Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в администрации района

Приложение N 1

Инструкция
по делопроизводству в администрации района
(утв. постановлением администрации Сосновского района Тамбовской области
от 13 марта 2015 г. N 214)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации района (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации района, определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми актами Тамбовской области и Сосновского района.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех муниципальных служащих администрации района. Все муниципальные служащие администрации района ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района осуществляются муниципальными служащими администрации района.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации района, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации района.

Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на муниципальных служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными инструкциями.

1.6. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации района обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией. Знакомит всех муниципальных служащих подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещением или увольнением муниципальных служащие обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому муниципальному служащему.

1.8. В случае утраты документа муниципальный служащий незамедлительно докладывает об этом руководителю структурного подразделения администрации района.

1.9. Переписка между структурными подразделениями администрации района по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации района и заместителей главы администрации района.

1.10. При работе с документами в администрации района не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.11. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

2. Подготовка и оформление документов

2.1. При подготовке документов рекомендуется использовать форматы электронных документов: ODF - для подготовки электронных документов и PDF - для электронных копий документов и электронных презентаций, применять шрифты Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14).

2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение N 2), стабильный порядок их расположения.

2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.5. Документы в администрации района оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

В администрации района применяются следующие бланки:

бланки письма администрации района (приложения N 3);

бланк письма структурного подразделения администрации района (приложение N 4);

бланк постановления администрации района (приложение N 5);

бланк распоряжения администрации района (приложение N 6);

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

При переписке между структурными подразделениями администрации района бланк не используется.

2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

2.6.1. Наименование организации.

Наименование организации (структурного подразделения), в которой подготовлен документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

2.6.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.4. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.6.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

2.6.6. Дата документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 05 апреля 2007 г. следует оформлять 05.04.2007 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 апреля 2007 г.

2.6.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 7), где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.6.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.6.9. Место составления или издания документа.

Местом составления или издания документа указывают, как правило, р.п. Сосновка. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ р.п. Сосновка, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

2.6.10. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации области

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Председателю комитета по управлению имуществом области Г.И. Чулкову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Органы местного самоуправления района

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному врачу государственного учреждения здравоохранения "Тамбовская областная детская больница" А.И. Петрову

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Закрытое акционерное общество "Инвестиционная строительная компания "Тамбовинвестстрой" ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов, 392002

При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

И.П. Калинину ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя.

2.6.11. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы администрации района
Личная подпись В.Б. Платицин
17.02.2015

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (приложение N 8).

2.6.12. Резолюция

Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:

Р.В. Злобину Прошу подготовить проект распоряжения к 07.03.2015 (личная подпись) 27.01.2015

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

2.6.13. Наименование либо аннотация документа.

Наименование либо аннотация документа печатаются от левой границы текстового поля. Они должны кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностной регламент консультанта...".

Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через междустрочный интервал "точно" 12 пт. Точка в конце не ставится.

Наименование либо аннотация документа составляются лицом, готовящим проект документа.

К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, наименование либо аннотацию документа допускается не указывать.

2.6.14. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".

2.6.15. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью.

Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем должностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В постановлениях, распоряжениях распорядительных документах администрации района и коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации района (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия установила...", "собрание считает...").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить...", "прошу предоставить...");

от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация района направляет...").

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).

Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4.

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2.6.16. Отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации района и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации района от 21 января 2015 г. N 18

2.6.17. Подпись.

Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица - автора документа (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.

В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя или другое должностное лицо, издается соответствующий распорядительный документ, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей.

В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию, например:

И.о. главы администрации района

Личная подпись

С.Н. Попов

2.6.18. Гриф согласования документа.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ОМВД России

по Сосновскому району

Тамбовской области

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.01.2015

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации области

от 13.01.2015 N 01-05/15

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

2.6.19. Визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник отдела правовой и кадровой работы администрации района 21.01.2015

Р.В. Злобин

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Начальник отдела правовой и кадровой работы администрации района 21.01.2015

Р.В. Злобин

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (постановление, распоряжение и т.п.), визы проставляются в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т.п.).

