Постановление Администрации Тамбовской области от 11 октября 1999 г. N 881 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Тамбовской области
от 11 октября 1999 г. N 881
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате
администрации области и ее структурных подразделениях"

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2001 г.

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 15 марта 2002 г. N 174 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования работы с документами в администрации области, обеспечения их сохранности и в соответствии с Государственным стандартом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях согласно приложению.

2. Ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях с 15.10.99.

3. Заместителям главы, управляющему делами администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области обеспечить строгое выполнение настоящей Инструкции.

4. Рекомендовать главам администраций городов и районов области разработать и ввести в действие аналогичную Инструкцию по делопроизводству.

5. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением правил работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству, на управляющего делами администрации области и общий отдел администрации области.

6. Считать утратившим силу постановление администрации области от 29.04.93 N 147 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппаратах администрации области, ее структурных подразделений, местных органов исполнительной власти".

Глава администрации

Тамбовской области

А.И.Рябов

Приложение

к постановлению

администрации Тамбовской области

11 октября 1999 г. N 881

Инструкция
по делопроизводству в аппарате администрации области и ее
структурных подразделениях*

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2001 г.

      1. Общие положения 

      2. Прием,  обработка,  регистрация  и   распределение   поступающей 

         корреспонденции 

      3. Организация работы с документами в подразделениях 

      4. Особенности  работы   с   документами,   содержащими   служебную 

         информацию ограниченного распространения 

      5. Порядок и сроки рассмотрения документов, контроль за исполнением 

         поручений 

      6. Прием и передача служебной  информации  по  официальным  каналам 

         факсимильной связи 

      7. Общие требования по оформлению документов 

      8. Подготовка и оформление проектов  постановлений  и  распоряжений 

         администрации,  приказов  управляющего   делами   администрации, 

         руководителей подразделений 

      9. Особенности работы с законопроектами в администрации 

     10. Машинописные и копировально-множительные работы 

     11. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 

     12. Изготовление и использование печатей и штампов 

     13. Формирование дел, последующее хранение и использование  архивных 

         документов 

     Приложение 1. Журнал учета  служебных  документов,  отправляемых  по 

                   каналам факсимильной связи 

     Приложение 2. Журнал регистрации документов, поступивших по  каналам 

                   факсимильной связи 

     Приложение 3. Состав реквизитов документов 

     Приложение 4. Условные   обозначения    структурных    подразделений 

                   администрации области 

     Приложение 5. Перечень документов, подлежащих утверждению 

     Приложение 6. 

     Приложение 7. 

     Приложение 8. 

     Приложение 9. 

     Приложение 10. 

     Приложение 11. 

     Приложение 12. Справка  к   проекту   постановления   (распоряжения) 

                    администрации области 

     Приложение 13. Классификатор документов 

     Приложение 14. Образец оформления текста Закона  Тамбовской  области 

     Приложение 15. 

     Приложение 16. Справка к проекту постановления областной Думы 

     Приложение 17. 

     Приложение 18. Образец справки о состоянии законодательства в данной 

                    сфере правового регулирования 

     Приложение 19. Образец перечня законов и иных  нормативных  правовых 

                    актов,  отмены,  изменения   и   дополнения   которых 

                    потребует принятие законопроекта 

     Приложение 20. 

     Приложение 21. Образец письма о внесении законопроекта в  Тамбовскую 

                    областную Думу субъектом  законодательной  инициативы 

     Приложение 22. 

     Приложение 23. 

     Приложение 24. Заказ в машинописное бюро 

     Приложение 25. Протокол заседания коллегии 

     Приложение 26. 

     Приложение 27. 

     Приложение 28. Опись дел, сданных на хранение в архив  администрации 

                    области 

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общий порядок работы с несекретными документами в администрации области (далее именуется администрация).

Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки, использования документов и контроля за их прохождением в администрации. Контроль за исполнением документов осуществляется в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов в администрации, утвержденным постановлением администрации от 31.12.96 N 790.

1.2. Делопроизводство в администрации организуется на основании нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления.

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.4. Руководство работой по организации и ведению делопроизводства в администрации осуществляет общий отдел администрации.

ГАРАНТ:

Постановление администрации Тамбовской области от 7 мая 2002 г. N 327 Общий отдел администрации области преобразован в Управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области

См. Положение об управлении делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, утвержденное постановлением администрации Тамбовской области от 29 мая 2002 г. N 401

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуется - подразделения) возлагается на их руководителей.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства, на которых возлагаются следующие основные функции:

прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

подготовка руководству подразделения информации о находящихся на исполнении документах;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов с пометкой "Для служебного пользования" и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации;

печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив администрации (для самостоятельных структурных подразделений в ведомственный архив или областной государственный архив);

ознакомление сотрудников подразделений с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, распорядительными документами администрации, информационными материалами, поступившими в подразделение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в подразделении;

организация использования в подразделении средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам подразделения.

1.5. При работе с документами в аппарате администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6. Перед уходом в отпуск сотрудники подразделений обязаны передать через лицо, ответственное за ведение делопроизводства, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение администрации сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы.

1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в общий отдел администрации.

Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется общий отдел администрации.

1.9. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются пресс-службой администрации, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководства администрации.

1.11. Сотрудники аппарата администрации, подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом администрации.

В выходные и праздничные дни корреспонденция принимается дежурными специалистами в приемной главы администрации, о чем делается соответствующая запись в специальном журнале.

При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются, при обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.2. Поступающие в аппарат администрации служебные документы, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчетности, анонимной корреспонденции, подлежат регистрации.

2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, а также письменных обращений граждан, производится в канцелярии общего отдела.

На зарегистрированных документах в нижней правой части первого листа документа проставляется регистрационный штамп установленного образца.

На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом администрации в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации, его заместителями, управляющим делами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в общий отдел администрации.

2.5. Федеральные законы, нормативные акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и акты Федерального Собрания Российской Федерации передаются по реестру в юридический отдел администрации для их регистрации, изучения и подготовки проектов резолюций.

2.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений областной Думы, решений комитетов областной Думы, обращения других субъектов права законодательной инициативы по вопросам, связанным с законодательной деятельностью, направляются в отдел по взаимодействию с областной Думой администрации для оформления проектов поручений главы администрации или его заместителей и контроля за их исполнением.

2.7. На другие документы, адресованные главе администрации, проекты резолюций готовятся общим отделом администрации, после чего формируется вся почта и передается ему на рассмотрение.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 2.8. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.8. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы), в том числе поступившие из Управления по работе с обращениями граждан Президента Российской Федерации, передаются по реестру в отдел по взаимодействию с общественными организациями и населением комитета по связям с общественностью Администрации.

ГАРАНТ:

О порядке организации работы с обращениями граждан в администрации области см. постановление администрации Тамбовской области от 10 июля 2000 г. N 752

2.9. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям администрации или подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.

2.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.11. Зарегистрированные документы с пометками "Для служебного пользования", "Весьма срочно" и "Срочно" передаются специалистам приемных администрации или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях под расписку с указанием даты и времени их получения.

3. Организация работы с документами в подразделениях

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации или его заместителями, управляющим делами, направляются для исполнения в подразделения только через общий отдел администрации.

3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится только через канцелярию общего отдела администрации.

3.3. Прием и учет поступивших в подразделение документов осуществляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

3.4. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию общего отдела администрации.

3.5. Копии поручений, протоколов (выписок из них) заседаний комиссий при администрации, другие материалы к ним, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также нерегистрирумые в общем отделе администрации документы учитываются в подразделении в журналах соответствующей формы.

В случае необходимости документы, поступившие из других подразделений администрации, также подлежат учету в подразделении.

Ознакомление сотрудников подразделений с этими документами производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, по указанию руководителей подразделений.

3.6. О поступивших в подразделение документах докладывается руководителю подразделения лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

3.7. Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов.

Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится руководителями подразделений, как правило, в день их поступления в подразделение. Поступившие в подразделения федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с поручением руководства администрации рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.

3.8. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, о чем делаются соответствующие отметки в журнале регистрации.

3.9. Документы, поступившие в подразделения, хранятся в течение 2 лет, а затем передаются в соответствующем порядке в архив администрации.

3.10. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства в подразделении для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.11. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней.

4. Особенности работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения**

4.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

4.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.4. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения управляющего делами администрации, начальника общего отдела или его заместителя.

4.5. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

4.6. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются общим отделом администрации. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.

4.7. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в общем отделе администрации.

4.8. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только общим отделом администрации, при этом на бланке заказа делается соответствующая пометка.

4.9. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется общим отделом администрации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившим документ.

4.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.12. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в администрации, осуществляется с согласия управляющего делами, начальника общего отдела или его заместителя, руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

4.13. Досылка постановлений или распоряжений администрации с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководства общего отдела администрации или по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

4.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

4.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и области ответственности.

5. Порядок и сроки рассмотрения документов,
контроль за исполнением поручений

5.1. Корреспонденция, поступившая в аппарат администрации, подразделения должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

5.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы проставляется штамп "Подлежит возврату".

