Приложение N 1. Административный регламент по исполнению муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц"

Приложение N 1

к постановлению

администрации Шуйского

муниципального района

от 28 сентября 2009 г. N 564

Административный регламент по исполнению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц"

1. Общие положения

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент по исполнению муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов от" физических и юридических лиц" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" (далее - муниципальная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) и устанавливает порядок взаимодействия между Управлением по делам архивов Ивановской области (далее - Управление), администрацией Шуйского муниципального района и архивными учреждениями Шуйского района (комитетами, управлениями, отделами администрации района, администрациями сельских и городского поселения, муниципальными учреждениями), организациями, физическими лицами при ее исполнении.

Архивные документы физических и юридических лиц, прошедшие экспертизу ценности документов, которую осуществляет администрация Шуйского муниципального района, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в установленном порядке принимаются на государственный учет и подлежат постоянному хранению в архивных учреждениях района.

Документы по личному составу временного (свыше 10 лет) срока хранения, являются разновидностью архивных документов и отражают трудовые отношения работника с работодателем.

Документы по личному составу подлежат приему на хранение в архивные учреждения района в следующих случаях:

- при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующее архивное учреждение района;

- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий архив на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и соответствующим архивным учреждением района.

Архивные документы, находящиеся в частной собственности организаций и физических лиц, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и принимаются в архивные учреждения района на основании договоров между собственником или владельцем архивных документов и соответствующим архивным учреждением района.

При наличии свободных площадей архивные учреждения района на основе договора могут осуществлять прием архивных документов на временное хранение от организаций, не являющихся источниками их комплектования.

1.2. Нормативные правовые акты, регламентирующие исполнение муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газеты", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 06.03.2007; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

Основными правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);

Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле Ивановской области";

1.3. Орган, осуществляющий исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляет администрация Шуйского муниципального района путем организации комплектования архивных учреждений района архивными документами и контроля за соблюдением установленного порядка их передачи на хранение.

В исполнении муниципальной услуги участвуют архивные учреждения района.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги:

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной услуги:

2.1.1. Информирование об исполнении муниципальной услуги проводится:

посредством личного обращения в администрацию Шуйского муниципального района;

по телефонам администрации Шуйского муниципального района;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

Информирование посредством личного обращения может осуществляться по предварительной договоренности. Специалист администрации обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день или другое время по договоренности сторон. Организация приема заявителей осуществляется специалистом администрации на рабочем месте в соответствии с графиком работы администрации. В день назначенной встречи, по прибытии заявителя, специалист администрации обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

При информировании по телефону специалист администрации должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное время для устного информирования. по интересующему его вопросу (с учетом графика работы администрации).

При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя за подписью главы администрации Шуйского муниципального района либо лица, исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

При информировании в форме ответов на обращения, поступившие по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

2.1.2. Сведения о месте нахождения и графике работы администрации, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном интернет-сайте администрации Шуйского муниципального района, adm-shr@mail.ru

Место нахождения Администрации Шуйского муниципального района и его почтовый адрес: пл. Ленина, 7, г. Шуя, 155900.

Телефоны: (49351) 4-11-60, 4-24-73.

Факс: (49351) 3-26-34.

Электронный адрес: adm-shya,mail.ru

График работы:

понедельник - четверг: 8.00 - 17.00,

перерыв на обед с 13.00 до 14.00

пятница: 8.00-16.00

перерыв: 13.00-14.00

праздничные дни, суббота-воскресенье: выходной день.

2.2. Результат исполнения муниципальной услуги

Конечным результатом исполнения муниципальной услуги является

систематическое пополнение архивных фондов государственных и муниципальных архивов Ивановской области.

3. Административные процедуры

Ответственным за исполнение муниципальной услуги является специалист администрации, обязанности которого закреплены распоряжением администрации Шуйского муниципального района, руководитель управления, комитета, начальник отдела, главы администраций городского и сельских поселений.

3.1. Последовательность действий при исполнении муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- принятие решения о включении организации в список источников;

- заключение договора о передаче документов от организаций, не входящих в список источников формирования архивного фонда;

- составление договора и акта о передаче дел на хранение.

3.1.1. Организация работы по приему архивных документов

3.1.1.1. Администрация ежегодно в срок до 01 ноября направляет в архивные учреждения района рекомендации по планированию и отчетности, в которых предлагает представить в Администрацию Шуйского муниципального района по установленной форме:

- списки источников комплектования архивных учреждений района (далее - списки источников комплектования) для согласования их на заседании ЭКП администрации - в срок до 15 декабря;

- планы работы архивных учреждений района на следующий год, приложением к которым является график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи на хранение в архивные учреждения района документов источников комплектования (далее - графики), для согласования главой администрации Шуйского муниципального района - в срок до 15 декабря;

- отчеты о работе архивных учреждений района за прошедший год, включая показатели по приему архивных документов, - в срок до 10 января следующего года.