Оформление виз документа возможно и на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

Согласование проекта правового акта администрации района оформляют в соответствии с пунктом 3.16 настоящей Инструкции.

2.6.20. Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

2.6.21. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения.

Например:

Верно Заместитель начальника отдела правовой и кадровой работы администрации района Дата

Личная подпись

Расшифровка подписи

2.6.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

Ж.И. Ефимова

26 3 42

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.6.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована главой администрации района или руководителем структурного подразделения администрации района, в котором исполнен документ.

2.6.24. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

3. Требования к подготовке и оформлению проектов постановлений и распоряжений администрации района

3.1. Глава администрации района издает постановления и распоряжения администрации района; в случаях, установленных федеральными законами, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области, законами области, Уставом района.

Постановлениями администрации района оформляются предписания, устанавливающие правовые нормы (правила поведения) обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение (приложения N 9 - 12).

Решения, рассчитанные на однократное применение, содержащие индивидуальные предписания и адресованные одному лицу, а так же по кадровому составу принимаются в форме распоряжений (приложение N 12).

3.2. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) администрации района вправе вносить заместители главы администрации района, руководители и муниципальные служащие структурных подразделений администрации района.

Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

3.3. Правовые акты администрации района издаются на соответствующих бланках установленной формы (приложения N 3 - 6).

3.4. Ответственность за ведение учета проектов правовых актов, администрации района и контроль за их движением возлагается на структурные подразделения администрации района, вносящие проект.

Ответственность за ведение, учет правовых актов, администрации района возлагается на отдел правовой и кадровой работы администрации района.

3.5. К проектам правовых актов администрации района при необходимости должна прилагаться справка о состоянии законодательства по вопросам, регулируемым проектом.

Справка готовится с использованием Информационной системы. Копии правовых актов администрации района на бумажных носителях, указываемые в справке к проекту, не прилагаются.

Одновременно с разработкой проекта правового акта администрации района должны быть подготовлены предложения об отмене, изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.

3.6. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, осуществляется в сроки не позднее 20 дней со дня их поступления при подготовке проекта постановления и 10 дней распоряжения.

3.7. Заголовок к правовым актам главы администрации района печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется от границы левого поля документа с прописной буквы флаговым способом. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" подготовлен правовой акт. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно 12 пт" и продлевается до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Если содержание постановления (распоряжения) не нуждается в пояснении, то преамбула отсутствует.

В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты, события, послужившие основанием для издания правового акта.

Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актов главы района, администрации района, то в преамбуле пишется во исполнение какого правового акта (его статьи, пункта) издается данный правовой акт, либо в целях реализации каких полномочий он издается. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование. В том случае, если в указанные правовые акты были внесены изменения, то после наименования в скобках указывается дата последнего изменения, например:

"В соответствии со статьей 3 Закона Тамбовской области от 07.07.2007 N 223-З "О муниципальной службе в Тамбовской области" (в редакции от 02.12.2014)...".

Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решение соответствующей комиссии или другого рабочего органа, то она оформляется следующим образом:

"В соответствии с решением комиссии по назначению и выплате социальной помощи гражданам района (протокол от 21.12.2015 N 1) администрация района ПОСТАНОВЛЯЕТ:...".

Преамбула в проектах постановлений администрации района завершается словами - "администрация района ПОСТАНОВЛЯЕТ".

Распорядительная часть должна содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения;

точное наименование исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии в тексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа, контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этих документов либо на лицо, указанное в резолюции руководителя администрации района по конкретному правовому акту;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.

Каждый пункт правового акта должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т. д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т. п. в правовых актах не допускается.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т. п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта администрации района, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Если проект постановления (распоряжения) администрации района содержит пункт о выделении денежных средств, то к нему должна прилагаться утверждаемая смета расходов.

