Решение Ивановского областного Совета народных депутатов от 25 февраля 1976 г. N 4/11 "Об утверждении инструкции о делопроизводстве в аппарате исполкома Ивановского областного Совета депутатов трудящихся"

2.2. Общие требования к оформлению
служебных документов

2.2.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов исполкома оформляются на бланках установленного образца только двух форматов: А4 (297 x 210) и А5 (210 x 148).

Решения областного Совета, решения и распоряжения исполкома, служебные письма оформляются на специально разработанных для этих видов документов бланках (приложения N 1, 2, 3, 4). Все остальные виды документов исполкома оформляются на общем бланке исполкома (приложение N 5). Отдельные виды планово - отчетных и учетных документов допускается оформлять на листах бумаги формата АЗ (420 x 290).

2.2.2. Подлинники документов должны оформляться на бумаге высшего качества.

2.2.3. Адресат указывается как на документах, направляемых в другие учреждения (исходящие документы), так и на внутренних документах. Если документ направляется в учреждение или его структурное подразделение, наименование адресата дается в именительном падеже. Например:

     Госплан РСФСР

     Отдел бытового обслуживания населения

     или

     Исполком Родниковского районного

     Совета депутатов трудящихся

При направлении документа конкретному должностному лицу название учреждения дается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

     Исполком Ивановского

     городского Совета депутатов

     трудящихся

     Начальнику городского жилищного

     управления тов. Прогунову В.А.

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности адресата. Например:

     Заведующему Ивановским областным

     финансовым отделом тов. Терентьеву В.П.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то эти организации указываются обобщенно. Например:

     Начальникам управлений и заведующим

     отделов облисполкома

     или

     Секретарям исполкомов районных и городских

     Советов депутатов трудящихся

     или

     Исполкомам районных и городских Советов

     депутатов трудящихся

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам, учреждениям системы исполкома Ивоблсовета. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес. Например: 153002 г. Иваново ул. Громобоя, д. 153, кв. 8, т. Антоновой И.П.

2.2.4. Резолюция проставляется руководителем исполкома или руководителем его структурных подразделений на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте. Документ должен иметь не более двух резолюций, причем вторая не должна дублировать первую или противоречить ей. Вторая резолюция необходима в том случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель. Резолюция должна содержать следующие элементы:

фамилия и инициалы исполнителя;

предписываемое действие и сроки его исполнения;

личная подпись автора резолюции;

дата резолюции (дата подписи).

2.2.5. Наименование вида проставляется исполнителем на всех документах, кроме писем. Наименование вида документа располагается в общем бланке ниже реквизита "исполнительный комитет" и печатается прописными буквами.

2.2.6. Все даты на документах проставляются тремя парами арабских цифр, разделенными точками: первая пара цифр - число месяца, вторая пара - порядковый номер месяца в году, третья пара - две последние цифры года. Например: 30 января 1976 года следует писать - 30.01.76.

Если число месяца или порядковый номер месяца в году являются однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Например:

3 апреля 1976 года следует писать - 03.04.76.

Датой решения является дата его принятия на заседании, датой распоряжения, приказа и письма является дата их подписания, датой справки, докладной записки - дата составления, дата акта, протокола - дата события (время проверки или заседания). Датой документов, требующих утверждения, является дата их утверждения. Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и т. д.). Дата в тексте документа проставляется обычным способом. Например: "Заседание комиссии проходило 9 июля 1974 года".

Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланка.

2.2.7. К решениям, распоряжениям, приказам, справкам, письмам и всем другим видам документов, напечатанных на бланках формата А4, составляются заголовки. Печатается заголовок в левой стороне бланка ниже штампа, в границах ограничительных отметок. Заголовок должен быть максимально коротким, стилистически точным и легко запоминаться. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем?" и начинаться с предлога "о" ("об"). Если объем заголовка в тексте превышает 140 печатных знаков, то его допускается печатать во всю ширину листа до границы правого поля документа. Заголовок не дается к телеграммам, телефонограммам и письмам, текст которых печатается на бланках формата А5.

2.2.8. Текст документов должен быть точным, достоверным, не допускающим различного толкования вопроса. Текст сложных документов (инструкции, доклады, планы, справки и др.) делится на разделы, подразделы, пункты. Каждая составная часть текста нумеруется арабскими цифрами. При составлении текста документа рекомендуется:

заменять сложные предложения простыми;

использовать устойчивые обороты и словосочетания, характерные для официальных документов (Например: исполком Ивановского областного Совета депутатов трудящихся решил...);

применять прямой порядок слов в предложении;

заменять местоимения существительными (Например: "Оргинструкторский отдел просит, а не "мы просим").

2.2.9. Подпись является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе и документа, являющегося приложением. Подписание документов производится в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками исполкома и в соответствии с должностными инструкциями. В подпись включается:

наименование должности лица, подписавшего документ;

личная подпись;

расшифровка личной подписи, с указанием инициалов имени и отчества.

Решения, протоколы, финансовые и некоторые планово - отчетные документы имеют две подписи.

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. Акты подписываются всеми, кто принимал участие в составлении акта, должности лиц при этом не указываются.

Документы исполкома, направляемые в вышестоящие партийные и советские органы, подписываются председателем исполкома (в его отсутствие - первым заместителем председателя).

Если документ исполнен на бланке, то в состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи. Например:

Председатель исполкома

(личная подпись) А.В.Мокряков

Если документ исполнен не на бланке, то к наименованию должности добавляется полное название исполкома. Например:

Председатель исполкома

Ивановского областного Совета

депутатов трудящихся

(личная подпись) А.В.Мокряков

Подпись на копиях документов удостоверяется следующим образом:

п/п        (подлинник подписан)

Верно: инспектор отдела кадров

          Петрова Н.И.

