Приложение. Положение об управлении делами администрации области

Приложение

Положение
об управлении делами администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 20 февраля 2007 г. N 166)

С изменениями и дополнениями от:

5 июня 2007 г.

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации области (далее именуется - Управление) является структурным подразделением высшего исполнительного органа государственной власти области - администрации Тамбовской области, образуется постановлением администрации области в соответствии с законами области.

Координацию и контроль деятельности Управления осуществляет заместитель главы администрации области в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации области и его заместителями.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) области, законами области, постановлениями и распоряжениями администрации области, настоящим Положением.

1.3. Структура и штатное расписание Управления утверждаются постановлением администрации области.

1.4. Управление имеет простую печать, штампы и бланки со своим наименованием, при необходимости пользуется гербовой печатью администрации области.

1.5. Прекращение деятельности Управления или его реорганизация производятся в установленном законодательством порядке на основании постановления администрации области.

2. Основные задачи

2.1. Основными задачами Управления являются:

2.1.1. документационное, информационное, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности администрации области по реализации ее полномочий;

2.1.2. разработка и осуществление комплекса мер, обеспечивающих функционирование единой системы делопроизводства в администрации области;

2.1.3. совершенствование делопроизводства, внедрение современных компьютерных технологий;

2.1.4. формирование и защита государственных информационных ресурсов;

2.1.5. учет, обеспечение сохранности и контроль за использованием областного имущества, управление которым возложено на управление делами;

2.1.6. материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности помощников депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

2.1.7. обеспечение соблюдения финансово-штатной дисциплины, сохранности денежных и материальных средств.

3. Функции

3.1. В соответствии с основными задачами Управление выполняет следующие функции:

3.1.1. организация делопроизводства в администрации области в соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления, государственными стандартами на правила оформления документов;

3.1.2. разработка и внедрение методических документов по совершенствованию информационно-документационного обеспечения в администрации области и органах исполнительной власти области;

3.1.3. методическое руководство службами делопроизводства органов исполнительной власти области и работниками, уполномоченными на выполнение работы с секретными документами и шифр-телеграммами;

3.1.4. подготовка в пределах своей компетенции проектов постановлений и распоряжений администрации области;

3.1.5. проверка правильности оформления представленных главе администрации области текстов проектов правовых актов администрации области;

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 5 июня 2007 г. N 609 подпункт 3.1.6. настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.6. учет законов области, постановлений и распоряжений администрации области и направление их в газету "Тамбовская жизнь" для официального опубликования, размещение их в сети Интернет на официальном сайте органов государственной власти области;

3.1.7. оформление и учет протоколов заседаний коллегии администрации области;

3.1.8. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих служебных документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.9. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов, в том числе секретных и шифр-телеграмм, и ведение учетно-справочной работы по документам;

3.1.10. контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации области;

3.1.11. формирование сводной номенклатуры дел администрации области, подготовка номенклатуры секретных дел, обеспечение текущего хранения дел и оперативного использования документов как источников информации;

3.1.12. выдача копий постановлений и распоряжений администрации области, других документов, а также выписок и справок по этим документам по запросам органов государственной власти области, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

3.1.13. прием документов на хранение, обеспечение их учета и сохранности, подготовка и передача дел и документов на государственное хранение в архивные учреждения области;

3.1.14. осуществление набора текстов служебных документов, копирования и оперативного размножения;

3.1.15. осуществление подписки на периодические издания;

3.1.16. подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в администрации области и обеспечение их изготовления;

3.1.17. организация изготовления гербовых и простых печатей, штампов администрации области, структурных подразделений администрации области, организация их учета и хранения;

3.1.18. документационное и техническое обеспечение заседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых главой администрации области;

3.1.19. разработка и реализация мер по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, и их носителей в администрации области;

3.1.20. оперативное обеспечение специальной документальной связью руководителей органов государственной власти области, главного федерального инспектора в Тамбовской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном Федеральном округе;

3.1.21. обеспечение органов государственной власти области связью по специальным открытым каналам связи, открытой электронной почты Главного управления информационных ресурсов службы специальной связи и информатизации при Федеральной службе охраны Российской Федерации, с Правительством Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов власти;

3.1.22. осуществление мер по соблюдению установленных норм и требований по обеспечению уровня защищенности информации;

3.1.23. координация работ по обеспечению защиты информации, защиты государственной тайны, проводимых в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области, оказание им практической помощи;

3.1.24. организация и ведение секретного делопроизводства;

3.1.25. осуществление системы мер по обеспечению режима секретности при проведении секретных работ;

3.1.26. формирование предложений по перечню должностей государственных гражданских служащих, работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, и рабочих профессий администрации области, подлежащих оформлению на допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, участие в оформлении допуска их к государственной тайне;

3.1.27. осуществление финансового и материально-технического обслуживания организационных и представительских мероприятий: совещаний, заседаний, приемов и т. д., проводимых администрацией области;

3.1.28. подготовка заявок для осуществления в установленном порядке закупок товаров, работ и услуг для нужд администрации области;

3.1.29. обеспечение содержания и обслуживания здания администрации области, других зданий, используемых структурными подразделениями администрации области и органами исполнительной власти области, управление которыми возложено на управление делами, осуществление ремонтных и строительно-монтажных работ на этих объектах;

3.1.30. создание работникам условий для эффективной деятельности: оснащение рабочих мест необходимой мебелью, средствами связи, организационной техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.;

3.1.31. осуществление учета и инвентаризации областного имущества, управление которым возложено на управление делами, обеспечение его сохранности;

3.1.32. совершение от имени администрации области, по доверенности главы администрации области, сделок, заключение договоров по вопросам, находящимся в ведении Управления, осуществление контроля их исполнения;

