Постановление Администрации Тамбовской области от 23 марта 2003 г. N 187 "О развитии региональной компьютерной сети администрации области" (утратило силу)

Постановление Администрации Тамбовской области
от 23 марта 2003 г. N 187
"О развитии региональной компьютерной сети администрации области"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Тамбовской области от 23 апреля 2010 г. N 463 настоящее постановление признано утратившим силу

Отделом информатизации администрации области начата работа по развитию региональной компьютерной сети администрации области на основе типовых сегментов. Применяемые в них программные и технические решения опробованы в управлении по развитию предпринимательства и потребительского рынка области, администрациях г. Мичуринска, Моршанского и Сампурского районов. Приобретена компьютерная техника для создания компьютерных сетей администраций городов и районов, как сегментов региональной компьютерной сети администрации области. На основании заключаемых соглашений приобретенная компьютерная техника передается администрациям городов и районов, проводится обучение персонала и настройка сетевого оборудования. Для полного завершения работ по развитию региональной компьютерной сети администрации области и обеспечения ее работы постановляю:

1. Органам исполнительной власти области до 10.04.2003 согласовать с отделом информатизации администрации области (Бастрыкин) мероприятия по созданию своих локальных сетей, как сегментов региональной компьютерной сети администрации области и представить их на утверждение заместителю главы администрации области, руководителю аппарата администрации области В.А. Черкасову.

2. Главам администраций городов и районов до 10.04.2003 направить в отдел информатизации администрации области график выполнения работ, предусмотренных заключенными соглашениями между администрацией области и администрациями городов и районов.

3. Руководителям органов исполнительной власти области, главам администраций городов и районов до 01.04.2003 направить свои предложения по созданию сегментов региональной компьютерной сети администрации области и обеспечению их функционирования в отдел информатизации администрации области.

4. Утвердить основные правила работы электронной почты региональной компьютерной сети администрации области согласно приложению.

5. Руководителям структурных подразделений администрации области до 10.04.2003 согласовать с заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области В.А. Черкасовым адреса рабочих станций региональной компьютерной сети администрации области, имеющих возможность информационного обмена за пределами области сверх установленных норм.

6. Отделу информатизации администрации области (Бастрыкин):

оказать органам исполнительной власти области, администрациям городов и районов области методическую помощь в создании и обеспечении работы создаваемых сегментов региональной компьютерной сети администрации области;

до 20.04.2003 обобщить полученные предложения по созданию сегментов региональной компьютерной сети администрации области и обеспечению их функционирования, представить их на рассмотрение главе администрации области;

разместить утвержденные правила работы электронной почты региональной компьютерной сети администрации области на внутреннем сервере администрации области;

до 15.05.2003 привести в соответствие с утвержденными правилами работы электронной почты региональной компьютерной сети администрации все адреса электронной почты, зарегистрированные на сервере администрации области.

7. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области В.А. Черкасова.

Глава администрации Тамбовской области

О.И.Бетин

Основные правила
работы электронной почты региональной компьютерной сети администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 23 марта 2003 г. N 187)

1. Понятия и термины

1.1. Настоящие правила вводятся для упорядочения работы электронной почты региональной компьютерной сети администрации области.

1.2. Электронная почта - комплекс программных и технических средств, обеспечивающий передачу сообщений по стандартным для сети Intеrnеt протоколам SМТР, РОР3, IМАР4.

1.3. Региональная компьютерная сеть - компьютерная сеть, объединяющая органы исполнительной власти области и органы местного самоуправления с целью повышения надежности и унификации информационного обмена.

1.4. Сегмент региональной компьютерной сети - компьютерная сеть органа исполнительной власти области или органа местного самоуправления, входящая в состав региональной компьютерной сети.

1.5. Адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя в нотации пользователь@домен, принятой в сети Intеrnеt.

1.6. Электронный почтовый ящик - хранилище сообщений, поступающих на ассоциированный с этим ящиком электронный почтовый адрес.

1.7. Почтовое сообщение состоит из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать).

1.8. Письмо - электронная копия документа, подписанного должностным лицом и зарегистрированного в установленном порядке.

2. Организация информационного обмена

2.1. Использование электронной почты региональной компьютерной сети в неслужебных целях запрещается во избежание непродуктивной загрузки каналов связи.

2.2. По возможности информационного обмена адреса электронной почты делятся на: локальные, сетевые, областные, внешние. С локальных адресов допускается информационный обмен в пределах одного сегмента сети, с сетевых адресов - в пределах региональной компьютерной сети, с областных адресов - в пределах Тамбовской области, с внешних адресов - за пределы области.

2.3. По порядку обработки адреса электронной почты делятся на официальные и рабочие. Официальный адрес - это адрес электронной почты, работающий с входящей и исходящей корреспонденцией, подлежащей учету и регистрации. Все остальные адреса - рабочие, предназначенные для оперативного обмена информацией между пользователями сети.

2.4. По возможности информационного обмена официальные адреса могут быть только внешними и областными.

2.5. Возможность информационного обмена с рабочих адресов за пределы Тамбовской области допускается только по письменному разрешению руководителя аппарата администрации области.

2.6. Возможность информационного обмена с рабочих адресов сетевых сегментов администраций городов и районов за пределы территории города или района допускается только с разрешения главы администрации города (района).

2.7. Официальные почтовые адреса структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления размещаются на WWW-сервере администрации области, телефонном справочнике администрации области, указываются на бланках официальных писем.

2.8. Ограничения на объем почтовых ящиков и передаваемых в пределах региональной компьютерной сети сообщений устанавливаются операторами сетевых сегментов региональной компьютерной сети.