          2 февраля 1976 г.                        (дата заверения)

В случае отсутствия лица, имеющего право подписывать документ, в документе указывается фамилия и должность того лица, которое будет фактически подписывать документ. Не разрешается ставить отметку "за" и расписываться другому лицу.

2.2.10. Утверждение - особый вид удостоверения документа. Подлежащий утверждению документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения. Утверждение может быть коллегиальным (решением Совета исполкома) и в порядке единоначалия (руководителем исполкома). Документы, утвержденные решением, должны иметь гриф утверждения, который оформляется по следующему образцу:

Утверждено

решением исполкома

Ивановского областного

Совета депутатов трудящихся

от 25 января 1976 г. N 2/27

Если документ утверждается в порядке единоначалия, гриф утверждения оформляется так:

Утверждаю

Председатель исполкома

Ивановского областного

Совета депутатов трудящихся

(личная подпись) А.В.Мокряков

28 января 1976 г.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа, причем слово "Утверждено" и "Утверждаю" печатается прописными буквами. Все элементы грифа печатаются от одного положения (4-го) табулятора.

2.2.11. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права и служат дополнительной гарантией подлинности документа. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи. В делопроизводстве исполкома применяются три печати: круглая гербовая печать, круглая печать общего отдела и печать протокольной части. Круглая гербовая печать хранится в общем отделе и проставляется на документах, подтверждающих права юридических и физических лиц, на документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, на выборных документах, доверенностях, удостоверениях личности, некоторых актах, в трудовых книжках, на договорах, на справках о стаже работы и некоторых других документах.

Круглая печать общего отдела хранится в общем отделе и проставляется на справках с места работы, о получаемой зарплате, на командировочных удостоверениях, архивных справках (кроме подтверждаемых стаж работы), выписках и копиях. Печать протокольной части хранится в протокольной части и проставляется на копиях и размноженных экземплярах решений и распоряжений, на выписках из решений и распоряжений, на выписках из протоколов заседаний исполкома.

    Заведующий оргинструкторским отделом

            (личная подпись)         В.С. Овчинников

       27 февраля 1976 г.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф состоит из слова "Согласовано" (печатается прописными буквами), полного наименования должности и названия утверждения, личной подписи согласовавшего документ лица, расшифровки подписи и даты согласования. Например:

Согласовано:

Председатель плановой

комиссии облисполкома

(личная подпись) Д.Я. Быковский

6 января 1976 г.

Несогласие с проектом документа оформляется визой и прилагаемым к документу отдельным листом бумаги, где излагается суть возражений и замечаний по проекту. Визы в этом случае оформляются так:

Заведующий областным финансовым

отделом с проектом не согласен.

(Замечания прилагаются).

(личная подпись) В.П. Терентьев

27 января 1976 г.

Решения и распоряжения визируются на первых экземплярах или листах согласования (приложение N 6), письма, справки и другие исходящие документы визируются на экземплярах, подшиваемых в дела. На всех остальных внутренних документах исполкома визы ставятся на первых экземплярах.

2.2.13. Приложения оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к подготовке и оформлению всех служебных документов. На приложениях к решениям и распоряжениям делается отметка в правом верхнем углу документа с указанием названия распорядительного документа, его номера и даты.

Приложение

к решению исполкома

Ивановского областного Совета

от 2 января 1976 г. N 2/15

В тексте основного документа делается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение" и т. п.).

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер.

Если документ является приложением к служебному письму и упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения указывается после текста письма до подписи в левой половине листа. Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если в тексте письма не названы приложения, то они перечисляются все в приложении к письму с указанием количества листов и экземпляров каждого из них. Например:

     Приложение: 1. Проект инструкции о делопроизводстве на 20 л. в

     1 экз.

     2. Заключение на инструкцию о делопроизводстве на

     1 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

2.2.14. На документе проставляется отметка о поступлении и исполнении документа. Отметка о поступлении документа делается с помощью регистрационного штампа на всех поступающих в канцелярию документах, независимо от того, подлежат они регистрации или нет. Отметка ставится в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении делается ответственным исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева. Отметка состоит из краткой записи об исполнении документа (если нет документа - ответа), слов "в дело N" по номенклатуре дел, даты направления в дело и личной подписи. Например:

Сообщено т. Блохину В.А. по телефону 2-74-58

в дело N 4-28

28 января 1976 г. Подпись

Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии и инициалов непосредственно исполнителя, номера его служебного телефона. Эта отметка делается на всех экземплярах в нижнем левом углу оборота последнего листа документа.

2.2.15. В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Если текст расположен на одной стороне листа, номера листов проставляются в правом углу верхнего поля документа. Если текст расположен на обеих сторонах листа, то нечетные номера страниц проставляют в правом углу поля лицевой стороны листа, четные - в левом углу верхнего поля оборотной стороны. Номера страниц следует печатать на расстоянии не менее 10 миллиметров от верхнего и правого (на оборотной стороне - от верхнего и левого) обрезов листа.

2.2.16. Копии документов изготовляются и выдаются с разрешения руководства исполкома или руководителя структурного подразделения. Копии снимаются только с тех документов, которые создаются в самом исполкоме (исключая документы, хранящиеся в личных делах).

