Решение Моршанского городского Совета народных депутатов Тамбовской области от 29 марта 2005 г. N 73 "О положении о порядке работы с обращениями граждан в городском Совете народных депутатов" (с изменениями и дополнениями)

Решение Моршанского городского Совета народных депутатов Тамбовской области
от 29 марта 2005 г. N 73
"О положении о порядке работы с обращениями граждан
в городском Совете народных депутатов"

В соответствии с законом Тамбовской области от 17.09.2004 г. N 230-З "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовской области", Моршанский городской Совет народных депутатов решил:

1. Утвердить Положение "О порядке работы с обращениями граждан в городском Совете народных депутатов" (прилагается)

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на мандатную комиссию по вопросам депутатской этики, организации и контроля, законодательства, охраны правопорядка, защиты прав граждан, организации местного самоуправления, работе с общественными организациями (Усова) и на управляющего делами городского Совета (Малютину).

Председатель Моршанского городского

Совета народных депутатов

Т.В.Стрельцова

Положение
о порядке работы с обращениями граждан в городском
Совете народных депутатов
(утв. решением городского Совета народных депутатов
Тамбовской области от 29 марта 2005 г. N 73)

Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Тамбовской области от 17.09.2004 г. N 230-З "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовской области", Регламентом городского Совета и определяет правила приема, регистрации, учета, рассмотрения обращений граждан, а также анализа их причин, характера и контроля за сроками их исполнения.

1. Общие положения

1.1. Основными принципами деятельности городского Совета в работе с письмами и устными обращениями граждан являются демократичность, доступность, гласность, законность, равенство граждан при обращений, контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан.

1.2. Основные понятия:

- обращение - изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции граждан.

- предложение - обращение гражданина конкретного характера, не связанное с нарушением его прав, направленное на улучшение организации деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления города в решении вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни города.

- заявление - обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему прав, закрепленных Конституцией Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) города, иным законодательством Российской Федерации, Тамбовской области, нормативно-правовыми актами городского Совета народных депутатов и администрации города.

- жалоба - обращение гражданина по поводу восстановления прав или законных интересов, нарушенных действиями (бездействием), решениями органов власти, местного самоуправления, их должностными и выборными лицами.

- ходатайство - письменное обращение гражданина с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих.

- коллективное обращение - обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащие частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

- петиция - коллективное обращение граждан в органы власти о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.

1.3. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Уставом Тамбовской области. Организация этой работы в городском Совете регламентируется настоящим Положением, предусматривающим очередность и последовательность операций проводимых депутатами городского Совета, должностными лицами, специалистами при рассмотрении письменных и устных обращений граждан.

1.4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалиста по работе с обращениями граждан.

1.5. Личную ответственность за состояние работы# организацию делопроизводства по обращениям граждан несут управляющий делами городского Совета, специалист по работе с обращениями граждан.

2. Прием, учет, регистрация и передача на рассмотрение
письменных обращений граждан

2.1. Все поступающие в городской Совет народных депутатов письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и регистрируются специалистом по работе с обращениями граждан, в журнале учета с указанием даты поступления и порядкового номера. Учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан ведется ежедневно, а анализ работы с обращениями граждан проводится ежемесячно.

2.2. Специалист по работе с обращениями граждан:

проверяет правильность адресования поступившей корреспонденции.

Письменные сообщения, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются с соответствующими отметками почтовому отделению не вскрытыми для направления адресату;

конверты вскрываются, прочитывается письменное обращение, проверяется целостность и полнота вложений, сверяются указанные в письменном обращении и на конверте фамилия, имя, отчество автора, адрес. Конверт сохраняется в случаях, когда по нему можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправителя и получения письма.

поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение), или их копии, а также фотографии и другие приложения, подкалываются к письму. В случае отсутствия полноты вложений составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю.

2.3. На письма, полученные с ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.) и деньгами, составляется акт за тремя подписями.

2.4. Письма граждан с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп и они передаются по назначению.

2.5. В правом нижнем углу первого листа письменного обращения проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, который состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения (например: П-33).

2.6. Перед регистрацией обращений проверяется кратность обращений одного автора, поступивших в текущем году. Если обращение повторное, то ему присваивается очередной регистрационный индекс с указанием через дробь порядкового номера первого обращения (например, П-33/12).