5.3. Контролю подлежат поручения главы администрации, его заместителей, управляющего делами и руководителей подразделений, данных по исполнению:

актов Президента и Правительства Российской Федерации, администрации и ее подразделений;

федеральных законов и законов области;

актов Совета Федерации, Государственной Думы и областной Думы;

запросов и обращений депутатов Государственной Думы и областной Думы;

решений заседаний комиссий Правительства Российской Федерации и комиссий, действующих при администрации, коллегий администрации и подразделений;

распоряжений, изложенных в протоколах совещаний у руководителей администрации.

5.4. Контроль за исполнением поручений главы администрации или его заместителей, данных во исполнение актов областной Думы, содержащих рекомендации, предложения, запросы к администрации, берутся на контроль отделом по взаимодействию с областной Думой администрации.

5.5. Контроль за исполнением прочих поручений, перечисленных в п. 5.3, осуществляют помощники главы и его заместителей, организационный и общий отделы, другие подразделения администрации по вопросам, относящимся к их сферам ведения.

ГАРАНТ:

Постановление администрации Тамбовской области от 7 мая 2002 г. N 327 Организационный отдел администрации области преобразован в Управление организационной и кадровой работы администрации области

См. Положение об управлении организационной и кадровой работы администрации области, утвержденное постановлением администрации Тамбовской области от 23 июля 2002 г. N 554

5.6. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, которое и представляет в администрацию материалы, согласованные с соисполнителями.

5.7. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководства.

В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документы имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок.

Поручения, данные по подготовке проектов постановлений администрации, исполняются в 20-дневный срок, распоряжений - в 10-дневный.

Остальные поручения подлежат исполнению не более чем в 30-дневный срок со дня подписания поручения.

При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении.

5.8. Поручения главы администрации или его заместителей, данные во исполнение актов областной Думы, содержащих запросы к администрации, считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими актами мероприятий и подготовки ответа областной Думе и депутату, внесшему запрос.

5.9. Поручения снимаются с контроля руководителем, его давшим, на основании представленных материалов (проектов актов администрации, справок, информаций, соответствующих заключений, предложений и т.д.).

5.10. Отметка об исполнении и списании документа "В дело" помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и подпись руководителя администрации или структурного подразделения.

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Отметка об исполнении и списании документов переносится в журнал регистрации.

6. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам факсимильной связи

6.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники аппарата администрации и подразделений руководствуются следующим порядком:

6.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом;

6.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы.

6.1.3. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

6.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Разрешение на передачу материала по каналу факсимильной связи дают начальник общего отдела администрации или его заместитель.

6.3. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы (приложение 1) без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в канцелярии общего отдела. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение 2) с проставлением регистрационного штампа и доставляются по назначению в день их приема, срочные немедленно.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, как правило, без перевода, а при докладе главе администрации они предварительно переводятся.

6.4. Порядок ведения шифрованной переписки в администрации определяется Инструкцией по шифровальной службе и обеспечивается сектором специальной документальной связи.

7. Общие требования по оформлению документов

7.1. Документы, создаваемые в администрации, печатаются с использованием текстовых редакторов Мiсrоsоft Wоrd и Lехiсоn. При этом в текстовом редакторе Мiсrоsоft Wоrd используется шрифт Тimеs Nеw Rоmаn размером N 14 через 1-2 межстрочных интервала (12-18-24 пт).

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 7.2. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Каждый вид документа должен иметь установленный ГОСТ Р 6.30-97 с изменениями и дополнениями от 01.04.98 комплекс реквизитов (приложение 3), стабильный порядок их расположения, определенный формат бланков, цвет бумаги и краски.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 7.3. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.

7.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

7.5. Документы в администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А 4 (210 х 297 мм), А 5 (148 х 210 мм), А 6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

При переписке между подразделениями аппарата администрации бланк не используется.

7.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

      7.6.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу 

      7.6.2. Заголовок к тексту документа 

      7.6.3. Текст документа 

      7.6.4. Подпись 

      7.6.5. Дата 

      7.6.6. Регистрационный номер документа 

      7.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 

      7.6.8. Адресат 

      7.6.9. Гриф утверждения, отметка о наличии приложения 

     7.6.10. Визы согласования 

     7.6.11. Резолюция 

     7.6.12. Отметка об исполнителе 

     7.6.13. Идентификатор электронной копии документа 

7.6.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа.

Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

7.6.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А 5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например: Об отмене.... Об организации...;

чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего специалиста сектора писем и приема граждан общего отдела администрации.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

Название вида документа (акт, протокол, положение, информация и т.д.) печатается прописными буквами.

7.6.3. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).

Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А 4.

Текст телеграмм печатается через два интервала заглавными буквами без предлогов с обозначением знаков препинания сокращенными сочетаниями "тчк, зпт, вскл" и написанием их строчными буквами; текст телеграммы подписывается главой администрации, первыми заместителями или заместителями главы администрации. Текст вместе с подписью отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации, номер счета и дата составления телеграммы.

7.6.4. Подпись

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац второй пункта 7.6.4. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии           Личная подпись        Расшифровка подписи

Члены комиссии:                 Личная подпись        Расшифровка подписи

                                Личная подпись        Расшифровка подписи

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, областной Думе готовятся за подписью главы администрации, а в его отсутствие первого заместителя главы, исполняющего его обязанности.

7.6.5. Дата

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац четвертый пункта 7.6.5. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 февраля 2001 г. следует оформить 05.02.2001 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).

При подготовке финансовых документов допускается словесноцифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 25 мая 1999 г.

7.6.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения подразделения администрации (приложение 4), где документ был подготовлен, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера документа. Например, обзорная информация отдела бытовых и платных услуг администрации по вопросам развития платных услуг будет иметь при ее отправке номер 12-13/111.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке авторов в документе.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пункт 7.6.7. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных документах. Номер и дата, на которые идет ссылка, переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Например: на N 5-12/89 от 15.05.1999. Получив ответ, работник канцелярии общего отдела администрации направляет его в соответствующее подразделение, где обращаются к делу N 12, в котором хранится копия инициативного документа N 89. В дальнейшем инициативный документ и ответ на него должны храниться вместе.

7.6.8. Адресат

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац первый пункта 7.6.8. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Способы оформления адресата:

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                            Мэрия г. Тамбова

                                            Отдел муниципальной службы и

                                            кадровой работы

Должностное лицо, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пример пункта 7.6.8. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст примера в предыдущей редакции

                                            Администрация г. Кирсанова

                                            Финансовый отдел

                                            Начальнику отдела

                                            Т.В.Загородневой

                                   или

                                            Начальнику финансового отдела

                                            администрации г. Кирсанова

                                            Т.В.Загородневой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                            Администрации районов

                                            Тамбовской области

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 7.6.8. настоящей инструкции дополнен абзацем шестым следующего содержания

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                                Директору открытого

                                          акционерного общества "Пигмент"

                                                    Н.П.Утробину

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью в последовательности, установленной Почтовыми правилами:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество - для физического лица;

наименование организации - для юридического лица);

название улицы (переулка, бульвара и т.п.);

номер дома;

номер квартиры (для физического лица), номер комнаты (для организации);

название населенного пункта (город, поселок, название области, края, автономного округа);

республика;

страна.

Почтовый индекс указывается графическими формализованными знаками в специально отведенном на конверте месте.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При отправке документа следует подчеркнуть тот адресат, по которому будет отправлен именно этот экземпляр.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ и почтовый адрес организации, должны печататься с новой строки от одного положения табулятора, могут быть выделены жирным шрифтом или курсивом.

7.6.9. Гриф утверждения, отметка о наличии приложения

Реквизит "Гриф утверждения" располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 7.6.9. настоящей инструкции дополнен абзацем вторым следующего содержания

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                             Приложение 2

                                                                УТВЕРЖДЕН

                                      Решением общего собрания работников

                                           аппарата Администрации области

                                                от 21 января 2001 г. N 14

Слово "УТВЕРЖДЕНО" отделяется от последующих строк реквизита 1,5 межстрочного интервала (остальные строки реквизита печатают через 1 интервал).

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

Перечень утверждаемых документов прилагается (приложение 5).

Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о нем оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.

            2. Смета расходов на 6 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пример пункта 7.6.9. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст примера в предыдущей редакции

                                                  Приложение 2

                                     к распоряжению администрации области

                                             от 12.05.1999 N 145-р

Составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в абзац одиннадцатый пункта 7.6.9. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.05.1999 N 02-05/155 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 7.6.10. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.6.10. Визы согласования

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник правового управления

Личная подпись    И.С.Попова

01.02.2001

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник правового управления

Личная подпись    И.С.Попова

01.02.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Виза на документе, подлинник которого остается в Администрации, проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из Администрации (например, служебное письмо), виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Оформление виз на распорядительных документах Администрации может производиться на справке к проекту постановления (распоряжения) Администрации (приложение 12).

7.6.11. Резолюция

Указания по исполнению документов фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе ниже реквизита "Адресат" (параллельно ему) или на отдельном листе, приложенном к документу.

