Постановление администрации города Тамбова от 29 ноября 2010 г. N 10180 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова, утвержденную постановлением главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205)" (документ утратил силу)

Постановление администрации города Тамбова
от 29 ноября 2010 г. N 10180
"О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова, утвержденную постановлением главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205)"

В соответствии с решением Тамбовской городской Думы от 29.09.2010 N 1553 "О Положении "О правовых актах Тамбовской городской Думы", в целях совершенствования работы с документами в администрации города Тамбова постановляю:

Внести в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова, утвержденную постановлением главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205) (приложение к постановлению), следующие изменения:

- подпункт "а" пункта 3.1.9 изложить в новой редакции:

"а) организационно-кадровым управлением по вопросам:

- организации муниципальной службы, работы с кадрами, по утверждению положений об органах администрации города и их отделах, должностных инструкций;

- утверждения штатного расписания муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, внесения в них изменений;

- создания, реорганизации, ликвидации, изменения типа, переименования муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в том числе по вопросу оплаты труда.";

- абзац 3 пункта 3.1.15 исключить;

- абзацы 5 и 6 пункта 3.1.18 изложить в новой редакции:

"- направляет проект на визирование заместителю главы администрации, курирующему данное направление деятельности согласно распределению обязанностей.

Последним согласующим проект постановления (распоряжения) лицом является начальник правового управления.";

- пункт 3.1.25 изложить в новой редакции:

"3.1.25. В список рассылки правовых актов, которыми утверждаются административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг, а также реализация которых предусматривает финансовые затраты, в обязательном порядке включается контрольное управление администрации города.

При подготовке проектов правовых актов о внесении изменений в ранее принятые правовые акты в список рассылки необходимо включать архивный отдел администрации города.

Обязательному направлению в организационно-кадровое управление администрации города подлежат копии правовых актов:

- об изменении полномочий, функций органов администрации, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

- о внесении изменений в положения об органах администрации города и их отделах, должностные инструкции работников органов администрации города;

- о создании, реорганизации, переименовании, изменении типа или ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

- по вопросам трудовых взаимоотношений с руководителями муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в том числе по оплате труда;

- об утверждении уставов муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий и внесении в них изменений;

- об утверждении штатных расписаний муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий и внесении изменений в них.

Обязательному направлению в комитет по управлению муниципальным имуществом города администрации города Тамбова подлежат копии правовых актов:

- о создании и ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

- об изменении полномочий, функций органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий.

В секретариат администрации города обязательному направлению подлежат копии правовых актов об утверждении совещательных, консультативных и иных рабочих органов, положений о них и внесении в них изменений.";

- раздел 4 изложить в новой редакции:

"4. Порядок прохождения и оформления проектов решений Тамбовской городской Думы, отчетов, информаций, вносимых в Тамбовскую городскую Думу

4.1. Подготовка проектов решений, вносимых в Тамбовскую городскую Думу (далее - городская Дума) главой администрации города в порядке правотворческой инициативы, отчетов, информаций, предоставляемых в городскую Думу, осуществляется органами администрации города с соблюдением порядка и сроков, установленных Регламентом администрации города Тамбова, настоящей Инструкцией.

4.2. Руководитель органа администрации города, ответственный за подготовку проекта решения, предоставляет за 40 дней (по вопросам, требующим оперативного решения согласно резолюции главы администрации города, не позднее чем за 5 дней) до даты заседания городской Думы в управление документационного обеспечения администрации города пакет документов на бумажном и электронном носителях (за исключением документов, указанных в подпунктах "а", "б", "в", "з", предоставляемых только на бумажном носителе), включающий:

а) служебную записку на имя главы администрации города за подписью руководителя органа администрации города о подготовке проекта решения для внесения в городскую Думу и об основаниях его подготовки;

б) проект распоряжения администрации города о внесении в городскую Думу проекта решения и назначении официального представителя главы администрации города Тамбова при рассмотрении данного проекта в городской Думе со справкой, предусматривающей его согласование с начальником правового управления администрации города;

