Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области"
С изменениями и дополнениями от:
22 января, 9 июня 2009 г.
В целях установления в администрации области единых правил документирования и организации работы с документами, совершенствования информационного обеспечения управления на основе использования в делопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологий постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению.
2. Рекомендовать руководителям исполнительных органов государственной власти области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.
3. Признать утратившим силу постановление администрации области от 04.10.2004 N 827 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области".
4. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением настоящего постановления на заместителя главы администрации области В.А. Черкасова и управляющего делами администрации области В.А. Князева.
|
Глава администрации |
О.И.Бетин |
Инструкция
по делопроизводству в администрации области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 21 марта 2008 г. N 353)
С изменениями и дополнениями от:
22 января, 9 июня 2009 г.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации области, определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан.
1.2. Делопроизводство в администрации области организуется с использованием информационной системы электронного документооборота.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми актами области.
1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих администрации области. Все гражданские служащие администрации области ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области осуществляются управлением делами администрации области.
1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий в структурных подразделениях администрации области производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением информатизации администрации области.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации области.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на гражданских служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными регламентами.
1.8. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации области обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему.
1.10. В случае утраты документа гражданский служащий докладывает об этом руководителю структурного подразделения администрации области и сообщает управляющему делами администрации области.
1.11. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации области и заместителей главы администрации области.
1.12. При работе с документами в администрации области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.13. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.
2. Подготовка и оформление документов
2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14).
2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения.
2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.5. Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
В администрации области применяются следующие бланки:
общий бланк (приложение N 2);
бланк письма главы администрации области (приложение N 3);
бланки письма администрации области (цветной и черно-белый, приложения N 4, 5);
бланк постановления главы администрации области (приложение N 6);
бланк постановления администрации области (приложение N 7);
бланк распоряжения главы администрации области (приложение N 8);
бланк распоряжения администрации области (приложение N 9);
бланк структурного подразделения администрации области (приложения N 10, 11). Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений администрации области не допускается.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется.
Бланк письма главы администрации области и цветные бланки письма администрации области подлежат учету, изготавливаются типографским способом с проставлением порядковых номеров.
2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:
2.6.1. Герб Тамбовской области
Герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Тамбовской области от 27 марта 2003 г. N 108-З "О гербе Тамбовской области".
2.6.2. Наименование организации
Наименование организации (структурного подразделения), в которой подготовлен документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
2.6.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.5. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
2.6.6. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
2.6.7. Дата документа
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 05 апреля 2007 г. следует оформлять 05.04.2007 (в конце точка не ставится, сокращение слова год г. - не допускается).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 апреля 2007 г.
2.6.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 12), где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.6.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.6.10. Место составления или издания документа
Местом составления или издания документа указывают, как правило, г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
2.6.11. Адресат
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Управление делами
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Председателю комитета
по управлению имуществом
области
Г.И.Чулкову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Исполнительные органы
государственной власти области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
|
|
Главному врачу государственного учреждения здравоохранения "Тамбовская областная детская больница" А.И.Петрову |
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Закрытое акционерное общество
"Инвестиционная строительная
компания "Тамбовинвестстрой"
ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов,
392002
При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
|
|
И.П.Калинину ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920 |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя.
2.6.12. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
инвестиций области
Личная подпись Н.П.Максимов
17.04.2007
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (приложение N 13).
2.6.13. Резолюция
Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:
И.В.Титковой
Прошу подготовить проект
распоряжения к 07.05.2007
(личная подпись)
27.04.2007
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
2.6.14. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Он должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностной регламент консультанта...".
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно" 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
2.6.15. Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
2.6.16. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью.
Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем должностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В постановлениях, распоряжениях главы администрации области изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
В постановлениях, распоряжениях распорядительных документах администрации области и коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т. п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т. п.).
Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят ...", "комиссия установила...", "собрание считает...").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить..., "прошу предоставить...");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация области направляет...").
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).
Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4.
Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
2.6.17. Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации области и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению администрации области
от 21.01.2007 N 185
2.6.18. Подпись
Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.
В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя или другое должностное лицо, издается соответствующий распорядительный документ, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей.
В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию, например:
И. о. управляющего делами
администрации области Личная подпись М.В.Авдеев
2.6.19. Гриф согласования документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр образования
Российской Федерации
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.04.2007
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.01.2007 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
2.6.20. Визы согласования документа
Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
|
Начальник управления |
Н.Д.Горденков |
21.03.2007
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
|
Начальник управления |
Н.Д.Горденков |
21.03.2007
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации (постановление, распоряжение и т. п.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т. п.).
Оформление виз документа возможно и на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.
Согласование проекта правового акта администрации области оформляют в соответствии с пунктом 3.17 настоящей Инструкции.
2.6.21. Оттиск печати
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы в администрации области заверяются печатью в соответствии с распоряжением администрации области от 07.02.2007 N 50-р.
2.6.22. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения.
Например:
Верно.
Консультант управления
государственной службы
и организационной работы
администрации области Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
2.6.23. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
Л.М.Максимова
72 12 65
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем администрации области или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.6.25. Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа.
2.6.26. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу страницы документа и содержащая сведения о пользователе, наименование файла на машинном носителе. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Полное имя файла. Дата и время печати".
3. Требования к подготовке и оформлению проектов постановлений и
распоряжений главы администрации области и администрации области
Информация об изменениях:
Постановлением администрации Тамбовской области от 9 июня 2009 г. N 680 в пункт 3.1. настоящей Инструкции внесены изменения
3.1. Глава администрации области издает постановления и распоряжения администрации области; в случаях, установленных федеральными законами, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области, законами области, издает постановления и распоряжения главы администрации области.
Постановлениями администрации области оформляются предписания, устанавливающие правовые нормы (правила поведения) обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение (приложения N 14 - 17).
Решения, рассчитанные на однократное применение, содержащие индивидуальные предписания и адресованные одному лицу принимаются в форме распоряжений и оформляются согласно приложению N 18.
Заместители главы администрации области в пределах полномочий, делегированных им главой администрации области, подписывают распоряжения по вопросам организации государственной гражданской службы в отношении государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в администрации области главной группы категории "руководители", ведущей группы категории "помощники (советники)", главной, ведущей, старшей, младшей групп категорий "специалисты", "обеспечивающие специалисты", и граждан, поступающих на государственную гражданскую службу, для замещения должностей государственной гражданской службы в администрации области вышеуказанных категорий и групп, а так же# по кадровым вопросам в отношении работников администрации области, чьи должности не являются должностями государственной гражданской службы области, и руководителей областных организаций, в отношении которых заместитель главы администрации области наделен полномочиями работодателя.
3.2. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) главы администрации области, администрации области вправе вносить заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, руководители исполнительных органов государственной власти области.
Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.
3.3. Правовые акты главы администрации области, администрации области издаются на соответствующих бланках установленной формы (приложения N 6 - 9).
3.4. Учет правовых актов главы администрации области, администрации области и их проектов ведется в информационной системе "Учет постановлений и распоряжений главы администрации области, администрации области" (далее - Информационная система).
Инструкция по работе с Информационной системой разрабатывается и сопровождается управлением информатизации администрации области и размещается на внутреннем Интранет-сайте администрации области.
Ответственность за ведение учета проектов правовых актов главы администрации области, администрации области и контроль за их движением возлагается на структурные подразделения администрации области и исполнительные органы государственной власти области, вносящие проект.
Ответственность за ведение учета правовых актов главы администрации области, администрации области возлагается на управление делами администрации области.
3.5. К проектам правовых актов главы администрации области, администрации области при необходимости должна прилагаться справка о состоянии законодательства по вопросам, регулируемым проектом.
Справка готовится с использованием Информационной системы. Копии правовых актов главы администрации области, администрации области на бумажных носителях, указываемые в справке к проекту, не прилагаются. Для работы с официальными текстами правовых актов используется информационно-правовая система "Законодательство России", размещенная на внутреннем Интранет-сайте администрации области.
3.6. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, осуществляется в сроки не позднее 20 дней со дня их поступления при подготовке проекта постановления и 10 дней распоряжения.
3.7. Заголовок к правовым актам главы администрации области, администрации области печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется от границы левого поля документа с прописной буквы флаговым способом. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" подготовлен правовой акт. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно 12 пт" и продлевается до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится.
3.8. Tекст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Если содержание постановления (распоряжения) не нуждается в пояснении, то преамбула отсутствует.
В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты, события, послужившие основанием для издания правового акта.
Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актов главы администрации области, администрации области, то в преамбуле пишется во исполнение какого правового акта (его статьи, пункта) издается данный правовой акт, либо в целях реализации каких полномочий он издается. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование. В том случае, если в указанные правовые акты были внесены изменения, то после наименования в скобках указывается дата последнего изменения, например:
"В соответствии со статьей 13 Закона Тамбовской области от 18.03.1997 N 101-З "О регулировании земельных отношений в Тамбовской области" (в редакции от 20.07.2006) ...".
Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решение соответствующей комиссии или другого рабочего органа, то она оформляется следующим образом:
"В соответствии с решением комиссии по назначению и выплате социальной помощи гражданам области (протокол от 21.12.2006 N 16) администрация области постановляет: ...".
Преамбула в проектах постановлений главы администрации области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в проектах постановлений администрации области - "администрация области постановляет".
Распорядительная часть должна содержать пункты, предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения;
точное наименование исполнителей задания;
порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;
поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии в тексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа, контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этих документов либо на лицо, указанное в резолюции руководителя администрации области по конкретному правовому акту. Фамилии гражданских служащих, на которых возлагается контроль документа в целом и его отдельных пунктов, указываются также в справке к проекту, формируемой с помощью Информационной системы;
указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта, если такое указание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта (сведения о внесении изменений вносятся также в электронную форму справки к документу, хранящейся в Информационной системе).
Каждый пункт правового акта должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т. д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т. п. в правовых актах не допускается.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т. п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта главы администрации области, администрации области, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Если проект постановления (распоряжения) главы администрации области, администрации области содержит пункт о выделении денежных средств, то к нему должна прилагаться утверждаемая смета расходов.
При подготовке нормативных правовых актов главы администрации области, администрации области в текстах документов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на одной строке "03", а на следующей "января 2007 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век".
При переносе с одной строки на другую нельзя отделять инициалы имени и отчества от фамилии.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, пишутся в тексте цифрами и словами, например, 5 (пять) тыс. рублей, 2 (два) млн. рублей.
Если в тексте нормативного правового акта главы администрации области, администрации области необходимо изменить цифры, то делается запись:
"В пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38".
Предписания, адресуемые подведомственным органам, формулируются в категоричной форме.
В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации области, по которым он вправе давать общеобязательные указания.
Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
3.9. Содержание издаваемых правовых актов главы администрации области, администрации области не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
3.10. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка;
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта.
Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующего правового акта главы администрации области, администрации области строится по схеме:
"Внести изменения в постановление администрации области от ______________ N ___ "(наименование постановления)":
пункт 3 изложить в следующей редакции:
"3. ...(текст новой редакции пункта)";
абзац пятый пункта 4 изложить в следующей редакции:
" ..... (текст новой редакции абзаца".
Пункт о внесении изменений в приложение к постановлению главы администрации области, администрации области строится по следующей схеме:
"Внести в приложение к постановлению администрации области от _______________ N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения:
пункт 4 изложить в следующей редакции:
"4. ...( текст новой редакции пункта)";
в абзаце третьем пункта 8 слова "___________" исключить".
Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта главы администрации области, администрации области строится по схеме:
"Пункт 4 постановления главы администрации области (администрации области) от _______________ N __ "(наименование постановления)" после слов "_________." дополнить словами "_______________".
3.11. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт главы администрации области, администрации области подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
3.12. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов главы администрации области, администрации области или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу ...".
Информация об изменениях:
Постановлением администрации Тамбовской области от 22 января 2009 г. N 53 в пункт 3.13. настоящей Инструкции внесены изменения
3.13. Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 15 - 17).
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", следующая строка содержит ссылку на постановление (распоряжение) и размещается через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал.
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 05.01.2007 N 3 |
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласно приложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
|
|
УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 25.01.2007 N 146 |
Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например:
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 28.01.2007 N 148 |
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 - 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация граф таблицы повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2".
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать:
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области" |
При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется:
|
|
Продолжение приложения к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области" |
Приложения к документу визируются руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области, которым вносится проект, на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части при условии наличия в тексте документа формулировки "утвердить согласно приложению". При отсутствии в тексте документа формулировки об утверждении приложения, приложение подписывает заместитель главы администрации области по компетенции. Приложения к документам, вносимым органами исполнительной власти области, чью деятельность непосредственно координирует и контролирует глава администрации области, визируются их руководителями на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.
В том случае, если принимается постановление о выделении ассигнований, то в тексте документа в обязательном порядке должна быть формулировка "утвердить смету согласно приложению" и она подписывается заместителем главы администрации области по компетенции.
3.14. Перечень утрачиваемых силу правовых актов главы администрации области, администрации области приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.
Перечень, содержащий более четырех утрачиваемых силу правовых актов администрации области, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу правовых актов главы администрации области, администрации области формулируется следующим образом:
Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации области по перечню согласно приложению".
3.15. На оборотной стороне последнего листа правового акта главы администрации области, администрации области указываются инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя, номер его телефона. Например:
В.А.Старшинов
71 64 05
3.16. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа средствами используемого для набора текста текстового редактора и содержит дату и время печати документа. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вид. Колонтитулы. Вставить автотекст. Дата создания".
При передаче в управление делами администрации области оформленного проекта документа и его электронной копии указанные в них идентификаторы должны совпадать.
3.17. К проекту постановления (распоряжения) главы администрации области, администрации области прилагается справка установленного образца (приложение N 19), составленная исполнителем с использованием Информационной системы, завизированная руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области. Электронная версия прилагаемой справки передается разработчиком правового акта в отдел делопроизводства управления делами администрации области вместе с полностью оформленным проектом правового акта.
При внесении изменений в оформляемую к проекту документа справку, эти изменения вносятся разработчиком правового акта в ее электронную версию.
После заполнения справки, для работы с текстами связанных документов, реквизиты которых указаны в справке, автоматически подключается правовая система, позволяющая получить всю информацию, имеющуюся по нему в правовой базе.
3.18. Проекты постановлений (распоряжений) главы администрации области, администрации области должны пройти согласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа.
Для более оперативной проработки сложных нормативных правовых документов могут направляться на предварительное согласование их электронные копии. Передача электронных копий правовых актов главы администрации области, администрации области на согласование производится по электронной почте или в Информационной системе. Доработка документа производится путем обмена измененными электронными версиями.
Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня (срочность определяется главой администрации области и заместителями главы администрации области).
Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) главы администрации области, администрации области - не более 2 рабочих дней. При визировании документов, затрагивающих финансовые интересы области, срок визирования начальником финансового управления области - до 7 рабочих дней.
Срок правовой экспертизы - не более 5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов объемом более 10 страниц - до 7 рабочих дней.
Правовая экспертиза проекта правового акта главы администрации области, администрации области включает в себя вводную часть, в которой отражаются комплексный анализ правовых актов всех уровней с оценкой законности представленного проекта документа, в том числе соответствия его актам более высокой юридической силы и ранее принятым решениям, вопросы полноты представленных расчетов, обоснований и прогноза социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений и основной части, оформляемой по форме согласно приложению N 20, в которой излагаются пункты, нарушающие действующее законодательство (вид, дата, номер соответствующего акта). Вводная часть может отсутствовать.
Заключение визируется лицом, проведшим экспертизу, подписывается начальником правового управления администрации области и возвращается разработчику документа. На основании заключения разработчик документа дорабатывает текст и передает его для дальнейшего согласования в правовое управление администрации области.
Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта документа имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранению таких противоречий. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит мотивированное письмо с изложением своей позиции и прилагает его к этому проекту.
Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов осуществляется заместителем главы администрации области, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, путем создания комиссии с приглашением заинтересованных сторон и независимых экспертов.
Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются отдельно и прилагаются к проекту.
Документ в обязательном порядке должен быть завизирован исполнителем; юристом исполнительного органа государственной власти области (при наличии должности в штатном расписании); руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области, который представил проект; заместителем начальника управления делами администрации области, начальником отдела делопроизводства, начальником правового управления администрации области. Со всеми визами проект документа направляется на согласование первому заместителю или заместителю главы администрации области по компетенции. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа в нижней его части от края левого поля.
Визы заместителей главы администрации области, начальников структурных подразделений администрации области, руководителей исполнительных органов государственной власти области, иных государственных органов и организаций проставляются на прилагаемой к проекту постановления (распоряжения) главы администрации области, администрации области справке в установленном месте (приложение N 19).
Дополнительно проекты правовых актов в обязательном порядке визируются следующими должностными лицами:
руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, которым в документе предусматривают задания или поручения;
начальником управления государственной службы и организационной работы администрации области - по вопросам организации государственной службы, работы с кадрами, схемы, структуры и штатов администрации области и исполнительных органов государственной власти области по вопросам административной реформы;
начальником управления экономической политики администрации области - по социально-экономическим вопросам, программам развития отраслей экономики;
начальником финансового управления области - по финансовым вопросам, по выделению средств из резервного фонда администрации области;
начальником управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации области - по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления, при наличии в проекте наименований населенных пунктов;
председателем комитета по управлению имуществом области - по вопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися в областной собственности, и регулирующим земельные правоотношения;
руководителем территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, учреждения, предприятия, организации, интересы которых затрагивает данный правовой акт.
