Приложение N 1. Порядок учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города Тамбова

Приложение N 1

Порядок
учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города Тамбова
(утв. постановлением главы администрации города Тамбова
от 26 декабря 2008 г. N 10198)

1. Общие положения

Настоящий Порядок устанавливает общие требования к учету, использованию, хранению, передаче и уничтожению печатей и штампов, используемых в деятельности администрации города Тамбова (далее - администрация города) и ее органов.

2. Изготовление печатей и штампов

2.1. Печати и штампы администрации города и ее органов изготавливаются только в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

2.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации города и ее органов, производится на основании поручения главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации города по представлению руководителей органов администрации города.

Согласование эскизов печатей и штампов осуществляет заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.3. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в целях реализации отдельных государственных полномочий, переданных в порядке, установленном действующим законодательством.

Печати администрации города, органов администрации города с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511 - 2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

2.4. Использование герба города Тамбова на печатях и штампах органов администрации города осуществляется строго в соответствии с перечнем органов администрации города Тамбова, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, которым предоставлено право использовать герб города Тамбова на бланках, печатях и штампах, утвержденным постановлением главы города Тамбова.

Воспроизведение герба города Тамбова на печатях администрации города и ее органов должно производиться в одноцветном изображении в соответствии с геральдическим описанием герба города Тамбова, согласно решению Тамбовской городской Думы от 30.07.2008 N 711 "О гербе города Тамбова" (в редакции от 29.10.2008 N 763).

2.5. Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей администрации города и ее органов осуществляется по решению главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата. На дополнительных экземплярах гербовых печатей, начиная со второй, арабскими цифрами указывается номер печати.

2.6. Оформление заказа на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Тамбова администрации города и органов администрации города осуществляет управление делами администрации города. Эталонное изображение гербовых печатей администрации города, органов администрации города приведено в приложении N 1 к настоящему Порядку.

2.7. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города, его заместителей и назначение лиц, ответственных за использование данных штампов, определяется главой администрации города.

Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города, его заместителей осуществляет управление делами администрации города.

2.8. Оформление заказа на изготовление простых круглых печатей и штампов органов администрации города, не являющихся юридическими лицами, согласно заявкам, осуществляет управление делами администрации города.

Органы администрации города, являющиеся юридическими лицами, обеспечивают изготовление простых круглых печатей и штампов самостоятельно.

3. Использование печатей

3.1. В администрации города используются:

- печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

- печать с воспроизведением герба города Тамбова;

- печать с воспроизведением герба города Тамбова и надписью "Глава администрации города Тамбова";

- простые круглые печати (без изображения символики);

- металлические печати.

В органах администрации города используются печати и штампы, указанные в положениях об органах администрации города.

3.2. Оттиском печати администрации города заверяется подпись главы администрации города или уполномоченного им лица на документах администрации города.

Оттиском печати органа администрации города удостоверяется подпись руководителя данного органа или его заместителя.

Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствует расшифровка подписи, расшифровка подписи не соответствует и т.п.).

3.3. Оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и надписью "Администрация города Тамбова" заверяется подлинность подписи главы администрации города или уполномоченных им лиц на:

- постановлениях комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав о наложении административных взысканий в виде штрафов;

на удостоверениях опекунов (попечителей) над несовершеннолетними гражданами;

- на заключениях о возможности быть кандидатом в: усыновители, патронатные воспитатели, приемные родители, опекуны;

- на заключениях о возможности быть: усыновителем, патронатным воспитателем, приемным родителем, опекуном;

- архивных справках о начислениях заработной платы, трудовом стаже;

иных документах, требующих заверения печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии действующим законодательством.