2.7. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

2.8. Обращения одного автора по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в городской Совет когда месячный срок рассмотрения первичного не истек, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера через тире (например, П-33-08) или в нижнем поле регистрационно-контрольной карточки записывается название органа, направившего обращение в городской Совет, номер обращения гражданина и дата его поступления.

2.9. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами. Последним присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера через тире.

2.10. На обращения с присвоенным регистрационным номером в день поступления, заполняется лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки. Все записи делаются конкретно, не допуская двойных толкований (приложения 1 - 2).

Регистрационно-контрольные карточки заполняются в двух экземплярах:

первый поступает в текущую картотеку обращений граждан;

второй экземпляр регистрационно-контрольной карточки направляется вместе с обращением председателю городского Совета или лицу, его заменяющему, для наложения резолюции, после чего возвращается специалисту по работе с обращениями граждан, который переносит резолюцию руководителя со второго экземпляра на первый экземпляр контрольной карточки, направляет исполнителю и следит за сроками рассмотрения;#

Исполненные письма и устные обращения, поступившие во время личного приема или по почте и сопутствующие им материалы переписки комплектуются в дело.

3. Работа с отдельными видами письменных обращений

3.1. При работе с повторными обращениями специалист по работе с обращениями граждан подбирает имеющуюся в городском Совете народных депутатов переписку по обращениям данного заявителя. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.

3.2. Обращения, направленные в городской Совет органами власти и управления РФ, области, юстиции, администрацией города, средствами массовой информации с просьбой сообщить о результатах рассмотрения, берутся на контроль. На регистрационно-контрольной карточке карандашом красного цвета или штампом проставляется буква "к" или "контроль".

3.3. Обращение с просьбой о личном приеме руководителями городского Совета рассматривается как обычное обращение. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приема граждан в городском Совете, депутатами городского Совета в избирательных округах, а заявления оформляются в дело как исполненные.

3.4. Ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки, присланные с обращениями в обязательном порядке возвращаются заявителям.

3.5. Обращения, бессмысленные по содержанию, в которых отсутствуют просьбы, а также некорректные по тону, списываются председателем городского Совета или его заместителем в дело, о чем на обращении делается соответствующая отметка.

3.6. Обращения граждан, в которых не указана фамилия, имя, отчество, отсутствуют данные о месте жительства заявителя, работы, учебы, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих признаки совершенных и готовящихся преступлений.

3.7. Если подпись заявителя прочитать невозможно, но имеются сведения о месте жительства, работе, учебе, то в графе "Автор" регистрационно-контрольной карточки оформляется запись "подпись неразборчива". В этом случае руководитель принимает решение о дальнейшей работе с обращениями.

4. Рассмотрение письменных обращений граждан

4.1. Председатель городского Совета рассматривает обращения и определяет исполнителей, характер действий и сроки рассмотрения. При необходимости даются поручения проверить наиболее сложные по содержанию обращения с выездом на место, а также о привлечении к проверке специалистов различных отраслей.

4.2. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных в обращении вопросов является исполнитель, указанный в списке первым.

4.3. По результатам рассмотрения обращений готовятся ответы заявителям, а при необходимости и в контролирующие органы. Подготовленные проекты ответов визируются исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу последнего листа и передаются на подпись руководителю. Исполнитель несет ответственность (одновременно с подписавшими лицами) за содержание, ясность и четкость ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Если обращение рассматривалось работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. Проект ответа готовится ответственным исполнителем, согласовывается с другими исполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись председателю городского Совета. Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

4.4. При проверке обращений с выездом на место результаты рассмотрения оформляются справкой, которая служит основанием для подготовки ответа.

4.5. Подготовленные ответы должны соответствовать следующим требованиям:

содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена и разъясняется порядок обжалования;

содержать информацию о том, что заявитель проинформирован о его содержании;

быть подписаны председателем городского Совета или лицом, его замещающим;

выполняться на бланке для письма и содержать следующие реквизиты: дата, регистрационный номер, адресат, заголовок, ссылка на регистрационный номер и дату, отметка об исполнителе.