Список лиц, визирующих документы, может дополнительно определяться начальником правового управления администрации области.
Порядок прохождения, сроки согласования проектов документов отражаются в Информационной системе.
Если в процессе доработки в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.
При согласовании проектов правовых актов главы администрации области, администрации области допускается использование электронной подписи. Порядок использования электронной подписи при согласовании документов устанавливается отдельным постановлением администрации области.
3.19. Перед подписанием главой администрации области правового акта, носящего нормативный характер, а также подлежащего контролю, исполнитель должен передать в отдел делопроизводства управления делами администрации области электронную копию окончательно оформленного правового акта полностью соответствующего его оригиналу на бумажном носителе по электронной почте или в Информационной системе.
3.20. Правовые акты главы администрации области, администрации области подписывает глава администрации области, а в его отсутствие первый заместитель главы администрации области.
Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов имени, отчества и фамилии. Слова "Глава администрации" и "области" печатаются в две строки через межстрочный интервал "точно 12 пт". Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации области печатаются у правой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации Тамбовской области от 9 июня 2009 г. N 680 в пункт 3.21. настоящей Инструкции внесены изменения
3.21. Постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области регистрируются отделом делопроизводства управления делами администрации области в Информационной системе.
Нумерация постановлений и распоряжений главы администрации области, администрации области ведется раздельно по видам документов и по годам. Регистрационный номер документа - состоит из знака N и порядкового номера документа.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. К порядковому номеру распоряжений по вопросам организации государственной гражданской службы в отношении государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в администрации области главной группы категории "руководители", ведущей группы категории "помощники (советники)", главной, ведущей, старшей, младшей групп категорий "специалисты", "обеспечивающие специалисты", и граждан, поступающих на государственную гражданскую службу, для замещения должностей государственной гражданской службы в администрации области вышеуказанных категорий и групп, подписанных заместителем главы администрации по компетенции, через дефис добавляются буквы "ргс", например, N 122-ргс. К порядковому номеру распоряжений по кадровым вопросам в отношении работников администрации области, чьи должности не являются должностями государственной гражданской службы области, а так же# руководителей областных организаций, в отношении которых заместитель главы администрации области наделен полномочиями работодателя, после подписания добавляются буквы "рк", например, N 12-рк, к распоряжениям по вопросам направления в командировки через дефис добавляется буква "к", например, N 2-к.
3.22. Все подписанные постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области оформляются и рассылаются отделом делопроизводства управления делами администрации области не позднее трехдневного срока.
Федеральным органам государственной власти, прокурору области, главному федеральному инспектору в Тамбовской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, областной Думе постановления и распоряжения рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их подписания.
Нормативные правовые акты с пометкой правового управления администрации области на справке к проекту постановления "Документ подлежит передаче в Отдел Главного управления Минюста России по Тамбовской области" в 7-дневный срок со дня их принятия направляются отделом делопроизводства управления делами администрации области в Отдел Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области.
Электронные копии нормативных правовых актов, размещенные в машиночитаемом виде в компьютерной базе нормативных правовых актов Тамбовской области, управлением информатизации администрации области направляются в Отдел Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области и другие организации, с которыми заключены соглашения об информационном обмене правовой информацией, и размещаются на сервере администрации области в сети "Интернет".
3.23. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью отдела делопроизводства управления делами администрации области (в исключительных случаях гербовой печатью).
3.24. Постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области систематизируются работниками отдела делопроизводства управления делами администрации области, с ежемесячным составлением реестров.
3.25. Все постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области, содержащие пункт о контроле, направляются отделом делопроизводства управления делами администрации области в управление государственной службы и организационной работы администрации области на бумажных носителях.
4. Особенности работы с законопроектами в администрации области
4.1. Подготовка проектов законов области (постановлений областной Думы) (далее именуются - законопроекты), вносимых в областную Думу главой администрации области в порядке законодательной инициативы, осуществляется структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, иными организациями с соблюдением сроков, установленных утверждаемым главой администрации области планом законопроектной деятельности администрации области, в порядке, определенном постановлениями администрации области от 28.08.2006 N 963 "Об обеспечении взаимодействия администрации области и органов исполнительной власти области с областной Думой в сфере законопроектной деятельности" и от 28.08.2006 N 1004 "Об утверждении Порядка работы с законопроектами и законами области с использованием информационных технологий".
4.2. Законопроект должен быть внесен в областную Думу не позднее 15 календарных дней до дня заседания, на котором предполагается его рассмотрение.
4.3. Законопроект и сопроводительные документы к нему оформляются в соответствии с требованиями, установленными Законом области "О правовых актах администрации области Тамбовской области", Регламентом Тамбовской областной Думы, Методическими правилами подготовки нормативных правовых актов Тамбовской областной Думы, Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, настоящей Инструкцией, Положением о законопроектной деятельности администрации области и органов исполнительной власти области.
ГАРАНТ:
По-видимому, в предыдущем пункте настоящей Инструкции допущена опечатка. Название Закона области вместо слов "О правовых актах администрации области Тамбовской области" следует читать "О правовых актах Тамбовской области"
4.4. Письмо главы администрации области о внесении законопроекта в областную Думу подготавливается в соответствии с требованиями подраздела 5.2 настоящей Инструкции и визируется полномочным представителем главы администрации области в областной Думе, начальником правового управления администрации области, руководителем структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего законопроект.
4.5. Справка к проекту распоряжения администрации области о назначении полномочного представителя и внесении законопроекта в областную Думу, справка к проекту постановления областной Думы о законопроекте, перечень нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию, справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования подготавливаются с использованием программ интегрированной базы данных администрации области.
Распоряжение администрации области о внесении законопроекта в областную Думу и назначении официального представителя, справка к нему визируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для подготовки проектов правовых актов администрации области.
Справка к проекту постановления областной Думы о законопроекте визируется заместителем главы администрации области по компетенции, руководителями заинтересованных структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, иных организаций.
5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
5.1. Протокол
5.1.1. Протокол составляется на основании аудиозаписей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы заседаний коллегии администрации области оформляются согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции в течение 14 рабочих дней.
Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии и нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса.
Если проект решения, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается управлением государственной службы и организационной работы администрации области соответствующему заместителю главы администрации области для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок.
Совещания протоколируются помощниками главы администрации области, заместителей главы администрации области или гражданскими служащими структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания.
5.1.2. В администрации области протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждений вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
5.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель
Секретарь
Присутствовали - (список лиц, присутствовавших на заседании (совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек).
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т. д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний у руководителей администрации области также допускается краткая форма составления протокола.
В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня.
Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.
В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения.
При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
5.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и рассматриваемого вопроса в повестке дня. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации области.
Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства управления делами администрации области.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами.
5.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами;
Вид заседания, совещания - печатается через 1 междустрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается где (у какого руководителя) проводится совещание и печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.
Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита.
Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:
Председатель личная подпись инициалы и фамилия
Секретарь личная подпись инициалы и фамилия
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами имени, отчества и фамилией.
5.2. Служебные письма
5.2.1. Служебные письма администрации области, структурных подразделений администрации области готовятся:
как ответы о выполнении поручений главы администрации области, заместителей главы администрации области;
как исполнение поручений главы администрации области, заместителей главы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области, органов исполнительной власти области;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области, другим документам;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями администрации области, структурных подразделений администрации области.
5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.2.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма.
5.2.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
5.2.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Администрация области считает...", "Управление по связям с общественностью администрации области рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
5.2.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области и должностных регламентах гражданских служащих.
5.2.8. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа.
5.2.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
5.2.10. Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись с расшифровкой и дату. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области для подписания главой администрации области, визируются исполнителем и курирующим подразделение заместителем главы администрации области.
5.3. Телеграмма
5.3.1. Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке.
5.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.
5.3.3. Телеграммы по приоритетности обработки делятся на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная". Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы.
5.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.
Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации области, заместителями главы администрации области. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации области, номер счета, дата составления телеграммы, подпись должностного лица администрации области, имеющего право первой подписи на финансовых документах (приложение N 22). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается.
5.4. Акт
5.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами.
5.4.2. Акт оформляется на общем бланке (приложение N 23). Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником
5.5.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийся с предлога "О" и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О приеме-передаче материальных ценностей", "О списании испорченных бланков писем".
5.5.4. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, договор и т. п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствовавшие при этом лица). Начинается эта часть словом "Основание", которое печатается через 2 - 3 межстрочных интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
С новой строки от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляется состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.
В заключительной части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение. Например,
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. направлен в управление делами администрации области;
2-й экз. - в дело.
Эта часть текста также необязательна.
5.5.5. При наличии приложений на них делается ссылка.
5.5.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности перед фамилиями не проставляются.
5.5.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о списании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожению документов и дел администрации области и т. д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке.