При необходимости официального опубликования правового акта администрации района в нем предусматривается отдельный пункт о его официальном опубликовании в газете "Сосновская жизнь", на сайте сетевого издания "ТОП68 Тамбовский областной портал (www.top68.ru)" и дате вступления в силу.

При подготовке нормативных правовых актов администрации района в текстах документов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на одной строке "03", а на следующей "января 2007 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век".

При переносе с одной строки на другую нельзя отделять инициалы имени и отчества от фамилии.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, пишутся в тексте цифрами и словами, например, 5 (пять) тыс. рублей, 2 (два) млн. рублей.

Если в тексте нормативного правового акта администрации района необходимо изменить цифры, то делается запись:

"В пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38".

Предписания, адресуемые структурным подразделениям администрации района формулируются в категоричной форме.

В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации района, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации района, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

3.9. Содержание издаваемых правовых актов администрации района не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

3.10. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка;

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта.

Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующего правового акта администрации района строится по схеме:

"Внести изменения в постановление администрации района от _______ N _____ "(наименование постановления)":

пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3....(текст новой редакции пункта)";

абзац пятый пункта 4 изложить в следующей редакции:

"..... (текст новой редакции абзаца)".

Пункт о внесении изменений в приложение к постановлению главы района, администрации района строится по следующей схеме:

"Внести в приложение к постановлению администрации района от _______________ N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения:

пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4....(текст новой редакции пункта)";

в абзаце третьем пункта 8 слова "___________" исключить.

Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта главы района, администрации района строится по схеме:

"Пункт 4 постановления администрации района от _______ N __ "(наименование постановления)" после слов "_________." дополнить словами (пунктом, абзацем) "_______________".

3.11. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт администрации района подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

3.12. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов администрации района или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слов:

"Признать утратившим (утратившими) силу...".

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу.

Если правовой акт администрации района еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, то правовой акт подлежит отмене.

Пункт об отмене правовых актов администрации района или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слова:

"Отменить...".

3.13. Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 10 - 12).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", следующая строка содержит ссылку на постановление (распоряжение) и размещается через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации района от 15 января 2015 г. N 3

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласно приложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации района от 25.01.2015 N 14

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации района от 28.01.2015 N 18

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 - 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация граф таблицы повторяется на каждой странице. В таблицу не допускается включать самостоятельную графу "Номер по порядку". Если необходимо пронумеровать пункты или показатели, то порядковый номер размещается непосредственно перед текстом пункта или наименованием показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2".

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать:

ПРИЛОЖЕНИЕ к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области"

При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется:

Продолжение приложения к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области"

Приложения к документу визируются руководителем структурного подразделения администрации района которым вносится проект, на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части при условии наличия в тексте документа формулировки "утвердить согласно приложению". При отсутствии в тексте документа формулировки об утверждении приложения, приложение подписывает заместитель главы администрации района по компетенции.

В том случае, если принимается постановление о выделении ассигнований, то в тексте документа в обязательном порядке должна быть формулировка "утвердить смету согласно приложению" и она подписывается начальником финансового управления района.

3.14. Перечень утрачиваемых силу правовых актов администрации района приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более четырех утрачиваемых силу правовых актов администрации района, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу правовых актов администрации района формулируется следующим образом:

Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации района по перечню согласно приложению.

3.15. На оборотной стороне последнего листа правового акта администрации района указываются инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя, номер его телефона. Например:

И.В. Цурикова

26 3 42

3.16. Проекты постановлений (распоряжений) администрации района должны пройти согласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа.

Для более оперативной проработки сложных нормативных правовых документов могут направляться на предварительное согласование их электронные копии. Передача электронных копий правовых актов администрации района на согласование производится по электронной почте. Доработка документа производится путем обмена измененными электронными версиями.

Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня (срочность определяется главой администрации района и заместителями главы администрации района).

Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) администрации района - не более 2 рабочих дней. При визировании документов, затрагивающих финансовые интересы района, срок визирования начальником финансового управления района - до 7 рабочих дней.

Срок правовой экспертизы - не более 5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов объемом более 10 страниц - до 7 рабочих дней.

