Приложение N 3. Порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел многодетных семей

Приложение N 3

Порядок
формирования, ведения, учета и хранения личных дел многодетных семей
(утв. приказом управления социального развития Тамбовской области
от 13 февраля 2013 г. N 242-ф)

1. Настоящий Порядок определяет механизм формирования, ведения, учета и хранения личных дел многодетных семей.

2. Документы в личное дело подшиваются в следующем хронологическом порядке:

- письменное заявление на присвоение семье статуса "многодетная семья", получение удостоверения многодетной матери (отца), предоставление мер социальной поддержки, носящих системный характер;

- копии паспортов (документов, удостоверяющих личность) всех членов семьи, в случае отсутствии копий паспортов - копии вида на жительство);

- копии свидетельств о рождении детей в возрасте до 18 лет;

- копия выписки из домовой книги (лицевого счета);

- копия акта органа опеки и попечительства об установлении опеки на основании договора о возмездном оказании услуг и копию договора о приемной семье;

- копия свидетельства о регистрации брака или копия справки о заключении брака, выданной органом записи акта гражданского состояния (в случае отсутствия копии свидетельства о регистрации брака);

- копия свидетельства о расторжении брака (в случае изменения фамилии заявителя);

- копия свидетельства об установлении отцовства (в случае, если брак не зарегистрирован);

- справка об обучении ребенка в общеобразовательном учреждении (в случае обучения ребенка в общеобразовательном учреждении за пределами Тамбовской области);

- справка сельсовета (поссовета) о наличии печного отопления и площади жилого помещения;

- выписка из приказа управления социального развития области о присвоении семье статуса "многодетная семья", выдаче удостоверения многодетной матери (отца), предоставлении мер социальной поддержки, носящих системный характер;

- заявления (копии заявлений) на получение мер социальной поддержки, носящих единовременный и (или) специфический характер;

- выписки из приказа управления социального развития области (учреждения) о назначении мер социальной поддержки, носящих системный, единовременный и (или) специфический характер.

3. Дополнительные документы (при их наличии):

- уведомление органов опеки и попечительства о помещении ребенка в учреждение на полное государственное обеспечение, лишении родительских прав родителей;

- выписка из решения об установлении над ребенком опеки на основании договора о возмездном оказании услуг и копию договора о приемной семье;

- сведения органов записи актов гражданского состояния о государственной регистрации смерти гражданина, в т.ч. детей.

4. Документы, составляющие личное дело, сформированные в соответствии с настоящим Порядком, вкладываются в обложку личного дела многодетной семьи и скрепляются.

5. На титульном листе личного дела указываются: фамилия, имя, отчество многодетной матери (отца, законного представителя), адрес постоянного или преимущественного проживания с указанием почтового индекса; номер удостоверения многодетной матери (отца).

6. Оформленному в соответствии с настоящим Порядком личному делу, в случае принятия решения о присвоении семье статуса "многодетная семья", выдаче удостоверения многодетной матери (отца), присваивается номер, который соответствует номеру дела в базе данных получателей мер социальной поддержки (далее - база данных);

7. Личные дела многодетных семей хранятся на специально оборудованных стеллажах с разделением на действующие и закрытые.

Действующие личные дела размещаются на стеллажах по номерам, закрытые - по алфавиту.

8. При утрате статуса многодетной семьи личное дело подлежит закрытию.

9. При закрытии личного дела многодетной семьи на внутренней стороне обложки личного дела многодетной семьи в специальной графе "Отметка о закрытии личного дела" делается соответствующая запись о закрытии личного дела многодетной семьи, которая подписывается руководителем учреждения и заверяется печатью этого учреждения. При этом специалист учреждения, осуществляющий ведение и поддержание базы данных в актуальном состоянии, оформляет прекращение предоставления многодетной семье мер социальной поддержки.

Оформленное личное дело в соответствии с настоящим пунктом передается для хранения в архив учреждения.

Закрытые личные дела хранятся в архиве личных дел в течение пяти лет после утраты статуса многодетной семьи.

10. По истечению срока хранения (пять лет) личные дела подлежат уничтожению. Уничтожение личных дел производится учреждением на основании акта.

В акте, указывается период закрытия личных дел, за который они уничтожаются, количество личных дел, подлежащих уничтожению. К акту прилагается опись личных дел подлежащих уничтожению, с указанием номера личного дела многодетной матери (отца, законного представителя), фамилии, имени, отчества, срока, с которого прекращено предоставление мер социальной поддержки. Акт подписывается председателем и членами комиссии по уничтожению личных дел, скрепляется печатью учреждения. Состав комиссии утверждается приказом учреждения.

11. Доступ к личным делам многодетных семей и к базе данных имеют: начальник управления социального развития области; руководители учреждений; электроники и специалисты учреждений и управления социального развития области, в чьи обязанности входит: прием документов от граждан, претендующих на получение удостоверения многодетной матери (отца) и мер социальной поддержки; формирование личного дела и ввод сведений о них на основании представленных документов в базу данных; формирование документов на выплату ежемесячного пособия на ребенка; поддержание базы данных в актуальном состоянии.

12. Лица, имеющие право доступа к личным делам многодетных семей и к базе данных получателей мер социальной поддержки несут персональную ответственность за конфиденциальность персональных данных о получателях мер социальной поддержки.