Приложение N 3. Порядок работы с электронными документами в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области

Приложение N 3

Порядок
работы с электронными документами в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 2 декабря 2009 г. N 1429)

1. Общие положения

1.1. Целью разработки Порядка работы с электронными документами в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области (далее - Порядок) является создание условий для функционирования электронного документооборота.

1.2. Основной формой информационного взаимодействия между структурными подразделениями и исполнительными органами государственной власти области, администрациями городов и районов признается электронный документооборот.

1.3.Вопросы, неурегулированные настоящим Порядком, подлежат решению в соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству в администрации области, утвержденной постановлением администрации области от 21.03.2008 N 353 (далее - Инструкция по делопроизводству).

1.4. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке:

электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере;

официальные адреса электронной почты - адреса электронной почты, используемые в защищенном документообороте по электронной почте;

машиночитаемая версия документа - файл, созданный в соответствии с требованиями положений Инструкции по делопроизводству, позволяющий создать бумажную копию документа на бумажном носителе без реквизитов;

электронный образ документа - файл, содержащий графическую копию документа полностью оформленного документа.

2. Электронный документ

2.1. Электронным документом признается совокупность двух файлов электронного образа документа на бумажном носителе (pdf формат) и его машиночитаемой версии, подписанных электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).

2.2. Электронные документы подписываются ЭЦП уполномоченного лица. Компетенция уполномоченного лица по подписанию документов структурных подразделений администрации области или исполнительного органа государственной власти области определяется их правовыми актами.

2.3. Приложения к документу передаются в машиночитаемой версии, подписанные ЭЦП при необходимости.

2.4. Электронный документ может иметь копию на бумажном носителе.

Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется печатью структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, администрации города (района) с отметкой "Копия электронного документа".

3. Адреса электронной почты

3.1. Официальные адреса электронной почты для участия в защищенном электронном обороте документов с использованием ЭЦП (далее - официальные адреса ЭП) предоставляются управлением информатизации администрации области:

структурным подразделениям администрации области;

исполнительным органам государственной власти области;

приемным главы администрации области и его заместителей;

администрациям городов и районов;

организациям и учреждениям, участвующим в оказании государственных и муниципальных услуг населению;

иным организациям по соглашению с администрацией области.

3.2. Перечень официальных адресов ЭП ведется управлением информатизации администрации области и размещается на внутреннем Портале органов государственной власти и местного самоуправления области.

3.4. Официальные адреса ЭП администрациям городов и районов, иным организациям, подключенным к сети администрации области, предоставляются на основании соглашений между администрацией Тамбовской области и заинтересованной стороной.

3.6. Официальные адреса ЭП защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП используются только среди его участников.

3.7. Структурное подразделение администрации области, исполнительный орган государственной власти области, приемная заместителя главы администрации области, иной участник могут иметь только один официальный адрес ЭП.

4. Электронная цифровая подпись

4.1. Обслуживание защищенной системы электронного документооборота с использованием ЭЦП осуществляет Удостоверяющий центр Тамбовского областного государственного учреждения "Информационно-технический центр" (далее - ТОГУ "Информтехцентр", Удостоверяющий центр).

4.2. Структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области, администрации городов и районов подключаются к системе электронного документооборота с использованием ЭЦП ТОГУ "Информтехцентр".

4.3. Иные юридические лица подключаются к системе электронного документооборота в соответствии с заключенными с администрацией области соглашениями.

5. Создание и передача электронного документа

5.1. Электронный документ создается с помощью лицензионных программных средств, обеспечивающих его дальнейшее использование в системе электронного документооборота.

5.2. Передача электронных документов осуществляется уполномоченными лицами участников электронного документооборота после их регистрации в соответствии с установленным порядком.

5.3. Для регистрации и передачи электронного документа исполнитель представляет в отдел делопроизводства оригинал подписанного главой администрации области или его заместителями документа на бумажном носителе в двух экземплярах. Экземпляр с визами остается на хранении в управлении делами, второй экземпляр передается исполнителю для передачи по электронной почте и хранится в соответствии с существующим порядком.

5.4. По электронной почте передается электронный образ документа, заверенный ЭЦП уполномоченным лицом участника, его машиночитаемая версия и приложения в машиночитаемом виде.

5.5. Отправка электронной почты осуществляется с включенной функцией "запросить уведомление о прочтении".

5.6. Обмен электронными документами осуществляется через официальный сервер электронной почты с использованием официальных адресов электронной почты, опубликованных в Перечне рассылок на внутреннем Портале органов государственной власти и органов местного самоуправления.

6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты

6.1. Порядок регистрации и рассмотрения электронного документа, поступившего на официальный адрес электронный почты администрации области, структурного подразделения администрации области и исполнительного органа государственной власти области соответствует порядку регистрации и рассмотрения документов на бумажном носителе, определенному Инструкцией по делопроизводству.

7. Хранение электронных документов

7.1. Хранение электронного документа осуществляется уполномоченными лицами, осуществляющими заверение копий документов ЭЦП в соответствии с установленным порядком.

7.2. Срок хранения электронного документа соответствует сроку хранения его копии на бумажном носителе.

7.3. Ответственность за сохранность электронного документа возлагается на уполномоченных лиц.

7.4. Архив официального сервера электронной почты хранится в течение 5 лет. Ответственность за его сохранность возлагается на управление информатизации администрации области.

8. Рассылка опубликованных НПА области

8.1. Официальные копии НПА, размещенные на Портале органов государственной власти и местного самоуправления области в форме электронных документов, участникам электронного документооборота на бумажных носителях не рассылаются.

8.2. Государственный гражданский служащий отдела делопроизводства управления делами администрации области, в соответствии с должностным регламентом, направляет на официальные адреса электронной почты заинтересованных сторон извещения об опубликовании НПА в соответствии со списком рассылки.

8.3. Учет проработки НПА осуществляется в полученных по электронной почте извещениях без использования копии электронного документа на бумажном носителе.