в) сопроводительное письмо к пакету документов с обращением на имя главы города о рассмотрении проекта решения в городской Думе за подписью главы администрации города Тамбова, завизированное руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы;

г) текст проекта решения, согласованный с юридическим отделом (юристом) органа администрации города, подготовившего проект, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, заинтересованными органами (соответствующие отметки делаются в листе согласования к проекту);

д) пояснительную записку к проекту решения за подписью главы администрации города Тамбова, завизированную руководителем органа администрации города, подготовившего проект, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, содержащую:

обоснование необходимости принятия решения, цели и предмет правового регулирования проекта решения, круг лиц, на которых распространяется действие решения, прогноз социально-экономических, политических, финансовых и иных последствий реализации проекта решения;

оценку соответствия проекта решения положениям Конституции Российской Федерации, федеральным законам, законам Тамбовской области, Уставу города Тамбова, решениям городской Думы;

финансово-экономическое обоснование проекта решения, включающее в себя финансово-экономический, статистический анализ, расчетные данные об изменении размеров доходов и расходов бюджета городского округа - город Тамбов, а также источники финансирования предполагаемых расходов, связанных с реализацией проекта решения на текущий и (или) последующие годы (в случае внесения проекта решения, реализация которого не потребует финансовых затрат, финансово-экономическое обоснование должно содержать указание на это);

информацию о муниципальных правовых актах, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием проекта решения;

е) тексты проектов решений городской Думы (в случае, если принятие внесенного проекта решения потребует признания утратившими силу, приостановления, изменения или принятия иных решений городской Думы);

ж) сравнительную таблицу поправок при внесении проекта решения о внесении изменений в действующие решения городской Думы;

з) прочие документы (материалы), обосновывающие необходимость принятия проекта решения и предусмотренные нормативными правовыми актами городской Думы.

Кроме того, предоставляется пакет документов для регистрации, включающий по одному экземпляру указанных документов, за исключением названного в подпункте "б" проекта распоряжения администрации города, предоставляемого в пяти экземплярах. Также прикладываются документы, послужившие основанием для подготовки проекта решения. Прочие документы, указанные в подпункте "з", при большом объеме, могут не прикладываться к пакету для регистрации при условии составления описи таких документов, включаемой в пакет для регистрации.

Проекты решений о бюджете городского округа - город Тамбов на очередной финансовый год и плановый период, проекты решений, направленные на совершенствование бюджетного процесса городского округа - город Тамбов могут быть внесены на рассмотрение городской Думы при наличии заключения контрольно-счётной палаты города Тамбова.

4.3. При подготовке отчета, информации (плановой или по запросу) для рассмотрения на заседании городской Думы орган администрации города, ответственный за его (ее) подготовку, предоставляет пакет документов, включающий:

а) служебную записку на имя главы администрации города за подписью руководителя органа администрации города о подготовке отчета, информации для внесения в городскую Думу и об основаниях его (ее) подготовки;

б) проект распоряжения администрации города о внесении в городскую Думу отчета, информации и назначении официального представителя главы администрации города Тамбова при рассмотрении данного отчета, информации в городской Думе со справкой, предусматривающей его (ее) согласование с начальником правового управления администрации города;

в) сопроводительное письмо к вносимым в городскую Думу документам с обращением на имя главы города Тамбова о рассмотрении отчета, информации в городской Думе за подписью главы администрации города, завизированное руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы;

г) текст отчета, информации за подписью главы администрации города на бумажном носителе и в электронном виде.

Информация для рассмотрения на заседании постоянной комиссии городской Думы готовится за подписью руководителя органа администрации города, ответственного за ее подготовку, и направляется на имя главы города Тамбова с сопроводительным письмом за подписью главы администрации города Тамбова. Если указанная информация незначительна по объему, она может быть изложена в письме за подписью главы администрации города на имя главы города, которое визируется руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, согласовывается с начальником правового управления администрации города.

4.4. Ответственность за комплектацию пакета документов к проекту решения, а также за соответствие данного проекта и документов к нему требованиям по подготовке и оформлению несет исполнитель проекта.

