Постановление Главы городского округа Шуя Ивановской области от 20 марта 2006 г. N 442 "О порядке организации рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан в администрации городского округа Шуя"

В соответствии с Уставом городского округа Шуя и в целях совершенствования организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрацию городского округа постановляю:

1. Утвердить Порядок организации рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан в администрации городского округа Шуя (Прилагается).

2. Заместителям главы городского округа, руководителям отделов и комитетов принять Порядок к руководству и исполнению.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на зам. главы городского округа Е.В. Кашинцеву.

Глава городского округа

А.А. Маслов

Порядок
организации рассмотрения письменных и устных
обращений граждан в администрации городского округа Шуя
и ведения делопроизводства по вопросам работы
с обращениями граждан

1. Общие положения

1.1. Работа с обращениями граждан является одним из направлений деятельности администрации городского округа и осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 6.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Ивановской области от 24.05.04 г. N 57-ОЗ "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах и органах местного самоуправления в Ивановской области" и Уставом городского округа Шуя.

Специалист по работе с обращениями граждан выполняет работу, связанную с учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя главы городского округа, проводит

- предварительные беседы с посетителями;

- дает гражданам разъяснения справочного характера;

- обеспечивает своевременное уведомление граждан о результатах рассмотрения обращений;

- осуществляет анализ вопросов, поднимаемых гражданами;

- выявляет причины появления жалоб и предлагает меры по их устранению.

Вопросы, поднимаемые в обращениях, решаются в тесном взаимодействии со структурными подразделениями администрации городского округа.

1.2. Обращения граждан поступают в устной или письменной форме, в которой авторы высказывают свои предложения, заявления, жалобы, подают петиции.

Предложения - индивидуальное или коллективное обращение гражданина (граждан) в орган или# должностному лицу, направленное на совершенствование деятельности органов местного самоуправления, улучшение социально-экономического развития и совершенствование нормативно-правовой базы, имеющее, по мнению гражданина (граждан), общественное значение;

Заявление - индивидуальное или коллективное обращение гражданина (граждан) в орган или должностному лицу по вопросам, связанным с реализацией их прав и законных интересов;

Жалоба - письменное или официально зарегистрированное устное обращение гражданина (граждан) в органы местного самоуправления, либо к должностному лицу в связи с нарушением прав и законных интересов гражданина (граждан) или прав и законных интересов других лиц;

Петиция - коллективное обращение граждан к главе городского округа Шуя с ходатайством о принятии нормативных правовых актов или принятии определенных мер по вопросам, имеющим общественное значение.

Организация работы с обращениями граждан в администрации городского округа регламентируется настоящим Порядком.

2. Регистрация и рассмотрение обращений

2.1. Обращения граждан регистрируются в день их поступления. Делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам ведется отдельно. При регистрации сверяются указанные в письме и на конверте фамилия, имя, отчество автора и адрес. Затем заводится на письмо контрольно-регистрационная карточка.

В регистрационно-контрольной карточке:

- указывается фамилия и инициалы заявителя, адрес, место работы;

- указывается дата поступления письма в администрацию и регистрационный номер обращения при проставлении регистрационного штампа;

- определяется и отмечается вид обращения (предложение, заявление, жалоба);

- если поступило несколько писем одного и того же содержания от одного и того же автора, то в регистрационно-контрольной карточке фиксируется дата поступления и регистрационный номер предыдущего обращения заявителя по данному вопросу;

- в графе "Организация, переславшая письмо, дата, индекс" указываются название организации, рассмотревшей и переславшей обращение, дата поступления письма в организацию и ее регистрационный номер;

- краткое содержание предложения, заявления, жалобы (указываются все вопросы, изложенные заявителем);

- указывается фамилия и инициалы ответственного исполнителя - должностного лица, курирующего решение вопросов обращения, а также резолюция главы городского округа с предложением по исполнению полученного обращения;

- после выполнения решения, принятого по обращению заявителя, в регистрационно-контрольной карточке указывается когда, кем и какой дан ответ заявителю.

2.2. Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и места жительства.

Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Обращения, содержащие ненормативную (нецензурную) лексику, не рассматриваются и возвращаются заявителю.

2.3. Предложения, заявления и жалобы граждан подлежат рассмотрению теми органами и должностными лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, поставленных в обращении.

В случаях, когда решение вопросов, поставленных в обращении гражданина, относится к компетенции иных органов или должностных лиц, то они обязаны не позднее, чем в пятидневный срок направить обращение в компетентный орган или должностному лицу, известив об этом заявителя.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из средств массовой информации и направленные для рассмотрения в органы местного самоуправления, рассматриваются в порядке, предусмотренным настоящим Порядком.