3.4. Оттиск печати с воспроизведением герба города Тамбова и надписью "Администрация города Тамбова" проставляется на:

- документах о финансовой деятельности администрации города; договорах, соглашениях, контрактах, дополнительных соглашениях;

- платежных поручениях;

- доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;

- справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью работников (о заработной плате, субсидиях и т.п.);

- свидетельствах о праве на получение социальной выплаты на приобретение (строительство) жилья;

- договорах о безвозмездной передаче жилья в собственность;

- договорах о безвозмездной передаче жилья в собственность муниципального образования - город Тамбов;

- дополнительных соглашениях о расторжении договора о безвозмездной передаче жилья в собственность;

- доверенностях на заключение:

договоров о безвозмездной передаче жилья в собственность;

договоров о безвозмездной передаче жилья в собственность муниципального образования - город Тамбов;

дополнительных соглашений о расторжении договора о безвозмездной передаче жилья в собственность;

- доверенностях на представление интересов администрации города в государственных учреждениях и организациях, совершение необходимых действий в интересах администрации города, представительство в судебных, надзорных и контрольных органах;

заявлениях на проведение лицензионной экспертизы муниципальных образовательных учреждений на право ведения образовательной деятельности, проведение аккредитации образовательных учреждений;

- карточках с образцами подписей и оттиска печати;

- актах о списании, приеме-передаче материальных ценностей;

- гарантийных письмах;

- актах инвентаризации;

- командировочных удостоверениях;

- документах по личному составу;

- удостоверениях муниципальных служащих администрации города и пропусках;

- муниципальных сертификатах;-

- протоколах, графиках, планах организационно-технических мероприятий, утвержденных главой администрации города.

3.5. Оттиск печати с воспроизведением герба города Тамбова и надписью "Глава администрации города Тамбова" проставляется на:

- благодарностях и почетных грамотах администрации города;

- документах по личной переписке главы администрации города.

3.6. Круглая печать администрации города с надписью "Для документов" проставляется при заверении копий, выписок из документов, на характеристиках, командировочных удостоверениях (отметки о прибытии и убытии), отправляемых телеграммах.

3.7. Круглая печать администрации города с надписью "Для пакетов" используется при ведении секретного делопроизводства, при получении и отправке документов фельдъегерской связью.

3.8. Для удостоверения подлинности копий принятых постановлений и распоряжений главы администрации города используется круглая печать администрации города с надписью "Управление документационного обеспечения".

3.9. При необходимости заверения копий постановлений (распоряжений), других документов администрации города Тамбова, в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", на копии проставляется штамп с заверительной надписью "Верно", которая заверяется подписью уполномоченного главой администрации города лица и круглой печатью администрации города "Для документов" (в исключительных случаях допускается заверение гербовой печатью).

Заверение копии осуществляется только при наличии подлинника документа.

3.10. Не допускается проставление печатей на документах или материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию органа администрации города.

3.11. Металлические печати используются для опечатывания помещений, сейфов, металлических ящиков, иного оборудования, в которых хранятся секретные документы, документы строгой отчетности, документы постоянного хранения, печати.

Перечень органов администрации города, имеющих право использовать металлические печати, определяется распоряжением главы администрации города.

4. Использование штампов

4.1. В администрации города используются штампы:

- с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города и его заместителей;

- для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и об исполнении документов, других отметок справочного характера.

4.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города и его заместителей разрешается при необходимости использовать при подготовке поздравительных писем и открыток, почетных грамот, благодарностей и дипломов администрации города, на копиях подписанных в установленном порядке документов и по согласованию с руководителем для оформления поручений.

Использование факсимиле при оформлении правовых актов главы администрации города, доверенностей, банковских платежных документов, счетов-фактур и других подлинников документов запрещается.

4.3. В органах администрации города используются только штампы для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и об исполнении документов, других отметок справочного характера.

5. Учет, выдача и хранение печатей и штампов

5.1. Все изготовленные печати, штампы и факсимиле, применяемые в деятельности администрации города, а также органов администрации города, учитываются в журнале учета печатей и штампов, который находится у работника, ответственного за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города.

5.2. Журнал учета печатей и штампов заполняется по правилам ведения документов строгой отчетности с обязательным проставлением в нем оттисков печатей и штампов.

Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов должны быть проставлены в журнале учета печатей и штампов в день получения печатей и штампов из предприятия, производившего их изготовление.

5.3. Выдача печатей и штампов производится под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). При возврате (изъятии) печати или штампа в журнале ставится дата сдачи и подпись лица, от