7.6.12. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Пятибратова       или       Пятибратова Светлана Альбертовна

71-02-03                    71-02-03

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу от левой границы текстового поля.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 7.6.13. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.6.13. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

8. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений
администрации, приказов управляющего делами администрации,
руководителей подразделений

     8.1. Порядок подготовки  проектов  постановлений,  распоряжений 

          администрации, приказов управляющего делами администрации, 

          руководителей подразделений 

     8.2. Порядок оформления  проектов  постановлений,  распоряжений 

          администрации, приказов управляющего делами, руководителей 

          подразделений 

8.1. Порядок подготовки проектов постановлений, распоряжений
администрации, приказов управляющего делами администрации,
руководителей подразделений

8.1.1. Правовые акты администрации нормативного характера, т.е. предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении и освобождении от должности заместителей главы, управляющего делами, руководителей и работников аппарата администрации и подразделений администрации, замещающих государственные должности государственной службы области в администрации, о награждении Почетной грамотой администрации, о возложении полномочий на должностных лиц администрации, о выделении денежных средств из резервного фонда администрации оформляются постановлениями (приложения 6 - 9).

Решения администрации по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы администрации принимаются в форме распоряжений (приложение 10). Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Управляющий делами администрации, руководители подразделений издают приказы в пределах своих полномочий (приложение 11).

8.1.2 Проекты постановлений и распоряжений администрации вносятся первыми заместителями главы администрации, заместителями главы, управляющим делами, руководителями подразделений администрации. Ответственность за качество проектов, согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей, которые их вносят.

8.1.3. Проекты постановлений и распоряжений печатаются на соответствующих бланках документов, изготовленных и пронумерованных типографским способом.

8.1.4. Проекты актов главы администрации, как правило, должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

8.1.5. В случае необходимости к проекту постановления (распоряжения) прилагается справка с изложением доводов о целесообразности принятия данного постановления (распоряжения).

8.1.6. При составлении проектов постановлений (распоряжений) необходимо:

чтобы задания были реальными, конкретными, в полном объеме обеспечены материально-технической базой и финансированием;

указывать исполнителей, объем работы, сроки исполнения, а также должностное лицо или организацию, на которых возлагается контроль за исполнением данного постановления (распоряжения);

обеспечить краткое, четкое и последовательное изложение документа, исключающее возможность двоякого толкования;

учитывать все постановления (распоряжения) по данному вопросу и увязывать вносимые предложения с ранее принятыми постановлениями (распоряжениями). Если вновь принимаемое постановление или распоряжение исключает действие постановлений или распоряжений, ранее принятых по этому вопросу, то в проекте нового документа следует признать их утратившими силу.

8.1.7. В тех случаях, когда проект постановления (распоряжения) предусматривает обращения с ходатайством в вышестоящие органы, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписи вместе с постановлением (распоряжением) главы администрации направляется соответствующему адресату.

8.1.8. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на эти документы (наименование, дату, номер, заголовок).

8.1.9. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, осуществляется по письменному указанию главы администрации в указанные им сроки, но не позднее 20 дней при подготовке проекта постановления и 10 дней - распоряжения.

8.1.10. Все проекты постановлений и распоряжений должны пройти согласование. Согласование проекта документа оформляется визой. Проекты документов визируются в обязательном порядке:

ответственным работником - исполнителем;

руководителем отдела, управления, комитета, который представил проект;

юридическим отделом администрации;

первым заместителем, заместителем или управляющим делами администрации, отвечающим за соответствующее направление деятельности.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац шестой пункта 8.1.10. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Этими лицами визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника акта от границы левого поля и включают должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату. Другими заинтересованными лицами виза проставляется на прилагаемой к проекту акта справке в установленном месте.

Дополнительно проекты документов визируются следующими лицами:

руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

по финансовым вопросам, в том числе по вопросам выделения денежных средств из резервного фонда администрации, - начальником финансового управления администрации;

по установлению цен и тарифов - начальником финансового управления и председателем комитета по ценам администрации;

по вопросам распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности, - заместителем главы администрации, начальником управления имуществом области.

Приложения к документу визируются ответственным исполнителем и руководителем подразделения администрации.

8.1.11. Срок согласования или заключения по проектам постановлений (распоряжений) не должен превышать 2 дней.

8.1.12. Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются, как правило, отдельно и прилагаются к проекту.

8.1.13. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.

8.1.14. Если подготавливаемое постановление или распоряжение влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие распорядительные документы администрации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

8.1.15. Документы (программы, акты, планы и т.д.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом постановления или распоряжения администрации, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пункт 8.1.16. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1.16. При подготовке проектов постановлений о государственной регистрации предприятий с иностранными инвестициями уставы этих предприятий хранятся вместе с другими накопительными материалами в секторе внешнеэкономических связей управления экономической политики Администрации.

8.1.17. К проекту постановления (распоряжения) прилагается справка установленного образца с указателем рассылки (приложение 12), составленная и завизированная руководителем подразделения. Перечень адресатов указывается без сокращений.

8.1.18. Постановления и распоряжения регистрируются в протокольном секторе общего отдела администрации, постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - к порядковым регистрационным номерам через дефис добавляется буква "р", нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

8.1.19. Все подписанные постановления и распоряжения оформляются и рассылаются общим отделом администрации не позднее 3-дневного срока. При необходимости документы в администрации городов и районов области могут быть направлены электронной почтой.

В вышестоящие органы исполнительной власти, областной Думе, полномочному представителю Президента Российской Федерации в области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти постановления и распоряжения рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их подписания.

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 пункт 8.1.19. настоящей инструкции дополнен абзацами следующего содержания

В Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области нормативные правовые акты в 7-дневный срок со дня их принятия направляются:

на бумажной основе с пометкой правового управления "Документ подлежит передаче в Управление Минюста РФ по Тамбовской области" - общим отделом Администрации;

в электронном виде - отделом информатизации Администрации.

Изданные руководителями структурных подразделений Администрации нормативные правовые акты подлежат регистрации в правовом управлении Администрации и направлению их в установленном порядке в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области в 7-дневный срок со штампом "Зарегистрировано в правовом управлении Администрации области".

8.1.20. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью протокольного сектора общего отдела администрации (в исключительных случаях - гербовой печатью).

8.1.21. Постановления и распоряжения администрации систематизируются работниками протокольного сектора, с ежемесячным составлением оглавлений и ведением картотеки к постановлениям согласно классификатору (приложение 13).

8.2. Порядок оформления проектов постановлений, распоряжений
администрации, приказов управляющего делами, руководителей
подразделений

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пункт 8.2.1. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.2.1. Проект постановления (распоряжения, приказа) печатается на бланке установленной формы шрифтом Тimеs Nеw Rоmаn размером N 14 в текстовом редакторе Мiсrоsоft Wоrd либо Lехiсоn (машинопись).

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления, распоряжения или приказа. Левое поле - не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм и нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении проекта постановления, распоряжения или приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 15 мм.

8.2.2. Постановление (распоряжение, приказ) имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации,

Наименование органа, издавшего документ, - администрация Тамбовской области, управление экономической политики администрации Тамбовской области и т.п.

Наименование вида акта - постановление, распоряжение администрации или приказ управляющего делами администрации, руководителя подразделения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац пятый пункта 8.2.2. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Дата - оформляется следующим образом: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Место составления документа - г. Тамбов (оформляется центрованным способом).

Регистрационный номер документа - состоит из знака N и порядкового номера документа.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

К порядковому номеру приказа по кадровым вопросам через дефис добавляется буква "к", например, N 21-к.

Заголовок - печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется от границы левого поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Каждая строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если заголовок состоит более чем из 140 печатных знаков, то строка продлевается до границы правого поля.

Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении, приказе распорядительную часть).

Текст постановления, распоряжения не должен содержать сокращений.

Преамбула в постановлениях администрации завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в приказах - "ПРИКАЗЫВАЮ".

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение или приказ), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению или приказу) в тексте на них обязательно делается ссылка.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац двадцатый пункта 8.2.2. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, инициалов имени, отчества и фамилии. Например:

Глава Администрации

области

О.И.Бетин

Слова "Глава администрации" и "области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Инициал имени и фамилия главы администрации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам постановлений, распоряжений, приказов оформляются на отдельных листах бумаги (приложения 7 - 10).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений, приказов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала) дается ссылка на постановление (распоряжение, приказ). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                  Приложение 2

                                    к постановлению администрации области

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пример пункта 8.2.2. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст примера в предыдущей редакции

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                     постановлением администрации области

                                                      от 25.05.1999 N 146

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками (приложение 8).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения 1" или "Продолжение приложения 2".

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. Примечания выносятся в конец материала, если не требуется сделать примечание к соответствующему пункту или абзацу.

Если на одной странице имеется сноска и примечание, то вначале пишется сноска, а потом примечание.

Слово "примечание" должно быть выделено (подчеркнуто).

После слова "примечание" ставится точка, если примечаний несколько - двоеточие. Например: Примечание. К методическим рекомендациям по оформлению организационно-распорядительных документов прилагаются:

образец постановления;

образец распоряжения;

образец приказа.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать:

                                                 Приложение

                                  к Программе "Развитие профессионального

                                     образования в Тамбовской области"

В текстах проектов постановлений и распоряжений денежные выражения, обозначающие сумму более одной тысячи, рекомендуется писать цифрами и словами. Например, 5 тыс. рублей, а не 5000 рублей и не 5.0 тыс. руб., но 5,4 тысячи рублей.

Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 125 руб. 68 коп. Название единиц измерения в тексте рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 12 тонн, 155 кв. метров, 44 куб. метров, 2 млн. тонн, в приложениях - сокращенно: 3 тыс. м, 10 т, 12 кв. м, 30 куб. м, 4 млн. т.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 20-процентный, 3-дневный.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 абзац третий снизу пункта 8.2.2. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Визы - проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Исполнитель - от левой границы текстового поля указывается фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя без инициалов и номер его телефона.

Например:

Мартынов            или           Мартынов Владимир Алексеевич

710360                            710360

Отметка для автоматического поиска документа - включает имя файла и код оператора.

9. Особенности работы с законопроектами в администрации

9.1. Разработка проектов законов области или иных нормативных правовых актов областной Думы (далее именуются - законопроекты) осуществляется подразделениями администрации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в соответствии с утверждаемыми главой администрации планами законопроектной деятельности.

Законопроекты, затрагивающие трудовые и социально-экономические права и интересы трудящихся, разрабатываются с учетом мнения объединений профсоюзов области.

Ход выполнения планов законопроектной деятельности контролируется отделом по взаимодействию с областной Думой администрации.

9.2. Предложения к планам законопроектной деятельности вносятся руководителями структурных подразделений администрации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти заместителю главы администрации по управлению и социальным вопросам (полномочному представителю главы администрации в областной Думе) на период очередной пленарной сессии областной Думы.

Предложения в план законопроектных работ должны содержать: предполагаемое наименование законопроекта, срок его внесения в областную Думу, обоснование необходимости разработки законопроекта и оценку его согласованности с действующим законодательством.

9.3. Законопроект должен быть внесен в областную Думу, как правило, за 30 дней до начала работы очередного заседания областной Думы, но не позднее срока формирования повестки дня.

Законопроект, подготовленный к внесению в областную Думу, должен быть завизирован руководителем подразделения администрации (территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, а также руководителями других заинтересованных подразделений администрации и организаций.

9.4. Для внесения законопроекта в областную Думу подразделение администрации (территориальный орган федерального органа исполнительной власти), подготовившее (вносящее) законопроект, оформляет пакет документов, в который включаются:

9.4.1. согласованный текст законопроекта (приложение 14);

9.4.2. проект постановления областной Думы о законопроекте со справкой (приложения 15, 16);

9.4.3. пояснительная записка (приложение 17), подписанная руководителем подразделения администрации (территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, которая должна содержать:

обоснование необходимости принятия законопроекта;

развернутую характеристику законопроекта и его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, оценку его соответствия положениям Конституции Российской Федерации, федеральным законам, Уставу и законам области;

прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;

9.4.4. справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования (приложение 18);

9.4.5. перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного законопроекта (приложение 19);

9.4.6. финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);

9.4.7. предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;

9.4.8. проект распоряжения администрации о внесении законопроекта в областную Думу и назначении официального представителя главы администрации при рассмотрении законопроекта в областной Думе (приложение 20);

9.4.9. письмо главы администрации в областную Думу (приложение 21);

9.4.10. текст законопроекта и проекта постановления областной Думы в электронной форме.

Законопроект, подготавливаемый для внесения в областную Думу в порядке законодательной инициативы, печатается шрифтом Тimеs Nеw Rоmаn размером N 14 в текстовом редакторе Мiсrоsоft Wоrd либо Lехiсоn (машинопись) на стандартных листах бумаги формата А 4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится главой администрации области". Пометка печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" и указывается дата.

9.5. Ответственность за качество и оформление законопроекта и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными органами и организациями несут руководители подразделений администрации (территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившие (вносящие) законопроект, а также сотрудники юридического отдела и отдела по взаимодействую с областной Думой администрации.

9.6. Разработанный субъектом права законодательной инициативы законопроект о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет областного бюджета, поступивший на заключение главы администрации, направляется с поручением главы администрации в соответствующие подразделения администрации и, в обязательном порядке, в финансовое управление и управление экономической политики администрации для рассмотрения и подготовки согласованного проекта заключения. Срок выполнения поручения не должен превышать 15 календарных дней.

Проект заключения оформляется соответствующим подразделением, согласовывается с юридическом отделом и докладывается главе администрации для подписания (приложение 22).

9.7. Законопроект, принятый областной Думой в первом чтении и поступивший в администрацию, направляется с поручением главы администрации или его заместителя в заинтересованные подразделения администрации для его рассмотрения и подготовки проектов поправок к законопроекту. Срок выполнения поручения определяется исходя из необходимых сроков представления поправок в областную Думу.

Проекты поправок к законопроекту прорабатываются и оформляются соответствующим подразделением администрации. Они визируются руководителем соответствующего подразделения, сотрудниками юридического отдела, заместителем главы администрации в соответствии с распределением обязанностей и подписываются главой администрации.

Поправки к законопроекту, направляются в областную Думу в срок, определенный постановлением областной Думы, но не позднее 30 дней со дня поступления законопроекта в администрацию (приложение 23).

Проработка в администрации законопроекта, принятого областной Думой в первом чтении, организуется отделом по взаимодействию с областной Думой администрации.

9.8. Документы, связанные с законопроектной деятельностью администрации (законопроекты, заключения, поправки и др.), направляемые в областную Думу, перед подписью в обязательном порядке подлежат визированию в отделе по взаимодействию с областной Думой администрации. Копии этих документов направляются в отдел по взаимодействию с областной Думой администрации.

10. Машинописные и копировально-множительные работы

10.1. В администрации печатаются только материалы служебного характера. Печатание под диктовку не допускается.

10.2. В приемных заместителей главы администрации, управляющего делами, в подразделениях, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.

В машинописном бюро администрации печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации, проекты писем Президенту и Правительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписью главы администрации или его первого заместителя, доклады руководству администрации, а также другие материалы по поручению руководителей общего отдела администрации.

10.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителей подразделений администрации, а также начальника общего отдела администрации или его заместителя.

Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется заместителем начальника общего отдела администрации.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

10.4. Все документы перед сдачей в машинописное бюро исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии к печатанию не принимаются.

Заказ на печатание в машинописном бюро общего отдела оформляется на специальном бланке (приложение 24).

Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машинописное бюро вместе с дискетой с записью текста.

10.5. Документы за подписью руководителей подразделений администрации, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на бланках отделов, комитетов, управлений администрации.

10.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А 4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

10.7. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.

10.8. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.

10.9. Выполнение копировально-множительных работ в администрации производится централизованно в общем отделе администрации, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

На размножение в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А 4) изготавливаются по заявке общего отдела администрации в типографии.

10.10. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А 3.

10.11. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителями общего отдела администрации. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Размножение постановлений и распоряжений производится протокольным сектором общего отдела администрации в соответствии с расчетом рассылки.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

11. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

11.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации, осуществляется работниками аппарата администрации.

11.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, необходимых документов к ним и оформление протоколов, осуществляют соответствующие подразделения администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в пункт 11.3. настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.3. Подготовка и проведение заседаний коллегии осуществляются в соответствии с регламентом, утвержденным постановлением администрации от 26.01.1998 N 58.

11.4. По вопросам, рассмотренным на заседаниях коллегии, совещаниях, принимаются решения, которые оформляются протоколами (приложения 25, 26).

11.5. Протоколам заседаний коллегии, совещаний присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.

11.6. Протокол заседания коллегии подписывается председателем и секретарем коллегии.

Протокол совещания визируется готовившим его сотрудником и подписывается председательствовавшим на совещании.

11.7. Протокол заседания коллегии рассылке не подлежит и хранится в общем отделе администрации. Отдельные решения коллегии рассылаются адресатам общим отделом в соответствии с указателем рассылки не позднее трех рабочих дней после их подписания.

11.8. Протоколы совещаний у заместителей главы администрации оформляются и готовятся к рассылке помощником или сотрудником, ответственным за подготовку совещания.

Копии протоколов совещаний (без воспроизводства подписи председательствовавшего) заверяются печатью общего отдела администрации.

Подлинник протокола и указатель рассылки хранятся в подразделении, готовившим совещание.

11.9. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых администрацией комиссий (советов), организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат администрации, а также оформление их результатов возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по указанию управляющего делами администрации. Заявки на их изготовление направляются в общий отдел администрации для размещения и исполнения заказов.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации и его первых заместителей определяются главой администрации и его первыми заместителями соответственно.

12.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе администрации и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

12.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы или его первых заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

12.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководство общего отдела администрации.

12.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел администрации, где они уничтожаются по акту.

12.6. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

12.7. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел администрации.

13. Формирование дел, последующее хранение
и использование архивных документов

     13.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 

     13.2. Экспертная архивная комиссия администрации 

     13.3. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, 

           законченных делопроизводством 

13.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

13.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.

13.1.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в администрацию и подготовленным в подразделениях, справочные и контрольные картотеки, а также номенклатура дел.

13.1.3. При составлении номенклатуры дел используется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.

13.1.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.

13.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения администрации на следующий год разрабатывается либо пересматривается до 1 декабря текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, и после согласования с общим отделом администрации подписывается руководителем подразделения (приложение 27).

