросам, изложенным в плане проверки.

Состав рабочей группы по проведению проверки комплектуется из компетентных специалистов структурных подразделений администрации области, представителей областных контрольных и надзорных органов и утверждается руководителем аппарата администрации области. Руководителем рабочей группы назначается заведующий организационным отделом, заместитель заведующего организационным отделом, заведующий сектором контроля или другое лицо.

Члены рабочей группы в соответствии с общим планом проверки разрабатывают индивидуальные планы проверки, которые согласовывают со своими руководителями и руководителем рабочей группы.

Руководитель аппарата администрации области или заведующий организационным отделом накануне предстоящей проверки проводит инструктивное совещание с членами рабочей группы.

4.3. Проверка проводится в течение 3 - 10 дней. В первый день проводится совещание с ответственными работниками структурного подразделения или исполнительного органа местного самоуправления, на котором согласовываются все вопросы организации проверки.

Руководитель рабочей группы совместно с руководителем проверяемого подразделения или исполнительного органа координирует деятельность членов рабочей группы.

Предварительные результаты проверки доводятся руководителем и каждым членом рабочей группы до сведения руководства проверенного структурного подразделения или исполнительного органа местного самоуправления.

4.4. После проведения проверки в течение 3 дней члены рабочей группы представляют в сектор контроля справки о результатах проверки, заверенные их непосредственными руководителями.

Сектор контроля на основании представленных материалов в течение 10 дней готовит общую справку по итогам проверки, которую подписывают все члены рабочей группы. Не позже 20 дней после окончания проверки итоговая справка направляется в структурное подразделение или исполнительный орган местного самоуправления.

4.5. Подведение итогов проверки проводится под руководством заместителя главы администрации или руководителя аппарата администрации области с участием членов рабочей группы.

На совещании по подведению итогов проверки руководитель рабочей группы выступает о докладом, делают сообщения члены рабочей группы, заслушиваются руководители структурного подразделения или исполнительного органа местного самоуправления.

4.6. Результаты проверки докладываются главе администрации области и его заместителям.

Материалы проверки по предложению заместителя главы администрации области или руководителя аппарата администрации области могут быть вынесены для обсуждения на коллегию администрации области.

Руководителю структурного подразделения администрации области или исполнительного органа местного самоуправления, деятельность которого проверялась, направляется предписание и рекомендации.

4.7. Контроль за устранением недостатков, изложенных в справке, осуществляет сектор контроля.

Через месяц со дня получения справки руководитель структурного подразделения администрации области или исполнительного органа местного самоуправления представляет в сектор контроля информации о принятых мерах по устранению отмеченных недостатков, а по истечении полугодия - информацию о результатах их устранения.

Сектор контроля в течение года после проверки организует выборочные проверки работы структурных подразделений или исполнительных органов местного самоуправления по устранению недостатков, отмеченных в справках.

По истечении года после проведения проверки руководитель аппарата администрации области или заведующий организационным отделом на основе анализа поступивших информаций и выборочных проверок решает вопрос о снятии с контроля итоговой справки о результатах проверки структурного подразделения или исполнительного органа местного самоуправления.

4.8. Снятые с контроля справки хранятся в секторе контроля.