3.1.33. разработка и осуществление мер по обеспечению пожарной безопасности в здании администрации области и других зданиях, используемых структурными подразделениями администрации области и органами исполнительной власти области, управление которыми возложено на управление делами;

3.1.34. обеспечение обслуживания автотранспортом в установленном порядке должностных лиц администрации области, относящихся к высшей группе должностей гражданской службы;

3.1.35. координация работы областных государственных учреждений "Автобаза администрации Тамбовской области" и "Региональная база отдыха "Лесная", областного государственного унитарного предприятия "Столовая N 1" по повышению эффективности их деятельности, а также эффективности использования закрепленного за ними областного имущества;

3.1.36. организация общественного питания, торгового, бытового обслуживания, оказания медицинской помощи работникам органов государственной власти области в здании администрации области;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.1.37. осуществление учета денежных средств и материальных ценностей администрации области;

3.1.38. составление баланса и представление его в соответствующие организации в установленные сроки;

3.1.39# эффективное использование бюджетных средств в соответствии с их целевым назначением;

3.1.40. осуществление хозяйственных расчетов с организациями;

3.1.41. своевременное получение и использование бюджетных средств в соответствии с утвержденными бюджетной росписью размером с учетом сокращения и индексации;

3.1.42. своевременное оформление приема и расходов денежных средств областного и федерального бюджета и материальных ценностей;

3.1.43. осуществление материально-технического и финансового обеспечения помощников депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

3.1.44. осуществление операций по бухгалтерскому учету средств, поступающих на содержание канцелярии депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; своевременное представление отчетов и иных сведений в финансовые органы об использовании бюджетных средств;

3.1.45. обеспечение своевременной выплаты заработной платы работникам администрации области;

3.1.46. обеспечение режима пропуска работников и посетителей в здание администрации области.

4. Права

Управление для реализации возложенных на него задач имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления необходимые сведения и информацию;

возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации области, органы исполнительной власти области для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

участвовать в служебных совещаниях, коллегиях, конференциях и других мероприятиях, имеющих отношение к вопросам деятельности Управления;

вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

пользоваться в установленном порядке банками данных администрации области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций, оказывающих администрации области услуги по представлению правовой информации в электронной форме;

в установленном порядке требовать от работников администрации области представления письменных объяснений о случае утраты документов, печатей и штампов, носителей сведений, составляющих государственную тайну, фактам разглашения таких сведений;

вносить предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления, на рассмотрение главы администрации области, заместителей главы администрации области, руководителей органов исполнительной власти области, а также органов местного самоуправления.

5. Организация работы

5.1. В состав Управления входят следующие структурные подразделения:

отдел делопроизводства;

отдел специальной документальной связи и защиты информации;

отдел бухгалтерского учета и отчетности;

отдел материально-технического обеспечения;

секретариат заместителей главы администрации области.

5.2. Управление возглавляет управляющий делами, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации области по представлению заместителя главы администрации области.

В отсутствие управляющего делами его обязанности исполняет заместитель начальника управления делами, назначаемый постановлением администрации области.

5.3. Управляющий делами без доверенности осуществляет действия от имени Управления, представляет интересы Управления в органах государственной власти области и организациях по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

5.4. Управляющий делами:

осуществляет руководство деятельностью Управления на принципах единоначалия;

издает приказы по вопросам, входящим в его компетенцию;

принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами администрации области;

подписывает служебную документацию и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью Управления;

направляет в установленном порядке работников в служебные командировки в пределах области;

рассматривает письменные и устные обращения граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, направляет заявителям мотивированные ответы;

участвует в работе общественной приемной главы администрации области;

вносит предложения о назначении на должность и освобождении от должности работников Управления;

утверждает положения о структурных подразделениях Управления, распределяет обязанности и определяет ответственность руководителей отделов и работников Управления;

разрабатывает и согласовывает должностные регламенты государственных гражданских служащих замещающих должности в Управлении;

утверждает должностные инструкции работников Управления, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, и рабочих профессий;

вносит предложения по улучшению условий оплаты труда работников Управления, их поощрению и наложению на них взысканий, премированию, установлению, изменению, отмене надбавок к должностным окладам.

5.5. Управляющий делами имеет трех заместителей.

5.6. Заместители начальника Управления осуществляют отдельные полномочия управляющего делами администрации области в соответствии с должностными регламентами, руководят выполнением отдельных функций Управления.

6. Взаимоотношения. Связи

6.1. Управление для осуществления функций взаимодействует:

с федеральными органами государственной власти;

с правоохранительными органами;

с территориальными органами федеральных органов власти;

с областной Думой;

со структурными подразделениями администрации области;

с органами исполнительной власти области;

с органами местного самоуправления;

со средствами массовой информации;

с предприятиями, учреждениями, организациями и общественными объединениями.

6.2. Взаимоотношения Управления с областной Думой, структурными подразделениями администрации области, органами исполнительной власти области, органами местного самоуправления и организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, регламентом и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации области.

7. Ответственность

7.1. Управляющий делами несет персональную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение задач и функций, возложенных на Управление, неиспользование прав, предоставленных ему настоящим Положением.

7.2. Заместители начальника управления делами несут персональную ответственность за невыполнение возложенных на них обязанностей и неиспользование прав, предоставленных им настоящим Положением и должностными регламентами.

7.3. Государственные гражданские служащие Управления несут ответственность за невыполнение возложенных на них обязанностей и неиспользование прав, предоставленных им должностными регламентами.

7.4. Работники Управления, занимающие должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, и рабочих профессий несут ответственность за невыполнение возложенных на них обязанностей и неиспользование прав, предоставленных им должностными инструкциями.