Приложение N 7. Оформление проектов служебных писем и телеграмм

Приложение N 7

Оформление проектов служебных писем и телеграмм

7.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.

7.2. Письмо имеет следующие реквизиты:

Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Исходящий номер в письмах за подписью руководства администрации области из порядкового номера по единой нумерации с начала года, индекса подразделения, номера по номенклатуре.

Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - инициалы и фамилия лица.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

                                Ивановский государственный университет

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                Главное управление

                                экономического развития и торговли

                                Ивановской области

                                Управление экономики и

                                прогнозирования

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                Председателю

                                Законодательного Собрания

                                Ивановской области

                                П.А.Конькову

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

                                Ректору

                                Ивановского государственного

                                университета

                                профессору В.Н.Егорову

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочными интервалами.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                Руководителям органов

                                исполнительной власти

                                Ивановской области

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, затем инициалы и фамилию частного лица, например:

                                153016 Ивановская область,

                                г. Иваново, ул. Г.Хлебникова, д.4, кв.38

                                А.С.Котову

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не ставится.

При направлении письма более чем в четыре адресата составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.

Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3 лица единственного числа (администрация Ивановской области предлагает, управление представляет и т.д.).

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

                           Уважаемый..........!

Приложение отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:

     Приложения:

     ----------

1. Проект Закона Ивановской области закона "О..." на 7 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту Закона Ивановской области "О..." на 3 л.

3. Распоряжение главы администрации Ивановской области о внесении законопроекта на рассмотрение Законодательного Собрания Ивановской области.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

     Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

     ----------

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

     Приложение: программа в 3 экз.

     ----------

Слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Если письма оформляются на бланке "администрация Ивановской области", то подпись включает наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию:

Первый заместитель

главы администрации Ивановской области     Н.Зимин

Если письмо оформляется на бланке главы администрации Ивановской области или его заместителей, то наименование должности в подписи не указывается.

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия:

Начальник Управления

Промышленности ГУЭР и Т

Ивановской области     И.Фамилия

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

Начальник Управления                 Начальник Управления

государственной службы и             делопроизводства и контроля

организационной работы

подпись         И. Фамилия           подпись          И. Фамилия

При подписании письма несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.

При переписке с использованием бланков оформление реквизитов писем осуществляется следующим образом:

Дата печатается в правом верхнем углу 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер проставляется под датой на подлиннике и копии письма, остающемся в деле, и отделяется от даты 1 межстрочным интервалом.

Текст отделяется от реквизита "адресат" 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст письма начинается с обращения Слово "господин" может писаться полностью или сокращенно.

Первая строка текста письма начинается с красной строки.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

Адресат. В соответствии с принятыми с большинстве зарубежных стран стандартами адрес печатается в левом нижнем углу первой страницы письма. Адрес включает следующие составные части: полное наименование официальной должности, слова "господину" ("госпоже") или титул (например, его (ее) Превосходительству), инициал (инициалы) имени, фамилию лица, которому направляется письмо, название города. Допускается имя адресата указывать полностью.

Титул печатают в адресате только при направлении письма президенту, премьеру, министру иностранных дел и послу. Во всех остальных случаях в адресате употребляется слово "господин" ("госпожа").

Наименование официальной должности, инициал (инициалы) имени и фамилию печатают прописными буквами, например:

                                ПРЕДСЕДАТЕЛЮ АМЕРИКАНО-

                                РОССИЙСКОГО ДЕЛОВОГО СОВЕТА

                                господину РОБЕРТУ СТРАУСУ

                                г. Вашингтон, округ Колумбия

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилия).

Наименование должности печатается от левой страницы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

7.3. Оформление проектов служебных телеграмм.

Проекты телеграмм оформляются на листах формата А4.

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес

(Куда)

(Кому)

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Петровка, 38

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

     Ханты -Мансийск Тюменской

     Анадырь Магаданской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала:

администрации Вологодской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу, должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

     губернатору Ярославской области

     инициалы, фамилия

     или

     И.И.ИВАНОВУ

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

     Главам муниципальных образований

     Ивановской области

При направлении телеграммы в четыре и более адресатов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

                   Уважаемый ________________________!

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается смысл содержания с сокращениями обозначаемых знаков препинания.

Например:

     точка - тчк

     запятая - зпт

     двоеточие - двтч

     скобки - скб

     кавычки - квч

     номер - нр

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются 2 межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись".

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование структурного подразделения, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или местожительства адресат а (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).

Образец прилагается.

                                          губернатору Ярославской области

                       Уважаемый__________________!

     Текст телеграммы

Наименование должности                                          И.Фамилия

Исходящий номер и дата

-------------------------------------------------------------------------

Наименование и адрес

отправителя