Приложение. Порядок хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 31 декабря 2010 г. N 11585 в заголовок настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

См. текст заголовка в предыдущей редакции

Приложение

Порядок
хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов
(утв. постановлением администрации города Тамбова
от 30 июня 2010 г. N 5801)

С изменениями и дополнениями от:

31 декабря 2010 г.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 31 декабря 2010 г. N 11585 в раздел 1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов (далее - Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее - управление) по осуществлению хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее - заказ), а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов после окончания процедуры размещения заказа.

1.2. Документацией, связанной с размещением заказа (далее - документы), являются:

- заявки муниципальных заказчиков, иных заказчиков на организацию размещения муниципального заказа;

- конкурсная документация, документация об аукционе, копии документов об их утверждении;

- копии приказов об утверждении составов комиссий по размещению заказа;

- извещения о проведении торгов и запросов котировок;

- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию и документацию об аукционе;

- запросы участников размещения заказа о разъяснении конкурсной документации и документации об аукционе, разъяснения конкурсной документации и документации об аукционе;

- заявки на участие в конкурсе, аукционе, предварительном отборе участников размещения заказа, котировочные заявки, в том числе поданные в форме электронных документов;

- протоколы, составленные в ходе проведения процедур размещения муниципального заказа;

- уведомления, направляемые участникам размещения заказа.

1.3. Документы, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона (далее - аудиозаписи) хранятся не менее чем три года в управлении.

1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).

2. Основные задачи

Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:

- комплектование архива документами, предусмотренными пунктами 1.2. настоящего Порядка, и аудиозаписями;

- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;

- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.

3. Порядок работы

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 31 декабря 2010 г. N 11585 в пункт 3.1. настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Порядок работы с документами:

3.1.1. Документы, предусмотренные пунктами 1.2. настоящего Порядка, по каждой процедуре размещения заказа формируются в дело, которое является единицей хранения.

3.1.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает от начальника отдела по размещению заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры размещения заказа;

- регистрирует в журнале учета поступающие на обработку и архивное хранение дела;

- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (проводит составление описей документов, на единицах хранения проставляет архивный шифр);

- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;

- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;

- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;

- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;

- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;

- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.

3.2. Порядок работы с аудиозаписями:

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 31 декабря 2010 г. N 11585 в подпункт 3.2.1. пункта 3.2.настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению размещения заказа:

- в течение одного рабочего дня, следующего за процедурой вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе (проведения аукциона), осуществляет копирование полученных записей с диктофона на жесткий диск для систематизации учета и обеспечивает их оперативное хранение;

- осуществляет ежемесячное копирование систематизированных данных на резервный носитель;

- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:#

- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.

3.2.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;

- хранит в архиве управления аудиозаписи.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 31 декабря 2010 г. N 11585 в пункт 3.3. настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Порядок работы с заявками на участие в конкурсе, аукционе, предварительном отборе участников размещения заказа, котировочными заявками, поданными в форме электронных документов (далее - электронные документы):

3.3.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению размещения заказа:

- осуществляет оперативное хранение электронных документов на жестком диске и на резервном носителе до окончания процедуры размещения заказа;

- в трехдневный срок после окончания процедуры размещения заказа осуществляет копирование электронных документов на магнитные носители и передает их работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.

3.3.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает магнитные носители с электронными документами в трехдневный срок после окончания процедуры размещения заказа;

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение магнитные носители с электронными документами;

- при формировании дела подшивает в него магнитные носители с электронными документами.

3.4. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению в двухмесячный срок по истечении трех лет после года проведения процедуры размещения заказа.

3.5. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.

4. Ответственность

4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.

4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.