2.2.17. Копии документов воспроизводятся на бланке исполкома, заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие их содержания подлиннику. Если копия изготовляется не на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. На первом листе копии документа ставится отметка "Копия". Заверительная надпись составляется по форме "Верно", наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы, дата заверения копии. Например:

Верно. Зав. канцелярией (подпись)

В.П. Гамзина 25 января 1976 г.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней проставляется печать.

2.2.18. На копийном экземпляре исходящего документа (отпуске) проставляется виза лица, составившего документ и визы лиц, с которыми документ согласован, затем дата подписания и регистрационный индекс. Текст бланка не воспроизводится. Подпись удостоверяется по форме: Верно, личная подпись (фамилия указывается разборчиво).

2.3. Порядок оформления протоколов

2.3.1. Порядок оформления протоколов сессий областного Совета. Протоколы сессий оформляются на чистом листе бумаги и не нумеруются. Арабскими цифрами указывается номер сессии в пределах созыва. Например: Протокол 4 сессии 15 созыва.

В протоколе сессии указывается:

номер сессии и номер созыва Совета;

дата и место проведения сессии;

общее количество депутатов Совета и количество присутствующих на сессии;

председатель и секретарь сессии (фамилия, инициалы, от каких избирательных округов являются депутатами);

повестка дня;

основной текст протокола;

подписи.

Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня сессии. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций: слушали, выступили, решили.

В позиции "слушали" указывается наименование темы выступления, фамилия, инициалы и должность выступившего.

В позиции "выступили" указываются фамилии, инициалы и должности выступивших по данному пункту повестки дня.

В позиции "решили" пишется: "Решение по обсуждаемому вопросу прилагается".

К протоколу сессии прилагаются:

все принятые сессией решения; оформленная соответствующим образом стенограмма;

доклады, содоклады;

особые мнения депутатов по обсуждавшимся на сессии вопросам в письменном виде.

Протокол сессии подписывается председателем и секретарем сессии. Решение сессии Совета об избрании исполкома и об изменениях в его составе подписываются председателем и секретарем сессии. Все остальные решения Совета подписываются председателем и секретарем исполкома.

2.3.2. Оформление протоколов заседания исполкома.

Протоколы заседаний исполкома оформляются на общем бланке исполкома (приложение N 5) и нумеруются арабскими цифрами в пределах одного календарного года. Заголовком к протоколу является название протоколируемого заседания. Например: "Заседания исполкома".

Заседание исполкома протоколируется и стенографируется.

Оформление протоколов заседания исполкома аналогично оформлению протоколов сессии Совета (см. пункт 2.3.1. настоящей инструкции). В отличие от протоколов сессии в протоколе заседания исполкома дается список присутствующих на заседаниях членов исполкома. При стенографировании заседания исполкома содержание выступлений в протокол не включается. К протоколу заседания исполкома прилагаются:

все принятые решения;

оформленная соответствующим образом стенограмма;

особые мнения (если имеются) членов исполкома, изложенные на отдельном листе бумаги, подписанные и датированные;

регистрационный лист с указанием фамилий, инициалов и должности лиц, приглашенных на заседание исполкома.

Протоколы заседания исполкома подписываются председателем и секретарем исполкома.

2.3.3. Оформление протоколов заседания постоянных комиссий Совета и протоколов заседаний комиссий исполкома.

Протоколы заседаний постоянных комиссий Совета оформляются машинописным способом на чистом листе бумаги. Протоколы постоянных комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах одного созыва Совета по каждой комиссии отдельно.

Протоколы комиссии исполкома оформляются на общем бланке исполкома (приложение N 5) и нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года по каждой комиссии отдельно.

В протоколах указывается:

дата, номер протокола, место проведения (г. Иваново);

члены комиссии и приглашенные;

повестка дня;

текст протокола.

Протоколы заседаний комиссий подписываются председателем и секретарем комиссии.

К протоколу заседания постоянной комиссии обязательно прилагаются:

принятые на заседании комиссии решения;

справки депутатов и заключения по обсуждаемым вопросам, подписанные составителями и датированные.

Решения комиссии подписываются председателем комиссии.

2.4. Порядок подготовки и оформления проектов
решений и распоряжений исполкома областного Совета

2.4.1. При разработке проекта решения (распоряжения) необходимо, чтобы:

предложения были реальными и конкретными, обеспечены достаточной материально - технической базой и финансовыми средствами;

было исключено издание дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутым в проекте;

указаны конкретные виды и объемы работ, конкретные сроки исполнения и исполнители (учреждения, лица);

формулировки были четкими и краткими, исключающими двоякое толкование вопроса;

были учтены все действующие нормативные акты по затронутым в проекте вопросам.

2.4.2. К проекту решений (в необходимых случаях и к проекту распоряжений) прилагается справка или докладная записка за подписью руководителя учреждения или лица, представивших проект.

2.4.3. Если данный проект решения (распоряжения) отменяет один из нормативных актов, принятых ранее по затронутому вопросу, то в проекте указывается, что такой-то нормативный акт следует считать утратившим силу.

2.4.4. Если проект решения предусматривает обращение в Совет Министров СССР или в Совет Министров РСФСР, а также в союзные или республиканские министерства, то к проекту решения прилагается проект соответствующего письма с визой исполнителя.

2.4.5. К проекту решения прилагается список лиц, подлежащих вызову на заседание исполкома, и список организаций на рассылку решения.

2.4.6. Проект решения (распоряжения) исполкома при согласовании его внутри исполкома вначале визируется исполнителем, затем юрисконсультом, заместителем председателя, ведающим соответствующим вопросом, или секретарем исполкома. Затем решение передается для внешнего согласования с заинтересованными организациями и должностными лицами, сферу деятельности которых затрагивает проект (проставление виз см. пункт N 2.2.12. настоящей инструкции).