3. Работа с отдельными видами обращений

3.1. Повторные обращения. Повторными считаются заявления, предложения, и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи истек установленный законодательством срок или заявитель не согласен с решением, принятым по обращению. При поступлении повторного обращения заводится новая регистрационно-контрольная карточка и присваивается предыдущий номер. При этом в соответствующей графе карточки указывается дата поступления предыдущего обращения. На карточке ставится отметка о поступлении повторного обращения. Кроме того, делается подбор документов, имеющихся по письмам заявителя по аналогичному вопросу. При необходимости повторные обращения ставятся на контроль.

Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения не считаются повторными.

Письма одного и того же автора по разным вопросам, а также многократные письма по одному и тому же вопросу, на которые автору даны исчерпывающие ответы компетентными органами, не считаются повторными.

3.2. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб и письма не корректные по содержанию направляются в архив. При этом на регистрационно-контрольной карточке ставится отметка "В архив". Аннотация такого письма в карточке должна содержать обоснование принятого решения.

3.3. Анонимные обращения граждан или письменные обращения граждан, в которых фамилии не указаны или написаны неразборчиво, которые не содержат данных о месте жительства заявителя, признаются анонимными. В карточке делается отметка "Анонимно", либо пометка "подпись неразборчива". Содержание таких писем аннотируется аналогично содержанию обращений других видов и рассмотрению не подлежит.

4. Сроки рассмотрения обращений

4.1. Обращения граждан, поступившие в администрацию, рассматриваются безотлагательно главой города, а в его отсутствие - первым заместителем главы городского округа в день их поступления и направляются должностным лицам и в организации, компетентные в принятии решения по обращению, не позднее, чем в пятидневный срок со дня поступления.

4.2. Жалобы и заявления рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до 15 дней со дня их регистрации.

4.3. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей, не связанные с прохождением службы, разрешаются:

- государственными органами - в срок до 15 дней со дня поступления;

- органами местного самоуправления - в срок до 7 дней со дня поступления жалобы или заявления в эти органы.

4.4. В тех случаях, когда принятие решения по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки могут быть, в порядке исключения, продлены руководителем соответствующего органа, но не более, чем на один месяц, а по жалобам и заявлениям военнослужащих и членов их семей - не более, чем на пятнадцать дней, о чем сообщается обратившемуся лицу.

4.5. Коллективные обращения (предложения, заявления, жалобы, петиции) граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех обращений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается обратившемуся лицу.

4.6. Письма граждан, направленные администрацией городского округа для рассмотрения в другие организации подлежать возврату вместе с ответом о результатах их разрешения.

4.7. Результаты рассмотрения предложений, заявлений, жалоб сообщаются гражданам, их подавшим, в обязательном порядке в письменной или устной форме, в том числе и по телефону.

4.8. Рассмотрение обращения считается оконченным, когда решены поставленные в нем вопросы, либо решение компетентным органом невозможно, о чем сообщено заявителю.

Вместе с сообщением о результатах рассмотрения обращения заявителю возвращаются поступившие от него подлинные документы. Данное правило не распространяется на документы, которые подлежат направлению вместе с обращением соответствующему органу для рассмотрения по принадлежности.

5. Организация приема граждан

5.1. Прием граждан по личным вопросам в администрации городского округа проводят глава городского округа, его заместители, а также руководители структурных подразделений администрации городского округа по графику, утвержденному главой городского округа.

Муниципальные служащие принимают граждан в течение рабочего времени в соответствии с должностными функциями.

5.2. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится личная карточка. При повторном обращении подбирается весь материал по этому обращению и подается должностному лицу, ведущему прием.

5.3. Специалист по работе с обращениями граждан должен присутствовать при проведении приема посетителей главой городского округа или заместителями главы городского округа, следить за четкой организацией приема.

После проведения приема специалист по работе с обращениями граждан контролирует процесс исполнения принятых на приеме решений.

6. Специалист по работе с обращениями граждан

6.1. Осуществляет контроль за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан, направленных в подведомственные отделы и комитеты, а также на предприятия, в учреждения и организации города.

6.2. В порядке упреждающего контроля направляет заместителям главы городского округа и должностным лицам напоминание о количестве письменных обращений, находящихся на контроле и предупредительные запросы с целью получения промежуточной информации о принятых мерах по их рассмотрению.

6.3. Организует и участвует в проверках состояния работы с обращениями граждан в комитетах, отделах администрации, а также в структурных подразделениях администрации городского округа. Итоги проверки оформляются справкой и освещаются на аппаратном совещании.

6.4. По итогам полугодия и года делается анализ состояния работы с обращениями граждан в администрации городского округа.