Приложение. Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

Приложение
к постановлению
администрации города Рассказово
от 11 ноября 2014 г. N 2127

Порядок
хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Порядок) определяет действия отдела муниципального заказа и продаж администрации города Рассказово (далее - Отдел) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее - документы), являются:

- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;

- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;

- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;

- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;

- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;

- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;

- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);

- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.

1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - аудиозаписи) хранятся в Отделе не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.

1.4. Отдел хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:

- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2 настоящего Порядка, и аудиозаписями;

- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;

- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.

3. Порядок работы

3.1. Порядок работы с документами:

3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2 настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.

3.1.2. Работник Отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;

- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);

- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;

- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;

- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;

- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;

- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;

- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.

3.2. Порядок работы с аудиозаписями:

3.2.1. Работник отдела, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):

- осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;

- осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;

- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:

- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.

3.2.2. Работник отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;

- хранит в архиве управления аудиозаписи.

3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.

4. Ответственность

4.1. Должностное лицо отдела несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.

4.2. Персональная ответственность работника отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.