2.4.7. Проекты решений исполкома в течение трех дней после их принятия редактируются зам. председателя или секретарем исполкома с учетом замечаний, предложений, внесенных на заседании, перепечатываются и передаются на подпись председателю и секретарю. Все приложения к решениям исполкома подписываются секретарем исполкома.

2.4.8. Распоряжения подписываются председателем исполкома. Подписанные распоряжения с визой секретаря исполкома передаются в протокольную часть для размножения и рассылки адресатам. Копии размноженных решений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью протокольной части.

2.5. Подготовка и оформление приказов заведующих
общим и хозяйственным отделами

2.5.1. Проекты приказов готовятся сотрудниками этих отделов, согласовываются с заинтересованными лицами и передаются на подпись заведующим отделами.

2.5.2. Приказы оформляются на общем бланке исполкома (приложение N 5).

2.5.3. К тексту приказов составляются заголовки. В вводной части текста приказа излагаются факты или название документа, послужившие основанием к изданию приказа. Распорядительная часть приказа делится на пункты. Каждый пункт содержит указание на конкретное предписываемое действие, конкретного исполнителя и конкретные сроки исполнения. Последний пункт приказа называет подразделение или лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

2.5.4. Если приказ подлежит рассылке, то к нему прилагается список на рассылку.

2.6. Организация машинописных и
копировально - множительных работ

2.6.1. Все передаваемые в машинописное бюро документы должны быть оформлены с учетом требований настоящей инструкции, тщательно отредактированы и написаны только фиолетовыми или черными чернилами. Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом, к печатанию не принимаются.

2.6.2. Правила печатания отдельных реквизитов определяются ГОСТом 6.38-72.

2.6.3. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Оригинал должен быть отпечатан на белой бумаге четким черным шрифтом. Исполнитель обязан провести тщательную проверку и редактирование текста, удалив из него все не подлежащие опубликованию сведения. На размноженных экземплярах указывается номер заказа и тираж.

Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за содержание и качество документов.

3.1. Порядок прохождения и исполнения входящих
документов

Поступившая в исполком корреспонденция принимается и регистрируется централизованно в канцелярии.

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным по исполкому.

При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного документа ставится штамп исполкома, дата и подпись работника, принявшего документ.

При приеме корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, кроме конвертов с надписью "лично" и адресованных общественным организациям, вскрываются в канцелярии. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причины возврата или об этом сообщается по телефону.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя и дату отправки и получения документа.

На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.

Все входящие документы сортируются в канцелярии, на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение N 7). Нерегистрируемые документы, а также документы, адресованные общественным организациям и с пометкой "лично", передаются по назначению.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются из канцелярии в приемную председателя исполкома для регистрации и передачи на исполнение.

После предварительного рассмотрения в канцелярии вся зарегистрированная корреспонденция направляется председателю исполкома, его заместителю, секретарю, в соответствии с распределением обязанностей, структурным подразделениям с учетом компетенции каждого структурного подразделения.

После рассмотрения руководителем структурного подразделения документы в тот же день передаются исполнителям. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Документы по вопросам, относящимся к компетенции исполкома, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.

В случае, если документ направляется на исполнение в подведомственную исполкому организацию, об этом сообщается организации или лицу, от которых поступил документ.

Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углу первой страницы делается отметка "подлежит возврату".

Служебные документы, полученные в структурных подразделениях, должны быть переданы в канцелярию для регистрации.

Исполненный документ с подлинником в одном экземпляре копии ответа передается структурными подразделениями в канцелярию.

3.2. Порядок прохождения внутренних и исходящих
документов

Порядок прохождения внутренних и исходящих документов заключается в составлении проекта документа, его согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении), регистрации и отправке.

Подготовленные проекты документов передаются для печатания в машбюро. Документы небольшого объема печатаются в приемных.

Отпечатанные и отредактированные документы подлежат согласованию с заинтересованными лицами, либо передаются на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились. При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие приложений.

Подписанные документы передаются в канцелярию исполкома для регистрации, завершающей обработки и отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции состоит из сортировки, адресования, маркировки и проставления стоимости отправления.

Документы для отправления должны поступать в канцелярию полностью оформленными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для переоформления.

Документы, направляемые постоянным адресатам, вкладываются в конверты с адресами, напечатанными типографским способом.

Переданные исполнителями в канцелярию документы должны быть отправлены в тот же день. При оформлении документов на заказную корреспонденцию составляется реестр.

Внутренние документы готовятся, оформляются, исполняются в пределах исполкома.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

3.3. Организация доставки документов

Доставка документов внутри исполкома осуществляется делопроизводителем канцелярии 2 - 3 раза в день. Срочная корреспонденция доставляется немедленно. Входящие документы доставляются в структурные подразделения в день их поступления в исполком.

Исходящие и внутренние документы передаются в канцелярию помощниками или инструкторами структурных подразделений в день подписания (утверждения).

3.4. Порядок приема и передачи служебных документов

Прием и передача служебных документов на всех этапах прохождения в исполкоме осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Под расписку исполнителям передаются постановления и распоряжения вышестоящих организаций.

Любая передача документов из одного в другое структурное подразделение производится через приемные, о чем делается отметка в регистрационных карточках соответствующего структурного подразделения.

3.5. Учет объема документооборота

Количественному учету в исполкоме подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

В канцелярии при приеме или отправке производится учет объема входящих и исходящих документов. Учет количества решений и распоряжений осуществляется в протокольной части.