4.6. Перед передачей ответа для отправки адресату проверяется наличие в нем подписей, виз на копии ответа, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания фамилии и инициалов корреспондента, адреса, индекса почтового отделения и ссылки на дату и номер письма, на которое посылается ответ.

4.7. Если на неоднократные обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами, то председатель городского Совета вправе принять решение о нерассмотрении данного обращения.

5. Сроки рассмотрения обращения граждан и контроль
за их исполнением

5.1. Обращения граждан рассматриваются в месячный срок, который исчисляется со дня их регистрации.

5.2. Обращения, не требующие специального изучения и (или) проверки, рассматриваются безотлагательно, в срок не более 15 дней.

5.3. Обращения, рассмотрение которых контролируется, исполняются в установленные сроки.

5.4. Если срок исполнения не указан, то обращения рассматриваются в срок, не превышающий одного месяца.

5.5. При необходимости проведения специальных проверок, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены руководителем не более чем на один месяц, с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

При этом обращение становится на дополнительный контроль, о чем на оборотной стороне учетной карточки делается соответствующая отметка.

5.6. Контроль за своевременным исполнением обращений обеспечивает специалист, ответственный за организацию работы с обращениями граждан. Он обязан следить за правильным и полным рассмотрением и разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан.

5.7. Письма и устные обращения, по которым даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.8. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

5.9. Датой исполнения обращения является дата отправки ответа заявителю, а в соответствующих случаях - в органы власти и управления, должностным лицам, или дата списания "в дело" ответа, полученного от исполнителя.

6. Организация личного приема граждан

6.1. Личный прием граждан должностными лицами городского Совета осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным председателем городского Совета.

Прием ведется в установленные дни и часы.

Посетители могут заблаговременно ознакомиться с графиком личного приема, который вывешивается в приемной председателя городского Совета.

Запись на прием к должностным лицам городского Совета производится специалистом по работе с обращениями граждан городского Совета. Оформление записи осуществляется на карточках личного приема с указанием даты, фамилии, имени, отчества, адреса регистрации и места жительства заявителя, социальной принадлежности, номера служебного и домашнего телефона. Запись производится при личном обращении или по телефону.

На прием не записываются:

лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;

посетители при повторных обращениях, которым ранее были даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим федеральным и областным законодательством или принятым локальным актам органов местного самоуправления города.

Последовательность приглашения на личный прием осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан с учетом категории льгот обратившегося.

В случает невозможности осуществления личного приема председателем городского Совета в назначенный день прием ведет его заместитель. При этом руководитель может определить дополнительный день приема.

В случае, если назначенный для приема день является праздничным, то принимается решение о переносе дня приема.

На каждого гражданина заполняется карточка личного приема.

Во время записи устанавливается кратность устных обращений граждан на личный прием. При повторных обращениях подбираются имеющиеся в городском Совете материалы предыдущих обращений.

Ответственность за организацию и проведение приема граждан в городском Совете несет специалист по работе с обращениями граждан.

Во время личного приема гражданин имеет возможность сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

Должностное лицо городского Совета, в ходе личного приема, в присутствии посетителя, принимает решение по существу поставленных вопросов, которое записывается в карточке личного приема.

Если обращение не получило разрешения в ходе личного приема, то в карточку вносится резолюция, в которой даются соответствующие отметки по рассмотрению обращения.

После окончания личного приема проводится обработка материалов приема граждан.

В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводивших прием, карточка личного приема направляется исполнителям с указанием сроков их рассмотрения.

Контроль за выполнением поручений, данных во время личного приема граждан председателем городского Совета, его заместителем за своевременностью и качеством исполнения поступивших предложений, заявлений, жалоб возлагается на специалиста по работе с обращениями граждан.

Ответственность за своевременное рассмотрение и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб, поступивших на личном приеме и взятых на контроль, возлагается на ответственных исполнителей.

Исполненные обращения граждан, поступившие во время личного приема и сопутствующие им материалы переписки, оформляются в дело.

6.2. Депутаты городского Совета ежемесячно проводят личный прием граждан в избирательных округах в соответствии с графиком, утвержденным председателем городского Совета.

График приема граждан депутатами в обязательном порядке заблаговременно доводится до сведения избирателей через средства массовой информации.

В графике отражается место, дата и время проведения приема граждан.

