Приложение N 3. Должностной регламент заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства

Приложение N 3

Должностной регламент
заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 31 октября 2007 г. N 1171)

1. Гражданский служащий Тамбовской области - заместитель начальника управления делами администрации области, начальник отдела делопроизводства администрации области (далее - заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства) - осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящим должностным регламентом.

В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Тамбовской области должность заместителя начальника управления делами, начальника отдела делопроизводства относится к группе главных должностей государственной гражданской службы Тамбовской области категории "руководители".

Заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности гражданской службы области главой администрации области.

Заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства непосредственно подчиняется управляющему делами администрации области.

Заместителя начальника управления делами, начальника отдела делопроизводства во время отсутствия замещает заместитель начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области.

Заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства может совмещать должность и функции управляющего делами администрации области в соответствии с постановлением администрации области.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к заместителю начальника управления делами, начальнику отдела делопроизводства:

2.1. к уровню профессионального образования: наличие специальных знаний, подтвержденных документом государственного образца о высшем профессиональном образовании, по направлению подготовки (специальности) "Государственное и муниципальное управление" или по направлениям подготовки (специальностям), соответствующим направлениям деятельности управления делами администрации области;

2.2. к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности: стаж гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;

2.3. к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:

должен знать:

Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) Тамбовской области; федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты области по курируемым вопросам деятельности управления делами администрации области;

основные принципы организации органов государственной власти Российской Федерации и области;

основные принципы построения и функционирования системы государственной службы; принципы гражданской службы, требования к служебному поведению государственного гражданского служащего, основные права и основные обязанности государственного гражданского служащего, а также ограничения и запреты, связанные с гражданской службой;

основы государственного и муниципального управления;

нормативные правовые акты, регламентирующие служебную деятельность: положение об управлении делами администрации области, Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, распределение обязанностей между главой администрации области и заместителями главы администрации области, должностные регламенты работников управления делами администрации области, правила внутреннего служебного распорядка, правила техники безопасности и противопожарной защиты;

ГАРАНТ:

Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, утвержденная постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827, утратила силу. См. Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353

иметь навыки: умения работать с людьми; умения вести деловые переговоры; стимулирования достижения результатов; умения контролировать и анализировать; владения конструктивной критикой; владения способностями подготовки делового письма; делегирования полномочий подчиненным; умения ставить перед подчиненными достижимые задачи; умения подчинять тактические цели стратегическим; умения разрабатывать план конкретных действий; умения оперативно принимать и реализовать решения; умения эффективно сотрудничать; иметь склонность к гибкости и компромиссам при решении проблем в конфликтных ситуациях, быть ответственным по отношению к людям; быть отзывчивым; быть всегда дружелюбным; владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией; работы с документами; владения официально-деловым стилем современного русского литературного языка; планирования управленческой деятельности; организационной работы; системного подхода к решению задач; принятия управленческих решений; аналитической работы; систематизации и подготовки информационных материалов; нормотворческой деятельности; осуществления контроля; ведения деловых переговоров; разрешения конфликтов; владения приемами выстраивания межличностных отношений; определения мотивации поведения подчиненных; публичных выступлений;

работы на компьютере на уровне пользователя: в среде Windows, Word, Outlook Express, с программами электронного документооборота, электронного телефонного справочника, автоматизированной системы контроля исполнения документов, базой данных администрации области, информационными правовыми системами "Законодательство России", "Консультант Плюс", "Кодекс", "Гарант";

по использованию технических средств: пишущей машинки, сканера, магнитофона, диктофона, телефонной, факсимильной связи, ламинатора, переплетной машины, шредера, фольдера, франкировальной машины;

2.4. дополнительные квалификационные требования:

наличие: профессиональных знаний по документоведению, навыков своевременного и грамотного создания и оформления документов, редактирования проектов правовых актов, инструктирования по вопросам документационного обеспечения управления делами.

3. Должностные обязанности заместителя начальника управления делами, начальника отдела делопроизводства:

организация и осуществление информационно-документационного обеспечения деятельности администрации области;

участие в установленном порядке в работе совещаний, заседаний, семинаров, иных мероприятий, проводимых администрацией области, комиссий, в состав которых включен;

участие в работе по подготовке официальных мероприятий с участием главы администрации области; мероприятий, осуществляемых в ходе визитов в область представителей федеральных органов государственной власти, делегаций иностранных государств;

осуществление планирования деятельности управления делами администрации области в сфере информационно-документационного обеспечения;

обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации области;

обеспечение повышения эффективности управления за счет внедрения информационных технологий и электронного документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию информационно-документационного обеспечения в администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

методическое руководство службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти области;

распределение обязанностей между гражданскими служащими отдела делопроизводства;

подписание и визирование документов в пределах своей компетенции;

подготовка в пределах своей компетенции проектов постановлений и распоряжений администрации области;

организация контроля за оформлением проектов правовых актов администрации области;

возвращение исполнителям в структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области для доработки служебных документов, оформленных с нарушением установленных правил;

участие в служебных совещаниях, коллегиях, конференциях, семинарах и других мероприятиях, имеющих отношение к вопросам деятельности управления делами;

запрос в установленном порядке от работников администрации области представления письменных объяснений о случае утраты документов, печатей и штампов;

организация работ по выпуску и обнародованию законов области, постановлений и распоряжений администрации области;

осуществление документационного обслуживания организационных и представительских мероприятий: конференций, совещаний, заседаний и т. д., проводимых администрацией области;

организация своевременного предварительного рассмотрения, отбора и подготовки к докладу руководству поступающих документов;

осуществление проверок правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству;

организация экспедиционной обработки, регистрации документов и ведение учетно-справочной работы по документам;