2.9. Информация о рабочих адресах структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления ведется сотрудниками, на рабочих станциях которых установлены официальные адреса электронной почты.

2.10. Сохранность полученной корреспонденции обеспечивается пользователями самостоятельно путем использования предусмотренных для этих целей возможностей программного обеспечения.

2.11. Входящая и исходящая корреспонденция во всех почтовых ящиках может просматриваться сотрудниками, ответственными за информационную безопасность.

3. Работа с корреспонденцией

3.1. По электронной почте передаются не документы, а их электронные копии. Копии могут передаваться в составе текста сообщения, в составе файла или отдельным файлом.

3.2. При поступлении в составе почтового сообщения нескольких электронных копий документов они разделяются пользователем на основной документ и приложения. Как правило, основным документом является сопроводительное письмо. Учет и дальнейшая обработка почтового сообщения производится по основному документу.

3.3. Почта в официальных почтовых ящиках должна просматриваться ежедневно. Поступившие сообщения регистрируются в соответствии с существующим для корреспонденции на бумажных носителях порядком. Второстепенная информация может передаваться адресатам любым из существующих способов без регистрации. После регистрации поступившие сообщения передаются по принадлежности в электронном виде или распечатываются. Способ передачи указывается в журнале регистрации, в электронной и бумажной копии основного документа. Если почтовое сообщение содержит различные приложения, они могут не распечатываться и пересылаться исполнителю по электронной почте. Наличие приложений, их перечень и способ передачи указывается в нижней части основного документа. После передачи,# зарегистрированные почтовые сообщения перемещаются из папки "Входящие" в папку "Рабочая". Папка "Рабочая" создается для почтовых сообщений, находящихся в работе. Переданные без регистрации почтовые сообщения подлежат удалению после подтверждения об их получении. После распечатки почтового сообщения дальнейшая работа ведется только с его бумажной копией.

3.4. Для регистрации входящей корреспонденции на последнюю страницу поступившей по электронной почте копии основного документа, передаваемой с целью дальнейшей работы с ней, вносится отметка, в которой указывается регистрационный номер, краткий адрес почтового ящика, в который поступила корреспонденция, дата и время получения, фамилия сотрудника, выполнившего регистрацию и пересылку. Органы власти и местного самоуправления, имеющие один электронный адрес, краткий адрес почтового ящика не указывают.

3.5. Порядок работы с почтовыми сообщениями, поступившими по электронной почте, органами исполнительной власти области и органами местного самоуправления устанавливается самостоятельно.

3.6. Как правило, электронные копии документов создаются с помощью редакторов Wоrd и Ехсеl. При поступлении почтовых сообщений в других редакторах, порядок дальнейшей работы с ними определяется владельцем почтового ящика.

3.7. Работа с почтовыми сообщениями, поступившими по электронной почте, после их распечатки ведется также как с текстами документов, поступившими по каналам факсимильной связи.

3.8. Все исходящие документы, подписанные должностными лицами и отправляемые по электронной почте, должны иметь бумажные версии, хранящиеся в соответствии с существующим порядком. В журнале исходящей корреспонденции должна быть произведена запись "Направлено по электронной почте". Средствами Wоrd перед распечаткой в электронную версию документа в нижней части последней страницы проставляется имя файла и дата печати документа. Даты печати, указанные в отправленном по электронной почте документе, и его оригинале, подписанном должностным лицом, должны совпадать.

3.9. Письма пересылаются после их регистрации в соответствии с существующим порядком только сотрудниками администрации области, на компьютерах которых установлены официальные адреса электронной почты. Регистрационные реквизиты бумажной версии письма указываются в электронной копии, отправляемой по электронной почте. Фамилия сотрудника, передавшего электронную версию документа, указывается после фамилии должностного лица, подписавшего документ. Отправка исходящих писем канцелярией администрацией области не производится.

3.10. Сотрудник, отправивший письмо, указывает на оригинале документа, ниже подписи должностного лица администрации области, краткий адрес почтового ящика, из которого произведена отправка, дату и время отправки, свою фамилию и расписывается. Сотрудники органов исполнительной власти области и местного самоуправления, имеющие один электронный адрес, краткий адрес почтового ящика не указывают.

3.11. Подписанный должностным лицом оригинал документа на бумажном носителе хранится в соответствии с порядком, установленным для обычных документов. Электронные копии писем хранятся в папке "Отправленные". Срок их хранения определяется владельцем почтового ящика.

3.12. Контроль за получением письма адресатом возлагается на его исполнителя, фамилия которого указана в письме.

3.13. При получении почтовых сообщений с подтверждением, отправка подтверждения обязательна. Для хранения подтверждений создается папка "Подтверждения", в которую перемещаются все поступающие подтверждения. Подтверждения должны отправляться по запросу программы электронной почты или по просьбе, указываемой в письме. Размещение подтверждений в отдельной папке указывается при настройке правил для сообщений.

3.14. В подтверждениях, формируемых пользователями, в поле "Тема" необходимо записать "Прочитано".

3.15. Запрашивать подтверждения следует только в случае необходимости. Просьбу о подтверждении обязательно указывать в письме. При групповой рассылке подтверждения можно запрашивать только с официальных почтовых адресов.

3.16. В органы местного самоуправления групповая рассылка может производиться только с официальных адресов.

3.17. Документы пересылаются в форматах RТF и Ехсеl 4.0, если нет договоренности об использовании других форматов.

3.18. Размер почтового сообщения, отправляемого за пределы региональной компьютерной сети, не должен превышать 1 Мb.

3.19. При использовании архиваторов необходимо учитывать возможность работы с ними получателей письма.

3.20. Адресная книга ведется пользователями самостоятельно.