В ходе проведения правовой экспертизы проект постановления (распоряжения) администрации района должен быть проверен на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству и законодательству Тамбовской области, Уставу района. Также оценивается соблюдение разработчиком проекта правил юридической техники, то есть наличие необходимых реквизитов, структура, правильность использования юридической терминологии.

В заключении по результатам правовой экспертизы дается оценка соответствия (несоответствия) положений проекта правового акта администрации района конкретным нормам Конституции Российской Федерации и (или) федеральным законам, иным нормативным правовым актам органов государственной власти Российской Федерации, а также правовым актам Тамбовской области и Уставом района.

Заключение визируется лицом, проведшим экспертизу, подписывается начальником отдела правовой и кадровой работы администрации района, а в его отсутствие главным специалистом отдела правовой и кадровой работы администрации района и возвращается разработчику документа. На основании заключения разработчик документа дорабатывает текст и передает его для дальнейшего согласования в отдел правовой и кадровой работы администрации района.

Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта документа имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранению таких противоречий. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит мотивированное письмо с изложением своей позиции и прилагает его к этому проекту.

Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов осуществляется заместителем главы администрации района, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, путем создания комиссии с приглашением заинтересованных сторон и независимых экспертов.

Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются отдельно и прилагаются к проекту.

Документ в обязательном порядке должен быть завизирован руководителем структурного подразделения администрации района, который представил проект. Со всеми визами проект документа направляется на согласование первому заместителю или заместителю главы администрации района по компетенции. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа в верхней его части от левого края поля.

Дополнительно проекты правовых актов в обязательном порядке визируются следующими должностными лицами:

руководителями структурных подразделений администрации района, которым в документе предусматривают задания или поручения;

начальником отдела правовой и кадровой работы администрации района - по вопросам организации муниципальной службы, работы с кадрами, схемы, структуры и штатов администрации района;

заместителем главы администрации района - председателем комитета сельского хозяйства и экономики администрации района - по вопросам сельского хозяйства, социально-экономическим вопросам, программам развития отраслей экономики;

начальником финансового управления района - по финансовым вопросам, по выделению средств из резервного фонда администрации района;

начальником отдела по общим вопросам администрации района - по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления, при наличии в проекте наименований населенных пунктов;

начальником отдела по управлению муниципальным имуществом и землеустройству администрации района - по вопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися в муниципальной собственности, и регулирующим земельные правоотношения;

Список лиц, визирующих документы, может дополнительно определяться начальником отдела правовой и кадровой работы администрации района.

Если в процессе доработки в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

3.17. Правовые акты администрации района подписывает глава администрации района, а в его отсутствие первый заместитель главы администрации района.

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов имени, отчества и фамилии. Слова "Глава администрации" и "района" печатаются в две строки через межстрочный интервал "точно 12 пт". Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации района печатаются у правой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.18. Постановления и распоряжения администрации района регистрируются в отделе правовой и кадровой работы администрации района.

Нумерация постановлений и распоряжений администрации района ведется раздельно по видам документов, по годам и по кадрам. Регистрационный номер документа - состоит из знака N и порядкового номера документа.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р, к распоряжениям по кадрам добавляются буквы "р/к" например, N 27-р/к.

3.19. Все подписанные постановления и распоряжения администрации района (за исключением распоряжений по кадрам) оформляются и рассылаются заместителем начальника отдела правовой и кадровой работы администрации района не позднее пятнадцати дней прокурору района. В районный Совет народных депутатов постановления и распоряжения рассылаются по окончании календарного месяца.

Копии подписанных и зарегистрированных постановлений и распоряжений администрации района подлежащих официальному опубликованию на сайте сетевого издания "ТОП68 Тамбовский областной портал (www.top68.ru)" в трехдневный срок передаются в отдел по общим вопросам администрации района.

Ответственность за размещение зарегистрированных постановлений и распоряжений администрации района на официальном сайте администрации района в сети "Интернет" возлагается на структурные подразделения администрации района, готовившее данный документ.

