Постановление Тамбовской областной Думы от 16 июня 1998 г. N 139 "О положении о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области" (утратило силу)

Постановление Тамбовской областной Думы от 16 июня 1998 г. N 139
"О положении о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Тамбовской областной Думы от 30 июня 2010 г. N 1833 настоящее постановление признано утратившим силу

Рассмотрев материал, представленный главой администрации области, заключение комитета по законодательству областной Думы и, руководствуясь статьей 14 Закона Тамбовской области от 29.03.96 N 59-З "О муниципальной службе в Тамбовской области",

Тамбовская областная Дума постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области.

2. Органам местного самоуправления Тамбовской области ведение личных дел муниципальных служащих производить в соответствии с утвержденным Положением.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на комитет по законодательству областной Думы (Старчиков).

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

Председатель Тамбовской областной Думы

В.Н.Карев

Положение
о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области
(утв. постановлением Тамбовской областной Думы
от 16 июня 1998 г. N 139)

Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Тамбовской области от 29.03.96 N 59-З "О муниципальной службе в Тамбовской области" и определяет временный порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области до выхода федерального закона и иных нормативных актов по этому вопросу.

ГАРАНТ:

См. Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих г. Тамбова, утвержденное решением Тамбовской городской Думы от 16 мая 1997 г. N 80

1. Личное дело муниципального служащего включает в себя документы, содержащие сведения об анкетно-биографических данных служащего, его служебно-трудовой деятельности, деловых и личных качествах.

Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципального служащего запрещаются.

2. Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после издания правового акта о приеме на муниципальную службу.

При оформлении личного дела устанавливается следующий состав документов и порядок их расположения:

дополнение к анкете;

анкета с фотографией 4 х 6 см;

автобиография;

копии документов об образовании, прохождении переподготовки и повышении квалификации;

личное заявление;

трудовой договор (контракт);

копия документа о назначении на муниципальную должность;

опись документов (располагается в конце личного дела).

3. В зависимости от условий поступления на муниципальную службу, от должности, на которую назначается гражданин, специфики его служебной деятельности в личное дело могут включаться и другие документы. Перед заявлением в личное дело могут помещаться:

характеристика;

копия письма руководителя органа местного самоуправления руководителю организации с просьбой о переводе работника на муниципальную службу.

В личное дело муниципального служащего, допущенного к работе с документами, составляющими государственную тайну, включается договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне.

Для впервые или вновь поступающих на муниципальную службу в личные дела включаются:

справка из органа налоговой службы, содержащая сведения об имущественном положении;

медицинское заключение о состоянии здоровья.

4. Не подлежат приобщению к личному делу документы второстепенного значения, имеющие временные, до 10 лет включительно, сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, о заработной плате, дублетные экземпляры, проекты и черновики документов).

5. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ заносится в опись отдельно. Опись документов, имеющихся в личном деле, составляется и подписывается работником отдела кадров (работником по кадрам) с указанием даты формирования личного дела.

Сформированное личное дело помещается в папку установленного образца.

6. Документы, поступающие в личное дело после его формирования, подшиваются в хронологической последовательности и заносятся в опись.

7. При последующем ведении личного дела в него помещаются документы, отражающие изменения при прохождении муниципальным служащим муниципальной службы. К ним относятся:

документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных муниципального служащего (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений, о повышении квалификации и т.д.);

документы, характеризующие служебную деятельность, деловые и личные качества муниципального служащего (копии документов о присвоении квалификационных разрядов, перемещении по службе, поощрениях, наказаниях, характеристики, аттестационные листы и т.д.).

8. Муниципальный служащий обязан информировать кадровые службы об изменениях в своих анкетных данных.

При увольнении муниципального служащего к его личному делу приобщается заявление об увольнении и копия документа об увольнении с муниципальной службы.

9. Сведения об изменениях в анкетно-биографических данных и служебном положении муниципального служащего, о прекращении муниципальной службы заносятся в дополнение к анкете только на основании документальных данных. Внесение изменений в документы личного дела со слов работника запрещается.

10. Личные дела муниципальных служащих хранятся как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения.

11. Для осуществления учета личные дела регистрируются в журнале учета личных дел.

На папке с личным делом и контрольной карточке проставляется номер, за которым учитывается личное дело.

Не реже одного раза в год производится проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в "Дополнении к анкете". По результатам проверки составляется соответствующий акт, который доводится до руководителя органа местного самоуправления.

12. Ведение личных дел возлагается на кадровые службы органов местного самоуправления.

Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

13. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы или на государственную службу его личное дело передается по новому месту службы с сопроводительным письмом.

14. Личные дела могут выдаваться во временное пользование. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем органа местного самоуправления. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации осуществляется с разрешения руководителя данного органа.

Выдача личных дел во временное пользование учитывается по контрольной карточке, в которой указывается - когда и кому оно выдано. При возвращении личного дела контрольная карточка вкладывается в личное дело с отметкой о дате его возвращения.

15. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя органа местного самоуправления в описи должна быть сделана соответствующая запись лицом, ответственным за ведение личных дел.

16. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, на приобщение к личному делу своих объяснений.

17. После увольнения муниципального служащего его личное дело извлекается из специальной папки и оформляется в установленном порядке:

на уволенных по собственному желанию, а также в связи с переводом на другое предприятие, в учреждение, организацию, переходом на выборную должность и т.п. - для передачи по новому месту работы;

на уволенных в связи с выходом на пенсию - для сдачи на хранение в архив.

При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в личное дело документов и листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело нового муниципального служащего.

18. Личные дела уволенных муниципальных служащих при сдаче в архив оформляются в соответствии с установленными требованиями для архивных учреждений и хранятся там в алфавитном порядке. Передача личных дел на хранение в архив осуществляется в конце календарного года.

19. В органах местного самоуправления хранятся личные дела только работающих муниципальных служащих. Для хранения личных дел используются сейфы или металлические шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку учетных номеров. Помещения, в которых находятся сейфы (шкафы) с личными делами муниципальных служащих, рекомендуется сдавать под охрану.

20. Работники, ответственные за ведение личных дел, руководители органов местного самоуправления обязаны:

обеспечивать правильность составления, оформления документов и своевременность формирования личных дел муниципальных служащих;

оперативно вносить в "Дополнение к анкете" сведения об изменениях в анкетно-биографических данных муниципальных служащих и в прохождении ими муниципальной службы;

регулярно вносить записи в опись документов личного дела;

ежегодно проводить проверки наличия и состояния личных дел, принимать надлежащие меры к устранению выявленных недостатков;

ежегодно осуществлять подготовку и сдачу личных дел уволенных муниципальных служащих в архив;

обеспечивать постоянный учет, высылку, передачу, возврат личных дел и надежную их сохранность.