4.1. Порядок регистрации документов

Все входящие, инициативные исходящие, важнейшие внутренние документы исполкома регистрируются один раз: входящие и исходящие - в канцелярии, решения и распоряжения - в протокольной части.

Для регистрации входящих и исходящих документов применяется карточка установленной формы (приложение N 8). Для регистрации решений и распоряжений применяется специальная карточка (приложения N 9, 10).

Постановления и распоряжения вышестоящих организаций регистрируются на карточках с красной полосой и передаются юрисконсульту исполкома.

Юрисконсульт составляет два экземпляра карточек и вместе с документом направляет в приемную председателя исполкома. Первый экземпляр карточки, содержащий резолюцию председателя исполкома, помещается в картотеку юрисконсульта, второй экземпляр карточки, содержащий резолюцию председателя исполкома, передается вместе с документом исполнителю.

Вся остальная корреспонденция вышестоящих организаций: корреспонденция подведомственных и прочих организаций регистрируется на групповых карточках с синей полосой и передается в структурное подразделение.

Инициативные исходящие документы регистрируются на карточках с зеленой полосой и контроль за их прохождением возлагается на приемную структурных подразделений.

На документ - ответ регистрационная карточка не составляется.

Данные о нем отражаются в первоначально заведенной карточке на документ - запрос.

При регистрации служебных писем регистрируется только инициативный документ (запрос), составленный в исполкоме или поступивший из другой организации.

4.2. Порядок заполнения регистрационных карточек

В графе "корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ.

В графе "Дата поступления и индекс документа" пишется дата получения исполкомом документа и присвоенный ему регистрационный порядковый номер.

Полный индекс документа (условное обозначение структурного подразделения и номера дела по номенклатуре) указываются после его исполнения.

В графе "Дата и индекс" пишется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, (кроме письма) и заголовок.

Резолюция на карточку переносится помощником или инструктором соответствующего структурного подразделения. Указывается автор и дата резолюции. Канцелярия делает в карточке отметку об отправлении (кому направлен документ и дата отправления).

Запись об исполнении документа состоит из отметки о решении вопроса по существу, даты, номера дела, куда подшит документ.

Оборотная сторона карточки используется для внесения поступившего ответа, где пишется дата поступления, дата и номер ответного документа. Запись производится приемной структурного подразделения или отделом.

В графе "Контрольные отметки" отражается ход выполнения документа, конкретные причины задержки исполнения документа, если документ не исполнен в сроки. Графа используется для записей, отражающих движение документа.

4.3. Справочный аппарат

Справочным аппаратом к документам исполкома являются картотеки.

В канцелярии ведутся картотеки на переписку, в протокольной части - на решения и распоряжения, в каждой приемной - на документы структурного подразделения.

Карточки в картотеках делятся на два раздела: карточки на неисполненные документы и карточки на исполненные документы.

Карточки на неисполненные документы располагаются в картотеках на переписку по наименованию структурных подразделений, а внутри этой рубрики - по датам поступления или отправки документа.

По мере исполнения карточки из раздела "неисполненные документы" перемещаются в раздел "исполненные документы", где они систематизируются по названиям корреспондентов. Карточки в рубрике "корреспондент" располагаются по датам поступления или отправки документов.

Карточки в кодификационной картотеке на решения и распоряжения исполкома располагаются в соответствии со специальным классификатором, который имеет разделы, отражающие наиболее важные направления деятельности исполкома (приложение N 11). Для кодификационной картотеки печатается не менее 2-х экземпляров карточек, в необходимых случаях 3 - 4 экземпляра. Карточки хранятся в протокольной части 1 год, после чего передаются на хранение в архив исполкома, затем в госархив Ивановской области.

Картотеки в приемных и отделах состоят из 2-х разделов: карточки на неисполненные документы и карточки на исполненные документы. Карточки на неисполненные документы располагаются по дате поступления, на исполненные - по корреспондентам.

4.4. Индексация документов

Протоколы сессий Совета и решения Совета не нумеруются. Арабскими цифрами пишется номер сессии и номер созыва. Например:

Протокол 4-й сессии 15-го созыва.

Решение 4-й сессии 15-го созыва.

Протоколы заседаний исполкома нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Решения исполкома получают индекс, который состоит из порядкового номера протокола, а через дробь - регистрационного (порядкового) номера решения в данном протоколе. Например: 2/15.

Протоколы заседаний комиссий исполкома нумеруются арабскими цифрами по каждой комиссии отдельно в пределах календарного года.

Приказы заведующих общим и хозяйственными отделами исполкома получают регистрационный номер для данного вида документа в пределах календарного года.

Индекс письма состоит из индекса приемной или отдела и регистрационного номера документа по группе входящих документов или инициативных исходящих документов.

На входящем документе на первом листе индекс приемной или отдела проставляется на первом месте, а через дробь - индекс регистрационный. Например: 1/125.

Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному и повторяется в ответном документе.

При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

5.1. Общие положения

5.1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебных документах.

5.1.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все требующие ответа служебные документы.

5.1.3. Ответственными за качественное и своевременное исполнение служебных документов являются руководители исполкома. Непосредственно и по существу вопроса осуществляют контроль помощники руководителей исполкома, инструктора организационно - инструкторского отдела.

5.1.4. Ответственным исполнителем считается лицо или учреждение, названное в резолюции руководителей исполкома первым. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения.

5.1.5. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководства исполкома или заведующего отделом передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

5.2. Документы особого контроля

5.2.1. Служебные документы, имеющие отметку "К" ("контроль"), являются документами особого контроля. Их исполнение по существу затронутых в них вопросов контролируется руководством исполкома.