осуществление контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации области;

организация ведения информационно-поисковых систем;

формирование сводной номенклатуры дел администрации области, обеспечение текущего хранения дел и оперативного использования документов как источников информации;

обеспечение выдачи копий законов области, постановлений и распоряжений администрации области, договоров и соглашений, других документов, а также выписок и справок по этим документам по запросам государственных органов области, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

заверение в установленном порядке подписей должностных лиц администрации области на служебных документах;

заверение надлежащим образом копий учредительных документов подведомственных исполнительным органам государственной власти области областных государственных учреждений, договоров и соглашений, заключаемых администрацией области;

организация приема документов на хранение, обеспечение их учета и сохранности, подготовка и передача дел и документов на государственное хранение в архивные учреждения области;

организация работ по набору текстов служебных документов, копированию и оперативному размножению;

организация работ и осуществление подписки на периодические издания;

подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в администрации области, и обеспечение ее изготовления;

организация изготовления гербовых и простых печатей, штампов администрации области, структурных подразделений администрации области, обеспечение их учета и хранения;

ежегодное проведение анализа документооборота администрации области и подготовка предложений по его оптимизации;

организация работы экспертной комиссии администрации области, проведение экспертизы ценности документальных материалов;

обеспечение надлежащего хранения служебных документов в администрации области, обработки исполненных документов и подготовки их к сдаче на хранение в архив администрации области;

обеспечение издания необходимых для работы справочников и списков для служебного пользования;

обеспечение ведения табеля учета использования рабочего времени и подсчета заработка работников отдела делопроизводства управления делами администрации области, внесение предложений о поощрении гражданских служащих, занимающихся вопросами документационного обеспечения управления;

систематическое повышение профессионального уровня в соответствии с действующим законодательством;

разработка должностных регламентов государственных гражданских служащих отдела делопроизводства управления делами администрации области.

4. Права заместителя начальника управления делами, начальника отдела делопроизводства:

запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления необходимые сведения и информацию;

пользоваться в установленном порядке банками данных администрации области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций, оказывающих администрации области услуги по представлению правовой информации в электронной форме;

вносить предложения управляющему делами администрации области, заместителям главы администрации области, руководителям исполнительных органов государственной власти области, а также органов местного самоуправления по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

вносить по компетенции предложения управляющему делами о назначениях работников, по улучшению условий оплаты их труда, поощрению и наложению на них дисциплинарных взысканий;

запрашивать необходимые сведения о состоянии работы по делопроизводству в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области;

посещать в установленном порядке организации независимо от их организационно-правовой форм и форм собственности для исполнения должностных обязанностей.

5. За нарушение запретов, связанных с государственной гражданской службой области, несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств, установленных федеральным законодательством, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества области, которое было предоставлено заместителю начальника управления делами, начальнику отдела делопроизводства для исполнения должностных обязанностей, он несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

6. Заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства:

вправе самостоятельно принимать решения по вопросам планирования работы по информационно-документационному обеспечению, внедрения современных информационных технологий, оргтехники в сфере документационного обеспечения управления, подготовки предложений по рационализации и сокращению документооборота в администрации области, по совершенствованию форм и методов работы с документами;

обязан самостоятельно принимать решения по вопросам организации документирования и документопотоков в администрации области, осуществления контроля исполнительской дисциплины и исполнения требований нормативных правовых актов по вопросам организации делопроизводства в администрации области.

7. Заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства:

вправе участвовать в подготовке и визировании проектов правовых актов администрации области и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам документационного обеспечения управления;

обязан самостоятельно принимать решения по вопросам корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, внедрения унифицированных систем документации, программ электронного документооборота, обеспечения сохранности документов ведомственного архива.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений заместителем начальника управления делами, начальником отдела делопроизводства:

подготовка проектов документов осуществляется в порядке и сроки, установленные Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области.

ГАРАНТ:

Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, утвержденная постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827, утратила силу. См. Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353

В процессе принятия управленческих решений заместитель начальника управления делами, начальник отдела делопроизводства осуществляет:

при подготовке предложений по внесению проектов законов, постановлений и распоряжений администрации области: сбор, анализ, обобщение и направление предложений, требуемых для подготовки решений в установленные сроки;

в процессе подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации области: определение круга лиц и организаций, необходимых для привлечения к участию в подготовке проекта и его экспертизе;

в ходе обсуждения проекта решения: рассмотрение проекта решения, подготовка замечаний и предложений, направленных на улучшение качества проекта решения;

при согласовании проекта постановления, распоряжения администрации области: рассмотрение проекта правового акта администрации области, обоснование замечаний, внесение предложений, визирование проекта;

при принятии решения: рассмотрение и подписание протоколов экспертной комиссии администрации области, номенклатуры дел администрации области.

9. Порядок служебного взаимодействия заместителя начальника управления делами, начальника отдела делопроизводства в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими администрации области, гражданскими служащими государственных органов, гражданами, а также с организациями:

координирует работу по документационному обеспечению управления лиц, ответственных за работу с документами в администрации области, структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

взаимодействует с руководителями, структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции управления делами администрации области;

с государственными гражданскими служащими правового управления администрации области - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; управления государственной службы и организационной работы администрации области - по вопросам повышения квалификации государственных гражданских служащих отдела делопроизводства управления делами администрации области; управления информатизации администрации области - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям:

заверение надлежащим образом копий законов области, правовых актов администрации области, договоров (соглашений), обнародование законов области и нормативных правовых актов администрации области путем размещения на сайте администрации области их графических образов и опубликования в средствах массовой информации.

     С должностным регламентом ознакомлен:              _________________

                                                            (подпись)