5.6. Справка
5.6.1. Справки делятся на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
5.6.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы администрации области, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.
Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.
Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2007 году". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.
5.6.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т. п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков справок прилагаются к нормативным актам.
Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда представляется. В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т. д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
5.7. Докладные и объяснительные записки
5.7.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
5.7.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
5.7.3. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю администрации области, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке администрации области и подписывается главой администрации области или заместителями главы администрации области.
5.7.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке администрации области.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.
6. Особенности работы с обращениями граждан
6.1. Общие положения
6.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", административным регламентом исполнения государственной функции "рассмотрение обращений граждан в администрации Тамбовской области", утвержденного постановлением администрации области от 19.04.2007 N 419, и с учетом требований настоящей Инструкции, предусматривающих порядок поступления обращений граждан в администрацию области, их регистрацию и рассмотрение.
6.1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм по почте, фельдъегерской связью, в электронном виде, посредством факсимильной связи, доставляются нарочным, а также в устной форме на личном приеме граждан в администрации области, на выездных приемах, при проведении главой администрации области, заместителями главы администрации области эфиров на радио и телевидении.
6.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на гражданских служащих отдела делопроизводства управления делами администрации области, отдела по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области, помощников (советников) главы администрации области и заместителей главы администрации области, государственных гражданских служащих структурных подразделений администрации области, в обязанности которых входит данное направление работы.
6.2. Прием, учет, регистрация письменных обращений граждан
6.2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в администрацию области по почте и фельдъегерской связью, принимаются гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области.
6.2.2. В отделе делопроизводства управления делами администрации области:
проверяется правильность доставки поступившей корреспонденции. Ошибочно полученные письменные обращения незамедлительно возвращаются почтовому отделению;
заказная корреспонденция принимается под расписку;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них вложений;
конверт подкалывается к письму;
поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения к письму) подкалываются к письму (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).
На письма, полученные с ценными бумагами (облигации, акции и т. д.) и деньгами, гражданскими служащими отделов делопроизводства, бухгалтерского учета и отчетности управления делами администрации области и отдела по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области составляется акт о наличии ценных бумаг и денег в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в отделе делопроизводства управления делами администрации области, который подшивается к реестру. Второй экземпляр передается вместе с письмом в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области и подшивается к обращению.
Письменные обращения, поступившие в администрацию области после 15.00 часов, регистрируются гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области следующим днем.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп, и они передаются по назначению.
Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение с указанием даты их поступления.
На письменные обращения граждан отделом делопроизводства управления делами администрации области составляется реестр, в соответствии с которым они передаются в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области для их регистрации и дальнейшей работы с ними.
Гражданские служащие отдела делопроизводства управления делами администрации области ведут ежеквартальный учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан и ежемесячно включают эти данные в сводки по документообороту администрации области.
6.2.3. Обращения граждан, поступившие в приемные главы администрации области, заместителей главы администрации области посредством факсимильной связи, передаются помощниками руководителей администрации области в отдел делопроизводства управления делами администрации области. После проставления регистрационного штампа с указанием даты они также включаются в реестр для передачи в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области для регистрации и дальнейшей работы согласно административному регламенту исполнения государственной функции "рассмотрение обращений граждан в администрации Тамбовской области" утвержденному постановлением администрации области от 19.04.2007 N 419. Факсимильные обращения рассматриваются как письменные обращения граждан.
6.2.4. Обращения граждан, поступившие по электронной почте в электронную приемную главы администрации области, в структурные подразделения администрации области регистрируются и рассматриваются как письменные обращения граждан на бумажных носителях.
6.2.5. Регистрационный номер письменного обращения гражданина состоит из начальной буквы фамилии заявителя, цифрового кода приемной руководителя по номенклатуре дел администрации области и порядкового номера обращения (например, А-01-205).
6.3. Передача письменных обращений на рассмотрение, рассылка
поручений руководителей по рассмотрению обращений и уведомлений
заявителям о переадресовке обращений согласно компетенции
органов власти
6.3.1. Зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области письменные обращения граждан передаются через отдел делопроизводства управления делами администрации области в приемные главы администрации области, заместителей главы администрации области на рассмотрение.
6.3.2. Поручения главы администрации области, заместителей главы администрации области, руководителей администрации области по рассмотрению обращений граждан, оформленные в виде резолюций или сопроводительных писем, направляются помощниками (советниками) главы администрации области, заместителей главы администрации области через отдел делопроизводства управления делами администрации области исполнителям, ответственным за рассмотрение обращения по существу вопросов.
Заявителям (обратившимся гражданам) направляются уведомления об исполнителях, которым поручено рассмотрение их обращений (о переадресовании их обращений для рассмотрения по существу).
6.3.3. При рассылке поручений главы администрации области, заместителей главы администрации области, связанных с рассмотрением обращений граждан, а также уведомлений заявителям гражданские служащие отдела делопроизводства управления делами администрации области проверяют соответствие номера, указанного на поручении и сопроводительном письме, регистрационному номеру обращения граждан, делают согласно резолюции отметку о подлежащих возврату документах, постановке рассмотрения обращения на контроль, направляют обращения исполнителям, уведомления заявителям почтовым отправлением с внесением данных в реестр отправленной корреспонденции. Письменные уведомления заявителям посылаются на бланках администрации области установленного образца.
Не допускается отправлять поручения исполнителям и уведомления заявителям по не зарегистрированным обращениям граждан.
6.3.4. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы по запросам корреспондентов (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства, другие федеральные органы и должностные лица), поставивших обращения на контроль, даются только за подписью главы администрации области, заместителей главы администрации области.
6.4. Работа с другими видами обращений граждан
6.4.1. Регистрация устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан, в том числе выездного приема главы администрации области, заместителей главы администрации области производится в отделе по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области. Регистрационный номер обращения на личном приеме состоит из аббревиатуры слов "личный прием" и порядкового номера записи на прием (например, ЛП-112).
6.4.2. В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводивших прием граждан, помощники (советники) главы администрации области, заместителей главы администрации области готовят проекты поручений исполнителям, подписывают у соответствующих руководителей и направляют поручения исполнителям через отдел делопроизводства управления делами администрации области.
6.4.3. Устные обращения граждан к главе администрации области, заместителям главы администрации области, поступившие при проведении ими "прямых эфиров" на радио и телевидении и требующие дополнительного рассмотрения, ставятся на контроль. Помощники (советники) главы администрации области, заместителей главы администрации области, другие гражданские служащие администрации области, ответственные за организацию и проведение "прямого эфира", направляют поступившие устные обращения (вопросы) вместе с подготовленными по их рассмотрению поручениями в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области для регистрации. Регистрационный номер обращения в "прямом эфире" состоит из аббревиатуры слов "прямой эфир" и порядкового номера поступившего вопроса (например, ПЭ-125) и рассматриваются в установленном порядке.
6.4.4. При рассылке поручений и ответов по устным обращениям граждан (личный прием, "прямой эфир") соблюдаются те же требования, которые установлены для работы с письменными обращениями граждан.
6.4.5. Обращения граждан, поступающие в общественные приемные главы администрации области в районах и городах области, а также их представительства, регистрируются по месту обращения и рассматриваются согласно действующему законодательству.
6.5. Хранение материалов по рассмотрению обращений граждан
6.5.1. Хранение рассмотренных обращений граждан и материалов к ним обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области в текущем архиве управления в течение двух лет, после чего они передаются в архив отдела делопроизводства управления делами администрации области.
6.5.2. По истечении сроков хранения в архиве отдела делопроизводства управления делами администрации области обращения граждан и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации области, согласованным с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела области, либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на государственное хранение.
7. Организация документооборота и исполнения документов
7.1. Организация документооборота
7.1.1. Движение документов в администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации области и должностными регламентами.
7.2. Организация доставки документов
7.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным.
С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
7.3. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающих документов
7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию области, производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства управления делами администрации области.
Письменные обращения граждан направляются после занесения их в соответствующий реестр в управление по связям с общественностью администрации области для обработки и регистрации.
Копии федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, выписки из проектов федеральных законов заносятся в реестр поступившей корреспонденции и передаются в правовое управление администрации области для регистрации и подготовки проектов резолюций.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично" вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области проверяются правильность доставки, целостность упаковки.
При обнаружении почтовых отправлений, вызывающих подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, порядок действий гражданских служащих, обеспечивающих работу с корреспонденцией, осуществляется в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 24).
При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства управления делами администрации области, а второй направляется отправителю документа.
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям администрации области, передается представителям этих подразделений отделом делопроизводства управления делами администрации области (информация, протокол).
На поступивших документах проставляется регистрационный штамп.
Регистрация поступивших документов, за исключением копий федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, письменных обращений граждан, производится в отделе делопроизводства управления делами администрации области с вводом информации о них в информационную систему "Делопроизводство".
