Приложение N 8. Должностной регламент заместителя начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области

Приложение N 8

Должностной регламент
заместителя начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 31 октября 2007 г. N 1171)

1. Гражданский служащий Тамбовской области - заместитель начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области (далее - заместитель начальника отдела делопроизводства) осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящим должностным регламентом.

В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Тамбовской области должность заместителя начальника отдела делопроизводства относится к группе ведущих должностей государственной гражданской службы Тамбовской области категории "специалисты".

Заместитель начальника отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности гражданской службы области главой администрации области.

Заместитель начальника отдела делопроизводства непосредственно подчиняется заместителю начальника управления делами администрации области, начальнику отдела делопроизводства управления делами администрации области.

Заместителя начальника отдела делопроизводства во время отсутствия замещает главный специалист 2 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области на основании постановления администрации области.

Заместитель начальника отдела делопроизводства может совмещать должность и функции заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства в соответствии с постановлением администрации области.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к заместителю начальника отдела делопроизводства:

2.1. к уровню профессионального образования: наличие специальных знаний, подтвержденных документом государственного образца о высшем профессиональном образовании, по направлению подготовки (специальности) "Государственное и муниципальное управление" или по направлениям подготовки (специальностям), соответствующим направлениям деятельности отдела;

2.2. к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности: не менее двух лет стажа гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;

2.3. к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:

должен знать: Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) области, федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты области, соответствующие направлениям деятельности отдела, принципы организации органов государственной власти Российской Федерации и области, основные принципы построения и функционирования системы государственной власти, принципы гражданской службы, требования к служебному поведению государственного служащего, основные права и основные обязанности государственного гражданского служащего, а также ограничения и запреты, связанные с гражданской службой, основы государственного и муниципального управления, Инструкцию по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, положения об управлении делами администрации области и отделе делопроизводства управления делами администрации области, Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Тамбовской области;

ГАРАНТ:

Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, утвержденная постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827, утратила силу. См. Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353

иметь навыки: владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией, работы с документами, владения официально-деловым стилем современного русского литературного языка, планирования служебной деятельности, организационной работы, аналитической работы, нормотворческой деятельности, систематизации и подготовки информационных материалов, подготовки профессиональных заключений, консультирования (в том числе по вопросам документационного обеспечения управления);

работы на компьютере на уровне пользователя в среде Windows, Word, умение работать в программе "Автоматизированная система регистрации постановлений и распоряжений администрации области", с информационными правовыми системами "Законодательство России", "Консультант";

по использованию телефонной, факсимильной связи.

2.4. дополнительные квалификационные требования:

наличие профессиональных знаний по документированию, наличие навыков своевременного и грамотного создания и оформления документов, редактирования проектов правовых актов.

3. Должностные обязанности заместителя начальника отдела делопроизводства:

организация работы по обеспечению выполнения требований Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

подготовка проектов правовых актов по вопросам своей компетенции;

обеспечение регистрации, хранения договоров, соглашений, заключаемых администрацией области, подготовка их для передачи на хранение в архив;

осуществление контроля за правильностью оформления проектов постановлений и распоряжений администрации области в соответствии с требованиями Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, проставление на оборотной стороне каждого листа проекта оттиска личного штампа;

организация работы по подготовке и комплектованию протоколов заседаний коллегии администрации области;

подготовка еженедельного перечня постановлений, распоряжений для отправки в Правительство Российской Федерации, ежемесячного реестра принятых документов для отправки в прокуратуру области;

подготовка справок о принятых правовых актах администрации области и документообороте (ежеквартально, за год);

подготовка еженедельных, ежеквартальных и годовых справок о работе отдела с правовыми актами администрации области;

обеспечение своевременного учета постановлений и распоряжений администрации области, доведения их копий до заинтересованных лиц в соответствии с листом рассылки;

организация работы по оказанию методической помощи работникам структурных подразделений администрации области и исполнительных органов государственной власти области по организации делопроизводства.

4. Права заместителя начальника отдела делопроизводства:

пользоваться в установленном порядке банками данных администрации области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций, оказывающих администрации области услуги по представлению правовой информации в электронной форме;

вносить предложения руководству управления делами администрации области по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства управления делами;

запрашивать необходимые сведения о состоянии работы по делопроизводству в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области;

участвовать в совещаниях, семинарах по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства управления делами администрации области.

5. За нарушение запретов, связанных с государственной гражданской службой области, несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств, установленных федеральным законодательством, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества области, которое было предоставлено заместителю начальника отдела делопроизводства для исполнения должностных обязанностей, он несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

6. Заместитель начальника отдела делопроизводства:

вправе самостоятельно принимать решения по вопросам подготовки и внесения предложений по совершенствованию делопроизводства в администрации области;

обязан самостоятельно принимать решения по вопросам своей компетенции: готовить информации, справки по документированию управленческой деятельности; консультировать гражданских служащих администрации области, исполнительных органов государственной власти области по оформлению проектов нормативных правовых актов, заверять копии постановлений и распоряжений администрации области, соглашений и договоров, заключаемых администрацией области.

7. Заместитель начальника отдела делопроизводства:

вправе разрабатывать проекты нормативных правовых актов и (или) проекты управленческих и иных решений по вопросам корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, участвовать во внедрении унифицированных систем документации;

обязан самостоятельно принимать решения по вопросам возврата исполнителям на доработку неправильно оформленных проектов нормативных правовых актов администрации области, договоров и соглашений.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений заместителем начальника отдела делопроизводства:

подготовка проектов документов, оформление протоколов заседаний коллегии, регистрация, тиражирование и рассылка документов осуществляются в порядке и сроки, установленные Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области.

В процессе принятия управленческих решений заместитель начальника отдела делопроизводства осуществляет:

при подготовке предложений по внесению проектов постановлений и распоряжений администрации области: сбор, анализ и направление исходной информации и предложений, требуемых для принятия решений в установленные сроки;

при согласовании проекта решения: проверка правильности оформления проектов правовых актов администрации области.

9. В процессе подготовки проектов документов заместитель начальника отдела делопроизводства осуществляет взаимодействие с гражданскими служащими своего управления, структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам:

участие в обнародовании нормативных правовых актов администрации области путем размещения их в средствах массовой информации.

     С должностным регламентом ознакомлен:              _________________

                                                            (подпись)