Приложение N 1. Порядок учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области

Приложение N 1

Порядок
учета, использования, хранения, передачи и уничтожения
печатей и штампов в администрации области
(утв. распоряжением администрации Тамбовской области
от 7 февраля 2007 г. N 50-р)

1. Общие положения

Настоящий Порядок устанавливает общие требования к учету, использованию, хранению, передаче и уничтожению печатей и штампов, используемых в деятельности администрации области.

2. Изготовление и учет печатей и штампов в администрации области

2.1. Изготовление печатей и штампов производится на основании поручения главы администрации области или его заместителей по представлению руководителей структурных подразделений администрации области.

2.2. Размещение заказов в штемпельную мастерскую на изготовление печатей и штампов осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области.

2.3. Все печати и штампы, используемые в администрации области, подлежат обязательному учету в отделе делопроизводства управления делами администрации области. Регистрация осуществляется в специальном журнале по форме согласно приложению N 1.

2.4. Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется. Журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал включается в номенклатуру дел администрации области.

2.5. Выдача печатей и штампов работникам администрации области производится под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

3. Порядок использования печатей и штампов в администрации области

3.1. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации проставляется на:

платежных поручениях;

доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;

документах о финансовой деятельности администрации области;

справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью работников (о заработной плате, субсидиях и т.п.);

карточках с образцами подписей и оттиска печати;

актах о списании, приеме-передаче материальных ценностей, гарантийных письмах.

3.2. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации N 2 ставится на:

копиях законов области, нормативных правовых актов администрации области, учредительных документов, требующих особого удостоверения;

договорах, соглашениях, заключаемых администрацией области;

Почетных грамотах администрации области;

благодарственных письмах администрации области;

дипломах администрации области;

приветственных адресах администрации области;

свидетельствах;

наградных документах о награждении государственными наградами и ведомственными наградами;

ежемесячных сводных отчетах о вручении орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков и документов к ним;

актах инвентаризации;

подтверждениях о получении государственных наград;

протоколах вручения государственных наград;

книжках спасателей;

командировочных удостоверениях.

3.3. Оттиск круглой печати с воспроизведением герба Тамбовской области диаметром 25 мм ставится на:

удостоверениях государственных служащих, выдаваемых администрацией области;

пропусках в здание администрации области;

удостоверениях к нагрудному знаку администрации области;

удостоверениях личности спасателей;

удостоверениях участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской атомной электростанции.

3.4. Оттиски простых печатей проставляются на документах, подписанных руководителями структурных подразделений; для заверения копий, выписок из документов; на реестрах получения и отправления корреспонденции через фельдъегерскую связь; на конвертах с корреспонденцией, отправляемых фельдъегерской связью; на бланках отправляемых телеграмм; в иных случаях, требующих при получении корреспонденции заверения оттиском печати; на отзывах, заключениях, выдаваемых организациям, учреждениям; на командировочных удостоверениях в графах "Отметка об убытии" и "Отметка о прибытии"; на трудовых книжках; на справках, подтверждающих стаж работы, других документах по личному составу.

3.5. Оттиски штампов в администрации области проставляются на документах для регистрации корреспонденции и для отметок справочного характера.

3.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации области и его заместителей разрешается использовать при подготовке поздравительных, благодарственных писем, почетных грамот, при необходимости - на копиях поручений и подписанных в установленном порядке документов. Использование факсимиле при оформлении законов области, правовых актов администрации области, доверенностей, банковских платежных документов, счетов-фактур и других подлинников документов запрещается.

4. Порядок хранения и передачи печатей и штампов в администрации области

4.1. Гербовые и простые печати администрации области должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Простые штампы могут храниться в закрытых ящиках стола. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут лица, получившие их в установленном порядке.

4.2. Запрещается передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы здания администрации области.

Не допускается передача печатей и штампов другим гражданским служащим без соответствующих записей в журнале учета печатей и штампов.

4.3. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядок их хранения и использования производится комиссией по проверке порядка хранения и использования печатей и штампов в администрации области не реже одного раза в год.

При выявлении нарушений положений, установленных настоящим Порядком, лица, ответственные за работу с печатями и штампами, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

4.4. При увольнении работников, получивших печати и штампы, они обязаны сдать их лицу, ответственному за учет печатей и штампов в администрации области.

4.5. В случае утраты или хищения печатей и штампов лица, ответственные за хранение и использование печатей и штампов, немедленно ставят об этом в известность управляющего делами администрации области и лицо, ответственное за учет печатей и штампов в администрации области.

Изготовление дубликатов печатей и штампов производится после проведения служебного расследования.

5. Порядок уничтожения и печатей и штампов в администрации области

5.1. Пришедшие в негодность, изношенные, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

5.2. Способ уничтожения печатей и штампов определяется комиссией по проверке порядка хранения и использования печатей и штампов в администрации области.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт (приложение N 2), который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати или штампа в журнал учета печатей и штампов.