Приложение N 1. Положение о системе электронного документооборота администрации области и исполнительных органов государственной власти области

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 31 января 2014 г. N 92 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

Положение
о системе электронного документооборота администрации области и исполнительных органов государственной власти области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 2 декабря 2009 г. N 1429)

С изменениями и дополнениями от:

31 января 2014 г.

1. Электронный документооборот администрации области и исполнительных органов государственной власти области (далее - электронный документооборот) представляет собой взаимодействие информационных систем документооборота администрации области, исполнительных органов государственной власти области и администраций городов и районов и иных органов и организаций (далее - участники).

2. Организатором электронного документооборота является управление информационных технологий, связи и документооборота администрации области (Стрельцов).

3. Под взаимодействием информационных систем документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота по электронной почте с использованием или без использования средств криптографической защиты.

4. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию для служебного использования. Информационные сообщения для служебного пользования передаются с использованием средств криптографической защиты и в обязательном порядке подписываются электронной подписью.

5. Основными принципами электронного документооборота являются:

обеспечение технологической возможности использования электронного документооборота переменным числом его участников;

применение участниками электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками электронного документооборота;

обеспечение целостности передаваемой информации;

минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками электронного документооборота;

обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

6. Технико-технологическая инфраструктура электронного документооборота состоит из следующих элементов:

головной узел электронного документооборота, оператором которого является организатор электронного документооборота;

абонентские пункты участников электронного документооборота с установленными средствами криптографической защиты информации и электронной подписью;

каналы связи.

7. Технические средства головного узла электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников электронного документооборота.

8. Основными функциями головного узла электронного документооборота являются:

обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле электронного документооборота и передаче по каналам связи до почтовых ящиков участников электронного документооборота;

обмен электронными сообщениями между участниками электронного документооборота.

9. Технические средства участника межведомственного электронного документооборота включают в себя программное обеспечение работы электронной почты, коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированное рабочее место.

10. Основными функциями абонентских пунктов участников межведомственного электронного документооборота являются:

обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в канал связи;

доставка электронных сообщений, полученных из головного узла электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота адресатов;

отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участников электронного документооборота на головной узел электронного документооборота;

хранение электронных сообщений до передачи на головной узел электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата.

11. Обмен электронными сообщениями при осуществлении электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников электронного документооборота.

12. Организатор электронного документооборота осуществляет следующие функции:

организационное и методическое обеспечение электронного документооборота;

формирование и актуализация адресных справочников почтовых ящиков;

организация эксплуатации технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота;

организация информационной безопасности электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Организацию технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота осуществляет организатор электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла электронного документооборота до абонентских пунктов участников электронного документооборота.

Для организации каналов связи электронного документооборота используются каналы связи организатора электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором электронного документооборота у операторов связи.

14. Технические средства абонентских пунктов участников электронного документооборота приобретаются ими самостоятельно, программно-технические средства защиты информации и программа электронной почты передаются участникам электронного документооборота на безвозмездной основе во временное пользование организатором электронного документооборота. Передача оформляется актом приема-передачи технических средств. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации. Программно-технические средства ЭП передаются участникам электронного документооборота в соответствии с установленным порядком.

15. Настройка технических средств и средств защиты, а также установка специального программного обеспечения осуществляется под руководством организатора электронного документооборота.

16. Электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ с указанными в нем реквизитами. Обеспечение воспроизведения получаемых электронных документов возлагается на их отправителя.

17. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе. Это соответствие может подтверждаться его электронной подписью.

18. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

19. Система электронного документооборота участника электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о получении электронных сообщений этим участником.

20. Поддержание технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

21. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

22. К техническим мероприятиям относятся:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации;

резервное и архивное копирование.

23. К организационным мероприятиям относятся:

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

определение должностных лиц участников электронного документооборота и организатора электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников электронного документооборота и технических средств этих узлов.