Отметка о взятии документа на особый контроль проставляется на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

5.2.2. На особый контроль берутся:

поручения и указания в адрес исполкома, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях и других документах вышестоящих партийных и советских органов;

решения Ивановского областного Совета, решения и распоряжения облисполкома;

поручения и задания управлениям и отделам исполкома, а также исполкомам райгорсоветов и другим организациям, данные в резолюции руководителей исполкома;

наказы избирателей;

письма депутатов;

требующие ответа документы вышестоящих организаций и органов печати;

предложения, заявления, жалобы граждан.

5.2.3. По указанию руководства исполкома на особый контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения руководства исполкома, отданные в устной форме.

5.3. Техника осуществления контроля

5.3.1. На каждый документ (постановление, решение, распоряжение и др.), требующий контроля, помощники руководителей исполкома оформляют "папку - паспорт", в которой должны находиться копия контролируемого документа, контрольный лист, справки, объяснительные записки, отчеты и другие документы, создающиеся в ходе исполнения служебного документа. Помощники руководителей исполкома заносят в "папку - паспорт" все отметки о ходе исполнения об изменении сроков задания и т. п.

5.3.2. Помощники руководителей на каждый контролируемый документ или на отдельные его пункты готовят 3 экземпляра контрольных карточек, две из которых направляют исполнителю и группе контроля, а один экземпляр помещают в свою контрольную картотеку.

5.3.3. Контрольная картотека делится на два больших раздела - карточки на неисполненные документы и карточки на исполненные документы. В разделе на неисполненные документы карточки систематизируются по срокам исполнения, а внутри этих рубрик - по исполнителям (названия структурных подразделений или фамилии конкретных исполнителей).

Карточки на документы с длительными сроками исполнения (2 - 3 года) по окончании года переносятся в соответствующий раздел контрольной картотеки на следующий год.

5.4. Сроки исполнения

5.4.1. Группа контроля исполкома до 5 числа каждого месяца представляет председателю облисполкома информацию (на основании изучения документов "папок - паспортов") о ходе выполнения решений и распоряжений.

5.4.2. Общий отдел облисполкома не позднее 5 числа каждого месяца составляет информацию о ходе рассмотрения служебных писем, находящихся на исполнении у заместителей председателя и секретаря облисполкома (приложение N 12).

5.4.3. Осуществляя сроковый контроль, помощники и инструктора ежедневно просматривают контрольные картотеки, вносят в контрольные карточки все полученные от помощников и ответственных исполнителей сведения о ходе исполнения документов.

Если документ не исполнен, инструктор за З - 5 дней до истечения срока исполнения напоминает об этом помощнику или ответственному исполнителю.

5.4.4. Сроки исполнения служебных документов исчисляются в рабочих днях и с момента поступления их в канцелярию исполкома.

5.4.5. Исполнителю документы передаются, как правило, в день их рассмотрения руководством исполкома.

5.4.6. Документ должен быть исполнен к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции руководителя исполкома. Если срок исполнения не указан ни в тексте, ни в резолюции, документ исполняется в сроки, указанные в приложении N 13.

5.4.7. Изменение срока исполнения служебного документа или поручения согласовывается с лицом или организацией, установившими этот срок.

5.4.8. Если документ или поручение не могут быть исполнены в установленный срок, то исполнитель обязан не менее, чем за 5 дней до истечения срока согласовать его продление с руководителем, установившим срок или давшим поручение.

5.5. Порядок снятия с контроля служебных документов

5.5.1. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

Промежуточный, неполный и неясный ответ, а также запрос по исполненному документу не могут быть основанием для признания документа исполненным.

5.5.2. Решения облисполкома снимаются с контроля на заседании исполкома по представлению лиц, на которых возложена ответственность за контроль и группы контроля.

Результаты выполнения решения отражаются в справке, которая составляется ответственным исполнителем и прилагается к решению.

После заседания исполкома, где решение было снято с контроля, на подлиннике решения делается отметка о его выполнении и снятии с контроля.

Снятие решений с контроля документируется записью в протоколе заседания исполкома.

5.5.3. Все другие документы особого контроля снимаются с контроля по указанию руководства исполкома.

Основанием для снятия с контроля является наличие подготовленного к отправке ответного документа.

Основанием для снятия с контроля внутреннего документа или поручения является наличие соответствующих материалов (планы, сводки, информации, проект распоряжения и т. п.).

Если не предполагается подготовка ответного письма или другого вида документа, то отметка об исполнении и снятии с контроля на документе должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса.

5.5.4. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в контрольную карточку. Контрольная карточка с отметкой об исполнении переносится в раздел контрольной картотеки на исполненные документы.

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатуры дел Совета, его исполкома и действующих при них общественных организаций сводятся в единую (сводную) номенклатуру дел облисполкома.

В сводную номенклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности:

Совета, постоянных комиссий Совета, депутатских групп;

исполкома, комиссий исполкома;

общественных организаций, действующих в аппарате исполкома;

окружных и участковых избирательных комиссий по выборам в Советы депутатов трудящихся и в народные суды.

7.1.2. Организационно - методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел исполкома, методическую и практическую помощь - архивный отдел облисполкома.

7.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделения аппарата разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении. Протокольная часть и оргинструкторский отдел разрабатывает номенклатуру дел Совета.

7.1.4. Сводная номенклатура дел составляется на календарный год, согласовывается с архивным отделом, утверждается секретарем исполкома не позднее декабря текущего года.