3.20. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью администрации района.

3.21. Постановления и распоряжения администрации района систематизируются в отделе правовой и кадровой работы администрации района, с ежемесячным составлением реестров.

3.22. Все постановления и распоряжения администрации района, содержащие пункт о контроле, направляются в отдел по общим вопросам администрации района на бумажных носителях.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Протокол

4.1.1. Протокол составляется во время совещания (заседания), а также на основании представленных докладов, выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы заседаний коллегии администрации района оформляются согласно (приложению N 13) к настоящей Инструкции в течение 14 рабочих дней.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии и нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса.

Если проект решения, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается начальником отдела по общим вопросам администрации района соответствующему заместителю главы администрации района для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок.

Совещания при главе администрации района протоколируются муниципальными служащими отдела по общим вопросам администрации района. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания.

4.1.2. В администрации района протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждений вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель

Секретарь

Присутствовали - (список лиц, присутствовавших на заседании (совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т. д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний у главы администрации района также допускается краткая форма составления протокола.

В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня.

Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.

В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения.

При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

4.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

4.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и рассматриваемого вопроса в повестке дня. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации района.

Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения администрации района, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью администрации района.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами.

4.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами;

Вид заседания, совещания - печатается через 1 междустрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается где (у какого руководителя) проводится совещание и печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.

Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита.

Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Председатель

личная подпись

инициалы и фамилия

Секретарь

личная подпись

инициалы и фамилия

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами имени, отчества и фамилией.

4.2. Служебные письма

4.2.1. Служебные письма администрации района, структурных подразделений администрации района готовятся:

как ответы о выполнении поручений главы администрации района, заместителей главы администрации района;

как исполнение поручений главы администрации района, заместителей главы администрации района по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации района;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов района, другим документам;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

4.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы администрации района, заместителей главы администрации района, начальников структурных подразделений администрации района на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции должностных лиц. Сроки подготовки инициативных писем определяются должностными лицами администрации района, структурных подразделений администрации района.

4.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.2.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма.

4.2.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

4.2.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация района считает...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

4.2.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации района и должностных инструкций муниципальных служащих.

4.2.8. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа.

4.2.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

4.3. Телеграмма

4.3.1. Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке.

4.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.

4.3.3. Телеграммы по приоритетности обработки делятся на категории: "вне категории", "внеочередная", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная". Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы.

4.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.

Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации района, заместителями главы администрации района. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации района, номер счета, дата составления телеграммы, подпись должностного лица администрации района, имеющего право первой подписи на финансовых документах (приложение N 14). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается.

4.4. Акт

4.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами.

4.4.2. Акт оформляется на общем бланке (приложение N 15). Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.5.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийся с предлога "О" и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О приеме-передаче материальных ценностей", "О списании испорченных бланков писем".

4.5.4. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, договор и т. п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствовавшие при этом лица). Начинается эта часть словом "Основание", которое печатается через 2 - 3 межстрочных интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляется состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение. Например,

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен заинтересованным лицам;

2-й экз. - в дело.

Эта часть текста также необязательна.

4.5.5. При наличии приложений на них делается ссылка.

4.5.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности перед фамилиями не проставляются.

4.5.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о списании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожению документов и дел администрации района и т. д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке.

4.6. Справка

4.6.1. Справки делятся на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

4.6.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы администрации района, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2015 году". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

4.6.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т. п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков справок прилагаются к нормативным актам.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда представляется. В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т. д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

4.7. Докладные и объяснительные записки

4.7.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

4.7.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

4.7.3. Докладные записки, подаваемые начальнику структурного подразделения или главе администрации района, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке администрации района и подписывается главой администрации района или заместителями главы администрации района.

4.7.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке администрации района.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

5. Особенности работы с обращениями граждан

5.1. Общие положения

5.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", и с учетом требований настоящей Инструкции, предусматривающих порядок поступления обращений граждан в администрацию района, их регистрацию и рассмотрение.