13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации составляется общим отделом администрации на основании номенклатуры дел подразделений, подписывается заместителем начальника общего отдела и после ее одобрения экспертной комиссией администрации утверждается заместителем главы администрации по управлению и социальным вопросам. После утверждения сводной номенклатуры дел в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.

Сводная номенклатура администрации не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела администрации.

ГАРАНТ:

См. постановление администрации Тамбовской области от 8 августа 2001 г. N 738 "Об утверждении Положения об архивном отделе Тамбовской области"

13.1.7. В течение года по согласованию с общим отделом администрации в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

В случае изменения структуры администрации в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

13.1.8. Сводная номенклатура дел администрации в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

13.2. Экспертная архивная комиссия администрации

13.2.1. Для рассмотрения проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная комиссия администрации, состав которой утверждается приказом начальника общего отдела администрации.

13.2.2. Председателем экспертной комиссии администрации является по должности заместитель начальника общего отдела администрации.

13.2.3. Функции экспертной комиссии администрации и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом начальника общего отдела администрации.

13.3. Формирование дел в подразделениях, оформление
документов, законченных делопроизводством

13.3.1. Законченные делопроизводством документы сдаются в 10-дневный срок исполнителем сотруднику, отвечающему за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела.

13.3.2. При оформлении дел необходимо:

раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;

проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса, приложения присоединять к документам, к которым они относятся.

13.3.3. В каждое дело рекомендуется подшивать не более 250 листов.

При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись.

13.3.4. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

13.3.5. По окончании делопроизводственного года в каждом подразделении составляются сдаточные описи в двух экземплярах (приложение 28), на основании которых дела сдаются в архив администрации, один экземпляр возвращается в структурное подразделение с распиской о приеме дел в архив.

13.3.6. В архив администрации передаются дела постоянного и временного срока хранения через два года после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений.

13.3.7. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве администрации, предоставляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.

Подлинники постановлений, распоряжений, решений коллегии и указатели рассылок не выдаются.

13.3.8. До передачи в областной государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в администрации в течение 10 лет, материалы по личному составу - согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков дела постоянного срока хранения передаются в государственный архив в установленном порядке.

______________________________

* далее - Инструкция по делопроизводству.

** Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.).

Примечание. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

описания структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

(п. 6.3)

Журнал
учета служебных документов, отправляемых по каналам
факсимильной связи

N пп	Наименование подразделения, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, страна, город	Количество листов	Дата и время поступления, характер материала	Отправил (фамилия, имя, отчество, дата, время)	Отметка о возврате материала

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

(п. 6.3)

Журнал
регистрации документов, поступивших
по каналам факсимильной связи

N п.п.	Адрес корреспондента, фамилия, телефон	Принято			Направлено
		дата и время	количество листов	фамилия, имя, отчество	наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество получателя	дата и время отправки

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

(п. 7.2)

Состав
реквизитов документов

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2001 г.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документов;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 последняя строка приложения 3 к настоящей инструкции изложена в новой редакции

См. текст строки в предыдущей редакции

29 - идентификатор электронной копии документа.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 приложение 4 к настоящей инструкции изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

(п. 7.6.6)

Условные обозначения структурных подразделений
администрации области

1 - руководство Администрации

2 - общий отдел

3 - отдел по развитию местного самоуправления

4 - организационный отдел

5 - правовое управление

6 - отдел информатизации

7 - комитет по промышленности, связи и развитию предпринимательства

8 - контрольно-ревизионный отдел

9 - отдел бухгалтерского учета и отчетности

10 - комитет по связям с общественностью

11 - комитет бытовых и платных услуг

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

(п. 7.6.9)

Перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий, приема-сдачи, список материальных ценностей и др.)

Договоры (о сотрудничестве, о производстве работ, аренде помещений и др.)

Инструкции (должностные, по делопроизводству и т.п.)

Номенклатура дел

Нормативы (расхода сырья, материалов и т.п.)

Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т.п.)

Перечни

Планы (производственные, заседаний коллегии и т.п.)

Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т.д.)

Правила (внутреннего трудового распорядка, пропуска в здание администрации, по технике безопасности и т.д.)

Программы (проведения мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата, зданий, помещений на капитальный ремонт и т.п.)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы

Штатные расписания и изменения к ним

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 6 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись", "визы согласования документа" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                г. Тамбов

21.05.1999                                                          N 341

О награждении работников

госплемптицезавода "Арженка"

Рассказовского района

Почетной грамотой

администрации области

     Рассмотрев   ходатайство   управления    сельского    хозяйства    и

продовольствия   администрации    области    о    поощрении    работников

госплемптицезавода "Арженка" Рассказовского района в связи с 75-летием со

дня основания предприятия, ПОСТАНОВЛЯЮ:

     За большой вклад в  развитие  агропромышленного  комплекса  области,

многолетний добросовестный труд и в связи с 75-летием  со  дня  основания

предприятия наградить Почетной грамотой администрации  области  следующих

работников госплемптицезавода "Арженка" Рассказовского района:

Кондратьева                - управляющего птицефермой N 3

Сергея Викторовича

Кузнецову                  - птичницу птицефермы N 3

Татьяну Николаевну

и т.д.

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

___________(Е.Ю.Семенов)

___________(А.К.Паршин)

___________(Б.Н.Эсаулов)

___________(С.А.Пятибратова)

Пятибратова                                             rs.dос

71 02 03

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 7 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

19.01.1999                      г. Тамбов                            N 28

     Об утверждении Правил государственного учета  показателей  состояния

безопасности дорожного движения по протяженности, техническому  состоянию

автомобильных дорог  Российской  Федерации  и  наличию  на  них  объектов

сервиса,   по   количеству   трамваев   и   троллейбусов   (постановление

Правительства Российской Федерации от 4 декабря 1998 года N 1441)

     Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от  4

декабря 1998 года N 1441 "Об утверждении  Правил  государственного  учета

показателей состояния безопасности дорожного движения  по  протяженности,

техническому состоянию автомобильных дорог Российской Федерации и наличию

на  них  объектов  сервиса,  по  количеству  трамваев   и   троллейбусов"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Довести до сведения, что в соответствии со статьей 9 Федерального

закона "О безопасности  дорожного  движения"  (Собрание  законодательства

Российской Федерации, 1999, N  50,  ст.  4873)  Правительство  Российской

Федерации:

     утвердило  Правила  государственного  учета  показателей   состояния

безопасности дорожного движения по протяженности, техническому  состоянию

автомобильных дорог  Российской  Федерации  и  наличию  на  них  объектов

сервиса, по количеству трамваев и троллейбусов согласно приложению.

     2.   Управлению    автомобильными    дорогами    области    (Попов),

администрациям городов и районов области, мэрии  города  Тамбова  (Ильин)

довести данное постановление до всех заинтересованных  лиц  и  обеспечить

его выполнение.

     3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Тамбовская жизнь".

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя,

номер его телефона                                      Имя файла

        УТВЕРЖДЕНЫ                            Приложение

постановлением Правительства    к постановлению администрации области

Российской Федерации                      от 19.01.1999 N 28

от 4 декабря 1998 г. N 1441

                                 ПРАВИЛА

   Государственного учета показателей состояния безопасности дорожного

  движения по протяженности, техническому состоянию автомобильных дорог

  Российской Федерации и наличию на них объектов сервиса, по количеству

                         трамваев и троллейбусов

     1. Настоящие Правила устанавливают единый  порядок  государственного

учета  показателей   состояния   безопасности   дорожного   движения   по

протяженности,  техническому  состоянию  автомобильных  дорог  Российской

Федерации и наличию на них объектов сервиса,  по  количеству  трамваев  и

троллейбусов (далее именуется - государственный учет).

     и т.д.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 8 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                г. Тамбов

01.04.1999                                                          N 211

     О поставке топочного мазута и дизельного топлива для учреждений

   социальной сферы, жилищно-коммунальных нужд области и на проведение

                            посевной кампании

     В условиях  отсутствия  необходимых  бюджетных  средств  на  закупку

топочного мазута и дизельного топлива для  учреждений  социальной  сферы,

жилищно-коммунальных нужд на отопительный сезон 1999 года и на проведение

посевной кампании ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Принять предложение  полного  товарищества  "Перевалова  Ирина  и

Компания" (г. Тамбов) о поставке топочного мазута и дизельного топлива по

цене за  1  тонну  соответственно  670  и  1780  рублей,  включая  НДС  и

железнодорожный тариф, в количестве - топочного мазута  3887,64  тонны  и

дизельного топлива - 3031 тонны на общую сумму 8000 тысяч рублей  в  срок

до 10 апреля 1999 года.

     2. Поручить управлению образования администрации области  (Стребков)

заключить с  полным  товариществом  "Перевалова  Ирина  и  Компания"  (г.

Тамбов) договор на поставку топочного  мазута  и  дизельного  топлива  на

условиях, определенных в п. 1, и в объемах  согласно  приложению  в  счет

финансирования  администраций  районов  и  городов   области   из   фонда

финансовой поддержки территорий.

     и т.д.

