Приложение N 9. Должностной регламент главного специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области

Приложение N 9

Должностной регламент
главного специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 31 октября 2007 г. N 1171)

1. Гражданский служащий Тамбовской области - главный специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области (далее - главный специалист 1 разряда) - осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящим должностным регламентом.

В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Тамбовской области должность главного специалиста 1 разряда относится к группе главных должностей государственной гражданской службы Тамбовской области категории "обеспечивающие специалисты".

Главный специалист 1 разряда назначается на должность государственной гражданской службы области и освобождается от должности главой администрации области.

Главный специалист 1 разряда непосредственно подчиняется заместителю начальника управления делами администрации области, начальнику отдела делопроизводства.

Главного специалиста 1 разряда во время отсутствия замещает ведущий специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области на основании постановления администрации области.

Главный специалист 1 разряда может совмещать должность и функции заместителя начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области в соответствии с постановлением администрации области.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к главному специалисту 1 разряда:

2.1. к уровню профессионального образования: наличие специальных знаний, подтвержденных документом государственного образца о высшем профессиональном образовании, по направлению подготовки (специальности) "Государственное и муниципальное управление" или по направлениям подготовки (специальностям), соответствующим направлениям деятельности отдела;

2.2. к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности: стаж гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее четырех лет или не менее пяти лет стажа работы по специальности;

2.3. к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:

должен знать:

Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) области;

федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты области, соответствующие направлениям деятельности отдела, применительно к исполнению должностных обязанностей;

основные принципы организации органов государственной власти Российской Федерации и области;

основные принципы построения и функционирования системы государственной службы;

принципы гражданской службы, требования к служебному поведению государственного гражданского служащего;

основные права и основные обязанности государственного гражданского служащего, а также ограничения и запреты, связанные с гражданской службой;

основы государственного и муниципального управления;

нормативные правовые акты, регламентирующие служебную деятельность;

наличие специальных профессиональных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

должен иметь навыки:

работы с документами;

владения официально-деловым стилем современного русского литературного языка;

владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией;

аналитической работы;

систематизации и подготовки информационных материалов;

организационной работы;

аналитической работы;

умения работать с людьми;

владения конструктивной критикой;

владения способностями подготовки делового письма;

умения разрабатывать план конкретных действий;

умения оперативно принимать и реализовывать решения;

умения эффективно сотрудничать;

иметь склонность к гибкости и компромиссам при решении проблем в конфликтных ситуациях;

работы на компьютере на уровне пользователя: в среде Windows, Word, с использованием программ "Учет входящей и исходящей корреспонденции", электронного документооборота, работы с информационной правовой системой "Законодательство России";

по использованию технических средств: пишущей машинки, магнитофона, франкировальной машины, телефона и других навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

2.4. дополнительные квалификационные требования:

наличие профессиональных знаний по документоведению, знаний документопотоков администрации области, навыков работы со справочными материалами.

3. Должностные обязанности главного специалиста 1 разряда:

оказывать методическую и практическую помощь работникам структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области по вопросам документирования;

организовывать работу по обработке входящей и исходящей документации в соответствии с Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

ГАРАНТ:

Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, утвержденная постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827, утратила силу. См. Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353

обеспечивать своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции и отправку исходящих документов;

осуществлять контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, за соблюдением требований Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

обеспечивать оперативное прохождение документов, вести учет отправляемой и получаемой корреспонденции;

осуществлять контроль за своевременным исполнением служебных писем;

вносить предложения в номенклатуру дел администрации области;

обеспечивать формирование и хранение дел;

принимать меры к сокращению почтово-телеграфных расходов;

обеспечивать сохранность печатей и выдачу бланков служебных документов;

составлять отчеты о документообороте;

принимать и отправлять корреспонденцию по электронной почте;

участвовать в совещаниях, семинарах по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4. Права главного специалиста 1 разряда:

возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области для доработки служебные документы, оформленные с нарушением установленных правил;

пользоваться в установленном порядке банками данных администрации области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций, оказывающих администрации области услуги по представлению правовой информации в электронной форме;

вносить предложения руководству управления делами администрации области по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства управления делами.

5. За нарушение запретов, связанных с государственной гражданской службой области, несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств, установленных федеральным законодательством, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества области, которое было предоставлено главному специалисту 1 разряда для исполнения должностных обязанностей, он несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

6. Главный специалист 1 разряда вправе:

самостоятельно принимать решения по вопросам подготовки и внесения предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности;

обязан подготавливать информации, справки по вопросам своей компетенции;

консультировать работников администрации области, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления по вопросам делопроизводства.

7. Главный специалист 1 разряда:

вправе участвовать в подготовке нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления;

требовать от работников администрации области и исполнительных органов государственной власти области оформления документов в соответствии с Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

обязан участвовать в подготовке Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений главным специалистом 1 разряда:

подготовка проектов документов, регистрация, обработка и отправка документов осуществляются в порядке и сроки, установленные Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области.

В процессе принятия управленческих решений главный специалист 1 разряда осуществляет при подготовке предложений по внесению проектов постановлений и распоряжений администрации области: сбор, анализ и направление исходной информации и предложений, требуемых для принятия решений в установленные сроки.

9. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста 1 разряда:

в связи с исполнением должностных обязанностей главный специалист 1 разряда взаимодействует с гражданскими служащими администрации области, гражданскими служащими исполнительных органов государственной власти области, областной Думой, гражданами, а также с организациями по вопросам правильности оформления служебных документов.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям:

в должностные обязанности главного специалиста 1 разряда функции по оказанию государственных услуг не входят.

     С должностным регламентом ознакомлен:              _________________

                                                            (подпись)