5.1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм по почте, в электронном виде, посредством факсимильной связи, доставляются нарочным, а также в устной форме на личном приеме граждан в администрации района, на выездных приемах, при проведении главой администрации района, заместителями главы администрации района.

5.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на секретаря приемной администрации района и ведущего специалиста отдела по общим вопросам администрации района, который вносит все обращения с электронный справочник "АСКОГ". Для регистрации обращений граждан в приемной администрации района ведется соответствующий журнал.

5.2. Прием, учет, регистрация письменных обращений граждан

5.2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в администрацию района по почте, принимаются секретарем приемной администрации района.

Проверяется правильность доставки поступившей корреспонденции. Ошибочно полученные письменные обращения незамедлительно возвращаются почтовому отделению;

заказная корреспонденция принимается под расписку;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них вложений;

конверт подкалывается к письму;

поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения к письму) подкалываются к письму (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп, и они передаются по назначению.

Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение с указанием даты их поступления.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.2.3. Обращения граждан, поступившие заместителям главы администрации района или в структурные подразделения администрации района посредством факсимильной связи, передаются секретарю приемной администрации района для регистрации.

5.2.4. Обращения граждан, поступившие по электронной почте в приемную главы администрации района, в структурные подразделения администрации района регистрируются и рассматриваются как письменные обращения граждан на бумажных носителях.

5.2.5. Регистрационный номер письменного обращения гражданина состоит из начальной буквы фамилии заявителя, цифрового кода приемной руководителя по номенклатуре дел администрации района и порядкового номера обращения (например, А-01 - 205).

5.2.6. Зарегистрированные обращения, вместе с подготовленными на них ответами передаются в отдел по общим вопросам для регистрации их в электронном справочнике системы "АСКОГ".

5.3. Передача письменных обращений на рассмотрение, рассылка поручений руководителей по рассмотрению обращений и уведомлений заявителям о переадресовке обращений согласно компетенции

5.3.1. Зарегистрированные в администрации района письменные обращения граждан передаются главе администрации района, заместителям главы администрации района на рассмотрение.

5.3.2. Поручения главы администрации района, заместителей главы администрации района, по рассмотрению обращений граждан, оформленные в виде резолюций, направляются исполнителям, ответственным за рассмотрение обращения по существу вопросов.

5.3.3. При рассылке поручений главы администрации района, заместителей главы администрации района, связанных с рассмотрением обращений граждан, проверяют соответствие номера, указанного на поручении и сопроводительном письме, регистрационному номеру обращения граждан, делают согласно резолюции отметку о подлежащих возврату документах, постановке рассмотрения обращения на контроль. Письменные уведомления заявителям посылаются на бланках администрации района установленного образца.

Не допускается отправлять поручения исполнителям и уведомления заявителям по не зарегистрированным обращениям граждан.

5.3.4. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы по запросам корреспондентов (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства, Администрация Тамбовской области и должностные лица), поставивших обращения на контроль, даются только за подписью главы администрации района, заместителей главы администрации района.

5.4. Работа с другими видами обращений граждан

5.4.1. Регистрация устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан, в том числе выездного приема главы администрации района, заместителей главы администрации района производится в администрации района на карточках личного приема (приложение N 16). Регистрационный номер обращения на личном приеме состоит из аббревиатуры слов "личный прием" и порядкового номера записи на прием (например, ЛП-112).

5.4.2. В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводивших прием граждан, секретарь приемной администрации района передает карточки личного приема исполнителям.

5.4.3. При рассылке поручений и ответов по устным обращениям граждан (личный прием) соблюдаются те же требования, которые установлены для работы с письменными обращениями граждан.

5.5. Хранение материалов по рассмотрению обращений граждан

5.5.1. Хранение рассмотренных обращений граждан и материалов к ним обеспечивается секретарем приемной администрации района и общим отделом администрации района в текущем архиве.