При регистрации поступившего документа в информационной системе "Делопроизводство" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.
Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих структурных подразделений администрации области.
Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации области и заместителями главы администрации области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам деятельности структурных подразделений администрации области.
7.3.2. Документы, адресованные главе администрации области, заместителям главы администрации области, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации области предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства управления делами администрации области.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации области, заместителями главы администрации области и на направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации области или ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям администрации области или государственным гражданским служащим администрации области.
В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересов администрации области исковые заявления (повестки) после их регистрации в отделе делопроизводства управления делами администрации области незамедлительно направляются в правовое управление администрации области.
Рассмотренные главой администрации области документы возвращаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области для их учета и передачи на исполнение. Все документы, рассмотренные главой администрации области и заместителями главы администрации области, направляются для исполнения в подразделения только через отдел делопроизводства управления делами администрации области.
После рассмотрения документов заместителями главы администрации области их помощники вносят в регистрационно-контрольную карточку на электронном носителе (далее именуется - РКК) содержание резолюций, а документы передаются на исполнение через отдел делопроизводства управления делами администрации области.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации области, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям помощник руководителя администрации области готовит и передает копии документа.
Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в отдел делопроизводства управления делами администрации области.
Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через отдел делопроизводства управления делами администрации области.
Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в отдел делопроизводства управления делами администрации области.
7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и оперативно передаются на рассмотрение главе администрации области или заместителям главы администрации области.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и передается руководителю, которому она адресована.
7.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Обработка документов администрации области для отправки почтовой связью осуществляется работниками отдела делопроизводства управления делами администрации области.
Документы структурных подразделений администрации области для отправки передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства.
Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.
Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи.
7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделениях администрации области, принимаются гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области завизированными, подписанными, с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).
ГАРАНТ:
Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 222 вышеназванное постановление признано утратившим силу с 1 мая 2005 г.
См. Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 222
7.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
7.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации области, органов исполнительной власти области, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
7.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
7.5.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель.
Электронные копии документов, поступающие на официальный адрес электронной почты администрации области, подлежат распечатке и учету. Регистрация осуществляется в установленном для регистрации документов на бумажных носителях порядке.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
7.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи гражданский служащий администрации области обязан руководствоваться следующими требованиями:
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
поступившие факсограммы передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области для их регистрации.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации области, осуществляется их руководителями.
7.6. Учет количества документов
7.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал) проводится по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются отделом делопроизводства управления делами администрации области и представляются главе администрации области и заместителям главы администрации области.
7.6.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
7.6.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе делопроизводства управления делами администрации области.
7.7. Работа исполнителей с документами
7.7.1. Руководители администрации области, структурных подразделений администрации области обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
7.7.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.
7.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой администрации области, заместителями главы администрации области руководителями структурных подразделений администрации области, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр на рассылку.
7.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
7.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения и т. д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8. Поисковая система по документам
8.1. Регистрация документов
8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, внутриобластные документы, протоколы заседаний коллегии администрации области, обращения граждан и т. п.
8.1.5. Документы, поступающие из аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации на рассмотрение главы администрации области, заместителей главы администрации области, распорядительные документы администрации области, законы области, переписка за подписью руководителей администрации области, протоколы и решения заседаний коллегии администрации области регистрируются в отделе делопроизводства управления делами администрации области.
Регистрация федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, актов Федерального Собрания Российской Федерации, нормативных актов областной Думы, поступающих в администрацию области, производится правовым управлением администрации области.
Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в управлении по связям с общественностью администрации области.
8.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах.
8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др.
8.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.
8.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер инициативного письма.
8.2. Организация поисковой системы по документам
8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области создаются поисковые системы по документам.
8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов в администрации области печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК), которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (название, вид документа, дата принятия, номер документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации области, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам администрации области, органов исполнительной власти области, иных государственных органов, физическим лицам.
8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется заместителем главы администрации области по компетенции и непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.
9. Контроль исполнения документов
9.1. Организация контроля исполнения документов
9.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают глава администрации области, его заместители, управление государственной службы и организационной работы, отдел делопроизводства управления делами администрации области, управление по связям с общественностью администрации области, помощники руководителей администрации области, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
9.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных в соответствии с Инструкцией о контроле.
9.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из федеральных органов государственной власти, областной Думы, органов исполнительной власти области, организаций и граждан - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по запросам депутатов областной Думы - не позднее, чем через 15 дней со дня их получения или в иной срок, установленный областной Думой;
по поручениям руководства администрации области, данным структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области по подготовке проектов постановлений - до 20 дней, распоряжений - до 10 дней;
по обращениям граждан, поступившим в администрацию области, - в течение 30 дней со дня регистрации обращения; в исключительных случаях, при необходимости запроса дополнительной информации, требующейся для рассмотрения обращения, глава администрации области либо уполномоченное им на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение.
Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются начальником правового управления администрации области, исходя из сроков, указанных в судебных повестках или иных процессуальных документах.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК.
9.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации области или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует соответствующую контролирующую службу для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись).
9.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
9.1.8. Предварительный контроль сроков исполнения документов осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКК.
9.1.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
9.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
9.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации
9.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".
9.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно главой администрации области либо, по его поручению, одним из заместителей.
Исполнители и сроки исполнения поручений отмечаются в резолюции руководителей.
9.2.3. Управление делами администрации области, помощники главы администрации области, его заместителей делают соответствующие отметки в РКК: вносят фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
9.2.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей.
Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им ответственным исполнителем сроки.
9.2.5. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКК, сведения по исполненным документам проставляются в РКК отметкой "в дело".
10. Обеспечение сохранности документов, печатей,
штампов и их использование
10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.
10.2. Изготовление, учет, использование, хранение печатей и штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности администрации области, производится в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области, утвержденным распоряжением администрации области от 07.02.2007 N 50-р.
11. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, на распространение которой ограничения диктуются служебной необходимостью.
11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
11.3. Передача сотрудниками структурных подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения главы администрации области, заместителей главы администрации области, управляющего делами администрации области.
11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения администрации области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
11.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делами администрации области. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
Передача таких документов сотрудникам осуществляется под расписку.
11.6. Печатание в администрации области проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении делами администрации области.
11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области, при этом на бланке заказа делается соответствующая пометка.
11.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области.
При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации области, готовившим документ.
11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т. п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в администрации области, осуществляется с согласия заместителя главы администрации области по компетенции, управляющего делами администрации области или заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства, руководителей структурных подразделений администрации области, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
11.12. Досылка постановлений или распоряжений администрации области с пометкой "Для служебного пользования" структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области или сторонним организациям осуществляется по указанию управляющего делами администрации области, заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства или по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области, их готовивших.
11.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
11.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и области ответственности.
12. Машинописные и копировально-множительные работы
в администрации области
12.1. В администрации области печатаются только материалы служебного характера.
12.2. В приемных заместителей главы администрации области, в структурных подразделениях администрации области, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.
В отделе делопроизводства управления делами администрации области печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации области и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации области, проекты писем Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписью главы администрации области или его первого заместителя, доклады руководству администрации области, а также другие материалы по поручению руководителей управления делами администрации области.
12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителей структурных подразделений администрации области.
Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется заместителем начальника управления делами администрации области, начальником отдела делопроизводства.
Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.
12.4. Все документы перед сдачей в отдел делопроизводства управления делами администрации области исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, а также трудно читаемые факсимильные копии к печатанию не принимаются.
Заказ на изготовление печатной продукции в отделе делопроизводства управления делами администрации области оформляется на специальном бланке (приложение N 25).
Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области вместе с устройствами со съемными носителями с записью текста или по электронной почте.
12.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.
12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.
12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрации области производится централизованно в управлении делами администрации области, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях администрации области.
На размножение в отдел делопроизводства управления делами администрации области сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке управления делами администрации области в типографии.
12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата А3.
12.9. Размножение документов производится по заявке, подписанной заместителем начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.
Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
13. Организация документов в делопроизводстве
13.1. Составление номенклатуры дел
13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 26).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом области, положениями о структурных подразделениях администрации области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения администрации области и представляется в управление делами администрации области.
Вновь созданное структурное подразделение администрации области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делами администрации области.
13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами администрации области на основе номенклатуры дел структурных подразделений администрации области.
13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается заместителем начальника управления делами администрации области, начальником отдела делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией администрации области, экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) управления культуры и архивного дела области, и утверждается заместителем главы администрации области по компетенции. Согласовывается номенклатура дел с управлением культуры и архивного дела области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делами администрации области. Второй - используется в отделе делопроизводства управления делами администрации области в качестве рабочего. Третий направляется в государственный архив Тамбовской области.
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.
13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений администрации области.