Ответственность за своевременную подготовку графика приема граждан и опубликование его в средствах массовой информации, несет управляющий делами городского Совета.

Депутат городского Совета несет личную ответственность за проведение приема граждан в избирательном округе в соответствии с согласованным с ним заранее графиком.

В ходе личного приема депутат городского Совета в присутствии посетителя принимает решение по существу поставленных вопросов. Если депутат не имеет такой возможности, то он принимает решение по рассмотрению обращения в установленные,# данным положением, сроки.

Депутат городского Совета имеет право обращаться с депутатским запросом к выборному должностному лицу местного самоуправления другим должностным лицам муниципального образования, прокурору, начальнику отдела внутренних дел города, руководителям предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, расположенных на территории города, по вопросам входящим в их компетенцию.

Запрос готовится депутатом городского Совета в письменной форме на специальном бланке (приложение N 4(*)) и заблаговременно передается в городской Совет.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем пункте настоящего решения допущена опечатка. Вместо слов "приложение N 4" следует читать "приложение N 3"(*)

Запрос, внесенный в письменной форме, оглашается председательствующим на заседании городского Совета.

Орган или должностное лицо, к которому обращен запрос, должны дать ответ на него в устной (на заседании городского Совета) или в письменной форме не позднее 15 дней со дня его получения или в иной, установленный на заседании городского Совета, срок.

Письменный ответ на депутатский запрос оглашается председательствующим на заседании городского Совета.

7. Оформление документов, формирование дел и хранение
письменных и устных обращений граждан

7.1. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены со всеми относящимися к ним материалами специалисту по работе с обращениями граждан.

7.2. На каждом обращении после окончательного рассмотрения должна быть выполнена надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

7.3. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы связанные с их рассмотрением формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

7.4. Раздельно формируются и хранятся:

дела с обращениями, содержащими предложения граждан о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий или устранении серьезных недостатков и злоупотреблений, - хранятся постоянно.

дела с предложениями, заявлениями и жалобами личного и второстепенного характера, материалы личного приема граждан - хранятся 5 лет.

7.5. Каждое рассмотренное обращение гражданина при наличии документов формируется отдельно, комплектуется в обложку (приложение 3).

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем пункте настоящего решения допущена опечатка. Вместо слов "приложение 3" следует читать "приложение 4"

7.6. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

7.7. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

7.8. Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

7.9. Сформированные дела помещаются в папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

7.10. Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений хранятся в картотеке обращений граждан.

7.11. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается специалистом по работе с обращениями граждан.

7.12. По истечении сроков хранения соответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии городского Совета либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на государственное хранение.

Приложение 1

к Положению

о Порядке организации работы с

обращениями граждан в городском

Совете народных депутатов

           Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Регистрационно-контрольная карточка

Автор

(Ф.и.о., адрес, телефон) ________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Предыдущие обращения от ____________ N _______ до _____________ N _______

Вид документа _________________________________________ на ___________ л.

Корреспондент, дата, индекс сопровод. письма ____________________________

_________________________________________________________________________

Дата, индекс поступления  _______________________________________________

Краткое содержание ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Отв. исполнитель ________________________________________________________

Резолюция _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Автор резолюции _________________________________________________________

Срок исполнения _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Приложение 2

к Положению

о Порядке организации работы с

обращениями граждан в городском

Совете народных депутатов

          Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

_________________________________________________________________________

                              ход исполнения

Дата передачи на исполнение	Исполнитель	Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе	Контрольные отметки
-------------	------------	------------------------------	-------------

Дата, регистрационный номер (ответа) ____________________________________

_________________________________________________________________________

Адресат _________________________________________________________________

Результата рассмотрения _________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

С контроля снял __________________ Подпись контролера ___________________

                      (дата)

Дело	Том	Листы	Фонд, опись, дело
------------	--------------	----------------------	--------------------

------------------------------------

ГАРАНТ:

Текст приложения 3 к настоящему Положению не приводится

Приложение 4

к Положению

о Порядке организации работы с

обращениями граждан в городском

Совете народных депутатов

                        Моршанский городской Совет

                            Народных депутатов

                            Обращения граждан

                         Дело N ________________

     Ф.И.О. _____________________________________________________________

     Адрес  _____________________________________________________________

                                           Начато: ______________________

                                           Окончено: ____________________