3.1.1.2. Поступившие в администрацию документы после регистрации направляются на рассмотрение главе администрации Шуйского муниципального района. После вынесения резолюции:

- планы и отчеты, а также графики передаются специалисту администрации для анализа, контроля и представления сведений о планируемом приеме архивных документов заместителю главы района - руководителю аппарата формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений района для обобщения показателей по району;

- списки источников комплектования после их анализа специалистом администрации в течение пяти рабочих дней передаются для подготовки вопроса об их согласовании экспертной комиссией (далее - ЭКП) администрации Шуйского муниципального района.

3.1.1.3. Заместитель главы района - руководитель аппарата на основе представленных данных готовит сводные показатели по району по приему архивных документов, представляет их главе администрации района для подписания и представления в Управление архивов Ивановской области.

3.1.1.4. Ежегодно в первом квартале списки источников комплектования согласуются ЭКП Управления архивов Ивановской области.

Решение ЭКП о согласовании списков источников комплектования после утверждения протокола главой администрации района оформляется грифом согласования и направляется в архивные учреждения района в течение 10 дней после заседания. Сводные списки источников комплектования архивных учреждений района в отраслевом разрезе один раз в пять лет утверждаются главой администрации Шуйского муниципального района.

3.1.2. Подготовка архивных документов в организациях-источниках комплектования архивного учреждения

Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архивные учреждения района, определяется номенклатурой дел организации на год, утвержденной руководителем организации, и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЭКП Управления по делам архивов Ивановской области.

По истечении установленного нормативными документами срока в организации ежегодно проводится экспертиза ценности документов, в результате которой осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Ежегодно описи дел представляются архивными учреждениями района ЭКП Управления по делам архивов Ивановской области в установленном порядке.

ЭКП Управления по делам архивов Ивановской области на основании проведенной специалистом администрации экспертизы ценности документов и их письменных заключений принимает решение:

- об утверждении годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивных учреждений района;

- о согласовании описей дел по личному составу источников комплектования архивных учреждений района, при которых не созданы ЭПК.

При наличии замечаний, представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в архивное учреждение для анализа полученных замечаний и их устранения.

Архивные учреждения района, при которых созданы ЭПК, согласуют описи дел по личному составу источников комплектования самостоятельно.

Номенклатуры и описи дел территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций утверждаются и согласуются только на ЭКП Управления по делам архивов Ивановской области в соответствии с заключенными договорами о взаимодействии и сотрудничестве.

После утверждения описей дел на ЭКП Управления по делам архивов Ивановской области на основании проведенной экспертизы ценности архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.1.3 Порядок работы архивных учреждений района по приему на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, по истечении установленных законодательством сроков временного хранения в источниках комплектования архивных учреждений края передаются на хранение в архивные учреждения района в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций передаются на хранение в архивные учреждения района на основании заключенных договоров.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

В определенные графиком сроки архивное учреждение организует прием документов на хранение в установленном порядке.

Архивные учреждения района за месяц до установленного срока в письменной форме информируют источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов.

В исключительных случаях по просьбе источника комплектования архивного учреждения, изложенной в письменной форме, и по согласованию с администрацией района возможна корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.

3.1.4. Прием документов от ликвидированных организаций

3.1.4.1. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования архивного учреждения, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующие архивные учреждения района.

3.1.4.2. В случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архивного учреждения, документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются в соответствующее архивное учреждение на основе договора.

Архивное учреждение определяет сроки и условия передачи документов на хранение в установленном порядке.

3.2. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется специалистом администрации Шуйского муниципального района путем проведения проверок соблюдения и исполнения архивными учреждениями района положений настоящего Административного регламента.

Персональная ответственность специалиста администрации Шуйского муниципального района, участвующих в исполнении муниципальной услуги, закрепляется в их должностных регламентах.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя:

анализ выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по упорядочению и приему документов на хранение в архивные учреждения района от источников комплектования в соответствии с представленными графиками;

проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи документов на хранение в период плановых проверок работы архивных учреждений района.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации Шуйского муниципального района) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги

3.3.1. Заявители имеют право на обжалование (оспаривание) действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

3.3.2. Заявители могут обратиться лично или письменно с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги (далее - жалоба) непосредственно к начальнику Управления либо лицу, исполняющему его обязанности.

В письменной жалобе указываются:

наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

полное наименование заявителя (либо фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его уполномоченного представителя);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

предмет (суть) жалобы;

подпись;

дата.

Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со дня ее регистрации.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности специалистов, допустивших нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги.

Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.

Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействия) администрации Шуйского муниципального района могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.