4.5. Управление документационного обеспечения администрации города регистрирует представленные документы и направляет их в информационно-нормотворческий отдел правового управления, который осуществляет контроль за сроками предоставления проектов решений согласно Плану-графику предоставления органами администрации города проектов решений, отчетов, информаций в городскую Думу и обеспечивает их направление на лингвистическую экспертизу.

4.6. Лингвистическая экспертиза проводится управлением документационного обеспечения администрации города в срок, не превышающий двух дней, после чего документы повторно направляются в информационно-нормотворческий отдел правового управления для правовой экспертизы.

4.7. Правовое управление администрации города осуществляет правовую экспертизу подготовленных органами администрации города проектов решений в срок, установленный Регламентом администрации города Тамбова, и готовит заключение на предмет соответствия представленного проекта Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам, Уставу города Тамбова.

4.8. Если по проекту решения, вносимому в городскую Думу, имеются замечания правового характера и (или) по оформлению, то представленные документы возвращаются на доработку исполнителю проекта.

При отсутствии замечаний проекты направляются главе администрации города.

4.9. После подписания документов главой администрации города управление документационного обеспечения администрации города в установленном порядке направляет пакет документов в городскую Думу.

4.10. В случае обнаружения при отправке пакета документов в городскую Думу несоответствия прилагаемых документов указанным в сопроводительном письме документы подлежат направлению в информационно-нормотворческий отдел правового управления администрации города, который принимает решение о возврате пакета исполнителю или доукомплектовании пакета в рабочем порядке, запросив недостающие документы у исполнителя.

4.11. Проект решения городской Думы оформляется в соответствии с Положением "О правовых актах Тамбовской городской Думы".

Оформление служебных, пояснительных записок, сопроводительных писем, проекта распоряжения о внесении в городскую Думу проекта решения и назначении официального представителя главы администрации города при рассмотрении проекта в городской Думе осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.";

- пункт 5.1.4 изложить в новой редакции:

"5.1.4. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - копии. При наличии в резолюции сторонних организаций им всегда направляются копии документа. Исполнитель, которому направлен подлинник обращения, несет ответственность за то, чтобы заявитель в установленные законодательством или резолюцией сроки был уведомлен о результатах или ходе рассмотрения его обращения.

Копии документов по резолюции главы администрации города готовят специалисты управления документационного обеспечения администрации города.

Если в резолюции главы администрации города имеется поручение заместителю главы администрации города, копии документов соисполнителям по поручению заместителя главы администрации города готовит помощник заместителя главы администрации города.";

- в абзаце 4 пункта 5.4 слово "служебных" исключить;

- раздел 6 изложить в новой редакции:

"6. Рассмотрение обращений граждан, подготовка и оформление писем-ответов

6.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в администрации города в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в администрации города на отдел обращения граждан управления документационного обеспечения администрации города, в органах администрации города - на муниципальных служащих, в обязанности которых входит данное направление работы.

Последовательность действий при регистрации, обработке и исполнении обращений граждан разных видов определяется Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова.

6.3. Обязательными реквизитами письма-ответа на обращение гражданина, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, текст, подпись, отметка об исполнителе. Заголовок к тексту ответа на обращение гражданина не составляется.

Все реквизиты оформляются по тем же правилам, что и реквизиты служебных писем (подраздел 5.3) с учетом определенных особенностей в части реквизитов "Адресат" и "Текст".

6.4. По результатам рассмотрения обращения, направленного в администрацию города Тамбова вышестоящей организацией, осуществляется подготовка ответа в два адреса: адресату, направившему обращение гражданина на рассмотрение в администрацию города Тамбова, и непосредственному заявителю.

При подготовке и оформлении ответа в первый адрес исполнитель руководствуется требованиями к оформлению служебных документов (раздел 5 Инструкции), при подготовке и оформлении ответа заявителю - положениями данного раздела.

6.5. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, которые рассматривались по поручению главы администрации города, заместителя главы администрации города и оформлены на бланке органа администрации города или общем бланке администрации города, в реквизите "Адресат" указывается адрес получателя ответа-заявителя обращения.