13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т. д.);
название автора документа;
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период, к которому относятся документы дела).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с администрациями городов и районов области о совершенствовании работы с документами".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:
"Переписка с управлением культуры и архивного дела области по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
"Переписка с администрациями городов и районов области о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Поволжской академией государственной службы при Президенте Российской Федерации (г. Саратов) о повышении квалификации работников органов государственной власти области".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивной службой области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
13.1.14. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.
13.2. Формирование и оформление дел
13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13.2.2. Дела формируются в администрации области, в структурных подразделениях администрации области.
13.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел делопроизводства управления делами администрации области для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения администрации области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами администрации области.
13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.
13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
13.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 27); нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 28); составление листа-заверителя дела (приложение N 29); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК управления культуры и архивного дела области: дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.3. Организация оперативного хранения документов
13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений администрации области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации области.
13.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства. Выдача дел государственным гражданским служащим администрации области для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации области, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование государственным гражданским служащим администрации области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации области по компетенции по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя главы администрации области по компетенции с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
14. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы администрации области являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области", как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу управления делами администрации области и лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации области за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
14.1. Экспертиза ценности документов
14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации области производится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области".
14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
14.1.3. Функции и права ЭК, а также организация работы определяются положением, которое утверждается правовым актом администрации области. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с управлением культуры и архивного дела области.
14.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и под методическим руководством управления культуры и архивного дела области.
14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
14.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
14.1.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
14.1.10. В администрации области описи на дела постоянного хранения составляются с привлечением работников Тамбовского областного государственного учреждения "Государственный архив Тамбовской области". По этим описям документы сдаются на государственное хранение в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области".
14.1.11. Описи дел составляются по установленной форме и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) управления культуры и архивного дела области через два года после завершения дел в делопроизводстве.
14.1.12. Опись дел администрации области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами администрации области и утверждается заместителем главы администрации области по компетенции.
Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК администрации области и ЭПК управления культуры и архивного дела области.
14.1.13. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области", а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в администрации области.
14.1.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации области одновременно. Согласованные ЭК администрации области и ЭПК управления культуры и архивного дела области акты утверждаются заместителем главы администрации области по компетенции; после этого администрация области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
14.2. Подготовка и передача документов в архив
администрации области
14.2.1. В архив администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложение N 28).
14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации области.
14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.2.4. Передача дел в архив администрации области осуществляется по графику, составленному соответствующими специалистами, согласованному с руководителями структурных подразделений администрации области и утвержденному управляющим делами администрации области.
14.2.5. Прием каждого дела производится старшим специалистом 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области в присутствии гражданского служащего структурного подразделения администрации области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи старшего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области.
Вместе с делами в архив администрации области передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение N 1
по делопроизводству
(п. 2.2)
Состав
реквизитов документов
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документов;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение N 2
по делопроизводству
(п. 2.5)
АДМИНИСТРАЦИЯ
Тамбовской области
__________ N ________
г. Тамбов
Приложение N 3
по делопроизводству
(п. 2.5)
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017,
тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56,
Email: post@tambov.gov.ru http//www.tambov.gov.ru
ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001
_______________ N ________________
На N ________ от _________________
Приложение N 4
по делопроизводству
(п. 2.5)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ТАМБОВСКОЙ
ОБЛАСТИ
ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017
тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56
Email: post@tambov.gov.ru
http//www.tambov.gov.ru
ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009,
ИНН/КПП 6831003555/683101001
_______________ N ________________
На N ________ от _________________
Приложение N 5
по делопроизводству
(п. 2.5)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017
тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56
Email: post@tambov.gov.ru
http//www.tambov.gov.ru
ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009,
ИНН/КПП 6831003555/683101001
_______________ N ________________
На N ________ от _________________
Приложение N 6
по делопроизводству
(п. 2.5)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
г. Тамбов N
Приложение N 7
по делопроизводству
(п. 2.5)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
г. Тамбов N
Приложение N 8
по делопроизводству
(п. 2.5)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
г. Тамбов N
Приложение N 9
по делопроизводству
(п. 2.5)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Тамбов N
Приложение N 10
по делопроизводству
(п. 2.5)
Администрация Тамбовской области
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
ул. Интернациональная, 14, г. Тамбов, 392017,
тел. (4752)72-23-55, факс (4752)72-60-15
E-mail: post@regadm.tambov.ru http://regadm.tambov.ru
___________________ N __________
На N ___________ от __________
Приложение N 11
по делопроизводству
(п. 2.5)
А д м и н и с т р а ц и я Т а м б о в с к о й о б л а с т и
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
------------------------------------------------------------------------
ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел.(4752) 72-23-55,
E-mail:post@tambov.gov.ru факс (4752) 72-60-15
htpp://www.tambov.gov.ru
_______________ N _____________
На N __________ от_____________
Приложение N 12
по делопроизводству
(п. 2.6.8)
Условные обозначения структурных подразделений
администрации области
1 - руководство администрации области;
2 - управление делами администрации области;
3 - управление по связям с общественностью администрации области;
4 - управление государственной службы и организационной работы администрации области;
5 - правовое управление администрации области;
6 - управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации области
7 - управление по вопросам безопасности и правопорядка администрации области;
8 - отдел социологического мониторинга администрации области;
9 - управление экономической политики администрации области;
10 - управление информатизации администрации области;
11 - отдел гражданской обороны и предупреждения чрезвычайных ситуаций администрации области
Приложение N 13
по делопроизводству
Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению
Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий, приема-сдачи, список материальных ценностей и др.).
Инструкции (должностные, по делопроизводству и т. п.).
Номенклатура дел.
Нормативы (расхода сырья, материалов и т. п.).
Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т. п.).
Перечни.
Планы (производственные, заседаний коллегии и т. п.).
Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т. д.).
Правила (внутреннего трудового распорядка, пропуска в здание администрации области, по технике безопасности и т. д.).
Программы (проведения мероприятий, командировок и т. д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание администрации области, зданий, помещений, на капитальный ремонт и т. п.).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы.
Штатные расписания.
Приложение N 14
по делопроизводству
(п. 3.1)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
29.12.2006 г. Тамбов N 1558
О награждении Почетной грамотой администрации области
А.И.Рудакова
Рассмотрев ходатайство Тамбовского регионального отделения
общероссийской организации ветеранов войны и военной службы о поощрении
А.И.Рудакова, администрация области постановляет:
Наградить Почетной грамотой администрации области Рудакова
Александра Ивановича - председателя правления Тамбовского регионального
отделения общероссийской общественной организации "Российский союз
ветеранов Афганистана" - за активную работу по социальной защите
ветеранов и военно-патриотическому воспитанию молодежи.
Глава администрации
области О.И.Бетин
Приложение N 15
по делопроизводству
(п. 3.1)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
15.11.2006 г. Тамбов N 1282
Об утверждении Положения о конкурсном распределении бюджетных мест на
подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областных
государственных образовательных учреждениях начального и среднего
профессионального образования
В целях реализации приоритетов региональной образовательной
политики, повышения качества и создания конкурентной среды в сфере
профессионального образования администрация области постановляет:
1. Утвердить Положение о конкурсном распределении бюджетных мест на
подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областных
государственных образовательных учреждениях начального и среднего
профессионального образования согласно приложению.
2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Тамбовская жизнь".
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на
заместителя главы администрации области К.В.Колончина.
Глава администрации
области О.И.Бетин
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации области
от 15.11.2006 N 1282
ПОЛОЖЕНИЕ
о конкурсном распределении бюджетных мест на подготовку рабочих
и специалистов среднего звена в областных государственных
образовательных учреждениях начального и среднего
профессионального образования
1. Общие положения
1.1. Конкурсное распределение бюджетных мест на подготовку рабочих и
специалистов среднего звена (далее - конкурсное распределение)
устанавливается для областных государственных образовательных учреждений
начального и среднего профессионального образования (далее - учреждений
НПО и СПО) на каждый учебный год по профессиям начального
профессионального образования (далее - НПО), профессиональной подготовке
и специальностям среднего профессионального образования (далее - СПО).
1.2. Перечень профессий НПО, профессиональной подготовки и
специальностей СПО, размещаемых на конкурсной основе (далее - Перечень),
формируется управлением образования и науки области по территориальному
принципу - по городам, районам области и утверждается приказом.
и т. д.
Приложение N 16
по делопроизводству
(п. 3.1)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
29.12.2006 г. Тамбов N 1567
О проведении открытого конкурса по отбору страховых медицинских
организаций для осуществления обязательного медицинского страхования
неработающего населения Тамбовской области
В целях обеспечения обязательного медицинского страхования
неработающего населения Тамбовской области администрация области
постановляет:
1. Утвердить конкурсную документацию на проведение открытого
конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг
по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения
Тамбовской области согласно приложению N 1.
2. Утвердить список конкурсной комиссии для проведения открытого
конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг
по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения
Тамбовской области согласно приложению N 2.