7.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с ГОСТом 6.39-72 и оформляется согласно ГОСТу 6.38-72 (Приложение N 14). Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения. Индекс проставляется по правилам регистрации внутренних документов (см. раздел 4 настоящей инструкции). Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в пределах структурного подразделения.

Наименования дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени их значимости.

7.1.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функции и организационной структуры исполкома. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.7. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны точно определять вид документа и вопросы деятельности Совета, исполкома, общественных органов (протокол сессии облсовета, протоколы заседаний исполкома и т. д.), а также давать сведения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, о подлинности или копийности документов дела.

7.1.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Формирование дел в аппарате исполкома осуществляют следующие лица и структурные подразделения:

юрисконсульт (Законы СССР, Законы РСФСР, Указы Президиума Верховного Совета СССР, Указы Президиума Верховного Совета РСФСР, постановления и распоряжения Совета Министров СССР, постановления и распоряжения Совета Министров РСФСР);

протокольная часть (протоколы сессий, решения облсовета, протоколы заседаний, решения и распоряжения исполкома Ивоблсовета);

организационно - инструкторский отдел (документы постоянных комиссий облсовета, протоколы сессий районных, городских Советов, документы окружных избирательных комиссий по выборам в Верховный Совет СССР, Верховный Совет РСФСР, Ивановский областной Совет депутатов трудящихся);

канцелярия (переписка с правительственными организациями, министерствами, ведомствами, нижестоящими Советами и их исполкомами; приемная председателя исполкома (предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним).

7.2.3. Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников облисполкома, руководящих работников управлений, отделов и райгорисполкомов, личные карточки депутатов). Документы областного Совета, его постоянных комиссий формируются в дела в пределах срока полномочий Совета данного созыва.

7.2.4. Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Не допускается включать в дела черновики, варианты, размноженные копии документов, а также подлежащие возврату документы.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела.

В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 листов (30 - 40 мм толщины).

7.2.5. Протоколы сессий областного Совета формируются в два дела:

протоколы сессий и приложения к ним;

копии принятых на сессии решений Совета и проектов решений.

Протокол каждой сессии областного Совета с приложениями к нему оформляется в виде отдельного дела.

Аналогично формируются в дела протоколы заседаний исполкома, облсовета. Копии и проекты решений исполкома формируются в отдельное дело.

7.2.6. Документы постоянных комиссий областного Совета с постоянным сроком хранения формируются в самостоятельное дело по каждой комиссии. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. Документы постоянных комиссий с временным сроком хранения могут формироваться в одно дело по всем комиссиям.

7.2.7. Приказы заведующих общим и хозяйственным отделами с относящимися к ним приложениями формируются в дело по хронологии и в пределах одного календарного года.

7.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за период календарного года по районам и городам областного подчинения, внутри - по порядковым номерам.

7.2.9. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. Переписка с правительственными органами, министерствами, ведомствами, нижестоящими Советами и их исполкомами формируется по основным вопросам деятельности в пределах одного календарного года.

7.2.10. Документы избирательных комиссий формируются по трем группам: по выборам в Верховный Совет СССР, Верховный Совет РСФСР, Ивановский областной Совет.

8.1. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел на обложках, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив облсовета.

8.2. Экспертиза научной и практической
ценности документов

8.2.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического народнохозяйственного, социально - культурного значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков их хранения.

8.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) исполкома облсовета. Экспертная комиссия назначается распоряжением председателя исполкома в составе 5 человек и возглавляется заведующим (заместителем заведующего) одного из отделов аппарата исполкома. Обязательно наличие в составе комиссии заведующего архивом и представителя архивного отдела облисполкома. Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.

Экспертная комиссия выполняет следующие задачи:

рассматривает проекты номенклатур дел Ивановского областного Совета, его исполкома и структурных подразделений;

организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;

рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), выносит решение о представлении их на утверждение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.2.3. Непосредственный отбор дел на постоянное и временное хранение, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводят сотрудники структурных подразделений исполкома, ответственные за делопроизводство. Результаты этой работы проверяются членами ЭПК и рассматриваются на заседании комиссии.

8.2.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом (приложение N 15). Акты рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии и утверждаются руководством исполкома облсовета.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК архивного отдела.

8.3. Оформление дел

8.3.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.3.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в твердую обложку, листы в них пронумерованы. К этим делам составляется внутренняя опись (приложение N 16), которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

Обложка при заведении этих дел оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72 (приложение N 17). На обложке дел должны быть отражены следующие реквизиты:

полное название Совета (указывается на всех делах);

название постоянных комиссий (если дела постоянных комиссий);

полное название исполкома (если дела исполкома);

номер дела по номенклатуре (целесообразно его проставление и на корешке дела) и номер тома;

заголовок дела;

дата (год дела или крайние даты начала и окончания дела);

количество листов;

срок хранения (или отметка "хранить постоянно");

номер фонда, описи, дела по описи.

Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.

В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись.

Если дело делится на тома, каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.

8.3.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы в них не нумеруются, внутренние описи не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. Эти дела должны быть в обложках, на которых указаны название Совета и его исполкома, заголовок, срок хранения и индекс дела по номенклатуре.

8.4. Описание документов постоянного и
долговременного сроков хранения (свыше 10 лет)

8.4.1. После окончания делопроизводственного года на дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) делопроизводственным персоналом исполкома составляются описи дел, которые затем передаются в архив исполкома. На основании сдаточных описей заведующий архивом составляет сводную опись. Описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив Ивановской области, подлежат утверждению ЭПК архивного отдела исполкома облсовета через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) и на дела по личному составу. Опись на дела Совета и его исполкома ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом.

