Приложение N 3. Положение об архиве комитета по управлению имуществом Тамбовской области

Приложение N 3

Положение
об архиве комитета по управлению имуществом Тамбовской области
(утв. приказом комитета по управлению имуществом Тамбовской области
от 29 сентября 2005 г. N 327)

1. Общие положения

1.1. Документы комитета по управлению имуществом Тамбовской области (далее - Комитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном учреждении "Государственный архив Тамбовской области" (далее - ГУ "ГАТО").

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Комитете.

1.2. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Комитета.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностные лица Комитета несут ответственность, установленную статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

1.3. В Комитете для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Лицо, ответственное за ведение архива Комитета, назначается приказом Комитета.

1.5. В своей работе архив Комитета руководствуется законодательством Российской Федерации и Тамбовской области, приказами Комитета, правилами и другими нормативно-методическими документами Федеральрального# архивного агентства, методическими документами ГУ "ГАТО" и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве Комитета разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается приказом Комитета, проект которого подлежит согласованию с директором ГУ "ГАТО".

1.7. Контроль за деятельностью архива Комитета осуществляет первый заместитель председателя Комитета.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива (на именование организации) осуществляет ГУ "ГАТО".

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Комитета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Служебные и ведомственные издания;

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Комитета;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом области графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Комитета и экспертно-проверочной комиссии архивного отдела области;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГУ "ГАТО";

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Комитета о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе постоянно действующей экспертной комиссии Комитета;

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Комитета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Комитета;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Комитета;

3.2.10. Ежегодно представляет в ГУ "ГАТО" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГУ "ГАТО" документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Комитета сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность за ведение архива

5.1. Лицо, ответственное за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.