3. Комитету государственного заказа области (Савельев) подготовить и
провести открытый конкурс по отбору страховых медицинских организаций для
осуществления обязательного медицинского страхования населения Тамбовской
области.
4. Установить, что заявку на проведение конкурса по отбору страховых
медицинских организаций для осуществления обязательного медицинского
страхования неработающего населения Тамбовской области и контракт,
заключаемый по его результатам, от лица администрации области подписывает
заместитель главы администрации области К.В.Колончин.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя главы администрации области К.В.Колончина.
Глава администрации
области О.И.Бетин
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
УТВЕРЖДЕНА
постановлением администрации области
от 29.12.2006 N 1567
Конкурсная документация
на проведение открытого конкурса по отбору страховых медицинских
организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому
страхованию неработающего населения Тамбовской области
1. Общие сведения
1.1. Конкурсная документация на проведение открытого конкурса по
отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по
обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской
области разработана в соответствии с федеральными законами: от 21.07.2005
N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ,
оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и от 26.07.2006
N 135-ФЗ "О защите конкуренции".
и т. д.
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации области
от 29.12.2006 N 1567
Список конкурсной комиссии
для проведения открытого конкурса по отбору страховых медицинских
организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому
страхованию неработающего населения Тамбовской области
Председатель комиссии:
Колончин - заместитель главы администрации области
Кирилл Викторович
Члены комиссии:
Вислобокова - начальник отдела автоматизации систем
Надежда Константиновна управления Тамбовского областного фонда
обязательного медицинского страхования;
Горденков - начальник управления здравоохранения
Николай Дмитриевич области;
Дьячкова - первый заместитель начальника финансового
Надежда Алексеевна управления области;
и т. д.
Приложение N 17
по работе с документами#
(п. 3.1.)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
31.03.2006 г. Тамбов N 321
Об ограничении рыболовства на водоемах Тамбовской области в период
весеннего нереста рыб 2006 года
В целях усиления охраны рыбных запасов в водоемах Тамбовской
области, в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 24.04.1995
N 52-ФЗ "О животном мире" (в редакции Федерального закона от 31.12.2005
N 199-ФЗ) администрация области постановляет:
1. Запретить спортивно-любительский лов щуки с 10 апреля до 01 мая,
сазана (карпа) - с 10 июня до 20 июля, линя - с 20 июня до 20 июля, язя -
с 10 апреля до 10 мая, жереха - с 10 апреля до 10 мая, всех остальных рыб
- с 01 мая до 10 июня на участках водоемов по списку согласно приложению.
На остальных участках водоемов области спортивно-любительский лов
рыбы в период весеннего нерестового запрета разрешить только поплавочными
удочками с общим количеством крючков не более двух штук на рыболова и без
применения плавсредств.
2. Запретить движение судов маломерного флота с использованием
моторов на всех водоемах области с 10 апреля до 10 июня, кроме транспорта
спецслужб.
3. Запретить выборку грунта и дноуглубительные работы во время
нерестового запрета на рыбохозяйственных водоемах области с 10 апреля до
10 июня.
4. Признать утратившим силу постановление администрации области от
08.04.2005 N 241 "Об ограничении рыболовства на водоемах Тамбовской
области в период весеннего нереста рыб 2005 года".
5. Опубликовать данное постановление в газете "Тамбовская жизнь".
6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на
первого заместителя главы администрации области В.И.Андреева.
Глава администрации
области О.И.Бетин
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению администрации области
от 31.03.2006 N 321
СПИСОК
участков и водоемов, на которых запрещается спортивно-любительский
лов рыбы в период весеннего нереста рыб
| Наименование водоема |
Запретные участки | Районы |
| река Цна | Пойменные озера: Чернянское, Орехово, Голдымская старица Затоны: Орехово, Линево |
Тамбовский |
Первый зам. главы администрации
области В.И.Андреев
Приложение N 18
по делопроизводству
(п. 3.1)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Тамбов N
Об утверждении списка рабочей группы по разработке комплексного
проекта модернизации образования Тамбовской области
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации
от 30.12.2006 N 848 "О мерах государственной поддержки субъектов
Российской Федерации, внедряющих комплексные проекты модернизации
образования", приказом Министерства образования и науки Российской
Федерации от 15.01.2007 N 8 "О реализации постановления Правительства
Российской Федерации от 30.12.2006 N 848":
1. Утвердить список рабочей группы по разработке комплексного
проекта модернизации образования Тамбовской области (далее - рабочая
группа) в составе:
Колончин К.В. заместитель главы администрации области,
руководитель рабочей группы
Астафьева Н.Е. начальник управления образования и науки
области, заместитель руководителя
Кузнецов С.В. начальник отдела по реализации проектов и
программ управления образования и науки
области, секретарь
Буйло Н.Б. председатель комитета образования
администрации г. Тамбова (по согласованию)
Голубева П.А. заместитель начальника управления
образования и науки области
Гордеева Е.И. начальник управления труда и социального
развития области
Шешерина Г.А. ректор Тамбовского областного института
повышения квалификации работников образования
2. Рабочей группе подготовить заявку от Тамбовской области на
участие в конкурсном отборе субъектов Российской Федерации, внедряющих
комплексные проекты модернизации образования, в установленные сроки.
Глава администрации
области О.И.Бетин
Приложение N 19
по делопроизводству
Проект N 55
СПРАВКА
к проекту постановления (распоряжения)
администрации области
О выделении ассигнований управлению делами администрации области
| Код и раздел классификатора правового акта |
080.070.030 Расходы местных бюджетов |
| Автор проекта | Управление делами администрации области |
| 11.09.2007 | В.А.Князев Управляющий делами администрации области |
Проект постановления (распоряжения) согласован
| Фамилия, имя, отчество |
Должность | Дата и подпись |
С замечаниями и дополнениями на отдельном листе |
| Л.П.Третьякова | Начальник финансового управления области |
||
Контроль постановления (распоряжения) осуществляют
| Фамилия, имя, отчество |
Должность | Пункты |
Постановление (распоряжение) разослать
| Получатель | Количество |
| Финансовое управление Тамбовской области | 1 |
| Управление делами администрации области | 2 |
| Прокуратура Тамбовской области | 1 |
Предложения согласованы с руководителем управления, комитета, отдела
Дата _____________________ Подпись _______________________
Приложение N 20
по делопроизводству
Результаты правовой экспертизы
проекта постановления главы администрации области,
администрации области (заголовок)
| Пункт (абзац) проекта постановления, в котором нарушается законодательство |
Наименование правового акта (пункт, абзац), нарушаемый подготовленным проектом |
Рекомендации по устранению выявленного нарушения |
Начальник правового управления
администрации области Личная подпись И.О.Фамилия
Дата
Виза исполнителя
Приложение N 21
по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П Р О Т О К О Л
заседание коллегии
16.01.2007 г. Тамбов N 1
Председатель - О.И.Бетин
Секретарь - Б.Н.Эсаулов
Присутствовали: перечисляются члены коллегии в алфавитном
порядке без указания должности
Далее перечисляются в алфавитном порядке члены коллегии с правом
совещательного голоса.
Приглашенные: до 15 человек перечисляются в алфавитном порядке с
указанием должности, свыше 15 человек вносится запись "списки
прилагаются".
Повестка дня:
1. О... (основной вопрос)
Докладчик К.В.Колончин - заместитель главы администрации области
2. О...(второй по важности вопрос повестки)
Докладчик Л.П.Третьякова - начальник финансового управления области.
1. СЛУШАЛИ:
К.В.Колончин - текст доклада прилагается либо дается изложение
содержания выступления.
ВОПРОС:
(формулировка вопроса)
ОТВЕТ:
(формулировка ответа) и т. д.
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица
Ф.И.О. - запись выступления и т. д.
1. РЕШИЛИ:
1.1. Текст первого пункта по первому вопросу. Излагается
неопределенной форме (поручить, предложить, организовать, обеспечить и
т. д.)
1.2. Текст второго пункта по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Л.П.Третьякова - текст второго вопроса повестки дня строится по
аналогичной схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Председатель (подпись) И.О.Фамилия
Секретарь (подпись) И.О.Фамилия
Приложение N 22
по работе с документами#
УЛИЦА БАТУРИНА 6 ИВАНОВО 53000
ГУБЕРНАТОРУ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ТИХОНОВУ
УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР ИЛЬИЧ ВСКЛ
ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ДНЯ РОЖДЕНИЯ ВСКЛ
ЖЕЛАЮ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА БЛАГО
РОССИИ
С УВАЖЕНИЕМ
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ БЕТИН
_________________________________________________________________________
ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, администрация Тамбовской
области, 392017
Расчетный счет 199
04.01.2008
Зам. главы администрации
области В.А.Черкасов
Приложение N 23
по делопроизводству
(п. 5.4.2)
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации области
В.А.Черкасов
00.05.2007
А К Т
_________ г. Тамбов N _____
Об уничтожении бланков писем
главы администрации области
Основание: постановление администрации области от 04.10.2007 N 827
Составлен комиссией:
Председатель:
Тацитова - заместитель начальника управления делами
Лидия Ивановна администрации области, начальник отдела
делопроизводства, председатель
Члены комиссии:
Крадинов - помощник главы администрации области
Дмитрий Владимирович
Кириллова - начальник отдела специальной документальной
Светлана Олеговна связи и защиты информации управления делами
администрации области
Астафурова - старший специалист 1 разряда отдела
Мария Михайловна делопроизводства управления делами
администрации области
Присутствовали: Абакумова Татьяна Алексеевна - старший специалист 1
разряда секретариата главы администрации области.