Например:

С.В. Неделько

ул. Бастионная, 24 Е, кв. 57,

г. Тамбов, 392029

Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо).

Если от лица заявителя действует доверенное лицо (лицо, предъявившее нотариально удостоверенную доверенность или доверенность, приравненную к ней, в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации), то ответ направляется по адресу, указанному в заявлении доверенного лица.

6.6. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, в случае наличия в обращении почтового адреса заявителя, на который будет направлен ответ, реквизит "Адресат" оформляется в соответствии с требованиями пункта 6.5. В случае направления ответа заявителю в электронном виде в реквизите "Адресат" указывается адрес электронной почты:

Например:

В.И. Соловейко

Адрес электронной почты:

solov@tambov.nh.ru

6.7. При оформлении реквизита "Текст" ответ гражданину следует начинать с обращения к заявителю, которое печатается центрированным способом.

Если в письме не указано имя и отчество заявителя, необходимо уточнить их, используя контактные телефоны заявителя, и только как исключение допускается использовать в качестве обращения форму:

Уважаемый С.П. Коновалов!

При ответе на коллективное обращение допустимо обобщенное обращение:

Уважаемые жильцы!

6.8. При написании гражданам ответа рекомендуется использовать простые распространенные предложения, учитывать образование и социальное положение заявителя. В ответах гражданам следует использовать только общепринятые сокращения, которые использовались в обращении заявителей.

Текст ответа заявителю должен быть логичным и объективным, тон корректным. Факты, доказательства и заключения должны излагаться лаконично и ясно.

6.9. Направляемое гражданину письмо должно содержать исчерпывающие ответы на все поставленные в обращении вопросы.

Если исполнить обращение гражданина, по объективным причинам, в течение 30 дней невозможно, заявителю направляется промежуточный ответ с разъяснением о проведенной работе и указанием сроков окончательного решения поставленного вопроса. При обещании дополнительно информировать заявителя о ходе рассмотрения обращения также рекомендуется указывать срок, например: "в срок до 15.11.2010" или "не позднее 01.12.2010".

6.10. Ответ гражданину (особенно содержащий отказ) обязательно должен быть мотивированным, то есть содержать ссылку на действующее законодательство или причины, по которым просьба заявителя не может быть удовлетворена.

Необходимо полнее разъяснять в ответе заявителю основанные на законодательстве пути и способы решения вопросов, порядок обжалования по подчиненности и в суде решений и действий должностных лиц. В случаях требований заявителей, не имеющих оснований по действующему законодательству, следует давать им подробные разъяснения ошибочности и неправомерности их просьб.

6.11. Письмо-ответ на обращение гражданина не должно содержать служебной переписки. В случае необходимости предоставления служебной информации главе администрации города, заместителю главы администрации города следует одновременно с проектом ответа гражданину подготовить служебную записку на имя руководителя.";

- в абзаце 5 пункта 8.7.7 исключить слово ", например";

- в пунктах 9.1.2, 11.8 вместо слов "Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова" читать "Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова";

- раздел 10 дополнить пунктом 10.4. следующего содержания:

"10.4. Работа с корреспонденцией, поступившей в администрацию города Тамбова по электронной почте с использованием электронной цифровой подписи, осуществляется в порядке, предусмотренном для работы с официальной электронной корреспонденцией.

При направлении в управление документационного обеспечения бумажной версии ответа заявителю на документ с отметкой "ЭЦП" необходимо пересылать электронный образ документа на официальный адрес электронной почты администрации города Тамбова: E-mail: post@cityadm.tambov.gov.ru. Направляемому файлу присваивается имя согласно регистрационному номеру входящего документа, например: 2-30-1529-10.";

- в пункте 13.1.2 гриф утверждения номенклатуры дел изложить в новой редакции:

"УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы администрации

города Тамбова, руководитель

аппарата

Ф.И.О.

______________________________

дата"

Исполняющий обязанности главы администрации города Тамбова

А.Ф. Бобров