Приложение N 15. Должностной регламент старшего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации Тамбовской области

Приложение N 15

Должностной регламент
старшего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации Тамбовской области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 31 октября 2007 г. N 1171)

1. Гражданский служащий Тамбовской области - старший специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации Тамбовской области (далее - старший специалист 1 разряда) осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящим должностным регламентом.

В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Тамбовской области должность старшего специалиста 1 разряда относится к группе старших должностей государственной гражданской службы Тамбовской области категории "обеспечивающие специалисты".

Старший специалист 1 разряда назначается на должность и освобождается от должности гражданской службы области главой администрации области.

Старший специалист 1 разряда непосредственно подчиняется заместителю начальника управления делами администрации области, начальнику отдела делопроизводства.

Старшего специалиста 1 разряда во время отсутствия замещает ведущий специалист 2 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области на основании постановления администрации области.

Старший специалист 1 разряда может совмещать должность и функции старшего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области в соответствии с постановлением администрации области.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к старшему специалисту 1 разряда:

2.1. к уровню профессионального образования: наличие специальных знаний, подтвержденных документом государственного образца о среднем профессиональном образовании, по направлениям подготовки (специальностям), соответствующим направлениям деятельности отдела;

2.2. к стажу (опыту) работы по специальности: не менее трех лет;

2.3. к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:

должен знать:

Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) области;

Инструкцию по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области;

ГАРАНТ:

Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, утвержденная постановлением администрации Тамбовской области от 4 октября 2004 г. N 827, утратила силу. См. Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353

Положение об отделе делопроизводства управления делами администрации области;

федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты области, соответствующие направлениям деятельности отдела, применительно к исполнению должностных обязанностей;

основные принципы организации органов государственной власти Российской Федерации и области;

основные принципы построения и функционирования системы государственной службы;

принципы гражданской службы, требования к служебному поведению государственного гражданского служащего;

основные права и основные обязанности государственного гражданского служащего, а также ограничения и запреты, связанные с гражданской службой;

основы государственного и муниципального управления;

нормативные правовые акты, регламентирующие служебную

деятельность;

наличие специальных профессиональных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

должен иметь навыки:

владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией;

наличия навыков работы с документами;

владения официально-деловым стилем современного русского литературного языка;

аналитической работы;

организационной работы;

систематизации и подготовки информационных материалов;

по использованию технических средств: пишущей машинки, переплетной машины, ламинатора, шредера, телефона;

другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

2.4. дополнительные квалификационные требования:

наличие специальных знаний по архивному делу, навыков по разработке и использованию поисковых систем.

3. Должностные обязанности старшего специалиста 1 разряда:

обеспечивать сохранность дел в архиве администрации области в соответствии с действующими инструкциями и правилами;

принимать на хранение от структурных подразделений администрации области документы, законченные делопроизводством;

проверять правильность формирования дел и оформления их при передаче в архив администрации области;

систематизировать поступающие в архив администрации области дела, размещать и вести их учет;

по мере истечения сроков хранения отдельных документов обеспечивать подготовку и сдачу их на экспертизу;

уничтожать в установленном порядке в соответствии с актами экспертизы документы с истекшими сроками хранения;

подготавливать документы для передачи на государственное хранение;

выдавать архивные копии, справки и документы для временного пользования;

вести протоколы заседаний экспертной комиссии администрации области;

обрабатывать служебные документы;

переплетать документы на переплетной машине.

4. Права старшего специалиста 1 разряда:

вносить предложения руководству управления делами администрации области по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства управления делами;

запрашивать необходимые сведения о состоянии работы по делопроизводству в структурных подразделениях администрации области.

5. За нарушение запретов, связанных с государственной гражданской службой области, несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств, установленных федеральным законодательством, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества области, которое было предоставлено старшему специалисту 1 разряда для исполнения должностных обязанностей, он несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

6. Старший специалист 1 разряда:

вправе вносить предложения по совершенствованию работы отдела делопроизводства управления делами администрации области, в том числе при разработке сводной номенклатуры дел администрации области и номенклатуры дел администрации области, готовить проекты писем руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, организаций, гражданам по вопросам выдачи копий документов, хранящихся в архиве администрации области, участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам формирования дел, их хранения, использования и передачи на государственное хранение;

обязан в соответствии с номенклатурой дел администрации области самостоятельно принимать решения по вопросам приема в архив администрации области документов временного хранения или с истекшим сроком хранения, готовить материалы к заседаниям экспертной комиссии администрации области.

7. Старший специалист 1 разряда:

вправе участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства;

обязан самостоятельно принимать решения по вопросам отказа в приеме на хранение дубликатов служебных документов.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений старшим специалистом 1 разряда:

подготовка и рассмотрение проектов документов, обработка архивных документов, передача их на государственное хранение осуществляются в порядке и сроки, установленные Инструкцией по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, номенклатурой дел администрации области.

В процессе принятия управленческих решений старший специалист 1 разряда осуществляет при подготовке предложений по внесению проектов постановлений и распоряжений администрации области, по подготовке материалов к заседаниям экспертной комиссии администрации области: сбор, анализ и направление исходной информации и предложений, требуемых для принятия решений в установленные сроки.

9. Порядок служебного взаимодействия старшего специалиста 1 разряда в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими администрации области, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами, а также с организациями:

в процессе работы старший специалист 1 разряда взаимодействует с гражданскими служащими структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, государственными архивными учреждениями, организациями области и гражданами.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям:

в должностные обязанности старшего специалиста 1 разряда функции по оказанию государственных услуг не входят.

     С должностным регламентом ознакомлен:              _________________

                                                            (подпись)