Первый зам. главы

администрации области                                          Ю.Н.Блохин

Визы согласования

Фамилия исполнителя

номер его телефона                                      Имя файла

                                                   Приложение

                                    к постановлению администрации области

                                              от 01.04.1999 N 211

                                  ОБЪЕМЫ

      поставок топочного мазута и дизельного топлива для учреждений

   социальной сферы, жилищно-коммунальных нужд области и на проведение

                      посевной кампании на 1999 год

-------------------------------------------------------------------------

                  |   Наименование ресурсов  |           Сумма

                  |--------------------------|        (тыс. руб.)

                  | дизельное |   топочный   |

                  |  топливо  |     мазут    |

                  |   (тн.)   |     (тн.)    |

-------------------------------------------------------------------------

Бондарский район        60           -                   106,8

и т.д.

Первый зам. главы

администрации области                                          Ю.Н.Блохин

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 9 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

05.04.1999                      г. Тамбов                           N 219

Об утверждении основных мероприятий

по проведению в области

Международного года пожилых людей

     В соответствии с постановлением администрации  области  от  19.01.99

N 30 "О проведении в области  Международного  года  пожилых  людей  (Указ

Президента Российской Федерации от 02.12.98 N 1455)" ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1.  Утвердить  основные  мероприятия   по   проведению   в   области

Международного года пожилых людей согласно приложению.

     2.   Комитетам,   управлениям,   отделам    администрации    области

организовать работу по выполнению мероприятий.

     3. Рекомендовать органам местного самоуправления области разработать

мероприятия по проведению в городах и районах Международного года пожилых

людей.

     4. Контроль за выполнением постановления  возложить  на  заместителя

главы администрации области по управлению и социальным  вопросам  Гуркина

Ю.Н.

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя,

номер его телефона                                      Имя файла

                                                  УТВЕРЖДЕНЫ

                                     постановлением администрации области

                                             от 05.04.1999 N 219

                           ОСНОВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

        по проведению в области Международного года пожилых людей

-------------------------------------------------------------------------

 N   |  Наименование основных    |  Срок, место   |  Исполнители

 пп. |  мероприятий              |  проведения    |

-------------------------------------------------------------------------

 1.    Обследование материально-   январь-сентябрь  оргкомитет, областной

       бытовых условий ветеранов   1999 г.          совет ветеранов

       пожилых людей в целях       города, районы   войны, труда,

       оказания адресной помощи    области          Вооруженных Сил

       в решении                                    и правоохранительных

       социально-бытовых вопросов                   органов,                              тсльных органов,

                                                    администрации городов

                                                    и районов области

и т.д.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 10 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

17.03.1999                      г. Тамбов                         N 102-р

Об итогах проведения выездных

совещаний в городах и районах

по результатам социально-экономического

развития территорий в 1998 году

     В целях реализации критических замечаний и предложений,  высказанных

в адрес  администрации  области,  оказания  практической  помощи  органам

местного самоуправления, информирования населения области о  деятельности

органов государственной власти:

     1. Поручить руководителям  структурных  подразделений  администрации

области  в  срок  до  25  марта  рассмотреть  критические   замечания   и

предложения,  высказанные  в  адрес  администрации  области  на  выездных

совещаниях, согласно приложению.

     2. Структурным подразделениям администрации области проинформировать

администрации  городов  и  районов  области   и   организационный   отдел

администрации  области  о  ходе  реализации   критических   замечаний   и

предложений до 25 марта т.г.

     3. Контроль за  выполнением  настоящего  распоряжения  возложить  на

заместителя  главы  администрации  области  по  управлению  и  социальным

вопросам Гуркина Ю.Н.

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя

номер его телефона                                     Имя файла

                                                    Приложение

                                     к распоряжению администрации области

                                              от 17.03.1999 N 102-р

            Критические замечания и предложения, высказанные в

           адрес администрации области, на выездных совещаниях

               в городах и районах в январе-марте 1999 года

-------------------------------------------------------------------------

  Фамилия, инициалы, |   Краткое содержание   |      Направлено для

      должность      |замечаний и предложений |      рассмотрения и

    выступающего     |                        |        реализации

-------------------------------------------------------------------------

         1                       2                          3

-------------------------------------------------------------------------

                           Бондарский район

Судоргин А.С.  -      Прошу оказать помощь в   Управление сельского

начальник управления  выделении льготного      хозяйства и продовольствия

сельского хозяйства   кредита для проведения   администрации

и продовольствия      весенне-полевых работ    области (Семенов)

администрации района  в сумме 7 млн. рублей

и т.д.

Зам. главы администрации

области                                                        Ю.Н.Гуркин

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 11 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                  УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ

                               П Р И К А З

15.09.1999                      г. Тамбов                            N 55

              О порядке использования средств компьютерной,

          копировально-множительной техники и факсимильной связи

            в структурных подразделениях управления социальной

                  защиты населения администрации области

     В   целях   упорядочения   использования    средств    компьютерной,

копировально-множительной техники  и  факсимильной  связи  в  структурных

подразделениях  управления  социальной  защиты  населения   администрации

области ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Утвердить Положение о порядке использования средств компьютерной,

копировально-множительной техники и факсимильной связи,  установленных  в

подразделениях  управления  социальной  защиты  населения   администрации

области, согласно приложению.

     2. Руководителям  структурных  подразделений  управления  социальной

защиты населения  администрации  области  обеспечить  строгое  выполнение

требований Положения.

     3.  Контроль  за  исполнением  настоящего   приказа   возложить   на

начальника общего отдела Захарову Т.Н.

Начальник управления                                         Л.А.Романина

Петрова

71-10-10                                          lt238.dос

ГАРАНТ:

Текст приложения не приводится

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.1, 8.2.2)

                                 Справка

                  к проекту постановления (распоряжения)

                          администрации области

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект представлен ______________________________________________________

                          наименование подразделения администрации,

_________________________________________________________________________

                         организации, учреждения

_________________________________________________________________________

     должность, фамилия, имя, отчество руководителя - автора проекта

_________________________________________________________________________

              Проект постановления (распоряжения) согласован

-------------------------------------------------------------------------

  Фамилия, имя отчество   |         Должность         |  Дата и подпись

                          |                           |  согласования

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

--------------------------+---------------------------+------------------

                          |                           |

-------------------------------------------------------------------------

                     Замечания и дополнение к проекту

                       постановления (распоряжения)

-------------------------------------------------------------------------

  Фамилия, имя, отчество  |       Должность       | Содержание замечаний

                          |                       |    и дополнений

                          |                       |   прилагается на

                          |                       |   отдельном листе

                          |                       | машинописным текстом

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

--------------------------+-----------------------+----------------------

                          |                       |

-------------------------------------------------------------------------

Контроль за исполнением _________________________________________________

                            указать номера пунктов или постановления

_________________________________________________________________________

                           распоряжения в целом

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

возложен на _____________________________________________________________

(давший указания о контроле)

                  Постановление (распоряжение) разослать

-------------------------------------------------------------------------

       Кому         |    Количество   |     Кому     |     Количество

                    |       экз.      |              |        экз.

-------------------------------------------------------------------------

  Администрация

  Президента РФ

-------------------------------------------------------------------------

  Представителю

  Президента РФ в

  Тамбовской области

-------------------------------------------------------------------------

  областная Дума

-------------------------------------------------------------------------

Предложения согласованы с руководителем отдела, управления, комитета

______________________                  Подпись__________________________

        дата

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

(п. 8.1.21)

Классификатор документов

1. Бюджет. Финансы.

1.1. Исполнение областного бюджета

1.2. Финансирование народного хозяйства

1.3. Налоги

1.4. Банки. Векселя

1.5. Денежные зачеты. Займы. Ссуды

1.6. Кредит. Цены

1.7. Штаты, зарплата

2. Экономика

2.1. Промышленность

2.2. Энергетика, энергоснабжение

2.3. Газ. Топливо

2.4. Регистрация совместных предприятий

2.5. Лицензирование

2.6. Предпринимательство

2.7. Инвестирование

3. Сельское хозяйство. Охрана природы

3.1. Земельные ресурсы. Землепользование

3.2. Заготовка сельскохозяйственной продукции

3.3. Проведение сельскохозяйственных работ

3.4. Продовольственные ресурсы

3.5. Мелиорация

3.6. Лесное хозяйство

3.7. Охотничье хозяйство

3.8. Водные ресурсы

3.9. Охрана природы. Экологический фонд

4. Транспорт. Связь

4.1. Организация работы

4.2. Тарифы

5. Жилищно-коммунальное хозяйство. Бытовое обслуживание

5.1. Эксплуатация коммунального хозяйства

5.2. Эксплуатация жилой площади. Приватизация

5.3. Недвижимое имущество

5.4. Арендная плата. Оплата услуг

5.5. Бытовое обслуживание населения

6. Строительство и архитектура

6.1. Проектирование, строительство объектов

6.2. Жилищные сертификаты

6.3. Строительство дорог

6.4. Газификация

7. Торговля. Общественное питание

7.1. Организация, порядок торговли

7.2. Общественное питание

8. Труд. Использование трудовых ресурсов

8.1. Организация труда

8.2. Охрана труда

8.3. Трудоустройство

8.4. Миграция

9. Образование. Молодежная политика

10. Здравоохранение. Физическая культура

11. Социальная защита населения

11.1. Пенсионное обеспечение, пособия

11.2. Социальная защита семьи, материнства

11.3. Социальная защита граждан, уволенных в запас из Вооруженных Сил

11.4. Стационарные учреждения социальной сферы

11.5. Деятельность обществ инвалидов

12. Культура, печать

13. Укрепление законности и правопорядка. Безопасность дорожного движения

14. Деятельность органов военного управления, гражданской обороны

15. Архивы области. Органы загс

16. Кадры

16.1. Назначение

16.2. Увольнение

16.3. Присвоение квалификационных разрядов, установление надбавок к должностному окладу

16.4. Трудовые договоры (контракты)

16.5. Положения о структурных подразделениях администрации области

16.6. Взыскания

17. Награждение работников и трудовых коллективов Почетной грамотой администрации области

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.1)

Образец оформления текста Закона Тамбовской области

                                                    Вносится главой

                                                    администрации области

                                                    Проект

                                                    (дата)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                            ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

                                З А К О Н

             Об утверждении отчета "Об исполнении областного

                           бюджета за 1998 год"

     Статья 1. Утвердить отчет "Об исполнении областного бюджета за  1998

год" по доходам в сумме 1150994 тыс. рублей и по расходам в сумме 1037107

тыс. рублей с превышением доходов  над  расходами  в  сумме  113887  тыс.