5.5.2. По истечении сроков хранения обращения граждан и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации района, совместно с отделом культуры и архивного дела администрации района, либо уничтожают в установленном порядке, либо передают на дальнейшее хранение.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации района, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации района.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется, как правило, средствами почтовой, электрической связи и нарочным.

С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов

6.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию района, производятся в централизованном порядке в приемной главы администрации района.

Копии постановлений и распоряжений администрации области, письма присланные с других организаций регистрируются в соответствующих журналах передаются главе администрации района и заместителям главы администрации района согласно распределения обязанностей для резолюций.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично" вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

При обнаружении почтовых отправлений, вызывающих подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, порядок действий осуществляется в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 17).

При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается у секретаря приемной администрации района, а второй - направляется отправителю документа.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

На поступивших документах проставляется регистрационный штамп.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации района и заместителями главы администрации района, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам деятельности структурных подразделений администрации района.

6.3.2. Документы, адресованные главе администрации района, заместителям главы администрации района, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации района предварительно рассматриваются в приемной администрации района.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации района, заместителями главы администрации района и направляются непосредственно в структурные подразделения администрации района или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям администрации района или муниципальным служащим администрации района.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации района, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям секретарь приемной администрации района готовит и передает копии документа.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и оперативно передаются на рассмотрение главе администрации района или заместителям главы администрации района.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале регистрации поступающих телефонограмм и передается руководителю, которому она адресована.

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые администрацией района, передаются почтовой, и электрической связью.

Обработка документов администрации района для отправки почтовой связью осуществляется работниками администрации района.

Документы структурных подразделений администрации района для отправки передаются секретарю приемной администрацию района полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется почтовой связью.

Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации района, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

6.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

6.5.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель.

Электронные копии документов, поступающие на официальный адрес электронной почты администрации района, подлежат распечатке и учету. Регистрация осуществляется в установленном для регистрации документов на бумажных носителях порядке.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

6.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи муниципальный служащий администрации района обязан руководствоваться следующими требованиями:

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

поступившие факсограммы передаются в приемную главы администрации района для их регистрации.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации района, осуществляется их руководителями.

6.6. Работа исполнителей с документами

6.6.1. Руководители структурных подразделений администрации района обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.6.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

6.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе администрации района, заместителями главы администрации района руководителям структурных подразделений администрации района, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр на рассылку.

6.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

7.1.4. Документы регистрируются в традиционных журналах.

7.1.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др.

7.1.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения документов

8.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

8.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают глава администрации района и его заместители. Учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения осуществляется в отделе по общим вопросам администрации района.

8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных в соответствии с Инструкцией о контроле.

8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из администрации области, областной Думы, организаций и граждан - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам депутатов Государственной Думы, Тамбовской областной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по запросам депутатов районного Совета народных депутатов - не позднее, чем через 15 дней со дня их получения;

по поручениям главы администрации района, данным структурным подразделениям администрации района, по подготовке проектов постановлений - до 20 дней, распоряжений - до 10 дней;

по обращениям граждан, поступившим в администрацию района, - в течение 30 дней со дня регистрации обращения; в исключительных случаях, при необходимости запроса дополнительной информации, требующейся для рассмотрения обращения, глава администрации района либо уполномоченное им на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение.

Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются начальником отдела правовой и кадровой работы администрации района, исходя из сроков, указанных в судебных повестках или иных процессуальных документах.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации района или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел по общим вопросам администрации района (новый срок, дата изменения, подпись).

8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

8.1.8. Предварительный контроль сроков исполнения документов осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за пять дней до истечения срока.

8.1.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих из администрации области

8.2.1. Поступающие в администрацию района контрольные карточки на постановления и распоряжения администрации области регистрируются секретарем приемной главы администрации района. Зарегистрированные контрольные карточки передаются на исполнение в структурное подразделение администрации района, где на исполнении находится поставленное на контроль постановление администрации области.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".

8.2.2. Контрольная карточка и ответ о ходе исполнения, поставленного на контроль постановления администрации области возвращаются секретарю приемной главы администрации района.