8.4.3. Опись имеет заглавный лист (приложение N 18) и состоит из годовых разделов (приложение N 19).

Годовые разделы описей на дела постоянного хранения предшествующего делопроизводственного года составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЭК, согласовываются с руководством исполкома и затем направляются на утверждение в архивный отдел. Один экземпляр описи после утверждения ЭПК остается в архивном отделе, остальные возвращаются в исполком облсовета.

8.4.4. Дела в описи располагаются в строгом определенном порядке. Документы Совета и его исполкома систематизируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям, согласно номенклатуре дел. При систематизации дела постоянного хранения Совета должны располагаться перед делами постоянного хранения исполкома.

Документы Совета располагаются в пределах созыва, исполкома - в пределах календарного года. При систематизации по годам дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Приказы и лицевые счета систематизируются отдельно от личных дел и трудовых книжек.

Личные дела, личные карточки и карточки уволенных, а также невостребованные трудовые книжки систематизируются раздельно по годам, а внутри года - по алфавиту фамилий.

8.5. Обеспечение сохранности документов

8.5.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве до сдачи в архив исполкома или на уничтожение хранятся в рабочих комнатах.

8.5.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. По требованию судебно - следственных органов, такое изъятие производится с разрешения руководства исполкома с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

8.5.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе местных органов государственной власти или в интересах отдельных граждан производится с разрешения заведующего общим отделом или руководителя того подразделения, в котором отложились документы. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

8.5.4. Поступившие в Ивановский областной Совет и его исполком документы хранятся в структурных подразделениях исполкома.

8.6. Передача дел в архив исполкома

8.6.1. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений передаются в архив исполкома. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства исполкома.

8.6.2. Сдача дел в архив исполкома осуществляется по графику, утвержденному руководством исполкома. Архив производит прием дел по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются правочные картотеки к документам.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив исполкома оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме дел на обоих экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количества принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, другой остается в архиве исполкома.

8.6.3. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архиве исполкома. Документы по личному составу хранятся в архиве исполкома 40 лет.

I. Вопросы административно-организационные

1. Положения, уставы, инструкции

2. Сессии, совещания

3. Депутатские группы, работа депутатов

4. Комиссии

5. Общественные организации

6. Выборы

7. Районирование, изменение границ

8. Штаты, личный состав

II. Планирование

1. Перспективное

2. Текущее

3. Изменения и дополнения планов

III. Финансирование

1. Бюджет

2. Планы, заявки, отчеты

3. Налоги

4. Ссуды и займы

5. Задолженность

6. Страхование

IV. Промышленность и строительство

1. Организация, реорганизация, ликвидация

2. Размещение

3. Реконструкция предприятий

4. Проектирование

5. Отчеты, справки, планы

6. Прием и эксплуатация

7. Механизация, новая техника

8. Передача материалов и оборудования

V. Коммунальное хозяйство

1. Благоустройство, очистка, озеленение, дорожно - мостовое

строительство

2. Водоснабжение и канализация

3. Газификация

4. Теплофикация и топливо

5. Электрификация

6. Коммунально-бытовое обслуживание

VI. Жилой и нежилой фонд

1. Предоставление жилой площади

2. Выселение и переселение

3. Раздел жилой площади

4. Содержание и ремонт жилого фонда

5. Предоставление нежилых помещений

6. Эксплуатация нежилого фонда

7. Ремонт и переоборудование нежилого фонда

8. Снос зданий

VII. Торговля и общественное питание

1. Торговые предприятия

2. Предприятия общественного питания

3. Ярмарки

4. Контроль

5. Заготовки

6. Снабжение

7. Новые формы обслуживания

VIII. Здравоохранение

1. Больницы

2. Поликлиники

3. Ясли

4. Санитарный надзор

5. Борьба с эпидемиями

IX. Социальное обеспечение

1. Опека

2. Опека детская

3. Усыновление

4. Пособия

X. Народное образование

1. Школы, школы - интернаты

2. Детские сады

3. Внешкольное воспитание, детские площадки, Дома и Дворцы

пионеров, лагеря и т.п.

XI. Культура

1. Кинотеатры

2. Парки, сады

3. Музеи, выставки

4. Библиотеки

5. Памятники культуры

6. Праздники

XII. Физкультура и спорт

1. Стадионы

2. Бассейны

3. Спортплощадки

4. Спортивные мероприятия

XIII. Транспорт и связь

1. Транспорт

2. Телефонизация, связь

XIV. Обеспечение социалистической законности, охрана
государственного и общественного порядка
и обороны

1. Суд и прокуратура

2. Милиция

3. Надзор за несовершеннолетними

4. Пожарная охрана

5. Сторожевая охрана

6. Административная комиссия и инспекция

7. Гражданская оборона

8. Призыв в армию и допризывная подготовка

XV. Труд и социалистическое соревнование

1. Труд

2. Социалистическое соревнование

XVI. Статистика

Средства копирования и размножения документов

    15. Ротатор с электроприводом "Циклос-12".

    16. Электронно-копировальный аппарат "Элика", "Элика-С".

Средства хранения и поиска документов

    17. Обложки дел постоянного хранения, оформленные  типографски

        в соответствии с ГОСТом 17914-72.

    18. Обложки дел временного хранения (скоросшиватели).

    19. Папка с быстродействующим зажимом.

    20. Папка-регистратор с металлическим зажимом.

    21. Папка прозрачная.

    22. Папки с трафаретными надписями.

    23. Бланки     регистрационно-контрольных       карточек     в

        соответствии с инструкцией по делопроизводству.

    24. Шкаф для хранения дел.

    25. Ложементы малые.