рублей.

     Статья 2. Настоящий Закон вступает в силу со  дня  его  официального

опубликования.

Председатель Тамбовской                   Глава администрации

областной Думы    В.Н.Карев               Тамбовской области    А.И.Рябов

г. Тамбов

"___"________ 1999 г.

N ______

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.2)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                        Тамбовская областная Дума

                 (второй созыв - заседание              )

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                    от _______________ 199 г.        N

                                г. Тамбов

            О Законе Тамбовской области "Об утверждении отчета

              "Об исполнении областного бюджета за 1998 год"

     Рассмотрев представленный главой администрации области проект закона

Тамбовской области  "Об  утверждении  отчета  "Об  исполнении  областного

бюджета за 1998 год" и решения комитетов по бюджету, налогам и  финансам;

промышленности,   строительству,    транспорту,    связи    и    развитию

предпринимательства; социальным вопросам; аграрным вопросам,  экологии  и

природопользованию   областной   Думы,    Тамбовская    областная    Дума

постановляет:

     1. Принять Закон  Тамбовской  области  "Об  утверждении  отчета  "Об

исполнении областного бюджета за 1998 год" в целом.

     2. В целях повышения уровня  собираемости  налогов  и  наполняемости

бюджета области, обеспечения  своевременности  выплаты  заработной  платы

работникам   бюджетной   сферы   и   социальных   пособий   рекомендовать

администрации  области  принять  меры  по  усилению  контроля   в   сфере

производства  этилового  спирта  и  алкогольной   продукции,   сокращению

недоимки  по  платежам  в  областной  бюджет,  увеличению  доли  денежных

поступлений в бюджет области.

     3. Контроль за исполнением  настоящего  постановления  возложить  на

комитет по бюджету, налогам и финансам областной Думы (Сафонов А.М.).

Председатель областной

Думы                                                            В.Н.Карев

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.2)

                                                    СОГЛАСОВАНО

                                           ------------------------------

                                           ------------------------------

                                           "_____"_________________19  г.

                                 Справка

                  к проекту постановления областной Думы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект представлен  главой администрации области Рябовым А.И.

_________________________________________________________________________

           наименование комитета областной Думы, подразделения

_________________________________________________________________________

              администрации области, организации, учреждения

_________________________________________________________________________

     должность, фамилия, имя, отчество руководителя - автора проекта

_________________________________________________________________________

                     Проект постановления согласован

-------------------------------------------------------------------------

 Фамилия, имя, отчество |    Должность   |  Дата и подпись согласования

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

-------------------------------------------------------------------------

              Замечания и дополнения к проекту постановления

-------------------------------------------------------------------------

                        |                |   Дата и содержание замечаний

 Фамилия, имя, отчество |    Должность   |  и дополнений предлагается на

                        |                |  отдельном листе машинописным

                        |                |            текстом

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

------------------------+----------------+-------------------------------

                        |                |

-------------------------------------------------------------------------

Контроль за исполнением__________________________________________________

                      указать номера пунктов или постановления в целом

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

возложен на _____________________________________________________________

Руководитель,

давший указания на контроль                           (подпись)

                         Постановление разослать

-------------------------------------------------------------------------

          Кому          | Количество |         Кому         | Количество

                        |    экз.    |                      |    экз.

-------------------------------------------------------------------------

Председателю                  1

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Заместителю                   1

председателя

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Председателям                 6

комитетов

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Руководителю                  1

аппарата

областной Думы

-------------------------------------------------------------------------

Заведующим отделами           3

-------------------------------------------------------------------------

КСК                           1

-------------------------------------------------------------------------

Администрации области         4

-------------------------------------------------------------------------

Прокуратуре области           1

-------------------------------------------------------------------------

Парламентской                 1

библиотеке (только

принятые окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

Главное государственно-       1

правовое управление

Президента РФ (только

принятые окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

Представителю Президента      1

РФ в Тамбовской области

-------------------------------------------------------------------------

Представительные органы      30

местного самоуправления

-------------------------------------------------------------------------

ЦПС ФАПСИ в Тамбовской        1

области (только принятые

окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

ЗАО "Консультант плюс"        1

(только принятые

окончательно)

-------------------------------------------------------------------------

Методический кабинет          1

-------------------------------------------------------------------------

Предложения согласованы с руководителем отдела, комитета областной Думы

______________________                  Подпись__________________________

        дата

Проект постановления (распоряжения) принят

______________________                  Подпись__________________________

        дата

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.3)

                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

        к проекту закона Тамбовской области "О внесении изменений

        в статью 7 Закона Тамбовской области "Об областном бюджете

                               на 1999 год"

     Проект закона Тамбовской области "О внесении изменений  в  статью  7

Закона Тамбовской области "Об областном бюджете на 1999 год"  подготовлен

в соответствии с Законом Тамбовской  области  от  23  октября  1998  года

N 33-3 "О порядке внесения, рассмотрения  и  принятия  Закона  Тамбовской

области "Об областном бюджете на 1999 год" и о порядке внесения изменений

и дополнений в областной бюджет".

     В соответствии с Федеральным законом от 5 мая 1994 года  "О  порядке

индексации и перерасчета пенсий, установленных в соответствии  с  Законом

Российской Федерации "О государственных пенсиях в  Российской  Федерации"

пенсии  не  реже  одного  раза  в  три  месяца  подлежат  индексации  или

компенсации в связи с ростом стоимости  жизни.  Такой  порядок  повышения

соответствовал  экономической  ситуации,  для  которой  были   характерны

высокие темпы инфляции, когда индекс потребительских цен составлял  15  -

20 процентов в месяц.

     Учитывая, что в настоящее время ситуация  с  ростом  потребительских

цен  кардинальным  образом  изменилась,  предлагается  установить   новый

порядок повышения минимального размера пенсии по старости. Этим  порядком

предусмотрено, что повышение  минимального  размера  пенсии  по  старости

осуществляется при увеличении цен  на  потребительские  товары  и  услуги

начиная с 1 января 1997 года не менее чем на 6 процентов, но не ранее чем

по прошествии трех месяцев с начала года.

     Последующее повышение минимального размера пенсии по старости  будет

осуществляться при таком же росте потребительских цен с даты  предыдущего

повышения минимального размера пенсии по старости и  по  истечении  после

него не менее трех месяцев.

     Реализация законопроекта не  потребует  дополнительных  расходов  из

федерального бюджета.

Подпись руководителя структурного

подразделения администрации области

(территориального органа федерального

органа исполнительной власти),

подготовившего законопроект

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.4)

Образец справки о состоянии законодательства в данной
сфере правового регулирования

                                                        Приложение

                                                     к проекту закона

                                                 Тамбовской области "..."

                                 СПРАВКА

                       о состоянии законодательства

                  в данной сфере правового регулирования

     Общественные  отношения,  охватываемые  проектом  закона  Тамбовской

области "...", в настоящее время регулируются:

     1) Законом РФ "...";

     2) указами Президента Российской Федерации "...";

     3) постановлениями Правительства Российской Федерации "...";

     4)  приказами  и  инструкциями  федеральных  органов  исполнительной

власти "...";

     5) постановлением администрации области "...".

     Принятие   указанного   законопроекта   позволит   сократить   объем

подзаконного правового регулирования, утвердить  приоритет  актов  высшей

юридической силы - законов в данной сфере правового регулирования.

Субъект права законодательной инициативы             (подпись)

(дата)

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.5)

Образец перечня
законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения
и дополнения которых потребует принятие законопроекта

                                                        Приложение

                                                     к проекту закона

                                                 Тамбовской области "..."

                                 ПЕРЕЧЕНЬ

                законов и иных нормативных правовых актов,

                  отмены, изменения и дополнения которых

        потребует принятие проекта закона Тамбовской области "..."

     В случае принятия проекта закона Тамбовской области  "..."  подлежат

признанию утратившими силу:

     1) Закон Тамбовской  области  "..."  (далее  в  скобках  указываются

источники официального опубликования акта (год издания, N,  статья)  и  в

хронологическом порядке все изменения и дополнения к указанному акту);

     2) статьи 5, 7 и 14 Закона Тамбовской области "...";

     3) постановление администрации области "...";

     В случае принятия Закона Тамбовской области "..." необходимо  внести

изменения и дополнения в:

     1) статьи 11, 23 и  44  Закона  Тамбовской  области  "..."  (от  ...