Бланки главы администрации области за номерами: 000000,....
уничтожены в связи с допущенными ошибками при их заполнении.
Способ уничтожения: измельчение.
Место и время уничтожения: администрация области, к. 215, в 15.00
Председатель комиссии: _____________________________________ Л.И.Тацитова
(должность, фамилия, имя, отчество)
Члены комиссии: _____________________________________ Д.В.Крадинов
(должность, фамилия, имя, отчество)
____________________________________ С.О.Кириллова
(должность, фамилия, имя, отчество)
___________________________________ М.М.Астафурова
(должность, фамилия, имя, отчество)
Приложение N 24
по делопроизводству
(п. 7.3.1)
Правила
работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение
на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и
здоровья людей
1. Основные признаки почтовых отправлений, опасных для жизни и здоровья людей:
1.1. Химические, взрывоопасные, сильнодействующие, едкие и ядовитые вещества, а также биологические агенты могут пересылаться в почтовых отправлениях:
в виде сыпучих сухих веществ;
в виде различных предметов-носителей;
посредством пропитки бумажных вложений с разной структурой бумаги, почтовых марок и служебных наклеек;
в виде металлических предметов, проводов, а также вложений по форме и размерам, напоминающим спичку, небольшой цилиндр или диск, которые могут являться элементами взрывного устройства.
1.2. Характерными внешними признаками почтовых отправлений, содержащих постороннее вложение, которое может представлять потенциальную опасность для жизни или здоровья людей, являются:
неравномерная толщина письма (вес и форма взрывчатого (воспламеняющегося) вещества могут сделать конверт или упаковку неравномерно заполненными, сместив основной вес (центр тяжести) на одну сторону);
наличие необычного запаха, исходящего от отправления;
наличие в отправлениях сыпучих веществ;
наличие на упаковке отправления жировых наслоений (пятен) или проколов;
использование самодельных упаковок для почтовых отправлений, позволяющих злоумышленнику компактно разместить и надежно спрятать элементы взрывного устройства;
наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления (тиканье, свист, шипение, жужжание);
почтовая марка, оттиск календарного штемпеля на конверте не соответствует названию государства в обратном адресе;
надписи на почтовых отправлениях, если они носят угрожающий характер или выполнены печатными буквами от руки, на наклейках или из вырезанных букв.
2. Порядок действий при обнаружении подозрительного почтового отправления:
2.1. Вся корреспонденция вскрывается после осмотра, над столом, предварительно удалив с его поверхности все лишние предметы.
2.2. Гражданскому служащему отдела делопроизводства управления делами администрации области в случае обнаружения подозрительного почтового отправления необходимо:
конверт не вскрывать;
выключить принудительную вентиляцию помещения, где было обнаружено подозрительное почтовое отправление, закрыть окна, фрамуги, форточки, двери;
прекратить доступ в помещение других сотрудников;
не покидая помещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтового отправления своему непосредственному начальнику;
изъять подозрительное почтовое отправление, поместить в полиэтиленовый пакет, завязать его подручным материалом, составить акт и до прибытия специалистов оставить в закрытом помещении, где оно было обнаружено. В случае вскрытия емкости (мешок, контейнер, пакет, конверт), в котором визуально определяются следы сыпучего вещества, изъятию подлежат все почтовые отправления, пересылавшиеся в данной емкости, сама емкость, а также предметы, бывшие в непосредственном соприкосновении с ней (ножницы, ручки);
тщательно вымыть руки, желательно теплой водой с мылом (моющим средством). Работникам, соприкасающимся с подозрительным почтовым отправлением, прием пищи, воды и курение до приезда и соответствующих указаний специалистов МЧС России запрещается;
при появлении любого недомогания или симптомов заболевания немедленно обратиться за медицинской помощью;
по прибытии специалистов МЧС России передать упакованное подозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку, в которой указывается дата, время, должность и фамилия лица, принявшего подозрительное почтовое отправление.
2.3. Начальнику отдела делопроизводства управления делами администрации области после получения доклада от гражданских служащих необходимо:
принять меры к запрещению доступа работников в помещение, где обнаружен (вскрыт) подозрительный конверт;
сообщить о происшествии вышестоящему руководству и в дежурную часть органа внутренних дел;
составить поименный список лиц, контактировавших с письмом. Обеспечить их нахождение на рабочем месте, ограничив их контакт с другими работниками;
после прибытия специалистов МЧС России обеспечить неукоснительное выполнение всех предложенных ими противоэпидемиологических и профилактических мероприятий.
Приложение N 25
по работе с документами#
(п. 12.4)
Заказ
на выполнение машинописных
и копировально-множительных работ
_________________________ 200_ г.
| Индекс подразделения | |
| Фамилия и инициалы заказчика, номер телефона |
|
| Количество листов, сданных в работу | |
| Тираж | |
| Всего листов | |
| Дата исполнения |
__________________________________________________
Приложение N 26
по делопроизводству
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
правового управления администрации области на 2008 год
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения и номер статьи по Перечню |
Примечание |
| 5-10 | Документы (определения, решения) по вопросам прав человека и гражданина |
1 | 5 лет, ЭПК, ст. 58 |
|
| и т. д. |
Начальник правового управления
администрации области И.С.Попова
ОДОБРЕНО
Протокол заседания экспертной комиссии
администрации области
от 05.08.2007 N 7
Приложение N 27
по работе с документами#
Форма обложки
дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код госархива _______________
код учреждения ______________
/---------------------------\
_____________________________________ | Ф. N ____________________ |
_____________________________________ | Оп. N ___________________ |
_____________________________________ | Д. N ____________________ |
(наименование государственного \---------------------------/
архива)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО N ___________ том N _________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_________________________________________________________________________
(дата)
/---------------------------\ На _______________ лист
| Ф. N ____________________ | Хранить _______________
| Оп. N ___________________ |
| Д. N ____________________ |
\---------------------------/
Приложение N 28
по делопроизводству
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N
| N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего опись (расшифровка)
(подпись)
Дата
Приложение N 29
по делопроизводству
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные номера листов __________________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дел |
Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности расшифровка
работника (подпись) подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации Тамбовской области от 21 марта 2008 г. N 353 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области"
Текст постановления размещен на сайте администрации Тамбовской области в Internet (http://www.tambov.gov.ru)
Постановлением Правительства Тамбовской области от 14 июля 2023 г. N 573 настоящий документ признан утратившим силу с 15 июля 2023 г.
См. Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области, утвержденную распоряжением Правительства Тамбовской области от 14 июля 2023 г. N 542-р
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление администрации Тамбовской области от 16 июля 2020 г. N 566
Изменения вступают в силу с 18 июля 2020 г.
Постановление администрации Тамбовской области от 10 апреля 2020 г. N 294
Изменения вступают в силу с 21 апреля 2020 г.
Постановление администрации Тамбовской области от 14 ноября 2017 г. N 1123
Изменения вступают в силу с 23 ноября 2017 г.
Постановление администрации Тамбовской области от 3 апреля 2017 г. N 290
Постановление администрации Тамбовской области от 28 сентября 2015 г. N 1065
Постановление администрации Тамбовской области от 16 декабря 2014 г. N 1615
Постановление администрации Тамбовской области от 20 мая 2014 г. N 550
Постановление администрации Тамбовской области от 7 марта 2014 г. N 256
Постановление администрации Тамбовской области от 16 декабря 2013 г. N 1483
Постановление администрации Тамбовской области от 27 сентября 2013 г. N 1084
Постановление администрации Тамбовской области от 9 сентября 2013 г. N 995
Постановление администрации Тамбовской области от 27 апреля 2012 г. N 494
Постановление главы администрации Тамбовской области от 27 июня 2011 г. N 21
Изменения вступают в силу с 1 июля 2011 г.
Постановление администрации Тамбовской области от 5 апреля 2011 г. N 343
Постановление администрации Тамбовской области от 24 августа 2010 г. N 1008
Постановление администрации Тамбовской области от 18 марта 2010 г. N 298
Постановление администрации Тамбовской области от 9 октября 2009 г. N 1209
Постановление администрации Тамбовской области от 9 июня 2009 г. N 680
Постановление администрации Тамбовской области от 22 января 2009 г. N 53