Приложение N 11. Должностной регламент ведущего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области

Приложение N 11

Должностной регламент
ведущего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 31 октября 2007 г. N 1171)

1. Гражданский служащий Тамбовской области - ведущий специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области (далее - ведущий специалист 1 разряда) - осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящим должностным регламентом.

В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Тамбовской области должность ведущего специалиста 1 разряда относится к группе ведущих должностей государственной гражданской службы Тамбовской области категории "обеспечивающие специалисты".

Ведущий специалист 1 разряда назначается на должность государственной гражданской службы области и освобождается от должности главой администрации области.

Ведущий специалист 1 разряда непосредственно подчиняется заместителю начальника управления делами администрации области, начальнику отдела делопроизводства.

Ведущего специалиста 1 разряда во время отсутствия замещает старший специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области на основании постановления администрации области.

Ведущий специалист 1 разряда может совмещать должность и функции главного специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области в соответствии с постановлением администрации области.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к ведущему специалисту 1 разряда:

2.1. к уровню профессионального образования: наличие специальных знаний, подтвержденных документом государственного образца о высшем профессиональном образовании, по направлениям подготовки (специальности) "Государственное и муниципальное управление" или по направлениям подготовки (специальностям), соответствующим направлениям деятельности отдела;

2.2. к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности: стаж гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее четырех лет;

2.3. к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:

должен знать:

Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) области;

федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты области, соответствующие направлениям деятельности отдела, применительно к исполнению должностных обязанностей;

основные принципы организации органов государственной власти Российской Федерации и области;

основные принципы построения и функционирования системы государственной службы;

принципы гражданской службы, требования к служебному поведению государственного гражданского служащего;

основные права и основные обязанности государственного гражданского служащего, а также ограничения и запреты, связанные с гражданской службой;

основы государственного и муниципального управления;

нормативные правовые акты, регламентирующие служебную деятельность;

должен иметь навыки:

работы с документами;

владения официально-деловым стилем современного русского литературного языка;

владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией;

аналитической работы;

организационной работы;

систематизации и подготовки информационных материалов;

умения работать с людьми;

владения конструктивной критикой;

владения способностями подготовки делового письма;

умения разрабатывать план конкретных действий;

умения оперативно принимать и реализовывать решения;

умения эффективно сотрудничать;

иметь склонность к гибкости и компромиссам при решении проблем в конфликтных ситуациях;

работы на компьютере на уровне пользователя: в среде Windows, Word, с программами "Учет входящей и исходящей корреспонденции", электронного документооборота, информационной правовой системой "Законодательство России";

по использованию технических средств: пишущей машинки, магнитофона, телефона;

другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

2.4. дополнительные квалификационные требования:

наличие профессиональных знаний по документоведению, знаний документопотоков администрации области, навыков работы со справочными материалами.

3. Должностные обязанности ведущего специалиста 1 разряда:

оказывать методическую и практическую помощь работникам структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области по вопросам документирования;

принимать меры к сокращению почтово-телеграфных расходов;

принимать и отправлять корреспонденцию по факсимильной связи;

проверять правильность адресования входящих документов;

проверять целостность упаковки, вскрывать пакеты и проверять правильность вложений;

составлять акты о недостаче вложений;

проставлять отметки о получении документа;

сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые;

передавать регистрируемые документы на регистрацию главному специалисту 1 разряда отдела, нерегистрируемые - в структурные подразделения администрации области;

принимать корреспонденцию на отправку;

проверять правильность оформления отправляемых документов и их комплектность;

проставлять адрес на конверте, вкладывать документы в конверт;

маркировать почтовые отправления;

оформлять подписку на периодические издания в почтовом отделении связи;

подготавливать дела, законченные производством, к сдаче в архив администрации области;

приглашать лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области, за срочной корреспонденцией;

участвовать в заседаниях экспертной комиссии администрации области.

4. Права ведущего специалиста 1 разряда:

пользоваться в установленном порядке банками данных администрации области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций, оказывающих администрации области услуги по представлению правовой информации в электронной форме;

вносить предложения руководству управления делами администрации области по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. За нарушение запретов, связанных с государственной гражданской службой области, несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств, установленных федеральным законодательством, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества области, которое было предоставлено ведущему специалисту 1 разряда для исполнения должностных обязанностей, он несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

6. Ведущий специалист 1 разряда:

вправе самостоятельно принимать решения по вопросам подготовки и внесения предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности;

обязан подготавливать информации, справки по вопросам своей компетенции.

7. Ведущий специалист 1 разряда:

вправе участвовать в подготовке нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления, подготавливать сведения о документообороте;

обязан самостоятельно принимать решения по вопросам отказа в приеме неправильно оформленных документов.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений ведущим специалистом 1 разряда:

подготовка проектов документов, регистрация, обработка и отправка документов осуществляются в порядке и сроки, установленные Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области.

ГАРАНТ:

Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, утвержденная постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827, утратила силу. См. Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353

В процессе принятия управленческих решений ведущий специалист 1 разряда осуществляет:

при подготовке предложений по внесению проектов постановлений и распоряжений администрации области: сбор, анализ и направление исходной информации и предложений, требуемых для принятия решений в установленные сроки.

9. Порядок служебного взаимодействия ведущего специалиста 1 разряда в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими администрации области, гражданскими служащими государственных органов, гражданами, а также с организациями:

в связи с исполнением должностных обязанностей ведущий специалист 1 разряда взаимодействует с гражданскими служащими администрации области, гражданскими служащими исполнительных органов государственной власти области, областной Думы, гражданами, а также с организациями по вопросам приема и отправки документов, их обработки и передачи на хранение.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям:

в должностные обязанности ведущего специалиста 1 разряда функции по оказанию государственных услуг не входят.

     С должностным регламентом ознакомлен:              _________________

                                                            (подпись)