Приложение N 2. Правила подготовки архивных справок, копий и выписок

Приложение N 2

к постановлению

Главы города

от 12 октября 2007 г. N 3353

Правила подготовки архивных справок, копий и выписок

1. Общие положения

Одной из основных форм использования документов архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий (далее - организаций) является исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу с указанием поисковых данных документов.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении страхового стажа работы, размера заработной платы, о работе в особых (вредных) условиях труда, о награждении, присвоении званий, получении образования, о состоянии здоровья и т.п.

2. Основания выдачи справок

2.1. Архивные справки, подтверждающие стаж работы (приложения 1 - 4 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок) выдаются на основании следующих документов: приказы (распоряжения, записки) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, личные дела, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, личные карточки формы Т-2, акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), книги учета движения трудовых книжек.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже.

При отсутствии кадровых документов используются лицевые счета, расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, членские билеты профсоюзов.

2.2. Архивные справки о размере заработной платы (приложение 5 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок) выдаются на основании лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

2.3. Архивные справки, подтверждающие работу в особых (вредных) условиях труда (приложение 6 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок) выдаются на основании личных карточек, лицевых счетов, платежных ведомостей, приказов по личному составу, штатного расписания, карт технологических процессов, книг записи работ и отработанного времени рабочими в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию и др.

2.4. В справку о награждении, полученной в соответствии с решениями органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанные руководством организации и официально утвержденные местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

2.5. В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах профсоюзных органов соответствующих организаций.

2.6. При отсутствии запрашиваемых сведений заявителю направляется отрицательный ответ (приложения 7, 8 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок), в котором указывается факт и причина отсутствия интересующих заявителя сведений, даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.

3. Оформление справок

3.1. Архивные справки, архивные выписки составляются по установленной форме на общем бланке организации с обозначением названия документа: "Архивная справка", "Архивная выписка". При изготовлении ксерокопий документа бланк организации не используется.

3.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве организации и относящихся к предмету запроса.

3.3. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Текст справки излагается в хронологической последовательности событий. Допускается цитирование документов.

3.4. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя. Несовпадения отдельных данных документов архива организации со сведениями, изложенными в заявлении, не являются препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

3.5. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послужившие основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, номера листов в деле).

3.6. Архивная справка подписывается руководителем организации и лицом, ответственным за архив. Справка заверяется гербовой печатью организации, второй экземпляр справки вместе с заявлением хранится в деле организации в соответствии с номенклатурой дел.

3.7. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов в установленном законодательством порядке.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия, а также расписка получателя.