Приложение. Положение об отделе делопроизводства и контроля аппарата Правительства Ивановской области

Приложение

к распоряжению

Губернатора Ивановской области

от 14 ноября 2008 г. N 557-р

Положение
об отделе делопроизводства и контроля аппарата
Правительства Ивановской области

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и контроля аппарата Правительства Ивановской области (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата Правительства Ивановской области.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Ивановской области, законами и иными правовыми актами Ивановской области, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области, с исполнительными органами государственной власти Ивановской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, государственными органами и государственными учреждениями Ивановской области, а также другими организациями и гражданами в пределах своей компетенции.

2. Задачи и функции Отдела

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области с использованием системы электронного документооборота.

2.1.2. Обеспечение контроля исполнения поручений Губернатора Ивановской области и правовых актов Ивановской области.

2.1.3. Методическое обеспечение деятельности аппарата Правительства Ивановской области по вопросам делопроизводства и контроля.

2.2. Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. Обеспечивает прием, учет, регистрацию и отправку служебных документов.

2.2.2. Организует работу по регистрации и передаче в соответствующие структурные подразделения аппарата Правительства Ивановской области документов текущего делопроизводства.

2.2.3. Организует работу по передаче в соответствующие структурные подразделения аппарата Правительства Ивановской области периодических изданий.

2.2.4. Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате Правительства Ивановской области.

2.2.5. Осуществляет подготовку сводной номенклатуры дел аппарата Правительства Ивановской области.

2.2.6. Осуществляет формирование в отдельные дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел аппарата Правительства Ивановской области.

2.2.7. Обеспечивает сохранность, учет и использование документов, находящихся на хранении в аппарате Правительства Ивановской области, в том числе протоколов координационных и консультативных (совещательных) органов.

2.2.8. Организует работу по подготовке к сдаче в архив Ивановской области документов в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями.

2.2.9. Обеспечивает своевременное направление исполнительным органам государственной власти Ивановской области, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностным лицам правовых актов Губернатора Ивановской области и Правительства Ивановской области.

2.2.10. Обеспечивает выполнение копировально-множительных работ.

2.2.11. Обеспечивает предупредительный контроль и сообщение исполнителям сведений о неисполненных документах и поручениях Губернатора Ивановской области и о приближении сроков их исполнения.

2.2.12. Осуществляет подготовку проектов поручений Губернатора Ивановской области по служебным документам.

2.2.13. Оформляет протоколы заседаний Правительства Ивановской области.

2.2.14. Разрабатывает положения, инструкции и рекомендации по вопросам делопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области.

2.2.15. Участвует в проведении экспертизы ценности документов.

3. Права Отдела

В целях выполнения возложенных задач и функций Отдел имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию и материалы от структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области, исполнительных органов государственной власти Ивановской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, предприятий и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.2. Использовать в установленном порядке государственные информационные и телекоммуникационные системы связи.

3.3. Поддерживать в установленном порядке рабочие контакты с исполнительными органами государственной власти Ивановской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.4. Требовать от структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области соблюдения установленных правил делопроизводства и контроля.

3.5. Пользоваться в установленном порядке справочными и информационными банками данных Правительства Ивановской области.

3.6. Участвовать в работе комиссий и рабочих групп по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.7. Готовить проекты правовых актов Губернатора Ивановской области и Правительства Ивановской области по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.8. Вносить предложения первому заместителю руководителя аппарата Правительства Ивановской области - помощнику Губернатора Ивановской области по совершенствованию деятельности Отдела, а также форм и методов работы с документами, привлечению к ответственности должностных лиц, нарушающих установленные правила делопроизводства и контроля.

3.9. Осуществлять иные права в соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Ивановской области.

4. Руководство Отделом и организация деятельности Отдела

4.1. Руководство Отделом и координация деятельности Отдела осуществляются первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ивановской области - помощником Губернатора Ивановской области.

4.2. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности первым заместителем Председателя Правительства Ивановской области, руководителем аппарата Правительства Ивановской области.

4.3. Начальник Отдела:

4.3.1. Организует работу Отдела, несет ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

4.3.2. Определяет основные направления деятельности Отдела, регулирует и контролирует деятельность государственных гражданских служащих Отдела, их эффективное взаимодействие с другими структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области, а также органами, указанными в п. 1.3 настоящего Положения.

4.3.3. Докладывает первому заместителю руководителя аппарата Правительства Ивановской области - помощнику Губернатора Ивановской области информацию по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.3.4. Присутствует в установленном порядке на заседаниях Правительства Ивановской области.

4.3.5. Подписывает и согласовывает материалы по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

4.3.6. Вносит в установленном порядке первому заместителю Председателя Правительства Ивановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановской области предложения о проведении конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Отделе, включении граждан (гражданских служащих) в кадровый резерв, поощрении работников Отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий.

4.3.7. В пределах своей компетенции принимает решения, обязательные для выполнения государственными гражданскими служащими Отдела.

4.3.8. Осуществляет контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими Отдела Служебного распорядка аппарата Правительства Ивановской области, служебных контрактов и должностных регламентов, правил работы со служебными документами.

4.3.9. Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения задач и функций Отдела в пределах своей компетенции.