8.2.3. Отчеты на контрольные карточки вносятся в интегрированную базу данных администрации области электроником муниципального казенного учреждения "Служба материально - технического обеспечения органов местного самоуправления района"

9. Обеспечение сохранности документов, печатей, штампов и их использование

9.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.

10. Машинописные и копировально-множительные работы в администрации района

10.1. В администрации района печатаются только материалы служебного характера.

10.2. В структурных подразделениях администрации района, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации района, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.

В администрации района печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации района и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации района, проекты писем главе администрации Тамбовской области, главам муниципальных образований района, другим должностным лицам за подписью главы администрации района или его первого заместителя, доклады главе администрации района, а также другие материалы по поручению руководителей структурных подразделений администрации района.

10.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.

10.4. Выполнение копировально-множительных работ в администрации района производится централизованно в администрации района, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации района.

Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке администрации района в типографии.

10.5. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата А3.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

11. Организация документов в делопроизводстве

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 18).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом района, положениями о структурных подразделениях администрации района, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации района, их виды, состав и содержание.

11.1.3. В администрации района составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации района составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения администрации района и представляется в отдел по общим вопросам администрации района.

Вновь созданное структурное подразделение администрации района обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел по общим вопросам администрации района

11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в отделе по общим вопросам администрации района на основе номенклатуры дел структурных подразделений администрации района.

11.1.6. Сводная номенклатура дел администрации района подписывается начальником отдела по общим вопросам и утверждается заместителем главы администрации района по компетенции. Согласовывается номенклатура дел с отделом культуры и архивного дела администрации района не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.

11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй - используется в отделе по общим вопросам администрации района в качестве рабочего. Третий направляется в отдел культуры и архивного дела администрации района.

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации района.

11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации района являются названия структурных подразделений администрации района.

11.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т. д.);

название автора документа;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период, к которому относятся документы дела).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с органами местного самоуправления района о совершенствовании работы с документами".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

"Переписка с управлением культуры и архивного дела области по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

"Переписка с администрациями поссовета и сельсоветов района по вопросам водоснабжения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с Региональной академией народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (г. Москва) о повышении квалификации работников органов местного самоуправления района".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или согласованный с отделом культуры и архивного дела администрации района срок хранения.

В графе 4 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

11.1.14. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

11.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.

12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях администрации района.

12.2.3. Исполненные документы должны быть подшиты в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения администрации района или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляет отдел по общим вопросам администрации района.

12.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

12.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

12.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела. Нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 19); составление заверительной надписи (приложение N 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел,: дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений администрации района и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в отдел культуры и архивного дела администрации района.

12.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения администрации района. Выдача дел муниципальным служащим администрации района для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации района, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование муниципальным служащим администрации района на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации района по компетенции по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя главы администрации района по компетенции с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации района являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на хранение в отдел культуры и архивного дела администрации района.

Подготовка документов к передаче на хранение в отдел культуры и архивного дела администрации района включает работу отдела по общим вопросам администрации района и лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации района за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации района производится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел культуры и архивного дела администрации района.

14.1.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях администрации района; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.1.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации района путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

14.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

14.1.4. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

14.1.5. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (приложение).

14.1.6. Опись дел администрации района подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела по общим вопросам администрации района и утверждается заместителем главы администрации района по компетенции.

14.1.7 Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в отдел культуры и архивного дела администрации района, а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в структурных подразделениях администрации района.

14.2. Подготовка и передача документов в архив администрации района

14.2.1. В отдел культуры и архивного дела администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел культуры и архивного дела администрации района после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации района.

14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел культуры и архивного дела администрации района, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации района и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.2.4. Передача дел в отдел культуры и архивного дела администрации района осуществляется по графику, составленному отделом по общим вопросам администрации района, согласованному с руководителями структурных подразделений администрации района и утвержденному главой администрации района.

Вместе с делами в отдел культуры и архивного дела администрации района передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.