Приложение

Приложение

Справочник
административных процедур для населения с изложением правил предоставления государственной услуги "исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации"
(утв. постановлением администрации города Мичуринска Тамбовской области
от 29 ноября 2010 г. N 2378)

Схема
последовательности действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги "исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации"

"Схема последовательности действий (административных процедур)"

1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием запросов (заявлений) о предоставлении государственной услуги;

анализ поступивших запросов;

исполнение запросов;

заверка копий архивных документов, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;

регистрация копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве и отправка их заявителю.

2. Исполнение государственной услуги начинается с момента поступления в архив запроса (заявления) от гражданина.

Запрос (заявление) может быть представлен в архив одним из следующих способов:

почтовым отправлением;

по электронной почте;

при личном обращении.

При личном обращении заявителя о предоставлении государственной услуги гражданином представляются следующие документы:

запрос (заявление), содержащий фамилию, имя, отчество заявителя; почтовый адрес места жительства; телефон и электронный адрес при их наличии; дату отправления запроса; наименование архива или его должностного лица - адресата запроса. В запросе (заявлении) излагается существо обращения, с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (тема, хронологии, информации), форма представления архивом информации (архивная справка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов).

3. Для получения архивной информации одновременно с запросом (заявлением) заявителем представляются следующие документы:

гражданином:

при получении информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);

при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;

при получении информации, необходимой для оформления наследства, - документ, удостоверяющий личность (паспорт), свидетельство о смерти наследодателя, завещание наследодателя на имя заявителя или документы, подтверждающие его родство с наследодателем (свидетельства о рождениях, браках, перемене имени, усыновлении, установлении отцовства, решений суда, справки органов ЗАГС).

Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, в том числе, доверенности физических лиц, предъявляемые в копиях, при отсутствии их подлинников должны быть нотариально удостоверены. Сбор и представление документов, необходимых для получения государственной услуги, возлагается на заявителя.

При личном обращении начальник архивного отдела или специалисты архивного отдела, осуществляющие личный прием:

устанавливают личность заявителя, максимальный срок выполнения действия - 3 минуты;

изучают содержание запроса (заявления), максимальный срок выполнения действия - 3 минуты;

определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении) и необходимой для его исполнения, максимальный срок выполнения действия - 3 минуты;

устанавливают полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации, максимальный срок выполнения действия - 6 минут;

предварительно устанавливают наличие в архиве архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса, максимальный срок выполнения действия - 5 минут;

4. В течение одного дня с момента поступления запросы (заявления), поступившие по почте, принятые при личном обращении заявителей, регистрируются специалистами архивного отдела.

В течение одного дня с момента регистрации запросы (заявления) передаются начальнику архивного отдела на рассмотрение.

В течение одного дня с момента регистрации начальник архивного отдела рассматривает запросы (заявления), накладывает резолюцию и возвращает их специалистам архивного отдела.

При поступлении электронного обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Электронное обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных запросов (заявлений).

5. В течение одного дня специалисты архивного отдела, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архиве научно-справочного аппарата и информационных материалов, осуществляют анализ запросов. При этом для запросов, поступивших по почте, и электронных обращений определяются:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации;

наличие в архиве архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса;

категория запроса;

в случае отсутствия в архиве необходимых документов и информации - их возможное местонахождение.

Для запросов (заявлений), принятых при личном обращении заявителей, в случае отсутствия в архиве необходимых документов и информации, определяется их возможное местонахождение.

6. По итогам анализа специалисты архивного отдела оформляют:

в течение пяти дней с момента регистрации запроса письмо заявителю о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;

в течение пяти дней с момента регистрации запроса письмо заявителю с мотивированным отказом в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъяснением его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В течение пяти дней с момента регистрации запроса, в случае отсутствия в архиве необходимых документов и информации, запрос направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

В течение 30 дней со дня регистрации запроса (заявления) исполнитель запроса осуществляет необходимые для его исполнения действия:

изучает научно-справочный аппарат архива и архивные документы;

устанавливает необходимые заявителю сведения;

производит копирование архивных документов;

систематизирует архивную информацию и оформляет в установленном порядке архивную справку, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов или письмо об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве.

7. Оформленные в установленном порядке копии архивных документов, архивная справка, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов или письмо об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве в течение одного дня рассматриваются и подписываются начальником архивного отдела.

В течение одного дня с момента подписания специалисты архивного отдела заверяют печатью подпись начальника архивного отдела на копиях архивных документов, архивной справке, тематическом перечне, тематическом обзоре документов.

8. В течение одного дня с момента подписания специалисты архивного отдела регистрируют копии архивных документов, архивную справку, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов или письмо об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве.

В течение одного дня с момента регистрации копий архивных документов

архивной справки, информационного письма, тематического перечня, тематического обзора документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве специалисты архивного отдела отправляют их заявителю.

Исполнение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.

9. Информирование и консультирование о порядке предоставления государственной услуги осуществляется на Интернет-сайте администрации города www.http://www.adm-michurinsk.ru.

Предоставление государственной услуги (консультирование) осуществляют должностные лица архива:

начальник архивного отдела администрации города Валентина Иосифовна Китайчик, в должностные обязанности которой входит организация правильного и своевременного рассмотрения и разрешения предложений, заявлений, жалоб граждан и принятие по ним необходимых мер; прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела; осуществление контроля за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб граждан, за выдачей в установленном порядке учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам копий архивных документов, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;

специалисты 1 разряда архивного отдела администрации города Светлана Владимировна Кольцова, Татьяна Викторовна Британчук, в должностные обязанности которых входит исполнение учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам копий архивных документов, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве.

10. Режим работы:

архивный отдел администрации города Мичуринска осуществляет ежедневный прием заявителей для проведения консультаций и приема документов: понедельник, вторник, среда - с 8 - 30 до 12 - 00, четверг, пятница - с 8 - 30 до 9 - 30.

11. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется:

непосредственно в архивном отделе администрации города;

с использованием средств почтовой и телеграфной связи, электронного информирования;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе на Интернет-сайте управления культуры и архивного дела Тамбовской области - http://www.tambov.gov.ru/cult/, на портале государственных услуг области - http://pgu.tambov.gov.ru, публикаций в средствах массовой информации, на информационных стендах.

Подробная информация о предоставлении государственной услуги "исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации" изложена в административном регламенте, утвержденном приказом управления культуры и архивного дела области от 01.11.2010 N 180 "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги "исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации".

12. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) должностного лица архивного отдела администрации города, а также принимаемого им решения при оказании государственной услуги:

в несудебном порядке путем обращения в порядке подчиненности к заместителю главы администрации города Мичуринска, курирующему вопросы архивной работы, к главе города Мичуринска;

в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Жалобы на действия (бездействие) должностных лиц и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, заявитель может направить:

в администрацию города Мичуринска по адресу: ул. Советская, 291, г. Мичуринск, 393760, телефоны: 8(47545) 5 - 22 - 96, 8(47545) 5 - 32 - 15.