(дата), N, название);

     3) принятые на их основе  нормативные  правовые  акты  администрации

области и областной Думы.

Субъект права законодательной инициативы               (подпись)

                                                       (дата)

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.8)

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

     г. Тамбов                                                  N

   О внесении в областную Думу проекта закона области "О (наименование

      законопроекта)" и назначении официального представителя главы

    администрации области при рассмотрении данного проекта в областной

                                   Думе

     1. Внести на рассмотрение областной Думы проект  закона  области  "О

(наименование законопроекта)".

     2. Назначить  начальника  (наименование  структурного  подразделения

администрации области, фамилия, имя, отчество  руководителя)  официальным

представителем главы администрации области при рассмотрении  в  областной

Думе проекта закона области "О (наименование законопроекта)".

Глава администрации

области                                                           А.Рябов

Визы согласования

Фамилия исполнителя

номер его телефона

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.4.9)

Образец письма
о внесении законопроекта в Тамбовскую областную Думу
субъектом законодательной инициативы

                                                Тамбовская областная Дума

     На основании п.  5  ст.  53  Устава  (Основного  Закона)  Тамбовской

области  на   рассмотрение   Тамбовской   областной   Думы   в   качестве

законодательной инициативы вносится проект Закона области "...".

     Законопроект вносится по вопросу, являющемуся предметом  совместного

ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (статья 72,

пункт ... Конституции Российской Федерации).

     Приложения:

     1) текст законопроекта на ... листах;

     2)  пояснительная  записка  с  обоснованием  необходимости  принятия

данного законопроекта;

     3) справка о состоянии законодательства  в  данной  сфере  правового

регулирования;

     4) перечень законов и иных нормативных  правовых  актов,  подлежащих

отмене, изменению или дополнению в связи с принятием данного закона;

     5) предложения о разработке  нормативных  правовых  актов,  принятие

которых необходимо для реализации данного закона;

     6) финансово-экономическое обоснование;

     7) справка к проекту постановления областной Думы;

     8)  проект  постановления  Тамбовской  областной  Думы  о   принятии

законопроекта в первом чтении.

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.6)

            /-------------\

            |             |

            |    Герб     |

            |             |

            |             |

            \-------------/

             АДМИНИСТРАЦИЯ

          Тамбовской области

392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 14

             Тел. 72-24-64

_________________N____________________

На N _________________________________               Тамбовская областная

                                                     Дума

                                ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         на проект закона области "О (наименование)", вносимый в

        областную Думу (субъект права законодательной инициативы)

     В администрации области рассмотрен проект закона области о (введении

или  отмене  налогов,  освобождении  их  уплаты,   изменении   финансовых

обязательств области, другие  законопроекты,  предусматривающие  расходы,

покрываемые за счет областного бюджета). (Далее дается  оценка  положений

законопроекта,   излагается   мнение   о    возможности    финансирования

предполагаемых расходов, связанных с реализацией данного законопроекта, и

определяется позиция администрации области: о  целесообразности  принятия

законопроекта  либо  отклонения,  либо   частичного   принятия   основных

положений в случае, если администрацией области предлагаются изменения  к

законопроекту, либо отсрочку принятия или вступления в силу и т.д.)

Глава администрации

области                                                         А.И.Рябов

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

(п. 9.7)

            /-------------\

            |             |

            |    Герб     |

            |             |

            |             |

            \-------------/

             АДМИНИСТРАЦИЯ

          Тамбовской области

392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 14

             Тел. 72-24-64

_________________N____________________

На N _________________________________            Председателю Тамбовской

                                                  областной Думы

                                                  Фамилия И.О.

              Уважаемый...............................!

     В   администрации   области   рассмотрен   проект   закона   области

(наименование законопроекта), принятый областной Думой  в  первом  чтении

(дата принятия).

     В указанный проект предлагается внести ряд поправок.

Приложение: на ... л. в 1 экз.

Глава администрации

области                                                       И.О.Фамилия

Приложение 24

к Инструкции по делопроизводству

(п. 10.4)

Заказ
в машинописное бюро

Индекс отдела______________________________________

Фамилия и инициалы исполнителя_____________________

На "____" листах

Экз._______________________________________________

Количество листов__________________________________

Дата исполнения____________________________________

Зав. бюро_______________________________

__________________

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 25 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 25

к Инструкции по делопроизводству

(п. 11.4)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРОТОКОЛ

                            заседания коллегии

16.01.1999                       г. Тамбов                            N 1

Председатель - Рябов А.И.

Секретарь     - Морковин Д.Д.

     Присутствовали: перечисляются члены коллегии  в  алфавитном  порядке

без указания должности

     Приглашенные: перечисляются  приглашенные  в  алфавитном  порядке  с

указанием должности

     Повестка дня:

     1. О...(основной вопрос)

     Докладчик Блохин  Ю.Н.  -  первый  заместитель  главы  администрации

области

     2. О...(второй по важности вопрос повестки)

     Докладчик Гуркин Ю.Н. - заместитель главы администрации  области  по

управлению и социальным вопросам

1. СЛУШАЛИ:

     Блохина Ю.Н.  -  текст  доклада  прилагается  либо  дается   краткое

изложение содержания выступления.

ВОПРОСЫ:

     Ф.И.О. (формулировка вопроса)

ОТВЕТ:

    (формулировка ответа) и т.д.

ВЫСТУПИЛИ:

     Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица

     Ф.И.О. запись выступления и т.д.

РЕШИЛИ:

     1.1.  Текст  первого  пункта  по  первому  вопросу.   Излагается   в

неопределенной форме (поручить, предложить,  организовать,  обеспечить  и

т.д.)

     1.2. Текст второго пункта по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

     Гуркин Ю.Н.  -  текст  второго  вопроса  повестки  дня  строится  по

аналогичной схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ

Председатель                    (подпись)                     И.О.Фамилия

Секретарь                       (подпись)                     И.О.Фамилия

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 26 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 26

к Инструкции по делопроизводству

(п. 11.4)

                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРОТОКОЛ

                     совещания у первого заместителя

                       главы администрации области

                               Блохина Ю.Н.

17.05.1999                      г. Тамбов                            N 17

     Присутствовали:  перечисляются  присутствовавшие  на   совещании   в

алфавитном порядке без указания должности

                              Повестка дня:

     1. О ситуации на рынке труда Тамбовской области

     Информация  руководителя  Департамента  федеральной  государственной

службы занятости населения по области Дрокова С.А.

     2.   О   ходе   работы   по   вопросам   строительства   Никольского

нефтеперерабатывающего завода

     Информация  директора   ассоциации   экономического   взаимодействия

областей Ценрально-Черноземного региона "Черноземье" Кролева В.Н.

1. СЛУШАЛИ:

     Дрокова С.А. о ситуации на рынке труда в области

ВЫСТУПИЛИ:

     Толмачев В.Н., Гончаров А.П.,. Савельев Ю.И., Сажнев И.С.

РЕШИЛИ:

     1.1.  Принять  к  сведению  информацию   руководителя   Департамента

федеральной государственной службы занятости населения по области Дрокова

С.А. о работе возглавляемой им службы к сведению.

     1.2. Отметить, что.....

2. СЛУШАЛИ:

     Кролева В.Н. о ходе работы  по  вопросам  строительства  Никольского

нефтеперерабатывающего  завода  (текст  второго  вопроса   повестки   дня

строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ)

Первый зам. главы администрации

области                     (подпись)                          Ю.Н.Блохин

                                                                оt134.tхt

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 12 февраля 2001 г. N 109 в приложение 27 к настоящей инструкции внесены изменения: изменено написание реквизитов "дата документа", "подпись" в соответствии с требованиями настоящей инструкции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 27

к Инструкции по делопроизводству

(п. 13.1.5)

                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                     Управляющий делами

                                                    администрации области

                                                         Д.Д.Морковин

                                                          29.11.1998

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

          юридического отдела администрации области на 1999 год

-------------------------------------------------------------------------

 Индекс |  Заголовок дела  | Количество | Срок хранения | Примечание

 дела   |                  |  дел       | и номер       |

        |                  |            | статьи по     |

        |                  |            | Перечню       |

-------------------------------------------------------------------------

  5-01    Законы Российской       1        Постоянно.     На госхранение

          Федерации                        Ст. 1          не принимаются.

                                                          Хранятся

                                                          в организации.

и т.д.

Начальник юридического

отдела                                                         А.К.Паршин

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной комиссии

администрации области

от 05.12.1998 N 7

Приложение 28

к Инструкции по делопроизводству

(п. 13.3.5)

Архив за 19 ___ г.                  _____________________________________

                                         (наименование подразделения)

                                  Опись

          дел, сданных на хранение в архив администрации области

-------------------------------------------------------------------------

 N  | Номер дела | Заголовок дела|К-во листов|   Год, месяц   |Примечание

 пп.|            |               |   в деле  |----------------|

    |            |               |           |начала|окончания|

    |            |               |           |дела  |  дела   |

-------------------------------------------------------------------------

Сдал ____________________"___"_________ 19  г.

Принял в архив _____________________________"___"__________ 19  г.

               (подпись, инициалы, фамилии)