Приложение N 1. Общие требования по оформлению документов

Приложение N 1

Общие требования по оформлению документов

1.1. Документы, создаваемые в аппарате администрации Ивановской области, печатаются с использованием текстового редактора Word 2.0 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1-2 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - от 2.5 до 3.5 см; правое - от 1.25 до 2.5 см; верхнее - не менее 2.5 см; нижнее - не менее 2 см.

1.3. При оформлении текста документа на двух и боле страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

1.4. Документы в аппарате администрации Ивановской области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и 210 х 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

При переписке между структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области бланк не используется.

1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется, как правило, ко всем документам, за исключением писем с текстом не более одной страницы, поручений, телефонограмм. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля.

Подпись

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Дата

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Индекс (номер) документа

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения

Документы, утверждаемые правовыми актами, оформляются как приложения к правовому акту.

Документы, не требующие утверждения правовым актом, оформляются грифом "Утверждаю" с указанием наименования должности, даты утверждения, подписи должностного лица и указания инициала имени и фамилии должностного лица.

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова "Утверждено", "Одобрено", "Согласовано", "Приложение" отделяют от последующих строк реквизита 1.5 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатают через 1 интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

Визы

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части.

Резолюция

Указания по исполнению документов фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручения, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, приложенном к документу.

Фамилия исполнителя и номер его телефона

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифта Times New Roman размером N 8.